Печать на документах: ставить или нет?

935
 Бахтина Т.Ю.
Эксперт Международного центра финансово-экономического развития
Любой организации, для того чтобы заверить подлинность подписи должностного лица, нужно иметь печать. Однако вопросы о допустимом количестве печатей, а также о перечне документов, на которых ее наличие обязательно, законодательством до конца не урегулированы. О том, как они решаются на практике, читайте в статье.

Количество не ограничено

Обязанность некоммерческих организаций иметь печать закреплена в п. 4 ст. 3 Федерального закона от 12.01.1996 № 7-ФЗ.

В печати должно содержаться полное наименование юридического лица на русском языке.

У каждой организации должна быть как минимум одна печать.

Согласно п. 3.25 ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденного постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст, печать необходима на документах:

  • удостоверяющих права лиц;
  • фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами;
  • предусматривающих заверение подлинной подписи.

Одновременно могут использоваться дополнительные печати, содержащие указания на структурные подразделения, которые их используют (например, «Бухгалтерия», «Отдел кадров» или «Филиал»), виды документов, на которых они проставляются («Для справок», «Для договоров» и т. п.).

Суды не видят в наличии нескольких печатей ничего противозаконного и даже считают это обычаем делового оборота (постановления ФАС Центрального округа от 07.09.2010 по делу № А23-2563/09А-13-48, Четвертого арбитражного апелляционного суда от 30.11.2009 по делу № А10-2163/2009). Главное, чтобы дополнительные печати включали те же реквизиты, что и основная печать, и использовались по функциональному назначению.

Порядок использования дополнительных печатей устанавливается организациями самостоятельно (письмо Минфина России от 18.11.2011 № 03-02-07/1-397). Их можно ставить только в том случае, если законодательство не предусматривает оттиск основной печати.

На документах головной организации нельзя ставить печать обособленного подразделения (постановление ФАС Волго-Вятского округа от 16.04.2004 № А43-10946/2003-25-340).

Из приведенного в ГОСТ Р 6.30-2003 списка едва ли можно определить, на каких бумагах нужно ставить печать, а на каких нет. Поэтому далее остановимся на отдельных видах документов.

Печать обязательна

Трудовые книжки. При увольнении работника все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы в организации, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя и подписью самого работника. Такое требование установлено п. 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (далее – Правила № 225).

Из приведенной нормы непонятно, какую именно печать следует ставить – основную или печать кадрового подразделения. Неясность попытались устранить чиновники Роструда. Но их разъяснения оказались противоречивыми.

В п. 1 письма от 24.11.2008 № 2607-6-1 они напомнили, что в прежней редакции Правил № 225, действовавшей до 22.03.2008, было установлено, что записи заверяются печатью организации (кадровой службы). Теперь в п. 35 Правил № 225 говорится о печати работодателя. Из этого специалисты Роструда заключили, что в трудовых книжках можно ставить только основную печать юрлица.

Позже точка зрения чиновников изменилась. В письме от 22.11.2012 № 1450-6-1 они сообщили, что слишком формальный подход к проставлению печатей на трудовых книжках может затруднить работу организации. Оттиск печати кадровой службы или другой печати работодателя подтверждает факт работы в организации и не влечет за собой нарушение прав работников. Таким образом, чиновники признали возможность заверения записей в трудовых книжках дополнительной печатью организации.

На наш взгляд, заверять трудовые книжки можно и печатью отдела кадров. Тем более, что это допускается п. 2.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69.

Налоговая отчетность. Все формы налоговой отчетности содержат реквизит «М.П.» на титульном листе. Кроме того, требование о заверении подписи руководителя (представителя) организации печатью содержится в утвержденных порядках заполнения деклараций.

Проставление печати на налоговой отчетности обязательно. Причем печать должна быть основной, а не дополнительной. Специалисты Минфина России в письме от 18.11.2011 № 03-02-07/1-397 подчеркнули, что использование печатей структурных подразделений организации, в частности бухгалтерии, в налоговой отчетности не предусмотрено ни НК РФ, ни формами налоговых деклараций (расчетов).

В то же время законодательство не требует, чтобы оттиски печати были проставлены на других документах, представляемых в налоговую инспекцию (сопроводительных письмах, объяснениях и т. п.). Тем не менее в подобных случаях отказываться от печати не стоит. Это позволит избежать разногласий с инспекторами.

Так, в деле, рассмотренном ФАС Московского округа, налоговики оставили без внимания заявление на возврат налога, которое не содержало печати организации. Разумеется, суд признал отказ незаконным (постановление от 27.03.2012 по делу № А40-3634/11-90-16).

Печать желательна

Доверенности. До 1 сентября 2013 г. печать была обязательным реквизитом доверенности (п. 5 ст. 185 ГК РФ). Этот порядок изменился с вступлением в силу Федерального закона от 07.05.2013 № 100-ФЗ «О внесении изменений в подразделы 4 и 5 раздела I части первой и статью 1153 части третьей Гражданского кодекса Российской Федерации».

Теперь законом предусмотрено, что доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это в соответствии с законом и учредительными документами (п. 4 ст. 185.1 ГК РФ).

Таким образом, ставить печать на доверенностях больше нет необходимости. Впрочем, и отказываться от нее, на наш взгляд, не стоит. Во-первых, проставление печати не считается нарушением, а во-вторых, заверение подписи печатью лишний раз подтверждает подлинность документа.

Договоры. Здесь, как и в случае с доверенностями, проставление печати не обязательно. В законодательстве ни слова не сказано о печатях на договорах. На это же указывают и суды (постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 05.12.2012 по делу № А32-37081/2011, ФАС Волго-Вятского округа от 26.04.2012 по делу № А29-4435/2011, ФАС Северо-Западного округа от 10.01.2008 по делу № А56-37116/2006).

Однако отказываться от печатей на договорах мы не рекомендуем. Во-первых, все давно привыкли, что они там есть. Во-вторых, заверение подписи представителя контрагента опять же не будет лишним. А вот без подписей сторон договор, составленный в виде единого документа, будет считаться незаключенным. В силу п. 1 ст. 160 ГК РФ сделка, совершенная путем составления документа, должна быть подписана теми, кто ее совершает, или иными уполномоченными лицами.

Читайте также: Об использовании печати на документах

Важный нюанс

Никаких законодательных требований к порядку хранения печатей нет. Однако это не означает, что их можно хранить, где придется, ведь печать – крайне важный для организации предмет. Именно поэтому основная печать обычно хранится в сейфе у руководителя организации. Она может выдаваться (нередко под расписку) другим сотрудникам. Дополнительные печати хранятся в столах или в сейфах тех работников, которые их используют.



Секретные материалы!

Есть статьи, которые мы не можем показывать на сайте в общем доступе. Подпишитесь на нашу специальную рассылку и получите информацию, которую мы открываем только избранным! Это бесплатно.

Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






Рассылка

© 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогут составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль