Положение о командировках

6596
Положение о служебных командировках не является обязательным для учреждения документом. Но если сотрудники достаточно часто направляются в служебные поездки, то такой локальный нормативный акт все же целесообразнее разработать. О том, какую информацию должен содержать такой документ с учетом изменений принятых в 2015 году – в статье.

Валерия Сусликова, эксперт журнала «Учет в учреждении»

Для чего нужно положение

Разработка и утверждение положения о служебных командировках в учреждении производится в целях установления:

  • порядка направления работников в служебные поездки в организации, расположенные как на территории РФ, так и за ее пределами;
  • порядка и размеров возмещения командировочных расходов, в том числе аванса (ч. 4 ст. 168 Трудового кодекса РФ).

Другими словами положение о командировках – локально-нормативный документ, разрабатываемый учреждением для освещения всех необходимых вопросов, связанных с направлением работников в служебные поездки. И как показывает арбитражная практика, такой документ может стать основанием для отстаивания учреждением своей позиции в случае судебного спора.
К примеру, в одной организации некоторым работникам при направлении в командировки было разрешено пользоваться услугами VIP-зала в аэровокзале. Руководство обосновало это тем, что обслуживание в таком зале:

  • позволяет прибыть в аэропорт за более короткое время до вылета;
  • обеспечивает доступ к телефонной и иным видам связи;
  • позволяет проводить переговоры с сохранением коммерческой тайны.

То есть организация разрешала пользоваться услугами VIP-зала не в интересах конкретного работника, а в своих.
Но управление ПФР при проведении выездной проверки в этой организации посчитало, что она должна заплатить пени и недоимку по взносам. Так как неправомерно не включила суммы, выданные сотруднику в подотчет, в части компенсации расходов на оплату услуг зала повышенной комфортности аэровокзала, в базу для начисления страховых взносов.
Однако арбитражный суд Хабаровского края не согласился с решением контролеров и признал их недействительными. Поскольку расходы по обслуживанию VIP-зала предусмотрены локальным нормативным актом организации – положением о командировках. Следовательно, являются командировочными расходами и не подлежат обложению взносами на основании части 2 статьи 9 Федерального закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ (решение от 16 марта 2015 г. № А73-15950/2014).

Чем руководствоваться учреждению при разработке положения

При разработке положения о командировках учреждению надо руководствоваться:

  • нормами Трудового кодекса РФ;
  • Положением об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденным постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749 (далее – Положение № 749).

Ваших коллег сейчас больше всего интересует:
• Как облегчить себе работу над 6-НДФЛ
• Справка для центра занятости: считаем средний заработок
• Исправляем ошибки в расчете пособий по больничным

Советуем оформить подписку на журнал "Зарплата в учреждении" до конца месяца на выгодных условиях.

Какова структура положения о командировках

Структура и содержание локального нормативного акта зависит от круга вопросов, в отношении которых необходимо его принятие. В положении о служебных командировках рекомендую предусмотреть следующие разделы.

Общие положения

Здесь можно указать следующую информацию:

  • назначение положения и что оно устанавливает (например, порядок направления работников учреждения в служебные командировки и условия пребывания в них, размеры и порядок возмещения сотрудникам расходов, связанных с такими поездками);
  • область распространения положения (относительно командировок по территории России и (или) за границу).
  • документы, в соответствии с которыми было разработано данное положение;
  • определение понятия «служебная командировка», а также иных понятий, связанных с такой поездкой (место постоянной работы, авансовый отчет и др.);
  • что не относится к служебной командировке (например, служебные поездки работников, должностные обязанности которых предполагают разъездной характер работы, если иное не предусмотрено локальными или нормативно-правовыми актами);
  • каких работников можно отправлять в служебную поездку, и каких нельзя;

Напомню, что в трудовом законодательстве перечислены лица, которых нельзя отправить в командировку ни при каких обстоятельствах. К ним относятся:

  • беременные женщины (ч. 1 ст. 259 Трудового кодекса РФ);
  • сотрудники, работающие по ученическому договору, при условии, что служебная командировка не связана с их ученичеством (ч. 3 ст. 203 Трудового кодекса РФ);
  • работники в возрасте до 18 лет за исключением несовершеннолетних спортсменов и творческих работников СМИ, организаций кинематографии, теле- и видеосъемочных коллективов, театров, театральных и концертных организаций, цирков, участвующих в создании и (или) исполнении произведений (ст. 268 и ч. 3 ст. 348.8 Трудового кодекса РФ).

Другие же категории сотрудников могут быть направлены в служебную поездку только с их письменного согласия. И при условии, что это им не запрещено медиками. К ним относятся женщины, имеющие детей в возрасте до трех лет (ч. 2 ст. 259 Трудового кодекса РФ). Обратите внимание, что аналогичные правила распространяются и на:

  • матерей и отцов, воспитывающих детей в возрасте до пяти лет без супруга (супруги);
  • родителей детей-инвалидов;
  • сотрудников, осуществляющих уход за больными членами их семей в соответствии с медицинским заключением.

Основание – часть 3 статьи 259 Трудового кодекса РФ.

Правила оформления документов

В этом разделе пропишите порядок документального оформления служебных командировок в учреждении. А что именно, расскажу далее.
Во-первых, правила оформления служебного задания. Отмечу, что с 8 августа 2015 года действует условие об его обязательной письменной форме (Положение № 749 скорректировано постановлением Правительства РФ от 29 июля 2015 г. № 771). О том, что должно быть указано в таком документе, читайте в статье «Командировки в 2015 году: оформляем и оплачиваем».
Во-вторых, порядок издания приказа о направлении работника в служебную командировку.
В-третьих, ответственное лицо (лица) за правильное оформление вышеуказанных документов.
Учтите, что командировочное удостоверение и служебное задание оформлять больше не надо. Такие изменения в Положение № 749 были внесены постановлением Правительства РФ от 29 декабря 2014 г. № 1595 и действуют с 8 января 2015 года.
Кроме того с 8 августа не нужно вести два журнала:

  • учета работников, выбывающих в служебные командировки;
  • учета работников, прибывающих в организацию, в которую они командированы.

Условия и сроки пребывания работников в командировке, оформления документов

Здесь укажите следующую информацию.
1.Лицо, которое определяет срок служебной командировки сотрудника учреждения.
2. Продолжительность командировки.
Напомню, что срок командировки определяется работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения (п. 4 Положения № 749).
3. Режим рабочего времени и времени отдыха командируемого работника.
4. Порядок явки сотрудника на работу в день отъезда в командировку, а также в день приезда из нее.
5. Действия работника в случае его временной нетрудоспособности во время служебной командировки. Например, что сотрудник должен незамедлительно уведомить о таких обстоятельствах руководство.
6. Процедуру досрочного возвращения сотрудника из служебной поездки.
7. Процедуру продления срока командировки.
Отмечу, что такая процедура не регламентирована ни трудовым законодательством, ни Положением № 749. Однако на практике сложился определенный порядок действий в такой ситуации.
Сначала запросите у работника согласие на продление срока командировки. Затем на основании этого документа издайте приказ о продлении срока служебной поездки. И не забудьте уведомить сотрудника о таком продлении.
8. Порядок отзыва работника из служебной командировки. Как правило, процедура такого отзыва происходит в два этапа: издание приказа и уведомление работника.
9. Кто будет выполнять должностные обязанности отсутствующего сотрудника на время его служебной поездки.
10. Срок выдачи (перечисления) аванса сотруднику.
11. Срок представления сотрудником документов по возвращению из командировки.
Отмечу, что авансовый отчет об израсходованных суммах работник обязан представить в бухгалтерию в течение трех рабочих дней со дня возвращения из служебной поездки.
12. Срок возврата остатка неиспользованного аванса или возмещения денежных средств работнику в случае их перерасхода.

Гарантии при направлении работников в служебную командировку

При направлении работников в служебные командировки им гарантируются:

  • сохранение места работы (должности) и среднего заработка;
  • возмещение расходов, связанных с такой поездкой.

Таково требование статьи 167 Трудового кодекса РФ.
Учтите вот еще что – норму пункта 9 Положения № 749. В ней указаны гарантии для сотрудников, работающих по совместительству.
Так за совместителем сохраняется средний заработок у того работодателя, который направил его в командировку. Но по иному надо поступить в случае направления такого сотрудника в командировку одновременно по основной работе и работе, выполняемой на условиях совместительства. Поскольку в этом случае средний заработок сохраняется у обоих работодателей, а возмещаемые расходы по служебной поездке распределяются между командирующими учреждениями по соглашению между ними.
Кроме вышеперечисленных условий в этом разделе положения можно прописать и правила оплаты в случае исполнении работником служебного поручения в командировке в выходные дни, установленные его рабочим графиком. При этом нужно руководствоваться пунктом 5 Положения № 749. В нем сказано, что оплата труда сотрудника за дни его командирования в праздники производится по общим правилам, установленным трудовым законодательством. То есть, по тем, что прописаны в статье 153 Трудового кодекса РФ. Согласно ним командировка в нерабочие праздничные дни оплачивается в повышенном размере.

Порядок и размеры возмещения расходов на служебные командировки

Здесь укажите, какие расходы подлежат возмещению работникам при направлении их в служебные командировки. А именно:

  • расходы на проезд;
  • расходы на наем жилого помещения;
  • дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства (суточные);
  • иные расходы, произведенные с разрешения работодателя (на провоз багажа, на служебные телефонные переговоры и др.).

Основание – статья 168 Трудового кодекса РФ.
Далее стоит более подробно расписать:

  • конкретный размер возмещения каждого вида расходов;
  • документы-основания, которые работнику надо приложить к авансовому отчету для возмещения каждого вида расходов;
  • условия возмещения расходов при отсутствии подтверждающих документов в каждом конкретном случае, то есть при отсутствии документов на проезд до места назначения и обратно, документов, подтверждающих стоимость служебных телефонных переговоров и др.

Также рекомендую указать в этом разделе порядок оплаты командировочных расходов в случае болезни работника в служебной поездке.

Особенности командировок за границу

В разделе «Особенности командировок за границу» пропишите:

  • порядок определения времени пребывания сотрудника в командировке за пределами РФ;
  • правила оплата и (или) возмещение расходов работника в иностранной валюте, связанных с командировкой за границу (например, по получению и регистрации служебного заграничного паспорта, получению виз);
  • какие документы, подтверждающие командировочные расходы, составленные на иностранном языке, должен представить сотрудник работодателю после возвращения из командировки и должны ли они быть переведены на русский язык и др.

Заключительные положения

В этом разделе укажите:

  • кто будет контролировать соблюдение порядка направления работников в командировки на территорию РФ (за ее пределы);
  • порядок ознакомления сотрудников учреждения с данным положением;
  • порядок изменения положения;
  • дату, с которой положение вступает в силу.

Также здесь можно указать: «по всем вопросам, не урегулированным данным документом, необходимо будет пользоваться действующим законодательством РФ».
Что касается внесения изменений в положение о командировках, то учреждение может это сделать двумя способами:

  • утвердить новое положение;
  • внести изменения в действующее положение.

Какой из способов выбрать, работодатель решает самостоятельно. Однако если изменений много, то рекомендую все же использовать первый вариант. Применить второй вариант следует в том случае, когда изменений немного, но их надо утвердить. Эля этого надо издать соответствующий приказ.

Читайте в следующих номерах журнала "Зарплата в учреждении"
    Читать


    Ваша персональная подборка

      Секретные материалы!

      Есть статьи, которые мы не можем показывать на сайте в общем доступе. Подпишитесь на нашу специальную рассылку и получите информацию, которую мы открываем только избранным! Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Школа Главбуха госучреждения

      Школа Главбуха государственного учреждения

      Научитесь работать без ошибок и нареканий!

      Записаться в Школу

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...






      © 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

      «Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

      Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ ПИ № ФС-77-62323 от 03.07.2015.

      Политика обработки персональных данных

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт для бухгалтеров по зарплате в учреждениях

      Чтобы продолжить чтение, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего минуту, а вы получите:

      • Более 6000 статей про учет, отчетность и зарплату учреждениях;
      • 500 образцов заполнения форм (в том числе не типовых);
      • 300 записей вебинаров от экспертов и чиновников;
      • 30 000 ответов на вопросы от читателей.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Это займет всего минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Сайт для главных бухгалтеров и экономистов госучреждений

      Чтобы продолжить чтение, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего минуту, а вы получите:

      • Более 6000 статей про учет, отчетность и платные услуги;
      • 500 образцов заполнения форм (в том числе не типовых);
      • 300 записей вебинаров от экспертов и чиновников;
      • 30 000 ответов на вопросы от читателей.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Это займет всего минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Это займет всего минуту
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль