text
Учет в учреждении

Как разработать регистр учета НДФЛ

  • 1 октября 2014
  • 120

Новая форма налогового регистра учета НДФЛ до сих пор не утверждена, поэтому можно разработать ее самостоятельно. Разберемся, как это сделать, ведь налоговики при проверке обязательно потребуют представить такой документ.

Формы и образцы заполнения всех важных документов можно посмотреть и скачать в разделе «Формы». Получите демодоступ!

А.И. Куприн, консультант по вопросам начисления заработной платы, социальных пособий и их налогообложения

Форма 1-НДФЛ

Подпункт 3 пункта 3 статьи 24 Налогового кодекса РФ обязывает работодателей – налоговых агентов осуществлять учет доходов, начисленных и выплаченных своим сотрудникам, а также исчисленных, удержанных и перечисленных в бюджетную систему РФ.
Такой учет должен вестись индивидуально по каждому работнику учреждения. До января 2011 года для этого применялась форма 1-НДФЛ, утвержденная приказом МНС России от 31 октября 2003 г. № БГ-3-04/583. Этим же приказом был утвержден Порядок ее заполнения.
Однако в силу изменений, внесенных в статью 230 Налогового кодекса РФ, работодатели оказались вынуждены самостоятельно разрабатывать форму регистра налогового учета НДФЛ. Ведь чиновники пока так и не утвердили форму, которая официально заменит действовавшую ранее. При этом брать за основу утратившую силу форму 1-НДФЛ не запрещается. Главное, чтобы она содержала все необходимые реквизиты.
Минфин России в письме от 21 января 2010 г. № 03-04-08/4-6 также указал, что работодатели могут использовать самостоятельно разработанную налоговую карточку или соответствующие разделы формы 1-НДФЛ, применявшейся до 2011 года.
Многие так и поступили. То есть продолжили вести учет по уже ставшей привычной форме 1-НДФЛ, утвержденной приказом № БГ-3-04/583.
Получается, что официально этой формы нет, а фактически она продолжает использоваться.
Отметим, что такая налоговая карточка должна вестись работодателем ежемесячно. Причем с учетом особенностей исчисления сумм налога, предусмотренных для различных видов доходов, облагаемых налогом по ставке 13, 30 или 35 процентов, исходя из начисленного работнику дохода.

Что включать в карточку

Налоговые карточки – это первичные документы налогового учета.
В карточках персонально по каждому налогоплательщику отражаются, в частности:

  • доходы, полученных им как в денежной, так и в натуральной форме;
  • налоговая база отдельно по каждому виду доходов, в отношении которых установлены различные налоговые ставки;
  • суммы налоговых вычетов, уменьшающих налоговую базу;
  • суммы исчисленного и удержанного налога по каждому виду налоговой базы;
  • общая сумма налога, исчисленная и удержанная за текущий налоговый период;
  • результаты перерасчета налоговой базы и суммы налога за прошлые налоговые периоды, произведенные в отчетном налоговом периоде.

Налоговую карточку требуется заполнять и в том случае, если работодатель заключил с сотрудником гражданско-правовой договор. Ведь с доходов по такому договору тоже уплачивается подоходный налог.
Напомним, что перечень доходов, с которых начисляется налог на доходы физических лиц, приведен в статье 208 Налогового кодекса РФ.
А вот доходы работника, не облагаемые налогом, поименованные в статье 217 Налогового кодекса РФ, не включаются в карточку. На это обратил внимание и Минфин России в письме от 18 апреля 2012 г. № 03-04-06/8-118.

К доходам, освобождаемым от обложения НДФЛ, в частности, относятся: пособие по беременности и родам, единовременное пособие за постановку на учет в медицинских учреждениях в ранние сроки беременности, пособие по уходу за ребенком до достижения им полутора лет.

Как избежать претензий контролеров

Шестой арбитражный апелляционный суд в постановлении от 24 июля 2014 г. № 06АП-1958/2014, ссылаясь на письмо Минфина России от 21 января 2010 г. № 03-04-08/4-6, указал, что работодатели для учета доходов могут, а не обязаны использовать самостоятельно разработанную форму или соответствующие разделы формы 1-НДФЛ, утвержденной приказом № БГ-3-04/583. То есть ведение спорных документов не является для налоговых агентов обязательным. Также арбитры отметили, что при отсутствии обязанности по ведению налоговых карточек по форме 1-НДФЛ, установленной законом, их непредставление по требованию инспекции нельзя считать противоправным. Следовательно, само налоговое правонарушение отсутствует. Что в силу статьи 109 Налогового кодекса РФ исключает налоговую ответственность.
В постановлении Арбитражного суда Поволжского округа от 8 августа 2014 г. № А72-2596/2013 говорится, что, если работодатель сдал в налоговый орган справки по форме 2-НДФЛ, причин для истребования у него карточек по форме 1-НДФЛ нет. Ведь они не велись в проверяемом периоде на законном основании.
Однако есть и иное мнение. Согласно ему, привлечение учреждения к ответственности на основании пункта 1 статьи 126 Налогового кодекса РФ за непредставление в установленный срок карточки учета доходов и налога по форме 1-НДФЛ является правомерным.
Суд в данном случае исходил из обязанности организации – налогового агента подавать такие сведения в инспекцию в соответствии с пунктом 2 статьи 230 Налогового кодекса РФ (определение ВАС РФ от 13 марта 2014 г. № ВАС-2193/14).

Секретные материалы!

Есть статьи, которые мы не можем показывать на сайте в общем доступе. Подпишитесь на нашу специальную рассылку и получите информацию, которую мы открываем только избранным! Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
Простите, что прерываем ваше чтение

Это профессиональный сайт для бухгалтеров госучреждений

Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, лучшие статьи доступны только зарегистрированным пользователям.

Чтобы продолжить чтение статьи, зарегистрируйтесь. Это бесплатно.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Это займет всего минуту!
Зарегистрироваться
×
Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь

Портал содержит эксклюзивные авторские статьи и образцы отчетных форм с примерами заполнения. Мы следим за качеством наших материалов. Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Это займет всего минуту
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.