Программные средства для упрощения внутреннего финконтроля и аудита

878
Администраторам (главным администраторам) бюджетных средств согласно Бюджетному кодексу РФ, необходимо проводить внутренний финансовый контроль и аудит. Для упрощения данных мероприятий существует информационная система. Рассмотрим возможности, которые система дает на различных этапах контрольного мероприятия.

Внутренний финконтроль необходим

Внутренний финансовый контроль необходим для проверки соблюдения внутренних стандартов и процедур:

  • составления и исполнения бюджета;
  • составления бюджетной отчетности;
  • ведения учета главным администратором (администратором) бюджетных средств и подведомственными ему получателями бюджетных средств.

Кроме того, важно выполнять такие мероприятия в целях повышения эффективности использования бюджетных средств.

В области бюджетного учета внутренний контроль осуществляют на этапах принятия к учету первичных документов (сводных учетных документов), отражения информации, указанной в первичных документах и регистрах бюджетного учета, проведения оценки имущества и обязательств, а также инвентаризаций.

Формирование целостной системы контрольных процедур возможно только при тесном взаимодействии экономических и бухгалтерских служб учреждения. Однако если изначально выстроить систему на основе бухгалтерской учетной программы (в том числе по начислению заработной платы), то в дальнейшем это значительно упростит подготовку выходных контрольных форм.

Напомню, что в начале этого года Минфин России выпустил Методические рекомендации по осуществлению внутреннего финансового контроля и аудита (доведены письмом от 19 января 2015 г. № 02-11-05/932; далее –Рекомендации). Рассмотрим, каким образом бухгалтер может использовать программное средство при проведении контрольных мероприятий в соответствии с положениями этого документа.

Этапы контрольных мероприятий

В пункте 7 Рекомендаций перечислены действия, которые выполняют в ходе самоконтроля и (или) контроля по уровню подчиненности (автоматическая проверка реквизитов документов, контроль введенных сумм, автоматическая сверка данных). Вот как они выглядят на различных этапах контроля.

Формирование, утверждение и актуализация карт

Учетные системы содержат данные первичных документов. Любая современная программа позволяет сформировать перечень (реестр) операций, внесенных в систему. Пользователь может сделать это самостоятельно или с привлечением консультанта.

На основании реестра выделяют виды операций за проверяемый период, определяют наиболее значимые из них с точки зрения внутреннего контроля и указывают для них уровень по критериям «вероятность» и «последствия». Информацию по операциям с высокой вероятностью ошибки (она тем выше, чем больше операций одного вида) и с существенными последствиями следует включить в карту внутреннего финансового контроля. Ее формируют до начала очередного финансового года. Перечисленные выше процедуры рекомендуется выполнять периодически, по мере необходимости. › |

Ведение, учет и хранение журналов контроля

Использование учетных систем на данном этапе позволит существенно снизить трудоемкость. В большинстве бухгалтерских программ хранится информация о лице, которое внесло данные в учетную систему (например, в отчетах «История работы пользователя» и «Анализ активности пользователя»). Таким образом, журнал учета результатов внутреннего финансового контроля может быть заполнен автоматически. В частности, колонки «Дата операции», «Наименование операции», «Должностное лицо, ответственное за выполнение операции». При незначительной доработке информация о должностном лице, совершающем контрольное действие, формируется также автоматически. Если система предусматривает вывод данных по объектам (хозяйственные операции, электронные документы) с признаками «удален», «изменен», а также сведений об операциях вида «сторно», сформированных на основании первичного учетного документа, то это дает возможность внести информацию в следующие колонки: «Результаты контрольного действия», «Предлагаемые меры по устранению недостатков (нарушений), причин их возникновения», «Отметка об устранении».

Учетная система позволяет составить реестры операций за необходимый период (в том числе прошедший), по отдельным пользователям (колонка «Должностное лицо, ответственное за выполнение операции»), по видам операций (колонка «Наименование операции»). В большинстве случаев из сформированного реестра можно перейти на уровень электронного документа (хозяйственной операции). Это позволит проверить непосредственно первичную информацию и при необходимости внести коррективы.

Хранить журнал учета результатов можно как в бумажном, так и в электронном виде, если в учетной системе предусмотрена такая опция.

А применение электронно-цифровой подписи (ЭЦП) защитит журнал от несанкционированных изменений (п. 86 Рекомендаций).

Составление и представление отчетности

На основании данных, полученных из учетной системы на предыдущих этапах, следует сформировать отчет о результатах внутреннего финансового контроля. › |

В его состав входит пояснительная записка. Она содержит:

описание принятых и (или) предлагаемых мер по устранению выявленных нарушений, причин их возникновения в отчетном периоде;

сведения о количестве должностных лиц, осуществляющих контроль, мерах по повышению их квалификации;

сведения о ходе реализации мер по устранению нарушений, причин их возникновения, а также о прохождении материалов, направленных в орган внутреннего государственного (муниципального) финансового контроля, правоохранительные органы.

Выявляем ошибки программой

На практике часто возникает ситуация, когда при отражении информации первичных документов суммы относят по разным полным рабочим счетам (обычно неверно указывают код классификации расходов). В журнале операций и Главной книге образуется «пересортица». Например, поступление материалов бухгалтер указывает неверно, а оплату счета – верно.

Отследить такие ошибки сразу сложно, их находят лишь при анализе оборотных ведомостей. Современные бухгалтерские программы предусматривают специализированные проверки ведения учета и могут выявить подобные неточности достаточно оперативно.

 Учетная система позволяет автоматизировать составление карты финансового контроля, оперативно формировать журналы и отчет о результатах.

По результатам контрольных мероприятий необходимо принять решения:

  • по уточнению прав доступа пользователей к базам данных, вводу и выводу информации из информационных систем;
  • по уточнению регламента взаимодействия пользователей с информационными ресурсами;
  • по уточнению прав по формированию учетных документов, а также прав доступа к записям в регистры бюджетного учета.

Учетная система хранит всю необходимую информацию о правах доступа пользователей к определенным разделам учета и информации. Это, в частности, позволяет решить проблему ограничения доступа к персональным данным работников и порядку расчета зарплаты.

К показателям качества финансового менеджмента относятся:

  • объемы (динамика) дебиторской и кредиторской задолженности по расчетам с поставщиками и подрядчиками;
  • величина кредиторской задолженности по оплате труда и начислениям на выплаты по оплате труда;
  • объем дебиторской задолженности по доходам бюджета.

Эти показатели также определяют с  помощью учетной системы.

Помимо бухгалтерской программы можно использовать казначейские системы федерального уровня, такие как АЦК и СУФД. Они позволяют сформировать нужные реестры данных, определить количество ошибочно составленных казначейских документов и уточнений платежа. Доступ к системам, как правило, имеет не только учреждение, но и его распорядитель. Это дает ему возможность оперативно проводить финансовый контроль учреждения и выполнять сравнительный анализ полученных данных.

Ваших коллег сейчас больше всего интересует:

Как изменились коды бюджетной классификации с февраля 2017 года

О чем пойдет речь: Минфин внес очередные корректировки в Указания № 65н. Какие коды бюджетной классификации надо применять по новым правилам? Что изменилось в кодах видов расходов? Ответы вы найдете в статье.


Вы можете оформить подписку на журнал "Казенные учреждения: учет, отчетность и налогообложение" до конца месяца на выгодных условиях.
Читайте в следующих номерах журнала "Казенные учреждения"
    Читать


    Ваша персональная подборка

      Секретные материалы!

      Есть статьи, которые мы не можем показывать на сайте в общем доступе. Подпишитесь на нашу специальную рассылку и получите информацию, которую мы открываем только избранным! Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Школа Главбуха госучреждения

      Школа Главбуха государственного учреждения

      Научитесь работать без ошибок и нареканий!

      Записаться в Школу

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...






      © 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

      «Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

      Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ ПИ № ФС-77-62323 от 03.07.2015.

      Политика обработки персональных данных

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Сайт для бухгалтеров казенных учреждений

      Чтобы продолжить чтение, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего минуту, а вы получите:

      • Более 6000 статей про учет, отчетность в казенных учреждениях;
      • 500 образцов заполнения форм (в том числе не типовых);
      • 300 записей вебинаров от экспертов и чиновников;
      • 30 000 ответов на вопросы от читателей.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Это займет всего минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Сайт для главных бухгалтеров и экономистов госучреждений

      Чтобы продолжить чтение, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего минуту, а вы получите:

      • Более 6000 статей про учет, отчетность и платные услуги;
      • 500 образцов заполнения форм (в том числе не типовых);
      • 300 записей вебинаров от экспертов и чиновников;
      • 30 000 ответов на вопросы от читателей.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Это займет всего минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Это займет всего минуту
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      ×