Коллегиальные решения в отношении приемки (оприходования)

406
Принцип единоначалие заказчика не означает, что его руководитель имеет неограниченного единовластие. Некоторые решения требуют специальных профессиональных знаний, поэтому для их принятия руководителю учреждения необходимо узнать коллегиальное мнение специалистов.

Отличие оприходования от приемки

Принятие к бухгалтерскому учету нефинансовых активов (далее – НФА) именуется привычным в бухгалтерской среде термином – оприходование. При этом оприходованию предшествуют процедуры в рамках контрактной системы:

  • принятия товара в рамках положения о закупках, разработка которого обязательна для каждого заказчика;
  • приемки поставленного товара в рамках контрактной системы.

Таким образом, оприходование поставленного товара и его приемка (принятие) – два совершенно разных факта хозяйственной жизни. Причем в отношении каждого из трех указанных выше фактов хозяйственной жизни может быть принято коллегиальное решение.

Создание комиссий - универсальный способ формирования коллегиального мнения. Тем не менее в обязательном порядке должны быть созданы далеко не все комиссии.

На постоянной основе в отношении НФА действует только комиссия по поступлению и выбытию активов (далее - комиссия по оприходованию). Положения о ней появились задолго до начала работы контрактной системы. По сути существование указанного коллегиального органа – дань не только бухгалтерскому учету, но гражданско-правовому законодательству. Такое законодательство предписывает принятые покупателем (получателем) товары осматривать в срок, определенный, в частности, условиями договоров (контрактов). При этом в договорах может быть ссылка не только на закупочное законодательство, но и на инструкции о порядках приемки, которые действуют со времен СССР.

Общие принципы в организации комиссий

Из-за обширности нормативной правовой базы у руководителя учреждения может сложиться мнение о некотором смешении приемочных процедур. Прежде всего в связи с тем, что зачастую используется абсолютно одинаковая по названию (но разная по смысловой нагрузке) терминология, и наблюдается некоторое дублирование функций.

Задача специалистов объяснить, что хотя приемку исполнения контракта или принятие НФА в рамках договора целесообразно осуществлять силами комиссии, а при оприходовании в рамках бухучета комиссию создавать обязательно, – это разные коллегиальные органы, так как их деятельность регламентируется разными законодательными актами. Создание отдельных комиссий позволяет:

  • разделить зоны ответственности должностных лиц;
  • упорядочить систему организации документооборота;
  • выстроить структуру взаимодействия между сотрудниками учреждения;
  • соблюсти все нормы действующего законодательства.

Порядок формирования комиссий, а также регламент их работы, устанавливается руководителем учреждения. Решение руководителя должно быть основано на соответствующих законодательных и нормативных правовых актах.

Большинство комиссий состоят из квалифицированных сотрудников самого учреждения. В случае возникновения разногласий в состав комиссии нередко входят представители поставщика.

Основные моменты работы комиссий, рассматривающих вопросы, связанные с НФА, совпадают с общими принципами работы других комиссий учреждения. Так, из числа членов комиссии выбирается или назначается председатель, а в некоторых случаях – секретарь.

Результатом работы комиссии является заключение (протокол, решение), в котором формулируются выводы (рекомендации, мнение) по тому или иному вопросу. Все результаты работы комиссии оформляются письменно. Основной формой работы комиссии является заседание (совещание), на котором должны присутствовать лично все члены комиссии или, как минимум, большая их часть. Это необходимо для обеспечения кворума.

Подготовка к заседанию

Для того, чтобы заседание (совещание) любой из рассматриваемых комиссий прошло успешно, рекомендуется соблюдать следующий порядок его подготовки:

  • постановка целей и задач;
  • распределение обязанностей между сотрудниками, которые назначены ответственными;
  • назначение даты и времени с учетом проведения других мероприятий, так как одни и те же сотрудники могут быть включены в состав нескольких комиссий;
  • закрепление за комиссией подходящего помещения, кабинета;
  • определение докладчиков и выступающих.

Чаще всего заседания комиссий проводятся в рабочее время. При этом участие в комиссии не снимает с члена трудовых обязанностей по основной должности. Соответственно, для участия в работе комиссии работник, являющийся ее членом или приглашенный на заседание, должен выстраивать свой рабочий график так, чтобы не был нанесен ущерб выполнению им своих должностных обязанностей.

Члены комиссии могут отсутствовать в момент проведения заседаний в связи с болезнью, отпуском, командировкой или по иным причинам. Эти обстоятельства необходимо учитывать, чтобы обеспечить кворум.

В состав комиссии должны отбираться сотрудники, не только обладающие определенными профессиональными знаниями, но и определенной культурой общения, коммуникабельностью, способностью находить компромиссные решения. В некоторых случаях профессионалов высокого уровня целесообразнее приглашать на заседание комиссии, чтобы выслушать их мнение, чем включать в состав комиссии.

Момент вынесения решений

Необходимо учитывать, что в законодательстве нет указания на то, в какой момент комиссии по оприходованию или контрактной приемке должны выносить свои решения. В некоторых случаях для принятия решения по одному и тому же объекту комиссиям, возможно, придется собираться несколько раз, так как в процессе оприходования возникают разные факты хозяйственной жизни, не совпадающие по времени.

Основная проблема заключается в порядке оприходования активов. Бухгалтерия учреждения не может получить первичные документы непосредственно от поставщика. Если закупка произведена в рамках контрактной системы, она получает их исключительно от приемочной комиссии. Таким образом, пока приемочная комиссия не передала первичные документы в бухгалтерию:

  • НФА не могут считаться принятым и, соответственно, подлежащим отражению на счетах бухгалтерского учета;
  • поставщик не вправе учесть дебиторскую задолженность, а учреждение – кредиторскую.

Поскольку комиссия по контрактной приемке может состоять только из работников учреждения, которые должны выполнять свои непосредственные должностные обязанности, то заседания комиссии нередко проходят спустя некоторое время (дней, недель) после поступления объектов основного средства в учреждение.

Однако бухгалтеры не могут торопить членов комиссии, ссылаясь на то, что бухгалтерский учет учреждения перестает соответствовать реальному положению дел. Новый первичный документ – Приходный ордер (ф. 0504207) прекрасно решает эту проблему.

Централизация как решение проблем

Контрактная система позволяет установить на любом уровне деятельности заказчиков систему глобальной централизации закупок. Функцию заключения, а также исполнения контракта, и, в частности, приемку НФА можно оставить не только самому заказчику, но и делегировать уполномоченному на осуществление таких закупок органу. Соответствующие решения могут быть приняты:

  • Президентом и Правительством РФ;
  • высшими органами исполнительной власти субъектов РФ.

Указанные решения возлагают на уполномоченные органы или учреждения, имеющие полномочия на определение поставщиков (подрядчиков, исполнителей) для нескольких органов исполнительной власти, включая полномочия на заключение контрактов и их исполнение, в том числе на:

  • приемку поставленных НФА;
  • обеспечение их оплаты.

Также для реализации таких полномочий установленными органами исполнительной власти могут быть созданы:

  • соответствующие структуры;
  • казенные учреждения.

К 2017 году каждый орган власти будет обязан выбрать для себя и своих подведомственных учреждений одну из схем работы по осуществлению закупок (см. табл. 1), в том числе и вариант самостоятельного планирования и осуществления закупок, включая:

  • определение поставщиков (подрядчиков, исполнителей);
  • заключение государственных (муниципальных) контрактов;
  • исполнение указанных контрактов, в том числе с возможностью приемки поставленных товаров, выполненных работ (их результатов), оказанных услуг, для соответствующих государственных и муниципальных заказчиков.

Таблица 1

Схемы работы по закупкам, для обязательного выбора с 2017 года

Полномочия

Схема 1

Схема 2

Схема 3

Схема 4

определение поставщиков (подрядчиков, исполнителей) для соответствующих заказчиков

органы власти

Уполномоченный (ые) орган(ы) или учреждение (я)

заказчик

заказчик

планирование и осуществление закупок, включая определение поставщиков (подрядчиков, исполнителей), заключение государственных и муниципальных контрактов, их исполнение, в том числе с возможностью приемки поставленных товаров, выполненных работ (их результатов), оказанных услуг, для соответствующих государственных и муниципальных заказчиков

заказчик

уполномо-

ченный (ые)

орган (ы)

Для реализации таких полномочий установленными органами исполнительной власти могут быть:

  • созданы соответствующие структуры и (или) казенные учреждения;
  • добавлены необходимые функции уже существующим структурам и учреждениям.

Также к 2017 году исполнительные органы власти обязаны выбрать одну из четырех схем работы по закупкам, которые различаются по степени распределения полномочий между заказчиком и уполномоченными структурами. Например, учреждение полностью освобождено от проведения закупочных процедуры в рамках Закона № 44-ФЗ, в том числе:

  • создание приемочной комиссии;
  • проведение обязательной или альтернативной экспертизы;
  • составление и подписание в установленные сроки необходимых документов.

Учреждению потребуется только получить, принять и поставить на бухгалтерский учет поступившие товары (работы, услуги).

Читайте в следующих номерах журнала "Учет в учреждении"
    Читать


    Ваша персональная подборка

      Секретные материалы!

      Есть статьи, которые мы не можем показывать на сайте в общем доступе. Подпишитесь на нашу специальную рассылку и получите информацию, которую мы открываем только избранным! Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Школа Главбуха госучреждения

      Школа Главбуха государственного учреждения

      Научитесь работать без ошибок и нареканий!

      Записаться в Школу

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...






      Рассылка

      © 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

      «Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

      Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ ПИ № ФС-77-62323 от 03.07.2015.

      Политика обработки персональных данных

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт для главных бухгалтеров и экономистов госучреждений

      Чтобы продолжить чтение, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего минуту, а вы получите:

      • Более 6000 статей про учет, отчетность и платные услуги;
      • 500 образцов заполнения форм (в том числе не типовых);
      • 300 записей вебинаров от экспертов и чиновников;
      • 30 000 ответов на вопросы от читателей.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Это займет всего минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Это займет всего минуту
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль