Если новый актив оказался с дефектом

Рассмотрим следующую ситуацию. У нового автомобиля в период гарантийного срока выявлен дефект (неисправность). Продавец согласился его устранить. В период ремонта актив находился в его сервисном центре. Как отразить в учете временное размещение актива в ремонтной мастерской и связанные с этим расходы? Об этом – в статье.

Проведение гарантийного ремонта урегулировано законодательно

В соответствии с нормами Гражданского кодекса РФ, а также согласно Закону РФ от 7 февраля 1992 г. № 2300-1 «О защите прав потребителей», услуги по проведению гарантийного ремонта товаров ненадлежащего качества оказывают бесплатно. Причем за счет поставщиков, продавцов и т. д.
Кроме того, постановлением Правительства РФ от 11 апреля 2001 г. № 290 утверждены Правила оказания услуг (выполнения работ) по техническому обслуживанию и ремонту автомототранспортных средств. В рассматриваемом случае можно руководствоваться этими Правилами. Ведь там есть рекомендации по порядку технического обслуживания и ремонта.

Документальное отражение ситуации

Пунктом 15 Правил определено, что договор между сторонами заключают в письменной форме. Причем это может быть заказ-наряд, квитанция или иной документ. Он должен содержать все обязательные реквизиты и сведения.
В противном случае документ может быть признан недействительным.
Если на ремонт требуется длительное время, транспортное средство оставляют исполнителю. В этом случае одновременно с договором нужно составить приемосдаточный акт. В нем указывают комплектность объекта и видимые наружные повреждения и дефекты. А также сведения о предоставлении запасных частей и материалов с указанием их точного наименования, описания и цены.
Приемосдаточный акт подписывает ответственное лицо исполнителя и покупателя (в нашем случае – учреждения). А заверяют его печатью исполнителя.
Но это не все документы, которые необходимо иметь учреждению. Так, на выявленные дефекты оборудования оформляют Акт о выявленных дефектах оборудования (ф. № ОС-16).
Инвентарные карточки на передаваемые в ремонт объекты Минфин России рекомендует перемещать в отдельную группу под названием «Основные средства в ремонте» (п. 68 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 октября 2003 г. № 91н). В указанную карточку вносят данные о затратах на ремонт, при этом ставят пометку «без оплаты».
После выполнения необходимых работ факт приемки активов учреждением оформляют Актом приема-сдачи отремонтированных, реконструированных и модернизированных объектов основных средств (ф. № ОС-3). Его составляет и подписывает постоянно действующая комиссия. 

 

 

Ведь именно в ее обязанности входит оформление приема и передачи объектов.
Отметим, что акт должен быть подписан и исполнителем работ. В качестве последнего могут выступать сторонние организации и физические лица (при подрядном способе выполнения работ). Причем, если работы выполнялись сторонней организацией, акт составляют в двух экземплярах: по одному каждой из сторон.
В акте приводятся сведения о произведенных затратах, связанных с ремонтом, полноте и качестве выполненных работ. Отдельно отражают результаты испытания объекта после проведенных работ, а также дают характеристику изменениям, произошедшим в связи с ремонтом. Заметим, что эти данные указывают и в технической документации объектов (паспорт, формуляр и т. п.).
Следует учитывать, что при ремонте автотранспортных средств все произошедшие изменения номерных агрегатов (двигателей, кузова, шасси), изменения цвета, а также иные установленные существенные изменения должны быть зарегистрированы в органах ГИБДД. Данные вопросы регулируются положениями постановления Правительства РФ от 12 августа 1994 г. № 938, а также приказом МВД России от 27 января 2003 г. № 59.

О чем следует помнить при отражении ситуации в учете

Если услуги по гарантийному ремонту и техническому обслуживанию автотранспортных средств оказаны за счет организации-поставщика (и не оплачиваются потребителем), затраты отражают только на забалансовых счетах и в первичных учетных документах.
При гарантийном ремонте автотранспортных средств за счет поставщика (что предусмотрено гарантийными обязательствами) активы продолжают числиться обособленно на балансовом учете.
Отметим, что при замене запчастей к транспортным средствам (двигателей, аккумуляторов, шин и покрышек и т. п.) учреждение обязано вести их учет на забалансовом счете 09 «Запасные части к транспортным средствам, выданные взамен изношенных».
Аналитический учет по счету ведут в Карточке количественно-суммового учета в количественном выражении с указанием должности и фамилии получившего, даты получения, заводского номера.
Дополнительно скажем, что на балансовых счетах будут отражены затраты по ремонту только в том случае, если актив ремонтируют за плату. Но такое возможно лишь, когда условие оплаты ремонта учреждением было указано в договоре. Либо если в поломке (неисправности) поставщик (изготовитель) не виноват, а дополнительные ремонтные работы сделаны по просьбе покупателя. В этом случае в расходах учреждения будет отражена начисленная стоимость ремонта по коду 225 «Работы, услуги по содержанию имущества». Такой порядок установлен Указаниями, которые утверждены приказом Минфина России от 24 августа 2007 г. № 74н.
В последнем случае в бухгалтерском учете нужно сделать следующие записи:

 

 

 

 

Содержание операции	Дебет	Кредит
Начислена задолженность перед исполнителем ремонтных работ	401 01 225 "Расходы на услуги по содержанию имущеста"	302 08 730 «Увеличение кредиторской задолженности по расчетам с поставщиками и подрядчиками по оплате услуг по содержанию имущества»
Оплачены работы по ремонту актива за счет бюджетных средств	302 08 830 «Уменьшение кредиторской задолженности по расчетам с поставщиками и подрядчиками по оплате услуг по содержанию имущества»	304 05 225 «Расчеты по платежам из бюджета с органами, организующими исполнение бюджетов, по оплате услуг по содержанию  имущества»
Оплачен ремонт за счет средств,полученных от деятельности  приносящей доход	302 08 830 «Уменьшение кредиторской задолженности по расчетам с поставщиками и подрядчиками по оплате услуг по содержанию имущества»	201 01 610 «Выбытия денежных средств учреждения с банковских счетов»

* Одновременно списание денежных средств отражают на забалансовом счете 18 «Выбытия денежных средств с банковских счетов учреждения».