8 (800) 511 98 66 Звонок бесплатный! Подпишитесь со скидкой! Активировать гостевой доступ к журналу
Учет в учреждении

Если не ты, то ревизор

  • 12 апреля 2013
  • 935
Начальник отдела автоматизации бюджетного учета группы компаний "Бизнес ИТ"

При помощи простейшего анализа показателей Оборотной ведомости по нефинансовым активам (ф. 0504035) можно проконтролировать состояние учета в учреждении, например, в разрезе материальных запасов. Как это сделать, покажем на практических примерах: в статье приведены реальные данные различных учреждений за период с 1 января по 31 июля 2012 г.

В целях самоконтроля

В рамках статьи представлены выборочные позиции Оборотной ведомости по нефинансовым активам (ф. 0504035) (далее – Ведомость (ф. 0504035)). Эти выборки демонстрируют, каким образом проблемы организации учетного процесса отражаются в учетных регистрах и насколько легко они могут быть выявлены грамотным проверяющим.

При анализе показателей Ведомости (ф. 0504035) контролирующими органами может быть обращено внимание на:

  • номенклатурные позиции, которые были на остатке на начало года, и в течение анализируемого периода не производилось их движения;
  • случаи приобретения материальных запасов, когда аналогичная номенклатура находилась на остатке;
  • правильность выбора счета учета материальных запасов;
  • отражение в составе материальных запасов предметов, которые следовало классифицировать как основные средства.

Купил – расходуй

В первую очередь бухгалтеру следует обращать внимание на материальные запасы, которые числились на остатках на начало года и в течение анализируемого периода так и не были израсходованы. Для примера возьмем запасные части к автотранспорту (таблица).

Запасные части, как правило, приобретаются под конкретный ремонт.

«Зависшие» на семь месяцев остатки могут свидетельствовать о том, что:

  • материально ответственные лица своевременно не отчитались перед бухгалтерией об установке запасных частей;
  • инвентаризация по состоянию на 01.01.2012 была произведена некачественно.

Обнаружив такие остатки в текущем учете при контрольно-ревизионной проверке, проверяющий вправе потребовать произвести в учреждении инвентаризацию.

Также при учете автомобильных запчастей следует обращать внимание на такие их виды, как автошины, диски, аккумуляторы:

С большой долей вероятности можно сказать, что и эти запчасти были установлены, но своевременно не списаны. Или же в учреждении установленные запчасти продолжают учитываться на балансе.

Согласно нормам п. 349 Инструкции № 157н запчасти, которые приведены в таблице, должны списываться при установке и отражаться на забалансовом счете 09 с привязкой к автомобилю.

Классифицируем правильно

Следующая категория материальных запасов, которые нередко числятся в остатках без движения, – это предметы длительного использования: ручной инструмент, канцелярские принадлежности, корзины для мусора и т. д.

Из ведомости видно, что перечисленные предметы эксплуатируются как минимум семь месяцев. Если посмотреть данные за предшествующий год, наверняка окажется, что еще дольше. Следует вопрос, на каком основании все эти объекты были отнесены к категории материальных запасов, если практика показывает, а учетные регистры подтверждают, что они могут использоваться более года, т. е. относятся к основным средствам?

Следующие выдержки из Ведомости (ф. 0504035), составленной по счету 0 105 36 000 «Прочие материальные запасы», как говориться, в комментариях не нуждаются:

Если предметы, которые по всем признакам должны быть отнесены к основным средствам, в учете числятся как материальные запасы, то никакие оправдания перед ревизорами бухгалтеру не помогут. В таких случаях, возможно, было допущено нарушение при закупке – неправильно выбран код КОСГУ. Либо такая ситуация сложилась не по вине бухгалтера: досталась в наследство от предыдущего специалиста или имущество было получено безвозмездно от другого учреждения, где учет велся неправильно.

В любом случае нарушение бухгалтера состоит в том, что ошибка не была своевременно исправлена, ошибочные материальные запасы не были переведены в состав основных средств.

Запомнить

Что бы ни утверждал бухгалтер о сроках использования активов, что бы ни решала инвентарная комиссия учреждения (п. 44 Инструкции № 157н), что бы ни было записано в учетной политике, Ведомость (ф. 0504035) может наглядно показать, сколько фактически эксплуатируются объекты. И в таком случае избежать в акте ревизионной проверки записи о нарушениях не удастся.

Запас карман не тянет

По данным Ведомости (ф. 0504035) можно обнаружить еще более наглядные свидетельства несвоевременного отражения в учете списания материальных запасов:

Если не обращать внимания на вторую и шестую строки таблицы, то особых вопросов может не возникнуть.

В отношении медикаментов (и для людей, и для животных) наличие на остатках в течение длительного времени большой номенклатуры – обычная ситуация. Но факты приобретения в текущем году тех же самых витаминов при наличии несписанного остатка вызывают серьезные подозрения в том, что:

  • медикаменты своевременно не списываются;
  • инвентаризация по состоянию на 01.01.2012 проведена некачественно;
  • в организации учета в подразделении, занимающемся собаками, большие проблемы. Следовательно, этому подразделению при ревизионной проверке необходимо уделить повышенное внимание: вероятны и другие нарушения.

Счета учета

Часто встречаются факты неправильной классификации материальных запасов по счетам учета. Например, в составе ГСМ (счет 0 105 33 000):

Согласно п. 118 Инструкции № 157н к ГСМ относятся все виды топлива, горючего и смазочных материалов. Перечисленные в ведомости жидкости не являются ни моторным топливом, ни смазочным материалом. Их следовало учесть в составе прочих материальных запасов (счет 0 105 36 000).

Если учетной политикой учреждения установлены специальные режимы учета для каких-либо счетов материальных запасов, то неправильная классификация по счетам учета, которая легко обнаруживается при анализе Ведомости (ф. 0504035), может привести к нарушению этих специальных требований.

Например, в отношении строительных материалов учетной политикой может быть установлено требование о составлении внутренних актов выполненных работ при осуществлении ремонта своими силами. Если же строительные материалы будут ошибочно отнесены на счет прочих материальных запасов, это требование окажется неисполненным.

Запомнить

Единственный случай, когда может быть оправданно приобретение материальных запасов, которые и так есть в остатках, это наличие нескольких территориально удаленных подразделений, между которыми неудобно перемещать материалы. Но такие ситуации по учетным регистрам также легко проверяются.

Не обязательно, но важно

Инструкция № 157н не требует обязательного составления Ведомости (ф. 0504035) по материальным запасам, за исключением продуктов питания (п. 119). При этом компьютерные программы автоматизации учета дают возможность формировать такую ведомость или иные аналогичные по содержанию отчеты по любым счетам матзапасов.

Как показывает практика, просмотр ведомости и выявление ошибок, аналогичных перечисленным, занимает не более 1–2 часов. Бухгалтеру только надо решить, кто это будет делать: он сам или работник контрольно-ревизионной службы.

Секретные материалы!

Есть статьи, которые мы не можем показывать на сайте в общем доступе. Подпишитесь на нашу специальную рассылку и получите информацию, которую мы открываем только избранным! Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
Простите, что прерываем ваше чтение

Это профессиональный сайт для бухгалтеров госучреждений

Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, лучшие статьи доступны только зарегистрированным пользователям.

Чтобы продолжить чтение статьи, зарегистрируйтесь. Это бесплатно.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Это займет всего минуту!
Зарегистрироваться
×
Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь

Портал содержит эксклюзивные авторские статьи и образцы отчетных форм с примерами заполнения. Мы следим за качеством наших материалов. Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Это займет всего минуту
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.