text
Учет в учреждении

Кадровые документы в учреждении

  • 25 ноября 2015
  • 2921

В настоящее время законодательством не утвержден единый перечень кадровых документов, которые должны быть в учреждении. Вместе с тем на практике в виду различных требований чиновников можно выделить следующие документы, которые в силу тех или иных причин обязательны или желательны для учреждения. Рассмотрим их.

Документы по кадрам, которые должны быть во всех учреждениях

Все основные документы, которые обязательно должны быть в наличии в учреждении, мы представили в таблице ниже.

Таблица

Перечень обязательных кадровых документов для учреждения

Документы

Пояснение

Ссылка

Трудовые договоры

Документы нужны, чтобы оформить трудовые отношения между сотрудником и работодателем

ст. 16, 56, 57, 67 ТК РФ

Трудовые книжки работников

Необходимы, для того, чтобы фиксировать трудовую деятельность и трудовой стаж сотрудника

ч. 3 ст. 66 и ст. 309 ТК РФ

Должностные инструкции сотрудников

Обязательны для гражданских служащих. Для других работников должностные инструкции можно не оформлять. Но лучше их оформить, чтобы регламентировать работу с сотрудниками. Вместе с тем отсутствие должностной инструкции не должно расцениваться как нарушение трудового законодательств. И оштрафовать за это трудовики не могут

ст. Федерального закона от 27.07.2004. № 79-ФЗ

письмо Роструда от 09.08.2007 № 3042-6-0

Личные карточки работников

Вести личные карточки надо обязательно на всех работников

п. 12 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225

Личные дела сотрудников

В обязательном порядке оформлять личные дела работников должны учреждения государственной гражданской службы. Остальные учреждения определяют необходимость ведения дел самостоятельно

п. 3 ст. 42, подп. 5 п. 1 ст. 44 Федерального закона от 27.07.2004. № 79-ФЗ

Штатное расписание

Необходимо, чтобы фиксировать перечень структурных подразделений и должностей учреждения. А также отражать сведения о количестве штатных единиц, окладах, надбавках и месячном фонде оплаты труда

абз. 9 ст. 57 ТК РФ

Табель учета рабочего времени

Нужен, чтобы учитывать время, фактически отработанное сотрудником

ст. 91 ТК РФ

Правила трудового распорядка

Требуются, чтобы отражать отдельные вопросы трудовых отношений в одном документе

ст. 15, 189, 190, 191 ТК РФ

Положение о работе с персональными данными

Служит для защиты информации о сотрудниках, находящейся у работодателя (в личных делах, карточках). А также для того, чтобы закрепить работу с личными сведениями работников и не допустить их разглашения

ст. 87 ТК РФ

Документы, которыми оформляют проведение специальной оценки условий труда

Оформляются в целях обеспечения сотрудникам безопасных условий труда

ст. 212 и 226 ТК РФ

Документы по охране труда

Нужны, чтобы описать основные действия работодателя по сохранению жизни и здоровья сотрудников в процессе работы

абз. 7 ч. 2 ст. 212 ТК РФ

Документы воинского учета

Необходимы для организации воинского учета сотрудников

подп. 6 п. 1 ст. 8 Федерального закона от 31.05.96 № 61-ФЗ и п. 7 ст. 8 Федерального закона от 28.03.98 № 53-ФЗ

Документы о предоставлении ежегодных отпусков

Должны быть оформлены для предоставления обязательного ежегодного отпуска сотрудникам

ст. 123 ТК РФ

Номенклатура дел

Требуется для того, чтобы фиксировать информацию о том, какие документы и в каком подразделении следует вести, кто с ними должен работать, где и в течение какого времени они должны храниться

п. 3.2.5 Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ), утвержденной приказом Главархива СССР от 25.05.88 № 33

Документы для уничтожения устаревших бумаг

Необходимы, чтобы уничтожить архивные документы с истекшим сроком хранения

п. 2.3.2, 2.4.1, 2.4.4 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 06.02. 2002

Кадровые документы, которые могут понадобиться при определенных ситуациях

Помимо обязательных кадровых документов есть бумаги, которые могут вам потребоваться при определенных ситуациях. То есть не всегда, а лишь в некоторых случаях. Вот самые популярные из них.

Таблица

Документы по кадрам, которые могут потребоваться при различных обстоятельствах

Обстоятельство

Каким документом оформить

Ссылка

Изменение условий трудового договора

Дополнительное соглашение к трудовому договору

гл. 12 ТК РФ

Увольнение сотрудников

- Заявления об увольнении, если сотрудник увольняется по собственному желанию;

- Соглашения о расторжении трудового договора, если вы расстаетесь с работником по соглашению сторон;

- Уведомления об истечении срока действия трудового договора, если гражданин трудился по срочному трудовому договору;

- Приказ об увольнении;

- Записка-расчет;

- Запись об увольнении в трудовой книжке

- Запись об увольнении в личной карточке

гл. 13 ТК РФ

Привлечение сотрудника к ответственности

- Приказ о наложении дисциплинарного взыскания;

- Приказ о прекращении трудового договора (если в качестве взыскания принято уволить работника)

ст. 193 ТК РФ

Предоставление неоплачиваемого отпуска

- Заявление сотрудника;

- Приказ о предоставлении отпуска

- Внесение сведений об отпуске в личную карточку

ст. 128 ТК РФ

Декретный отпуск

- Заявление о предоставлении отпуска;

- Листок нетрудоспособности;

- Приказ об отпуске;

- Внесение сведений об отпуске в личную карточку

ст. 255 ТК РФ

Отпуск по уходу за ребенком

- Заявление о предоставлении отпуска;

- Документы, подтверждающие рождение ребенка

- Приказ об отпуске;

- Внесение сведений об отпуске в личную карточку

ст. 256 ТК РФ

Сроки хранения кадровых документов в учреждении

Сроки, в течение которых нужно хранить кадровые документы, закреплены в перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (далее - приказ № 558). Так, началом срока хранения документов считается 1 января года, следующего за годом их составления (абз. 4 п. 1.4 перечня, утвержденного приказом № 558).

В частности, приказы о приеме на работу, переводе, увольнении и другие приказы по личному составу, а также заявления работников, если они хранятся в личных делах, следует хранить не менее 75 лет. Исключение - приказы о предоставлении отпусков, направлении в командировки на территории России, приказы о взысканиях и заявления сотрудников, если они хранятся отдельно, а не в личных делах. Их нужно хранить только пять лет.

Трудовые договоры, личные карточки и личные дела сотрудников также надо хранить в течение 75 лет, а личные дела руководителей – постоянно. Также постоянно положено хранить штатное расписание (п. 656,665 перечня, утвержденного приказом № 558).

Материалы по аттестации рабочих мест следует хранить 45 лет, а при тяжелых, вредных или опасных условиях труда --75 лет.

Правила трудового распорядка храните даже после замены их новыми в течение одного года. Годичный срок хранения установлен и для графиков отпусков.

Порядок и правила хранения кадровых документов

Для хранения кадровых документов учреждению следует оборудовать специальные помещения (сейфы или шкафы). Рекомендации по устройству таких хранилищ есть в Правилах, утвержденных приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526.

Если же учреждение хранит документы в электронном виде, то необходимо обеспечить такой режим хранения, который исключает утрату, уничтожение или искажение информации. Кроме того, в процессе хранения документов нужно проводить их перезапись на новые носители по мере устаревания прежних носителей (п. 2.32 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526).

С целью обеспечения эффективного хранения документов как в бумажном, так и в электронном виде учреждение может создать свой собственный архив (п. 2 ст. 13 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ, п. 1.3-1.4 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526). Документы с истекшим сроком хранения учреждение может уничтожить (п. 4.11 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526).

Секретные материалы!

Есть статьи, которые мы не можем показывать на сайте в общем доступе. Подпишитесь на нашу специальную рассылку и получите информацию, которую мы открываем только избранным! Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
Простите, что прерываем ваше чтение

Это профессиональный сайт для бухгалтеров госучреждений

Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, лучшие статьи доступны только зарегистрированным пользователям.

Чтобы продолжить чтение статьи, зарегистрируйтесь. Это бесплатно.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Это займет всего минуту!
×
Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь

Портал содержит эксклюзивные авторские статьи и образцы отчетных форм с примерами заполнения. Мы следим за качеством наших материалов. Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Это займет всего минуту
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.