Банковские карты без финансовых рисков

1642
 Пименов В.В.
Руководитель аналитического отдела ООО "Лаборатория информационных исследований"
Минфин России рекомендует более широко использовать возможности электронных платежных систем и применять банковские карты не только в рамках зарплатных проектов, но и при расчетах с подотчетными лицами. Расскажем, что для этого нужно сделать бухгалтеру.

Каждой карте своя роль

Во многих учреждениях оплата хозяйственных расходов производится с применением банковских карт работников, оформленных в рамках зарплатных проектов. Однако такая практика сопряжена с определенными рисками.

Как правило, использование зарплатных карт подобным образом рассматривается уполномоченными органами власти как нарушение требований нормативных правовых актов, ведь такие карты предназначены для осуществления операций, не связанных с предпринимательской деятельностью.

Основанием для такого вывода служат:

  • пункт 1.12 Положения об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием платежных карт, утвержденного Банком России от 24.12.2004 № 266-П (далее – Положение № 266-П);
  • пункт 4.42 части II «Характеристика счетов» Правил ведения бухгалтерского учета в кредитных организациях, расположенных на территории Российской Федерации, которые установлены положением Банка России от 16.07.2012 № 385-П (далее – Характеристика счетов).

Запомнить

Ежедневный расход денежных средств по банковской карте (в т. ч. в целях получения наличности) ограничивается ежедневным лимитом расходования денежных средств, устанавливаемым банком-эмитентом. Кроме того, существует практика ограничения суммы расчетов по картам, предоставляемым органами казначейства, – не более 100 000 руб. в рамках одной транзакции.

Впрочем, уполномоченные органы власти, руководствуясь положениями трудового законодательства, допускают использование зарплатных карт для осуществления расчетов с сотрудниками по командировочным расходам (см., в частности, письма Казначейства России от 26.07.2011 № 42-7.4-05/5.2-500, Банка России от 23.07.2009 № 29-1-1-7/4625).

Во избежание возможных претензий со стороны контролирующих органов учреждению целесообразно оформить специальные расчетные (дебетовые) карты, предназначенные для расчетов с подотчетными лицами.

Казначейство – банк

Правильно организовать бухгалтерский учет расчетов с сотрудниками, которым выданы специальные расчетные (дебетовые) карты, поможет внимательное изучение нормативного правового акта, определяющего порядок действий органа казначейства и банка при осуществлении данных операций. Он утверждается на уровне публично-правового образования.

Для организаций, лицевые счета которым открыты в органах Федерального казначейства, подобный порядок приведен в Правилах обеспечения наличными деньгами, утвержденных приказом Минфина России от 31.12.2010 № 199н (далее – Правила № 199н).

Обычно такие правовые акты предусматривают следующую технологию расчетов: 1 Открытие органом казначейства специального счета в банке. Именно к этому банковскому счету будут «привязаны» банковские карты, используемые сотрудниками учреждения.

Запомнить

Суммы, перечисленные на зарплатную карту подотчетного лица для осуществления расчетов в интересах учреждения, могут быть квалифицированы налоговым органом как доходы физического лица, поскольку подобные карты «привязаны» к личным банковским счетам сотрудников (на них хранятся личные денежные средства).

2 Выпуск карт банком на основании заявления учреждения, завизированного органом казначейства.

Получить банковские карты уполномоченные сотрудники могут или непосредственно в банке, или в органе казначейства.

3 Перечисление денежных средств с лицевого счета учреждения на специальный банковский счет казначейства на основании заявок, оформляемых учреждением. В этих заявках указываются, в частности, данные подотчетных лиц (должности, Ф. И. О.), номера банковских карт и перечисляемые на эти карты суммы (с расшифровкой по кодам КОСГУ).

4 Зачисление денежных средств, списанных с лицевого счета учреждения, на специальный банковский счет казначейства по истечении установленного промежутка времени. Деньги становятся доступными для сотрудников учреждения – держателей карт.

Так как карты «привязаны» к банковскому счету казначейства, то и информацию о распределении перечисленных средств по конкретным картам в банк представляет именно казначейство.

Нормативный документ

Как рекомендует Минфин России в своем письме от 05.10.2012 № 14-03-03/728, сферу применения расчетных (дебетовых) банковских карт целесообразно распространить на организации сектора государственного управления с типом транзакций (помимо расчетов по оплате труда в рамках зарплатных проектов) по расчетам с подотчетными лицами. Преимуществом такой формы платежа является повышение эффективности платежных процессов и автоматизация сверки расчетов и контроля за поступлением (зачислением) средств и их использованием.

5 Получение учреждением информации о движении средств на картах сотрудников из выписок с расчетных (дебетовых) карт. Речь идет об операциях по первоначальному зачислению подотчетных сумм на карты, списанию средств с карт в связи со снятием наличных или безналичными операциями, возврату остатков подотчетных сумм на карты. В соответствии с заключенными соглашениями подобные выписки могут предоставляться учреждению самим банком – эмитентом карт или посредством органа казначейства.

6 Представление учреждением в орган казначейства расшифровки с разбивкой по определенным кодам КОСГУ. Возврат подотчетным лицом денежных средств на карту не означает, что они автоматически будут перечислены на лицевой счет учреждения – просто увеличивается сумма на специальном банковском счете казначейства. Для зачисления средств на лицевой счет учреждения по определенным кодам КОСГУ и нужна данная расшифровка.

Особенности операций

Подотчетные лица. Денежные средства не могут числиться на карте и соответственно на специальном банковском счете казначейства неограниченное время.

