Возмещение командировочных расходов 2016

6498
В статье расскажем подробно о видах возмещаемых трат за командировку.

Работодатели, включая госучреждения, должны возмещать сотруднику по командировке (ст. 168 ТК РФ):

  • расходы на проезд;
  • оплату жилья;
  • суточные;
  • иные расходы, произведенные с разрешения или ведома администрации учреждения.

Напомним, командировка – это разовая поездка на определенный срок, в которой ваш штатный сотрудник выполняет служебное поручение вне места постоянной работы.

Возмещение командировочных расходов не признается закупкой. А, значит, эти выплаты не включаются в план закупок, план-график закупок и реестр контрактов. Однако можно заключить контракт на оказание услуг, связанных с направлением сотрудника в командировку, с единственным поставщиком (подп. 26 п. 1 ст. 93 Федерального закона от 05.04.2013 № 44-ФЗ). Тогда сведения о подобной закупке надо указать в плане-графике и реестре контрактов. И на основании заключенного контракта услуги предоставляются работнику в натуральной форме, то есть, например, выдается билет на проезд, организуется размещение в гостинице, обеспечивается питание.

Также сразу скажем об общем условии возмещений: командировочные и иные аналогичные расходы возмещаются в порядке, установленном в коллективном договоре или другом локальном акте учреждения (ч. 2 ст. 168 ТК РФ). При этом разрешается устанавливать разный порядок возмещения расходов в зависимости от разных факторов, скажем – должности сотрудника, его стажа, квалификации, отдела, где он работает, и т. п. (п. 3 письма Минтруда России от 14.02.2013 № 14-2-291).

Оплата проезда: какие виды расходов подлежат компенсации

Что касается проезда, то здесь подлежат возмещению следующие траты командированного вами сотрудника:

  • расходы на проезд до места командировки и обратно;
  • расходы по проезду из одного населенного пункта в другой (если сотрудник командирован в несколько организаций, расположенных в разных населенных пунктах).

Конкретно в состав таких расходов включаются (п. 11, 12, и 22 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749):

  • стоимость проездного билета на транспорт общего пользования (самолет, поезд и т. д.);
  • стоимость услуг по оформлению проездных билетов;
  • расходы на оплату постельных принадлежностей в поездах;
  • стоимость проезда до места (вокзал, пристань, аэропорт) отправления в командировку (от места возвращения из командировки), если оно расположено вне населенного пункта, где сотрудник работает.

При направлении сотрудника в загранкомандировку дополнительно возмещаются расходы (п. 23 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749):

  • на оформление загранпаспорта (визы, выездных документов и т.д.);
  • на оформление обязательной медстраховки;
  • по уплате обязательных консульских и аэродромных сборов;
  • по уплате сборов на право въезда или транзита автомобиля;
  • по уплате прочих обязательных платежей и сборов.

Дополнительно при покупке билетов сотрудник может оплатить полис добровольного страхования пассажиров (например, эта страховка есть в авиабилетах). Такие затраты учреждение возмещать не обязано. Но в локальном акте может быть предусмотрен другой порядок (ст. 168 ТК РФ).

Важная деталь: до места командировки, бывает, можно добраться разными видами транспорта. Тогда руководство организации вправе на свое усмотрение оплатить сотруднику один из них. Допустим, при желании сэкономить – заложить в сумму аванса стоимость проезда на поезде, а не на самолете, который обычно выходит дороже. Обязанности оплатить проезд в командировку именно на определенном виде транспорта по закону у вас нет (ст. 168 ТК РФ, Положение, утвержденное постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).

Оплата проезда: какими документами подтверждать расходы

Список обязательных документов, которыми сотрудник должен подтвердить расходы на проезд к месту командировки и обратно, законодательно не установлен. Факт осуществления расходов может подтвердить любой документ, оформленный в соответствии с требованиями законодательства РФ либо обычаями делового оборота того государства, где они были произведены (п. 1 ст. 252 НК РФ). В том числе можно использовать косвенные подтверждения:

документы, подтверждающие направление сотрудника в командировку (приказ руководителя);

документы, подтверждающие пребывание сотрудника в командировке (счета гостиниц, счета-фактуры, квитанции к приходному кассовому ордеру, кассовые чеки, акты и др.).

Традиционно много вопросов возникает у бухгалтеров в отношении электронных билетов. Так вот при приобретении такого билета надо будет подтвердить оплату и сам факт поездки.

Для подтверждения оплаты электронного билета подойдет один из следующих документов:

  • чек ККТ;
  • слипы, чеки электронных терминалов при проведении операций с использованием банковской карты, держателем которой является командированный сотрудник;
  • подтверждение банком проведенной операции по оплате электронного билета;
  • иной документ, подтверждающий оплату поездки, оформленный на утвержденном бланке строгой отчетности. К последним, в свою очередь, относятся:
  • маршрут/квитанция – по проезду авиатранспортом (п. 2 приказа Минтранса России от 08.11.2006 № 134);
  • контрольный купон электронного проездного документа (билета) (выписка из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте) – по проезду железнодорожным транспортом (п. 2 приказа Минтранса России от 21.08.2012 № 322, письмо Минфина России от 08.11.2011 № 03-03-06/1/719);
  • квитанция электронного многоцелевого документа – по проезду всеми видами пассажирского транспорта (п. 2 приказа Минтранса России от 18.05.2010 № 116).

Факт поездки подтвердит распечатка электронного билета на бумажном носителе и посадочный талон. Их этих документов должно быть видно, что ездил именно ваш сотрудник. Также должна быть в наличии относительно подробная информация о поездке. В частности, должны быть указаны ФИО пассажира – командированного сотрудника, номер рейса, маршрут, стоимость билета, дата проезда (полета), номер посадочного места) (письмо Минфина России от 09.11.2011 № 03-03-07/50).

При отсутствии (утере) распечатки электронного билета и (или) посадочного талона расходы по проезду можно подтвердить архивной справкой, выданной авиаперевозчиком (его представителем) и заверенной его печатью. В ней также должны быть отражены все необходимые данные, подтверждающие факт приобретения билета и его стоимость (ФИО сотрудника, маршрут, номер рейса, номер посадочного места, стоимость билета, дата полета и т. п.) (письма Минфина России от 06.06.2012 № 03-03-06/4/61, от 09.11.2011 № 03-03-07/50, от 22.03.2010 № 03-03-06/1/168).

И пару слов скажем о такси. Подтверждающими документами тут могут быть чеки ККТ, а также заказ-наряд и квитанция на оплату пользования легковым такси, оформленные в соответствии c Правилами, утвержденными постановлением Правительства РФ от 14.02.2009 № 112 (письма Минфина России от 27.06.2012 № 03-11-04/2/80, от 04.10.2011 № 03-03-06/1/621 и ФНС России от 30.12.2011 № АС-302/4415).

Ваших коллег сейчас больше всего интересует:
• Как облегчить себе работу над 6-НДФЛ
• Справка для центра занятости: считаем средний заработок
• Исправляем ошибки в расчете пособий по больничным

Советуем оформить подписку на журнал "Зарплата в учреждении" до конца месяца на выгодных условиях.

Расходы на жилье во время командировки

Порядок возмещения расходов на наем жилья во время командировки должен быть определен внутренним документом учреждения (ст. 168 ТК РФ, п. 11, 13, 14, 21 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749). То есть работодатель сугубо самостоятельно устанавливает, в каких суммах он будет возмещать затраты на проживание во время командировки.

Конечно, понесенные в разрешенном объеме расходы на жилье сотрудник должен еще подтвердить. Какой будет подтверждающий документ зависит от того, применяет гостиница, в которой останавливался сотрудник, контрольно-кассовую технику или нет. Если гостиница использует ККТ, подтверждающими документами будут кассовый чек с квитанцией к ПКО. А если не применяет – бланк строгой отчетности. То есть в последнем случае расходы по найму жилого помещения в командировке можно подтвердить счетами из гостиниц (БСО) без представления кассового чека (п. 7 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749). Это правило действительно и при оплате гостиницы через Интернет.

Расходы на питание во время командировки

Как правило, такие расходы отдельно не возмещаются. Считается, что подобные траты сотрудника покрываются суточными.

Часто в счет гостиницы, где останавливается командированный, включается стоимость питания в ресторане. Так вот суточные в этом случае все равно положены. Но к такому счету нужно быть внимательным. Дело в том, что стоимость обслуживания в номерах, барах и ресторанах в налоговую базу включать нельзя (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Поэтому хорошо, если в счете гостиницы расходы на питание указаны отдельной строкой – тогда при расчете налога на прибыль их можно выделить и не учитывать. А в расчет налога отнести только стоимость проживания. Другой вопрос, когда расходы на питание в счете не указаны и отдельной строкой не выделены, а включены в общий счет. Тогда сами, расчетным путем, выделить какую-либо часть на питание из этого счета вы не сможете. Придется относить на расходы всю сумму, уплаченную гостинице. Но это в подобном случае рискованно. Лучше попросить переделать счет, выделив стоимость питания отдельной строкой. Либо – просто не делать нигде запись, что проживание в гостинице включает в себя стоимость питания. Так хотя бы поводов для претензий у налоговиков уже не будет.

 
Читайте в следующих номерах журнала "Зарплата в учреждении"
    Читать


    Ваша персональная подборка

      Секретные материалы!

      Есть статьи, которые мы не можем показывать на сайте в общем доступе. Подпишитесь на нашу специальную рассылку и получите информацию, которую мы открываем только избранным! Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Школа Главбуха госучреждения

      Школа Главбуха государственного учреждения

      Научитесь работать без ошибок и нареканий!

      Записаться в Школу

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...






      © 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

      «Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

      Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ ПИ № ФС-77-62323 от 03.07.2015.

      Политика обработки персональных данных

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Сайт для бухгалтеров по зарплате в учреждениях

      Чтобы продолжить чтение, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего минуту, а вы получите:

      • Более 6000 статей про учет, отчетность и зарплату учреждениях;
      • 500 образцов заполнения форм (в том числе не типовых);
      • 300 записей вебинаров от экспертов и чиновников;
      • 30 000 ответов на вопросы от читателей.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Это займет всего минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Сайт для главных бухгалтеров и экономистов госучреждений

      Чтобы продолжить чтение, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего минуту, а вы получите:

      • Более 6000 статей про учет, отчетность и платные услуги;
      • 500 образцов заполнения форм (в том числе не типовых);
      • 300 записей вебинаров от экспертов и чиновников;
      • 30 000 ответов на вопросы от читателей.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Это займет всего минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Это займет всего минуту
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль