Как зафиксировать вручение подарков

1524
 Буданова Л.В.
Эксперт Международного центра финансово-экономического развития
У любого учреждения найдется повод для торжественного мероприятия – юбилей, праздник или памятная дата, в ходе которого участникам вручаются подарки и сувениры. Вот только для бухгалтера эти радостные события нередко оборачиваются головной болью: как правильно оформить данный факт хозяйственной жизни, нужно ли требовать от каждого одаряемого подпись, подтверждающую передачу презента. Давайте разбираться.

Нормативные правовые акты по бухгалтерскому учету не устанавливают детальный порядок документального оформления операций вручения подарков и сувениров. Следовательно, учреждение должно разработать его самостоятельно, предусмотрев соответствующие положения в учетной политике.

Справиться с этой задачей поможет анализ тех отраслей законодательства, которые затрагивает рассматриваемая операция. Так, нелишним будет изучить некоторые положения НК РФ и ГК РФ, а также законодательства об уплате страховых взносов.

Налоговое законодательство

Согласно п. 1 ст. 210 НК РФ при определении налоговой базы по НДФЛ учитываются все доходы налогоплательщика, полученные как в денежной, так и в натуральной формах, или право на распоряжение которыми у него возникло, а также доходы в виде материальной выгоды, определяемой в соответствии со ст. 212 НК РФ.

Доходом признается экономическая выгода в денежной или натуральной форме, учитываемая в случае возможности ее оценки и в той мере, в которой такую выгоду можно оценить, и определяемая, в частности, в соответствии с гл. 23 НК РФ (ст. 41 НК РФ).

Поэтому по общему правилу стоимость подарка (сувенира), безвозмездно полученного сотрудником учреждения или физическим лицом, не состоящим с учреждением в трудовых отношениях, признается его доходом и облагается НДФЛ.

Однако на основании п. 28 ст. 217 НК РФ стоимость подарков, полученных налогоплательщиками от организаций, не превышающая 4000 руб. за налоговый период (календарный год), не подлежит обложению НДФЛ. То есть учреждение обязано исчислить НДФЛ только со стоимости подарков, превышающей 4000 руб. за год (на каждого одаряемого).

Следует учесть!

Из буквального прочтения п. 1 ст. 230 НК РФ следует, что учет доходов, налоговых вычетов, исчисленных и удержанных сумм НДФЛ обязаны вести только налоговые агенты. Однако, поскольку наступление обязательства по удержанию НДФЛ связано с превышением установленного размера выплачиваемого дохода, организации необходимо вести персонифицированный учет доходов физических лиц, получивших подарки, независимо от стоимости подарков и наличия (отсутствия) трудовых отношений с одаряемым. Такое мнение выражено в письмах Минфина России от 08.05.2013 № 03-04-06/16327, от 02.03.2012 № 03-04-06/9-54, от 07.02.2011 № 03-04-06/6-18.

Более того, в соответствии с п. 33 ст. 217 НК РФ в части, не превышающей 10 000 руб. за налоговый период (календарный год), не подлежат обложению НДФЛ подарки, которые получены:

  • ветеранами и инвалидами Великой Отечественной войны;
  • вдовами военнослужащих, погибших в период войны с Финляндией, Великой Отечественной войны, войны с Японией;
  • вдовами умерших инвалидов Великой Отечественной войны;
  • бывшими узниками нацистских концлагерей, тюрем и гетто;
  • бывшими несовершеннолетними узниками концлагерей, гетто и других мест принудительного содержания, созданных фашистами и их союзниками в период Второй мировой войны.

Со стоимости подарков для перечисленных категорий физических лиц, превышающей 10 000 руб., организация обязана исчислить и удержать НДФЛ.

Как видим, если есть уверенность, что стоимость вручаемых материальных ценностей не превысит 4000 руб. (10 000 руб. для лиц, перечисленных в п. 33 ст. 217 НК РФ) за календарный год, в целях налогового учета можно не собирать подписи награждаемых (одаряемых). Если же существует вероятность, что стоимость подарков окажется выше, их нужно выдавать под роспись.

Если стоимость подарков не превышает 4000 руб. (10 000 руб. для лиц, перечисленных в п. 33 ст. 217 НК РФ), учреждение не признается налоговым агентом и не обязано представлять в налоговый орган сведения о полученных от него физическими лицами доходах (ст. 226, 230 НК РФ, письмо Минфина России от 20.07.2010 № 03-04-06/6-155).

Важный нюанс

При вручении грамоты, диплома и т. п. дохода или материальной выгоды у награждаемых не возникает, следовательно, собирать их подписи не обязательно.

Гражданское законодательство

В случае когда юридическое лицо (в данном случае учреждение) дарит объект движимого имущества, стоимость которого превышает 3000 руб., договор дарения должен быть совершен в письменной форме (п. 2 ст. 574 ГК РФ). Полагаем, данное условие можно считать соблюденным, если подарки вручаются на основании письменного приказа (распоряжения) руководителя учреждения под роспись в ведомости (ином документе).

Поскольку вручение подарка происходит в рамках гражданско-правового договора, предметом которого является переход права собственности или иных вещных прав на имущество, объекта обложения страховыми взносами во внебюджетные фонды не возникает (ч. 3 ст. 7 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования»).

Если договор дарения не заключен, вручение подарков работникам может быть квалифицировано контролирующими органами в качестве операции, подлежащей обложению страховыми взносами (письма Минздравсоцразвития России от 12.08.2010 № 2622-19, от 06.08.2010 № 2538-19). Следовательно, учреждению выгоднее заключать договоры дарения в письменной форме независимо от стоимости подарков. При этом имеет смысл оформить договор дарения в виде отдельного (единого) документа.

Документальное оформление

Если законодательство не требует обязательной фиксации в первичном документе персонального состава получателей подарков и сувениров, списание их с учета может осуществляться на основании документа, разработанного на базе Акта о списании материальных запасов (ф. 0504230). К акту прилагаются документы, подтверждающие использование имущества по назначению в ходе мероприятий (приказ (распоряжение) руководителя учреждения, акт профильной комиссии, фотоотчет и т. п.).

Если существует необходимость документально подтвердить вручение ценных подарков и сувениров конкретным лицам, целесообразно применять первичный документ, разработанный на основе Ведомости выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (ф. 0504210).

Формы первичных учетных документов, принимаемых учреждением к учету (в т. ч. разрабатываемые учреждением или его контрагентами самостоятельно), должны содержать обязательные реквизиты, предусмотренные ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (они также перечислены в п. 7 Инструкции № 157н).

Таким образом, в учреждении может применяться следующая схема документального оформления операций по вручению подарков и сувениров:

Читайте в следующих номерах журнала "Учет в учреждении"
    Читать


    Ваша персональная подборка

      Секретные материалы!

      Есть статьи, которые мы не можем показывать на сайте в общем доступе. Подпишитесь на нашу специальную рассылку и получите информацию, которую мы открываем только избранным! Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Школа Главбуха госучреждения

      Школа Главбуха государственного учреждения

      Научитесь работать без ошибок и нареканий!

      Записаться в Школу

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...






      Рассылка

      © 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

      «Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

      Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ ПИ № ФС-77-62323 от 03.07.2015.

      Политика обработки персональных данных

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Сайт для главных бухгалтеров и экономистов госучреждений

      Чтобы продолжить чтение, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего минуту, а вы получите:

      • Более 6000 статей про учет, отчетность и платные услуги;
      • 500 образцов заполнения форм (в том числе не типовых);
      • 300 записей вебинаров от экспертов и чиновников;
      • 30 000 ответов на вопросы от читателей.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Это займет всего минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Это займет всего минуту
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль