Проставление факсимиле на документах законно не всегда

267
Вербицкая Юлия Олеговна
юрист МКУ «Центр бухгалтерского и материально-технического обеспечения муниципальных образовательных учреждений Верх-Исетского района»
С 21 октября инвалиды по зрению могут в определенных ситуациях использовать факсимильную подпись*. А вот ставить такие подписи на «первичке» учреждения нельзя. Разберемся на примерах из арбитражной практики, какие документы допускается заверять факсимиле, а какие безопаснее подписать собственноручно.

* Федеральный закон от 21 июля 2014 г. № 267-ФЗ.

Ю.О. Вербицкая, юрист МКУ «Центр бухгалтерского иматериально-технического обеспечения муниципальных образовательных учреждений Верх-Исетского района»

Где использовать факсимиле

Факсимиле представляет собой штамп (печать), которая оставляет на бумаге оттиск, точно воспроизводящий собственноручную подпись должностного лица и служащий для удостоверения его полномочий. Как правило, применение факсимильной подписи позволяет ускорить процесс визирования документов в учреждении. Ведь благодаря ее использованию руководитель может освободить себя от большого объема работы, передав факсимиле своему заместителю.

Какие документы подписывать

Не на всех документах разрешено ставить клише вместо собственноручной подписи. Например, по мнению налогового органа, использование факсимиле допускается только при взаимном согласии сторон. Факсимильную подпись нельзя ставить на доверенностях, платежных документах и других документах, имеющих финансовые последствия (письмо от 1 апреля 2004 г. № 18-0-09/000042@).
Позицию налоговиков поддержал и Минфин России в письме от 26 октября 2005 г. № 03-01-10/8-404, также указав, что законодательство о бухгалтерском учете и о налогах и сборах не предусматривает использование факсимильного воспроизведения подписи при оформлении первичных документов и счетов-фактур.
Остановимся более подробно на некоторых документах с учетом позиции законодательства и сложившейся судебно-арбитражной практики.

Счет-фактура

Согласно пункту 6 статьи 169 Налогового кодекса РФ, счет-фактура подписывается следующими должностными лицами учреждения:

  • руководителем и главным бухгалтером;
  • иными лицами, уполномоченными на то соответствующим приказом (распоряжением) или доверенностью от имени учреждения.

При этом Налоговым кодексом РФ не предусмотрена возможность использования счетов-фактур, подписанных факсимильной подписью. По мнению ВАС РФ, при наличии соглашения о проставлении на счетах-фактурах факсимильной подписи неправомерно привлечение плательщика к ответственности за нарушение норм, установленных статьей 169 Налогового кодекса РФ ( определение от 13 февраля 2009 г. № ВАС-16068/08). О необходимости заключения соглашения сторон указано и в постановлении ФАС Западно-Сибирского округа от 3 декабря 2010 г. № А45-16746/2009.
Однако судебная практика по данному вопросу неоднозначна. В постановлении от 27 сентября 2011 г. № 4134/11 Президиум ВАС РФ указал, что в законодательстве нет положений, позволяющих оформлять документы первичного бухгалтерского и налогового учета с использованием факсимиле лиц, уполномоченных на их подписание.

Позицию, касающуюся неправомерности использования факсимиле в «первичке», содержат постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 19 июля 2012 г. № А27-5495/2011, ФАС Северо-Западного округа от 17 мая 2012 г. № А56-33605/2011, от 11 апреля 2012 г. № А56-69600/2010.

К подобному выводу приходят и финансисты. А именно: счета-фактуры, оформленные с применением факсимильной подписи, признаются составленными с нарушением установленного порядка и не могут являться основанием для принятия предъявленных покупателю продавцом сумм налога к вычету. Ведь пунктом 2 статьи 160 Гражданского кодекса РФ предусмотрено, что использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи (с помощью средств механического или иного копирования) допускается в случаях и в порядке, предписанных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон. Об этом говорится в письмах Минфина России от 1 июня 2010 г. № 03-07-09/33, от 17 сентября 2009 г. № 03-07-09/48.
Подытожим. Контролирующие органы считают неправомерным предъявлять к вычету или возмещению налог на добавленную стоимость на основании счета-фактуры, заверенного факсимильной подписью. То есть на счетах-фактурах такие подписи проставлять нельзя.

Налоговая декларация

Декларация, заверенная факсимильной подписью руководителя учреждения, не отвечает требованиям налогового законодательства РФ (постановление ФАС Северо-Западного округа от 2 ноября 2011 г. № А56-66090/2010). Поскольку не подтверждает действительного заявления налогоплательщиком приведенных в ней сведений.
Мы уже выяснили, что использование факсимиле предусмотрено лишь гражданским законодательством. Поэтому, принимая во внимание пункт 5 статьи 80 Налогового кодекса РФ, норма Гражданского кодекса РФ в данном случае неприменима.

Трудовой договор

В соответствии со статьей 67 Трудового кодекса РФ трудовой договор заключается в письменной форме. Он составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается обеими сторонами. При этом трудовым законодательством не предусмотрено применение факсимильной подписи при оформлении таких отношений.

Если трудовой договор не был оформлен надлежащим образом, то отношения между сотрудником и работодателем могут возникнуть на основании фактического допущения к работе первого. Но только с ведома (по поручению) работодателя (его представителя) (ч. 3 ст. 16 Трудового кодекса РФ).

Следовательно, использование работодателем факсимиле при подписании трудового договора является незаконным. Ведь в отсутствие руководителя на таких документах может расписываться уполномоченное на это лицо.
Но существует и другая точка зрения. Она обоснована тем, что применение факсимиле при заключении трудового договора прямо не запрещено. А значит, возможно. Но для этого в договоре необходимо сделать отметку о том, что сотрудник не возражает против использования клише.
По мнению автора, чтобы избежать споров, трудовой договор должен содержать личную подпись руководителя учреждения. Ведь при проверке уполномоченными госорганами проставление в данном случае факсимиле может быть расценено как нарушение трудового законодательства. Хотя при судебном споре в интересах работника такой договор может быть принят.

Важно запомнить
Использование факсимиле может привести к риску неподтверждения достоверности сведений, содержащихся в подписанных им документах.

Читайте в следующих номерах журнала "Учет в образовании"
    Читать


    Ваша персональная подборка

      Секретные материалы!

      Есть статьи, которые мы не можем показывать на сайте в общем доступе. Подпишитесь на нашу специальную рассылку и получите информацию, которую мы открываем только избранным! Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Школа Главбуха госучреждения

      Школа Главбуха государственного учреждения

      Научитесь работать без ошибок и нареканий!

      Записаться в Школу

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...






      © 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

      «Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

      Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ ПИ № ФС-77-62323 от 03.07.2015.

      Политика обработки персональных данных

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Сайт для бухгалтеров образовательных учреждений

      Чтобы продолжить чтение, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего минуту, а вы получите:

      • Более 6000 статей про учет, отчетность в образовательных учреждениях;
      • 500 образцов заполнения форм (в том числе не типовых);
      • 300 записей вебинаров от экспертов и чиновников;
      • 30 000 ответов на вопросы от читателей.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Это займет всего минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Сайт для главных бухгалтеров и экономистов госучреждений

      Чтобы продолжить чтение, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего минуту, а вы получите:

      • Более 6000 статей про учет, отчетность и платные услуги;
      • 500 образцов заполнения форм (в том числе не типовых);
      • 300 записей вебинаров от экспертов и чиновников;
      • 30 000 ответов на вопросы от читателей.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Это займет всего минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Это займет всего минуту
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      ×