Когда касса по нулям…

956
 Семенюк А.
Государственный советник Российской Федерации 3-го класса
Обычно инвентаризация проводится учреждением в конце финансового года. Однако закон не запрещает в случае необходимости осуществлять этот процесс чаще. Главное, чтобы порядок был закреплен в учетной политике учреждения. В любом случае по факту проверки должны быть оформлены соответствующие документы. Какие именно, читайте далее.

Активный поиск

Порядок оформления результатов инвентаризации рассмотрим на примере рабочей ситуации.

Пример

В бюджетном учреждении планируется проведение инвентаризации кассы и нефинансовых активов (основные средства и материалы). Лимит кассы – 0 руб., а в кассе хранятся только бланки абонементов (100 шт.) в условной оценке 1 руб. Какие формы первичных учетных документов должны быть заполнены? Нужно ли заполнять акт о результатах инвентаризации по основным средствам и материалам, денежным средствам и бланкам абонементов, если нет излишков или недостач?

Согласно требованиям п. 20 Инструкции № 157н инвентаризация имущества, финансовых активов и обязательств проводится бюджетным учреждением в порядке, предусмотренном нормативными правовыми актами, принятыми в соответствии с законодательством РФ Минфином России. Соответствующие Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств были утверждены приказом Минфина России от 13.06.1995 № 49 (далее – Методические указания).

Конкретный порядок проведения инвентаризации определяется в учетной политике учреждения (ст. 8, ч. 3 ст. 11 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – Закон № 402-ФЗ), п. 6 Инструкции № 157н).

Запомнить

При инвентаризации выявляется фактическое наличие соответствующих объектов, которое сопоставляется с данными регистров бухгалтерского учета (ч. 2 ст. 11 Закона № 402-ФЗ).

Фактическое наличие объектов при инвентаризации определяется соответствующей комиссией путем обязательного подсчета, взвешивания, обмера (п. 2.7 Методических указаний).

То есть отсутствие данных о наличии нефинансовых активов, денежных средств (бланков, ценностей) в бухгалтерском учете «автоматически» не освобождает инвентаризационную комиссию от обязанности убедиться в наличии (отсутствии) данных объектов по местам хранения и (или) у материально ответственных лиц.

Именно такой порядок «активной» проверки фактического наличия объектов позволяет избежать ситуаций:

  • когда объекты не числятся в учете вследствие ошибки (счетной ошибки, компьютерного сбоя и т. п.);
  • когда объекты необоснованно были списаны с учета, а фактически кладовщик (иное лицо) не успел их вынести;
  • когда объекты, находящиеся в учреждении, в силу умышленных (неумышленных) действий должностных лиц вообще не принимались к учету и т. д.

Сведения о фактическом наличии имущества и реальности учтенных финансовых обязательств записываются в инвентаризационные описи (п. 2.5 Методических указаний).

Формы инвентарных ведомостей, оформляемые комиссиями бюджетных учреждений, указания по их применению утверждены приказом Минфина России от 15.12.2010 № 173н (далее – Приказ № 173н), а также п. 2.14 Методических указаний.

Запомнить

Инвентаризационные описи составляются комиссией учреждения по видам проверяемых объектов и материально ответственным лицам с указанием места проведения инвентаризации, распиской материально ответственного лица.

Без остатка

Оформление ведомостей по тем объектам, по которым в бухгалтерском учете имеются остатки, каких-либо трудностей у должностных лиц учреждения не вызывает. Но как быть в случае, если, по данным учета, остаток данного вида объектов – ноль?

Нормативный документ

В соответствии с п. 3 ст. 11 Закона № 402-ФЗ случаи, сроки и порядок проведения инвентаризации, а также перечень объектов, подлежащих проверке, определяются экономическим субъектом, за исключением обязательного проведения инвентаризации. Обязательное проведение инвентаризации устанавливается законодательством РФ, федеральными и отраслевыми стандартами.

Действовать инвентаризационной комиссии в таком случае целесообразно следующим образом.

1 Оформить «шапку» документа: наименования учреждения, структурного подразделения, Ф.И.О. материально ответственно лица, дату составления, приказ – основание для проведения инвентаризации, вид проверяемых объектов.

2 Взять расписку материально ответственного лица о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход (п. 2.4 Методических ука заний).

3 Убедиться в том, что ценностей по месту хранения фактически в наличии нет при обязательном участии материально ответственного лица (пп. 2.7, 2.8 Методических указаний).

4 Завершить оформление инвентарной описи:

  • прочеркнуть все незаполненные строки (п. 2.9 Методических указаний);
  • сделать отметку о результатах инвентаризации, например, «Ценностей по учету не числилось и в наличии не оказалось» (п. 2.9 Методических указаний);
  • подписать опись председателем и членами комиссии (п. 2.10 Методических указаний);
  • взять расписку материально ответственного лица, подтверждающую проведение проверки фактического наличия ценностей в их присутствии и об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий (п. 2.10 Методических указаний).

5 В случае выявления фактического наличия ценностей, не числящихся в учете:

  • истребовать письменное объяснение причин излишка материально ответственного лица;
  • внести соответствующие данные в инвентарную опись (сличительную ведомость);
  • оформить Ведомость расхождений по результатам инвентаризации (ф. 0504092);
  • на основании данных Ведомости (ф. 0504092) отразить результаты инвентаризации в Акте о результатах инвентаризации (ф. 0504835).

Составляем акт

Остановимся подробнее на порядке оформления Акта о результатах инвентаризации (ф. 0504835).

Методические указания не содержат требований об обязательном оформлении акта, объединяющем сведения, содержащиеся в инвентарных ведомостях. Согласно же методическим указаниям, утвержденным Приказом № 173н, Акт (ф. 0504835) оформляется комиссией учреждения на основании Ведомости расхождений по результатам инвентаризации (ф. 0504092), которая, в свою очередь, отражает излишки и недостачи.

Но как быть, если излишков и недостач в ходе инвентаризации не выявлено? Учреждением может быть предусмотрен следующий порядок оформления Акта (ф. 0504835):

  • по итогам инвентаризации, в ходе которой проверялось наличие различных видов объектов, может составляться один Акт (ф. 0504835), в котором будут указаны данные виды объектов и перечислены соответствующие инвентарные описи;
  • в случае отсутствия излишков (недостач), Ведомость (ф. 0504092) может не оформляться, а в Акте (ф. 0504835) может быть отражена, например, следующая запись: «Фактическое наличие ценностей соответствует данным бухгалтерского учета. Расхождений не выявлено. Наличных денежных средств по учету не числилось и в наличии не оказалось».

Оформленный подобным образом Акт (ф. 0504835) будет подчеркивать результат проведенной инвентаризации, который после подписания акта председателем и членами комиссии может быть доложен руководителю учреждения и представлен в бухгалтерию (см. также п. 5.4 Методических указаний).

Читайте в следующих номерах журнала "Учет в учреждении"
    Читать


    Ваша персональная подборка

      Секретные материалы!

      Есть статьи, которые мы не можем показывать на сайте в общем доступе. Подпишитесь на нашу специальную рассылку и получите информацию, которую мы открываем только избранным! Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Школа Главбуха госучреждения

      Школа Главбуха государственного учреждения

      Научитесь работать без ошибок и нареканий!

      Записаться в Школу

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...






      Рассылка

      © 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

      «Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

      Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ ПИ № ФС-77-62323 от 03.07.2015.

      Политика обработки персональных данных

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Сайт для главных бухгалтеров и экономистов госучреждений

      Чтобы продолжить чтение, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего минуту, а вы получите:

      • Более 6000 статей про учет, отчетность и платные услуги;
      • 500 образцов заполнения форм (в том числе не типовых);
      • 300 записей вебинаров от экспертов и чиновников;
      • 30 000 ответов на вопросы от читателей.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Это займет всего минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Это займет всего минуту
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль