Как отчитаться за заправку транспорта

903
 Миллиард М.
Эксперт службы правового консалтинга «Гарант»
Бюджетные и автономные учреждения, которым по роду своей деятельности необходим транспорт, неизбежно сталкиваются с расходами на приобретение горюче-смазочных материалов. Топливные карты позволяют контролировать, где, сколько, когда, по какой цене и на какую сумму приобретались ГСМ. Покажем, какими документами должны отчитаться водители после заправки машин по таким картам.

Чем отчитываться

Операции по принятию к учету материальных запасов должны признаваться в учете по мере их поступления в бюджетное (автономное) учреждение на основании документов, оформляемых поставщиками (пп. 3, 115 Инструкции № 157н; п. 33 инструкций № 174н и 183н).

Что такое топливная карта

Топливная карта является техническим средством учета отпуска нефтепродуктов. Она не является платежным средством, а представляет собой средство строгой отчетности, которое позволяет ее держателю получить определенное количество ГСМ. Топливные карты бывают нелимитированными и лимитированными. В первом случае на карту вносится определенное количество топлива, которое может быть получено покупателем без ограничений, в том объеме, которое есть на карте. Во втором – на карту вносится определенное количество топлива, однако на день или месяц устанавливаются лимиты расхода.

При оплате нефтепродуктов на автозаправочных станциях (АЗС) топливными картами оприходование ГСМ может осуществляться на основании документов, выдаваемых водителям (иным ответственным лицам) при заправке техники. В составе комплекта таких документов обязательно должны присутствовать чеки контрольнокассовой техники (ККТ), в которых может не указываться сумма продажи (покупки), но обязательно должны отражаться сведения о количестве отпущенных нефтепродуктов (пп. 1.7, 2.2, 35 Технических требований к ККМ1; п. 2.7 Правил технической эксплуатации АЗС2; письма Управления МНС России по г. Москве от 30.04.2004 № 29-12/29514, от 13.02.2004 № 29-12/9543).

Нормативный документ

Письмом Минюста России от 21.09.2009 № 03-2609 предписано руководствоваться распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р «О введении в действие методических рекомендаций "Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте"» в целях организации эксплуатации транспортных средств.

Помимо чеков ККТ, выдача которых при заправке техники обязательна, водителям (иным ответственным лицам) могут предоставляться другие отчетные документы, формируемые с использованием специальной автоматизированной системы, эксплуатируемой на конкретной АЗС. К таким документам относится отчет по счету топливной карты, в котором приводится информация о совершенных операциях, входящих и исходящих остатках на определенные даты.

Если условие об обязательном предоставлении подобных отчетов (иных дополнительных документов) прямо не предусмотрено договором (контрактом), то они предоставляются в порядке, установленном поставщиком топлива. При этом по техническим причинам формирование дополнительных документов на отдельных АЗС одного поставщика может не производиться.

Запомнить

Чеки ККТ, оформляемые на АЗС, подтверждают отпуск определенных объемов нефтепродуктов, а также отражение сведений о таких операциях в специализированной электронной системе. На основании подобных документов должны сверяться только количественные показатели – в связи со спецификой функционирования автоматизированных систем на различных АЗС данные о стоимости отгруженных нефтепродуктов, указанные в чеках ККТ, могут не совпадать с условиями поставки, предусмотренными соответствующим договором (контрактом).

Правомерность сводных документов

Как правило, поставщик обобщает данные о нефтепродуктах, отпущенных по топливным картам на АЗС, за определенный период времени и оформляет единую накладную (счетфактуру, лимитно-заборную карту и т. д.). В то же время для водителей (ответственных лиц) в учреждении могут быть установлены более сжатые сроки для представления оправдательных документов, подтверждающих получение ими нефтепродуктов – чеков ККТ и иных документов, выданных на АЗС (например, одновременно с путевыми листами).

Такой порядок документооборота позволяет оперативно отражать в учете учреждения полную и достоверную информацию по поступлению топлива. При этом сводные документы, оформляемые поставщиками, могут использоваться для сверки показателей, ранее отраженных в бухгалтерском учете. В тех случаях, когда будут выявлены расхождения с данными сводных документов поставщика, составляется Акт о приемке материалов (ф. 0315004).

Что касается возможности отражения операций по поступлению топлива только на основании сводных документов, формируемых поставщиком, здесь можно отметить следующее.

Сам по себе способ отражения в учете каких-либо хозяйственных операций на основании сводных учетных документов, составляемых по данным первичных учетных документов, не противоречит требованиям действующих нормативных правовых актов (п. 7 Инструкции № 157н).

Запомнить

Списание всех видов топлива должно осуществляться исключительно на основании путевых листов, оформленных в установленном порядке (п. 36 Инструкции № 174н). Кроме того, на основании данных документов при осуществлении контрольных мероприятий может определяться служебный характер использования автомобильного транспорта.

Очевидно, что отражение в учете поступления нефтепродуктов на основании сводных документов, оформляемых поставщиками, например, только по итогам месяца, повлечет за собой необходимость в списании топлива не чаще чем один раз в месяц.

Однако подобный способ организации бухгалтерского учета не в полной мере соответствует требованиям действующего законодательства – при таком подходе не будет обеспечиваться выполнение требования Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» о своевременном формировании в учете полной и достоверной информации о деятельности организации и ее имущественном положении.

Списание топлива производится в соответствии с Нормами расхода топ лива и смазочных материалов на автомобильном транспорте, приведенными в Методических рекомендациях, которые утверждены распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р (носят рекомендательный характер), или же в соответствии с нормами расхода, установленными приказом (распоряжением) руководителя учреждения.

Пример приказа об утверждении нормы расхода топлива в учреждении приведен далее.

Читайте в следующих номерах журнала "Учет в учреждении"
    Читать


    Ваша персональная подборка

      Секретные материалы!

      Есть статьи, которые мы не можем показывать на сайте в общем доступе. Подпишитесь на нашу специальную рассылку и получите информацию, которую мы открываем только избранным! Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Школа Главбуха госучреждения

      Школа Главбуха государственного учреждения

      Научитесь работать без ошибок и нареканий!

      Записаться в Школу

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...






      Рассылка

      © 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

      «Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

      Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ ПИ № ФС-77-62323 от 03.07.2015.

      Политика обработки персональных данных

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Сайт для главных бухгалтеров и экономистов госучреждений

      Чтобы продолжить чтение, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего минуту, а вы получите:

      • Более 6000 статей про учет, отчетность и платные услуги;
      • 500 образцов заполнения форм (в том числе не типовых);
      • 300 записей вебинаров от экспертов и чиновников;
      • 30 000 ответов на вопросы от читателей.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Это займет всего минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Это займет всего минуту
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль