Учреждения, выплачивающие зарплату, должны вести регистры по НДФЛ. Вести их можно как в электронном виде, так и на бумаге. Дату выплаты работнику дохода, отражают в регистре по правилам, установленным статьей 223 Налогового кодекса РФ. Это уточнено в письме Минфина России от 31 декабря 2010 г. № 03-04-06/6-328.
В регистрах по НДФЛ отражают:
- доходы, которые учреждение выплатило гражданам за налоговый период;
- суммы вычетов;
- суммы НДФЛ.
Сведения, которые отражены в регистре, используются при формировании справки 2-НДФЛ. Для того, чтобы правильно заполнить этот документ, в нем обязательно надо предусмотреть графу «Месяц налогового периода». В ней как раз и надо будет отражать тот месяц, в котором полученный сотрудником доход включен в расчет налоговой базы по НДФЛ.
Саму форму налогового регистра необходимо разработать самостоятельно. Порядок ведения налоговых регистров по НДФЛ следует закрепить в налоговой политике учреждения.
Все показатели в регистре налогового учета (кроме суммы НДФЛ) необходимо отражать в рублях и копейках, а сумма налога в полных рублях. Валютные показатели пересчитываются по курсу Банка России на дату получения доходов (дату расходов, если они принимаются к вычету).
При заполнении разделов регистра налогового учета по НДФЛ необходимо использовать справочники, утвержденные ФНС России. Так, при отражении доходов и налоговых вычетов следует руководствоваться кодами, которые утверждены новым приказом ФНС России от 10 сентября 2015 г. № ММВ-7-11/387@. Посмотреть таблицы с новыми кодами можно тут