Например, в соответствии с Правилами № 199н (пп. 43–45) расшифровка сумм неиспользованных средств (внесенных через банкомат или пункт выдачи наличных денежных средств) должна представляться в орган казначейства:

  • не позднее следующего рабочего дня после внесения средств;
  • не позднее чем за два рабочих дня до окончания текущего финансового года;
  • в первой половине последнего рабочего дня финансового года (если средства вносятся на карту в этот день);
  • в течение 20 календарных дней со дня перечисления средств на карту (в случае полного или частичного неиспользования перечисленных на карты средств).

Запомнить

По различным причинам выписки с расчетных (дебетовых) карт могут поступать в учреждение с задержкой. При таких обстоятельствах своевременно представлять расшифровки можно только на основании информации о внесении денежных средств, оперативно полученной от подотчетных лиц. Такое взаимодействие желательно наладить путем включения соответствующих требований в локальные нормативные акты учреждения и ознакомления с ними сотрудников перед перечислением им подотчетных сумм.

Очевидно, что для выполнения подобных требований необходимо тесное взаимодействие службы бухгалтерии учреждения и подотчетных лиц.

Документальное подтверждение. При совершении операций с использованием платежной карты составляются документы на бумажном носителе (их называют слипами) и (или) в электронной форме (п. 3.1 Положения № 266-П). Слипы являются основанием для осуществления расчетов по указанным операциям и (или) служат подтверждением их совершения.

Оплата расходов держателем карты. В соответствии с п. 1.5 Положения № 266-П банковская карта предназначена для совершения операций ее держателем. Держателями признаются физические лица, в т. ч. уполномоченные юридическими лицами (п. 1.4 Положения № 266-П).

Согласно п. 3.3 Положения № 266-П документ по операциям с использованием платежной карты на бумажном носителе в некоторых случаях должен содержать подпись держателя данной карты. Таким образом, единственным лицом, которое вправе совершать операции с использованием банковской карты, является ее держатель.

Пунктом 2.5 Положения № 266-П установлено, что клиент – юридическое лицо осуществляет с использованием расчетных (дебетовых) карт, в частности, оплату расходов, связанных с хозяйственной деятельностью.

Требования о том, чтобы с применением банковской карты оплачивались расходы исключительно ее держателя, Положением № 266-П не установлено.

Например, с помощью расчетной (дебетовой) карты уполномоченным работником в командировке могут быть оплачены расходы нескольких сотрудников учреждения. Такой порядок осуществления расходов не может рассматриваться в качестве передачи выданных под отчет наличных денег одним лицом другому.

Запомнить

Документы по операциям с использованием платежной карты обязательно должны приобщаться к авансовому отчету сотрудника – держателя банковской карты. Речь идет не только о документах, оформляемых при безналичной оплате товаров (работ, услуг). Необходимо требовать представление подотчетными лицами чеков, подтверждающих совершение операций по получению наличных с помощью карты и внесению соответствующих сумм на счет карты.

Что должно быть на слипе

Обязательные реквизиты документа по операциям с использованием платежной карты перечислены в п. 3.3 Положения № 266-П:

  • идентификатор банкомата, электронного терминала или другого технического средства, предназначенного для совершения операций с использованием платежных карт;
  • вид операции;
  • дата совершения операции;
  • сумма операции;
  • валюта операции;
  • сумма комиссионного вознаграждения (в случае невзимания комиссионного вознаграждения кредитная организация – эквайер информирует держателя платежной карты соответствующей надписью об его отсутствии);
  • код авторизации;
  • реквизиты платежной карты.

Отражение в учете

Очевидно, что с момента списания денежных средств с лицевого счета учреждения до их получения подотчетным лицом – держателем карты или осуществления им расходов в безналичном порядке проходит определенное время. В течение этого времени соответствующая сумма должна числиться в учете учреждения обособленно.

Расчеты по операциям, совершаемым с использованием платежных карт, могут отражаться в порядке, применяемом для учета расчетов с органами казначейства по обеспечению наличными денежными средствами, т. е. на счете 210 03 «Расчеты с финансовым органом по наличным денежным средствам» (п. 230 Инструкции № 157н).

Таким образом, при осуществлении расчетов с подотчетными лицами с использованием расчетных (дебетовых) карт, предоставляемых органами казначейства, могут применяться следующие корреспонденции счетов:

Поступления и выплаты денежных средств, учитываемые на лицевом счете учреждения, подлежат отражению на забалансовых счетах 17, 18 в общеустановленном порядке.

Читайте в следующих номерах журнала "Учет в учреждении"
    Читать


    Ваша персональная подборка

      Секретные материалы!

      Есть статьи, которые мы не можем показывать на сайте в общем доступе. Подпишитесь на нашу специальную рассылку и получите информацию, которую мы открываем только избранным! Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Школа Главбуха госучреждения

      Школа Главбуха государственного учреждения

      Научитесь работать без ошибок и нареканий!

      Записаться в Школу

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...






      Рассылка

      © 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

      «Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

      Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ ПИ № ФС-77-62323 от 03.07.2015.

      Политика обработки персональных данных

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Сайт для главных бухгалтеров и экономистов госучреждений

      Чтобы продолжить чтение, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего минуту, а вы получите:

      • Более 6000 статей про учет, отчетность и платные услуги;
      • 500 образцов заполнения форм (в том числе не типовых);
      • 300 записей вебинаров от экспертов и чиновников;
      • 30 000 ответов на вопросы от читателей.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Это займет всего минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Это займет всего минуту
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      ×