Топливные карты. Отражение операций в учете

360
Колодин Иван Васильевич
эксперт по бюджетному учету, к. э. н.
Как показала практика, наиболее распространенной в последнее время формой расчетов за топливо стала оплата с помощью пластиковых карт. Однако порядок отражения такой ситуации в Инструкции по бухгалтерскому учету бюджетных учреждений не прописан. Поэтому давайте разбираться.

И.В. Колодин, эксперт по бюджетному учету, к. э. н.

Обеспечение топливом

Учреждения, имеющие на своем балансе транспортные средства, сталкиваются с необходимостью учета и списания горюче-смазочных материалов, используемых для заправки и обслуживания автомобилей.
Наиболее распространенной группой расходов при этом являются затраты, связанные с заправкой собственных или арендованных транспортных средств бензином или дизельным топливом. Причем на практике используются следующие схемы обеспечения:

  • создание собственной заправки. Данная схема используется в тех случаях, когда учреждение имеет значительное количество собственных (полученных в оперативное управление) транспортных средств. При этом себестоимость приобретенных ГСМ формируется порядком, установленным для данной группы нефинансовых активов (цена приобретения, транспортно-заготовительные расходы и т. п.);
  • приобретение ГСМ подотчетными лицами за наличный расчет (при очередной заправке автомобиля или иного транспортного средства);
  • заправка по заранее приобретенным учреждением талонам;
  • заправка по топливным картам.

В трех последних случаях фактической стоимостью ГСМ (по которой они принимаются к учету при списании) является цена приобретения.
В последнее время широкое распространение получает такая форма оплаты горюче-смазочных материалов, как приобретение топливных карт. Они могут быть исполнены либо в виде карт с магнитной полосой, либо в виде смарт-карт, то есть карточек со встроенной микросхемой.
Кроме того, топливная микропроцессорная карта может быть лимитированной или нелимитированной. В первом случае ограничивается количество топлива, которое может быть заправлено по данной карте в течение определенного периода (как правило, в течение суток). По нелимитированной карте топливо может быть получено покупателем в полном объеме остатка на карте без суточных ограничений.
Все топливные пластиковые карты также подразделяются на денежные и литровые. Последние фиксируют объемы приобретенного топлива в литрах, а не их стоимость в рублях.

Особенности учета

Для целей бухгалтерского учета не имеют значения формат исполнения топливной карты, а также то, является ли ограниченным лимит использования.
Инструкция по применению Плана счетов бюджетных учреждений конкретно не регулирует порядок организации и ведения учета движения ГСМ, оплаченных через топливные карты.
Однако в характеристике счета 201 35 000 «Денежные документы» содержится указание на порядок учета оплаченных талонов на бензин и масла. Топливные карты по своему экономическому содержанию – очередной этап развития расчетов, осуществляемых посредством оплаты талонов на бензин. Денежные средства, перечисленные в оплату топливных карт, не могут расцениваться как суммы предварительной оплаты (авансов выданных), так как представляют собой дебиторскую задолженность, материализованную в форме документального обязательства, которое может быть погашено практически в любое время – вне зависимости от желания дебитора. Из этого следует, что при расчетах за приобретенные топливные карты ограничения предельного размера сумм авансов не применяются.
Прием в кассу топливной карты оформляется приходным кассовым ордером (ф. 0310001), на котором делается запись «Фондовый» (п. 170 Инструкции № 157н).
Денежные документы (в данном случае – топливные карты) передаются материально ответственному лицу – водителю или иному работнику транспортного подразделения, отвечающему за обеспечение топливом средств транспорта. Выдача топливной карты под отчет водителю оформляется расходным кассовым ордером (ф. 0310002) с записью «Фондовый» (п. 170 Инструкции № 157н). Бензин, отпущенный по топливной карте, принимается к учету согласно утвержденному руководителем авансовому отчету и приложенным к нему чекам АЗС.
Таким образом, образовательным учреждением может быть использована следующая схема бухгалтерских записей: 

Содержание операции

Дебет

Кредит

Оплачена приобретенная у поставщика топливная карта*

302 34 830
«Уменьшение кредиторской задолженности по приобретению материальных запасов»

201 11 610
«Выбытия денежных средств учреждения с лицевых счетов в органе казначейства»

Принята в кассу учреждения топливная карта (на сумму стоимости топлива, право на получение которого возникает при оплате топливной карты)

201 35 510
«Поступления денежных документов в кассу учреждения»

302 34 730
«Увеличение кредиторской задолженности по приобретению материальных запасов»

Выдана топливная карта под отчет водителю (на сумму стоимости топливной карты)

208 34 560
«Увеличение дебиторской задолженности подотчетных лиц по приобретению материальных запасов»

201 35 610
«Выбытия денежных документов из кассы учреждения»

Принят к учету бензин, отпущенный по топливной карте

105 33 340
«Увеличение стоимости горючесмазочных материалов – иного движимого имущества учреждения»

208 34 660
«Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по приобретению материальных запасов»

Списан израсходованный бензин

401 20 272
«Расходование материальных запасов»

105 33 440
«Уменьшение стоимости горюче-смазочных материалов – иного движимого имущества учреждения»

Списан израсходованный бензин (в рамках предпринимательской и иной приносящей доход деятельности)

109 81 272
«Общехозяйственные расходы на производство готовой продукции, работ, услуг в части расходования материальных запасов»

105 33 440
«Уменьшение стоимости горюче-смазочных материалов – иного движимого имущества учреждения»

* Списание средств со счета в рамках внебюджетной деятельности одновременно отражается по забалансовому счету 18 «Выбытия денежных средств со счетов учреждения».

При этом в аналитическом учете приходуется и списывается количество бензина, указанное в оправдательных документах, выданных на заправке. Стоимостная оценка определяется в зависимости от вида карты: для карт, номинированных в литрах ГСМ, – по цене приобретения, для карт, номинированных в рублях, – по цене, действующей на дату заправки.
На первый взгляд может показаться, что использование счетов учета материальных запасов в данном случае не обязательно – если топливные карты выдавать, а полученное топливо списывать непосредственно на код 222 КОСГУ. Однако, по нашему мнению, наиболее правильной представляется именно приведенная схема. Это обусловлено тем, что расход топлива в учреждениях нормируется. При этом за перерасход может быть предусмотрена ответственность, а за экономию – премирование работников. Поэтому необходим учет не только стоимостной, но и в натуральных показателях (литрах).

Складской учет в данном случае не ведется, так как материально ответственным лицом может быть только тот работник, который использует топливную карту (водитель).

Количество заправленных ГСМ отражается в путевых листах, фактически произведенные расходы списываются на основании авансового отчета, представленного МОЛ. Учетной политикой учреждения может быть установлен и иной порядок стоимостного списания задолженности по подотчетной сумме – например, на основании чеков, приложенных к путевым листам.
В заключение хочу отметить, что в случае, когда за водителем не закреплена конкретная машина и он может за день ездить на нескольких, а топливная карта выдана на конкретного человека, а не на машину, в учете необходимо предусмотреть возможность индивидуализации данных по каждому МОЛ. Документооборот в данном случае может сводиться к составлению реестров по окончании расчетного периода – с детализацией данных по каждому транспортному средству, водителю и возможностью сопоставления фактического расхода ГСМ с нормами по каждому путевому листу.

Важно запомнить

Для подтверждения количества, стоимости и вида топлива, полученных по конкретной топливной карте ГСМ, водители представляют в бухгалтерию путевые листы с приложением к ним чеков заправочной станции. Указанные путевые листы бухгалтеру следует сверить с отчетом поставщика.

Читайте в следующих номерах журнала "Учет в учреждении"
    Читать


    Ваша персональная подборка

      Секретные материалы!

      Есть статьи, которые мы не можем показывать на сайте в общем доступе. Подпишитесь на нашу специальную рассылку и получите информацию, которую мы открываем только избранным! Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Школа Главбуха госучреждения

      Школа Главбуха государственного учреждения

      Научитесь работать без ошибок и нареканий!

      Записаться в Школу

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...






      Рассылка

      © 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

      «Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

      Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ ПИ № ФС-77-62323 от 03.07.2015.

      Политика обработки персональных данных

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Сайт для главных бухгалтеров и экономистов госучреждений

      Чтобы продолжить чтение, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего минуту, а вы получите:

      • Более 6000 статей про учет, отчетность и платные услуги;
      • 500 образцов заполнения форм (в том числе не типовых);
      • 300 записей вебинаров от экспертов и чиновников;
      • 30 000 ответов на вопросы от читателей.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Это займет всего минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Это займет всего минуту
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      ×