Стоит ли рисковать с факсимиле

783
В процессе работы любого учреждения составляется множество различных документов. Большинство из них должен подписать руководитель того или иного уровня. Но иногда подпись нужно поставить срочно, а руководителя нет на месте, или он настолько занят, что не может отвлечься на «бумаги». Выйти из ситуации во многих учреждениях решают с помощью факсимильной подписи. Но как узаконить ее применение? И существуют ли документы, на которых ставить факсимиле запрещено?

Гражданско-правовые договоры

Договором признается соглашение двух или нескольких лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей (п. 1 ст. 420 Гражданского кодекса РФ (далее – ГК РФ)). Закон предусматривает несколько форм заключения договоров (ст. 158 ГК РФ):

  • устная;
  • простая письменная;
  • нотариальная письменная.

Письменные сделки, как правило, совершаются путем составления документа, подписанного сторонами (п. 1 ст. 160 ГК РФ). При этом п. 2 ст. 160 ГК РФ позволяет использовать факсимиле, электронную подпись либо иной аналог собственноручной подпи си, но только в случаях и в порядке, предусмотренных законодательством или соглашением сторон.

Запомнить

Заключение устных договоров – большая редкость. Дело в том, что сделки юридических лиц между собой и с гражданами должны заключаться только письменно (п. 1 ст. 161 ГК РФ).

Прямого разрешения использовать факсимиле при заключении договора ни в одном нормативном акте нет. Следовательно, ставить его на законном основании можно только в одном случае: если это предусмотрено соглашением сторон (например, в самом договоре или в приложении к нему).

В противном случае письменная форма сделки будет считаться не соблюденной. С юридической точки зрения договор, как документ, будет попросту отсутствовать. При возникновении спора данная бумага не будет являться доказательством в суде (постановления ФАС Волго-Вятского округа от 16.02.2011 по делу № А82-7107/2010, ФАС Центрального округа от 09.10.2007 по делу № А09-8896/06-4).

Если учреждение оказало услугу на основании договора с факсимиле, об использовании которого стороны не договаривались, то заказчик запросто может сказать, что никакого договора он не заключал, и поэтому оплачивать услугу не собирается.

Впрочем, не факт, что суд будет на его стороне. Дело в том, что наличие правоотношений может быть подтверждено любыми другими доказательствами. Так, если раньше заказчик добросовестно оплачивал услуги (что подтверждено, например, платежными поручениями с указанием номера договора), а потом вдруг ему перестала нравиться подпись, то едва ли суд пойдет ему навстречу и признает договор незаключенным. Арбитры придерживаются мнения, что фактическое исполнение договора подтверждает его заключение (постановление ФАС Дальневосточного округа от 15.06.2011 № Ф03-2226/2011 по делу № А04-3921/2010).

Пример

Сформулировать условие об использовании в гражданско-правовом договоре факсимиле можно, например, так: «Стороны признают равную юридическую силу собственноручной подписи и подписи, воспроизведенной при помощи факсимиле.

Под факсимиле понимается воспроизведение оригинальной собственноручной подписи при помощи механических средств – клише».

Трудовые договоры

Отношения между сотрудником и организацией регулируются Трудовым кодексом РФ (далее – ТК РФ).

В нем, в отличие от ГК РФ, о факсимиле не сказано ни слова. С одной стороны, выходит, что ставить факсимиле в трудовых договорах не запрещено. С другой – порядок проставления чужой подписи на таких договорах нигде не установлен. Значит, правомерность использования факсимиле в данном случае будет под вопросом.

Сторонники первой точки зрения – о правомерности использования факсимиле – ссылаются на ч. 2 ст. 67 ТК РФ. В соответствии с ней трудовой договор считается заключенным даже в том случае, когда он не оформлен письменно. А в силу ст. 16 ТК РФ трудовые отношения возникают на основании фактического допуска сотрудника к работе. Подтверждает это и судебная практика (постановление ФАС Северо-Западного округа от 16.07.2004 № А52/4534/2003/2). Таким образом, тип подписи на трудовом договоре не так уж важен, если он и без нее считается заключенным.

Те, кто такой подход не разделяют, указывают, что трудовой договор должен быть подписан сторонами (ч. 1 ст. 67 ТК РФ). Слово «подписан» означает собственноручное подписание, а не проставление факсимиле. Получается, что ставя штамп вместо «живой» подписи работодатель нарушает закон.

Запомнить

Использование факсимиле в трудовых договорах – большой риск.

Ведь за нарушение законодательства о труде учреждение может быть привлечено к ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ. Штраф составляет:

  • для должностных лиц – от 1000 до 5000 руб.;
  • для организаций – от 30 000 до 50 000 руб., или приостановление деятельности на срок до 90 суток.

Первичные документы

В части 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – Закон № 402-ФЗ) сказано, что каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом.

В первичных документах обязательно должны содержаться реквизиты, которые перечислены в ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ. Среди них – подпись лица, ответственного за оформление свершившегося события (с указанием его фамилии и инициалов). Но какой должна быть эта подпись – «живой» или факсимильной, в законе не уточняется. Здесь стоит напомнить, что в ранее действовавшем Законе о бухучете говорилось о личной подписи.

Иными словами, подпись должна была ставиться собственноручно.

Исключение слова «личная» было воспринято многими специалистами как предоставление возможности использовать факсимиле. Тем более, что в формах первичных документов, которые утверждены приказом Минфина России № 173н, слова «личная» тоже нет. Однако в действительности эти выводы оказались скоропалительными. Объясним почему.

Во-первых, на невозможности использовать факсимиле в первичных документах давно настаивают чиновники (письмо Минфина России от 26.10.2005 № 03-01-10/8-404). Они указывают, что возможности использовать факсимиле бухгалтерское законодательство не предусматривает. И даже в Законе № 402-ФЗ о такой возможности не сказано.

Во-вторых, суды в последнее время тоже признают использование факсимиле на первичных документах неправомерным. Причем с точкой зрения чиновников соглашаются не только окружные суды (постановление ФАС Северо-Западного округа от 13.09.2013 по делу № А42-3909/2012), но и высшие арбитры (постановление Президиума ВАС РФ от 27.09.2011 № 4134/11 по делу № А33-20240/2009).

Впрочем, иногда можно встретить и противоположный подход (постановление ФАС Северо-Западного округа от 21.04.2011 по делу № А13-8617/2008). Логика судов здесь сводится к тому, что прямого запрета на использование факсимиле законодательство о бухгалтерском учете не содержит.

Счета-фактуры

Эти документы, по большому счету, первичными не являются. Сами по себе они не фиксируют никаких фактов хозяйственной жизни, а лишь служат основанием для принятия сумм НДС к вычету. Указанные факты должны быть подтверждены отдельно: как раз первичными документами.

Тем не менее, все сказанное о подписании первичных документов применимо и к счетам-фактурам.

В пункте 6 ст. 169 НК РФ говорится, что счет-фактура должен быть подписан руководителем и главным бухгалтером организации либо иными уполномоченными лицами. Как и в случае с первичными документами, по поводу возможности использования факсимиле законодатель умолчал, не сказав ни «да», ни «нет».

Чиновники же настаивают на том, что на основании счета-фактуры, на котором стоит факсимиле, принять налог к вычету нельзя (письма Минфина России от 01.06.2010 № 03-07-09/33, от 28.04.2009 № 03-07-09/24, от 04.06.2008 № 03-07-11/214; ФНС России от 07.04.2005 № 03-1-03/557/11; УФНС России по г. Москве от 07.10.2010 № 16-15/104968@).

Запомнить

Правильнее проставлять в первичных документах собственноручную подпись. В этом случае учреждение избежит ответственности за нарушение правил бухгалтерского учета, а также сможет документально подтвердить расходы при исчислении налога на прибыль (абз. 4 п. 1 ст. 252 НК РФ).

Суды к однозначному мнению не пришли. В уже упомянутом постановлении от 27.09.2011 № 4134/11 по делу № А33-20240/2009 Президиум ВАС РФ согласился с чиновниками, указав, что НК РФ не предусматривает возможности ставить в счете-фактуре факсимиле. При этом не все суды следуют разъяснениям высших арбитров. Например, ФАС Московского округа в постановлении от 07.03.2012 (т. е. уже после того, как свою точку зрения высказал Президиум ВАС РФ) по делу № А40-128912/10-127-739 пришел к выводу, что проставление факсимильной подписи на счетах-фактурах не является обстоятельством, исключающим реализацию заявителем его права на вычет НДС».

На руку учреждению могут сыграть еще и положения п. 2 ст. 169 НК РФ. Там сказано, что инспекция не может отказать в вычете, если счет-фактура позволяет идентифицировать:

  • продавца;
  • покупателя;
  • наименование и стоимость товаров (работ, услуг), имущественных прав;
  • налоговую ставку;
  • сумму налога, предъявленную покупателю.

Очевидно, что проставление факсимильной подписи вместо «живой» никак не мешает налоговикам установить нужную им информацию. Следовательно, препятствий к получению вычета быть не должно.

Тем не менее, учитывая разъяснения чиновников и акты судов, проставление факсимиле почти наверняка приведет к спору с налоговой инспекцией и отказом в принятии налога к вычету.

Налоговая и бухгалтерская отчетность

Подписывая налоговую отчетность, представитель организации подтверждает достоверность и полноту внесенных в нее сведений (п. 5 ст. 80 НК РФ). Если за него кто-то поставит факсимиле, то факт подтверждения отчетности вызовет сомнения у налоговиков. Поэтому использовать факсимиле в отчетности нельзя.

С таким утверждением согласны и чиновники (письмо Минфина России от 26.10.2005 № 03-01-10/8-404), и суды (постановление ФАС Северо-Западного округа от 02.11.2011 № А56-66090/2010). При нарушении данного требования отчетность не будет считаться представленной. А за это предусмот рен штраф – 1000 руб. (п. 1 ст. 119 НК РФ).

Нельзя использовать факсимиле и при составлении бухгалтерской отчетности. В пункте 5 Инструкции о порядке составления, представления годовой, квартальной бухгалтерской отчетности государственных (муниципальных) бюджетных и автономных учреждений, утв. приказом Минфина России от 25.03.2011 № 33н, сказано, что бухгалтерская отчетность подписывается руководителем и главным бухгалтером учреждения. Очевидно, речь в данном случае идет о собственноручной подписи.

Запомнить

Если в договоре предусмотрена возможность использования факсимиле, то это еще не означает, что его можно ставить на любые документы, составляемые сторонами.

На невозможность использования факсимиле в счетах-фактурах, даже если это предусмотрено договором, указал Пятнадцатый арбитражный апелляционный суд в постановлении от 29.01.2013 № 15АП-4381/12.



Секретные материалы!

Есть статьи, которые мы не можем показывать на сайте в общем доступе. Подпишитесь на нашу специальную рассылку и получите информацию, которую мы открываем только избранным! Это бесплатно.

Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






Рассылка

© 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогут составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль