Кадровые документы в учреждении

2663
В настоящее время законодательством не утвержден единый перечень кадровых документов, которые должны быть в учреждении. Вместе с тем на практике в виду различных требований чиновников можно выделить следующие документы, которые в силу тех или иных причин обязательны или желательны для учреждения. Рассмотрим их.

Документы по кадрам, которые должны быть во всех учреждениях

Все основные документы, которые обязательно должны быть в наличии в учреждении, мы представили в таблице ниже.

Таблица

Перечень обязательных кадровых документов для учреждения

Документы

Пояснение

Ссылка

Трудовые договоры

Документы нужны, чтобы оформить трудовые отношения между сотрудником и работодателем

ст. 16, 56, 57, 67 ТК РФ

Трудовые книжки работников

Необходимы, для того, чтобы фиксировать трудовую деятельность и трудовой стаж сотрудника

ч. 3 ст. 66 и ст. 309 ТК РФ

Должностные инструкции сотрудников

Обязательны для гражданских служащих. Для других работников должностные инструкции можно не оформлять. Но лучше их оформить, чтобы регламентировать работу с сотрудниками. Вместе с тем отсутствие должностной инструкции не должно расцениваться как нарушение трудового законодательств. И оштрафовать за это трудовики не могут

ст. Федерального закона от 27.07.2004. № 79-ФЗ

письмо Роструда от 09.08.2007 № 3042-6-0

Личные карточки работников

Вести личные карточки надо обязательно на всех работников

п. 12 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225

Личные дела сотрудников

В обязательном порядке оформлять личные дела работников должны учреждения государственной гражданской службы. Остальные учреждения определяют необходимость ведения дел самостоятельно

п. 3 ст. 42, подп. 5 п. 1 ст. 44 Федерального закона от 27.07.2004. № 79-ФЗ

Штатное расписание

Необходимо, чтобы фиксировать перечень структурных подразделений и должностей учреждения. А также отражать сведения о количестве штатных единиц, окладах, надбавках и месячном фонде оплаты труда

абз. 9 ст. 57 ТК РФ

Табель учета рабочего времени

Нужен, чтобы учитывать время, фактически отработанное сотрудником

ст. 91 ТК РФ

Правила трудового распорядка

Требуются, чтобы отражать отдельные вопросы трудовых отношений в одном документе

ст. 15, 189, 190, 191 ТК РФ

Положение о работе с персональными данными

Служит для защиты информации о сотрудниках, находящейся у работодателя (в личных делах, карточках). А также для того, чтобы закрепить работу с личными сведениями работников и не допустить их разглашения

ст. 87 ТК РФ

Документы, которыми оформляют проведение специальной оценки условий труда

Оформляются в целях обеспечения сотрудникам безопасных условий труда

ст. 212 и 226 ТК РФ

Документы по охране труда

Нужны, чтобы описать основные действия работодателя по сохранению жизни и здоровья сотрудников в процессе работы

абз. 7 ч. 2 ст. 212 ТК РФ

Документы воинского учета

Необходимы для организации воинского учета сотрудников

подп. 6 п. 1 ст. 8 Федерального закона от 31.05.96 № 61-ФЗ и п. 7 ст. 8 Федерального закона от 28.03.98 № 53-ФЗ

Документы о предоставлении ежегодных отпусков

Должны быть оформлены для предоставления обязательного ежегодного отпуска сотрудникам

ст. 123 ТК РФ

Номенклатура дел

Требуется для того, чтобы фиксировать информацию о том, какие документы и в каком подразделении следует вести, кто с ними должен работать, где и в течение какого времени они должны храниться

п. 3.2.5 Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ), утвержденной приказом Главархива СССР от 25.05.88 № 33

Документы для уничтожения устаревших бумаг

Необходимы, чтобы уничтожить архивные документы с истекшим сроком хранения

п. 2.3.2, 2.4.1, 2.4.4 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 06.02. 2002

Ваших коллег сейчас больше всего интересует:
• Как облегчить себе работу над 6-НДФЛ
• Справка для центра занятости: считаем средний заработок
• Исправляем ошибки в расчете пособий по больничным

Советуем оформить подписку на журнал "Зарплата в учреждении" до конца месяца на выгодных условиях.

Кадровые документы, которые могут понадобиться при определенных ситуациях

Помимо обязательных кадровых документов есть бумаги, которые могут вам потребоваться при определенных ситуациях. То есть не всегда, а лишь в некоторых случаях. Вот самые популярные из них.

Таблица

Документы по кадрам, которые могут потребоваться при различных обстоятельствах

Обстоятельство

Каким документом оформить

Ссылка

Изменение условий трудового договора

Дополнительное соглашение к трудовому договору

гл. 12 ТК РФ

Увольнение сотрудников

- Заявления об увольнении, если сотрудник увольняется по собственному желанию;

- Соглашения о расторжении трудового договора, если вы расстаетесь с работником по соглашению сторон;

- Уведомления об истечении срока действия трудового договора, если гражданин трудился по срочному трудовому договору;

- Приказ об увольнении;

- Записка-расчет;

- Запись об увольнении в трудовой книжке

- Запись об увольнении в личной карточке

гл. 13 ТК РФ

Привлечение сотрудника к ответственности

- Приказ о наложении дисциплинарного взыскания;

- Приказ о прекращении трудового договора (если в качестве взыскания принято уволить работника)

ст. 193 ТК РФ

Предоставление неоплачиваемого отпуска

- Заявление сотрудника;

- Приказ о предоставлении отпуска

- Внесение сведений об отпуске в личную карточку

ст. 128 ТК РФ

Декретный отпуск

- Заявление о предоставлении отпуска;

- Листок нетрудоспособности;

- Приказ об отпуске;

- Внесение сведений об отпуске в личную карточку

ст. 255 ТК РФ

Отпуск по уходу за ребенком

- Заявление о предоставлении отпуска;

- Документы, подтверждающие рождение ребенка

- Приказ об отпуске;

- Внесение сведений об отпуске в личную карточку

ст. 256 ТК РФ

Сроки хранения кадровых документов в учреждении

Сроки, в течение которых нужно хранить кадровые документы, закреплены в перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (далее - приказ № 558). Так, началом срока хранения документов считается 1 января года, следующего за годом их составления (абз. 4 п. 1.4 перечня, утвержденного приказом № 558).

В частности, приказы о приеме на работу, переводе, увольнении и другие приказы по личному составу, а также заявления работников, если они хранятся в личных делах, следует хранить не менее 75 лет. Исключение - приказы о предоставлении отпусков, направлении в командировки на территории России, приказы о взысканиях и заявления сотрудников, если они хранятся отдельно, а не в личных делах. Их нужно хранить только пять лет.

Трудовые договоры, личные карточки и личные дела сотрудников также надо хранить в течение 75 лет, а личные дела руководителей – постоянно. Также постоянно положено хранить штатное расписание (п. 656,665 перечня, утвержденного приказом № 558).

Материалы по аттестации рабочих мест следует хранить 45 лет, а при тяжелых, вредных или опасных условиях труда --75 лет.

Правила трудового распорядка храните даже после замены их новыми в течение одного года. Годичный срок хранения установлен и для графиков отпусков.

Порядок и правила хранения кадровых документов

Для хранения кадровых документов учреждению следует оборудовать специальные помещения (сейфы или шкафы). Рекомендации по устройству таких хранилищ есть в Правилах, утвержденных приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526.

Если же учреждение хранит документы в электронном виде, то необходимо обеспечить такой режим хранения, который исключает утрату, уничтожение или искажение информации. Кроме того, в процессе хранения документов нужно проводить их перезапись на новые носители по мере устаревания прежних носителей (п. 2.32 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526).

С целью обеспечения эффективного хранения документов как в бумажном, так и в электронном виде учреждение может создать свой собственный архив (п. 2 ст. 13 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ, п. 1.3-1.4 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526). Документы с истекшим сроком хранения учреждение может уничтожить (п. 4.11 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526).

Читайте в следующих номерах журнала "Зарплата в учреждении"
    Читать


    Ваша персональная подборка

      Секретные материалы!

      Есть статьи, которые мы не можем показывать на сайте в общем доступе. Подпишитесь на нашу специальную рассылку и получите информацию, которую мы открываем только избранным! Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Школа Главбуха госучреждения

      Школа Главбуха государственного учреждения

      Научитесь работать без ошибок и нареканий!

      Записаться в Школу

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...






      © 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

      «Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

      Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ ПИ № ФС-77-62323 от 03.07.2015.

      Политика обработки персональных данных

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Сайт для бухгалтеров по зарплате в учреждениях

      Чтобы продолжить чтение, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего минуту, а вы получите:

      • Более 6000 статей про учет, отчетность и зарплату учреждениях;
      • 500 образцов заполнения форм (в том числе не типовых);
      • 300 записей вебинаров от экспертов и чиновников;
      • 30 000 ответов на вопросы от читателей.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Это займет всего минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Сайт для главных бухгалтеров и экономистов госучреждений

      Чтобы продолжить чтение, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего минуту, а вы получите:

      • Более 6000 статей про учет, отчетность и платные услуги;
      • 500 образцов заполнения форм (в том числе не типовых);
      • 300 записей вебинаров от экспертов и чиновников;
      • 30 000 ответов на вопросы от читателей.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Это займет всего минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Это займет всего минуту
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль