Поехал в командировку - плати НДФЛ?

818
 Юрьева Ю.В.
эксперт Международного центра финансово-экономического развития
Едва ли найдется хотя бы одно учреждение, сотрудники которого никогда бы не ездили в командировки. А раз так, то практически каждому бухгалтеру приходится сталкиваться с налогообложением доходов, которые получает сотрудник за время нахождения в командировке. Выясним, на какие выплаты следует начислять налог на доходы, а на какие – нет.

Обязанность работодателя

Законодательное определение командировки приведено в ст. 166 Трудового кодекса РФ (далее – ТК РФ). Там сказано, что командировка – это поездка сотрудника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Поездка сотрудника в обособленное подразделение, находящееся вне места постоянной работы, тоже считается командировкой (п. 3 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки (утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749)).

Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.

На основании ст. 167 ТК РФ при направлении в служебную командировку работнику гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных с поездкой. Расходы возмещаются в порядке и в размере, которые установлены коллективным договором или локальным нормативным актом (ст. 168 ТК РФ).

Для справки

Размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории РФ, работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета, утверждены постановлением Правительства РФ от 02.10.2002 № 729. В нем указано, что расходы по найму жилого помещения (кроме случая, когда командированному предоставляется бесплатное жилье), возмещаются в размере:

  • не более 550 руб. в сутки при наличии подтверждающих документов;
  • 12 руб. в сутки – при отсутствии подтверждающих документов.

Расходы на выплату суточных возмещаются в размере 100 руб. за каждый день нахождения в служебной командировке.

Также указанным постановлением предусмотрено право возместить расходы по найму жилья в повышенном размере, если такая возможность предусмотрена коллективным договором или локальным нормативным актом учреждения. Это может быть сделано за счет экономии средств, выделенных из федерального бюджета, а также за счет средств, полученных от приносящей доход деятельности.

Организация обязана возместить работнику:

  • расходы по проезду;
  • расходы по найму жилья;
  • суточные;
  • иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома организации.

Если в командировку отправляется не штатный сотрудник, а исполнитель по гражданско-правовому договору, то все выплачиваемые возмещения будут облагаться налогом (письма Минфина России от 22.09.2009 № 03-04-06-01/245 и от 12.08.2009 № 03-04-06-01/207, постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 25.03.2011 по делу № А63-3539/2010). В то же время исполнитель может получить профессиональный налоговый вычет в сумме фактически произведенных ими и документально подтвержденных расходов (п. 2 ст. 221 Налогового кодекса РФ (далее – НК РФ)). На это указано в письме УФНС России по г. Москве от 14.07.2008 № 28-11/066968.

Тем не менее некоторые суды приходят к противоположным выводам.

В постановлении ФАС Волго-Вятского округа от 14.05.2007 по делу № А43-7991/2006-30-215 сказано, что тип договора (трудовой или гражданско-правовой) значения не имеет. Однако подобные выводы являются сомнительными, ведь в п. 3 ст. 217 НК РФ сказано, что НДФЛ не облагается возмещение командировочных расходов в связи с исполнением налогоплательщиком трудовых (а не гражданско-правовых!) обязанностей.

Суточные

Суточными считаются дополнительные расходы работника, связанные с проживанием в другом городе.

Они не облагаются налогом, если их сумма не превышает (п. 3 ст. 217 НК РФ):

  • 700 руб. в день при командировках по России;
  • 2500 руб. – при заграничной командировке.

Если же организация выплачивает суточные в большем размере, то с суммы превышения над установленными лимитами придется удержать НДФЛ.

Размеры суточных в иностранной валюте, выплачиваемых работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета, при служебных командировках на территории иностранных государств приведены в приложении № 1 к постановлению Правительства РФ от 26.12.2005 № 812.

Никакого документального подтверждения расходования суточных не требуется. А вот для освобождения от налога остальных выплат, компенсирующих расходы командированного работника, будут необходимы документы, подтверждающие произведенные расходы. На это указано в письмах Минфина России от 05.03.2013 № 03-04-06/6472, от 04.03.2013 № 03-04-06/6394, от 01.03.2013 № 03-04-07/6189.

Наем жилья

В соответствии с п. 3 ст. 217 НК РФ расходы по найму жилого помещения НДФЛ не облагаются. Одно из условий освобождения оплаты жилья от налога – документальное подтверждение расходов. Именно с этим чаще всего и возникают проблемы.

Предельные нормы возмещения расходов по найму жилого помещения при служебных командировках на территории иностранных государств работников организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета утверждены приказом Минфина России от 02.08.2004 № 64н.

Проживание в гостинице. В большинстве случаев командированный работник пользуется услугами гостиниц. Если гостиница применяет в своей работе контрольно-кассовую технику (далее – ККТ), то для подтверждения расходов будет достаточно кассового чека.

Однако при расчетах с населением организации могут не применять ККТ, а использовать бланки строгой отчетности. Такое право предоставлено им п. 2 ст. 2 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт».

Бланки строгой отчетности гостиницы разрабатывает самостоятельно.

При этом утверждение формы такого документа какими-либо государственными органами не требуется (информационное письмо Минфина России от 22.08.2008 «О порядке утверждения форм бланков строгой отчетности»).

Также расходы подтвердит счет гостиницы или обычный «приходник» (письмо Минфина России от 08.08.2005 № 03-05-01-04/261).

Иногда возникают ситуации, когда работник привозит из командировки какой-то другой подтверждающий документ. В этом случае бухгалтеру следует взвесить все «за» и «против».

С одной стороны, конкретного перечня подтверждающих документов в НК РФ нет. Значит, подтверждать расходы вроде бы можно абсолютно любыми документами. Например, счетом гостиницы по форме № 3-Г, которая утратила силу еще в 2008 г. (постановления ФАС Московского округа от 28.01.2010 № КА-А40/15468-09). Однако Минфин России против подобных вольностей. В письмах от 09.06.2009 № 03-01-15/6-291 и от 19.01.2009 № 03-01-15/1-11 чиновники разъясняют, что счет по форме № 3-Г при расчетах без применения ККТ использовать нельзя. Следовательно, при принятии этого документа в качестве подтверждающего не исключены споры с проверяющими.

Дополнительные услуги. Многие гостиницы предоставляют постояльцам различные дополнительные услуги: от банального телевизора и утреннего кофе до спортзалов и бассейнов. Эти услуги обычно выделяются в счете отдельной строкой. Изучив такой счет, проверяющие могут признать компенсацию подобных расходов облагаемым доходом, т. к. командированный работник, по их мнению, вполне мог обойтись и без дополнительных услуг.

По мнению судов, телевизор и холодильник являются стандартным набором обстановки жилого помещения гостиницы, отказаться от которых сотрудник не может. Вряд ли он станет просить убрать эти предметы из его номера и не включать плату за их использование в счет. Выходит, что эти затраты можно включить в расходы работника по найму жилья (постановление ФАС Уральского округа от 23.01.2008 № Ф09-4857/07-С2 по делу № А47-2670/07).

Использование сотрудниками спортзалов и бассейнов при гостиницах встречается реже, поэтому арбитражной практики по этим услугам нет.

Впрочем, исходя из логики постановления ФАС Уральского округа, можно сделать вывод о том, что спортзалы и бассейны не являются стандартным набором гостиничных услуг. НДФЛ с оплаты таких услуг придется удержать.

Что касается компенсации стоимости питания в гостинице, которая выделена в счете отдельной строкой, то она не является возмещением расходов по найму жилья и подлежит налогообложению на общих основаниях (п. 1 письма Минфина России от 14.10.2009 № 03-04-06-01/263).

Из рассмотренных ситуаций напрашивается вывод: работнику целесообразно попросить представителей гостиницы о том, чтобы они не выделяли в счете никаких дополнительных услуг. И если стоимость услуг гостиницы будет указана одной строкой без расшифровки, то от налогообложения можно освободить всю сумму. Претензий у проверяющих возникнуть не должно.

Частная квартира. Возможна ситуация при которой работник командирован в местность, где гостиницы отсутствуют. Деваться некуда – приходится снимать частное жилье.

Разумеется, ни о каких чеках ККТ не может быть и речи. Однако и в такой ситуации расходы можно подтвердить. Для этого достаточно заключить с хозяином жилья письменный договор найма (ст. 671, 674 Гражданского кодекса РФ).

Впрочем, расходы можно подтвердить и другими документами. Так, ФАС Северо-Западного округа в постановлении от 18.10.2007 № А56-8092/2007 указал, что командированный вправе в период командировки проживать в жилом помещении, не относящемся к гостиничному комплексу. В таком случае расходы по найму жилого помещения, можно подтвердить документом, составленным нанимателем и наймодателем в произвольной форме.

Договор найма нужно приложить к авансовому отчету.

Связь

Фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы по оплате услуг связи командированного работника, так же, как и расходы по найму жилья, не облагаются НДФЛ на основании с п. 3 ст. 217 НК РФ.

При этом перечня документов, которыми можно было бы подтвердить расходы на связь, в законодательстве нет. Практика показывает, что такими документами могут выступать (постановление ФАС Северо-Западного округа от 05.06.2007 № А26-5611/2006-216):

  • командировочные удостоверения;
  • документы, подтверждающие оплату услуг связи;
  • отчеты и рапорты работников, утвержденные руководителем организации;
  • детализация звонков, полученная у сотового оператора.

Прочие расходы

Пожалуй, самым распространенным расходом, который по классификации ст. 168 ТК РФ относится к категории «иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома организации», можно считать компенсации при однодневных командировках.

Президиум ВАС РФ в постановлении от 11.09.2012 № 4357/12 по делу № А27-2997/2011 указал, что деньги, выплачиваемые работнику при однодневной командировке, суточными считать нельзя. Логика суда такова: суточными компенсируются расходы работника, связанные с проживанием в другом городе, а при однодневной командировке речи о проживании идти не может.

В то же время арбитры подчеркнули, что деньги, выплачиваемые при однодневных командировках, представляют собой возмещение расходов работника, вызванных необходимостью выполнять трудовые функции вне места постоянной работы. Их нельзя считать доходом (экономической выгодой) работника, подлежащим обложению НДФЛ.

В Минфине России до определенного момента разделяли эту точку зрения (письма от 05.03.2013 № 03-04-06/6472, от 04.03.2013 № 03-04-06/6394 от 01.03.2013 № 03-04-07/6189).

Однако в письме от 01.03.2013 № 03-04-07/6189 ведомство согласилось с тем, что при однодневных командировках можно выплачивать суточные.

Еще одним «иным расходом» можно считать оплату стоимости ресторанного питания. По мнению УФНС России по г. Москве суммы компенсации стоимости питания являются доходом, полученным налогоплательщиком в натуральной форме и подлежащим обложению НДФЛ в общеустановленном порядке (письмо от 14.07.2006 № 28-11/62271). Однако суды с такой позицией не согласны. Например, ФАС Московского округа в постановлении от 19.12.2011 по делу № А40-152815/10-116-694 пришел к выводу, что расходы на питание являются представительскими и связаны с исполнением сотрудником своих трудовых обязанностей. Следовательно, они не подлежат включению в налогооблагаемый доход работника на основании п. 3 ст. 217 НК РФ.

Таким образом, организация, не удержавшая налог с компенсации расходов на ресторанное питание, все же имеет шансы доказать свою правоту.

Читайте в следующих номерах журнала "Учет в учреждении"
    Читать


    Ваша персональная подборка

      Секретные материалы!

      Есть статьи, которые мы не можем показывать на сайте в общем доступе. Подпишитесь на нашу специальную рассылку и получите информацию, которую мы открываем только избранным! Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Школа Главбуха госучреждения

      Школа Главбуха государственного учреждения

      Научитесь работать без ошибок и нареканий!

      Записаться в Школу

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...






      Рассылка

      © 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

      «Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

      Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ ПИ № ФС-77-62323 от 03.07.2015.

      Политика обработки персональных данных

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Сайт для главных бухгалтеров и экономистов госучреждений

      Чтобы продолжить чтение, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего минуту, а вы получите:

      • Более 6000 статей про учет, отчетность и платные услуги;
      • 500 образцов заполнения форм (в том числе не типовых);
      • 300 записей вебинаров от экспертов и чиновников;
      • 30 000 ответов на вопросы от читателей.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Это займет всего минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Это займет всего минуту
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      ×