Первичные документы в 2016 году

12113
Начиная с 19 июня 2015 года учреждениям пришлось срочно вносить изменения в учетную политику, связанные первичными документами. При этом переход на новые формы должен завершиться не позднее 31 декабря 2015 года (Письмо Минфина России от 10.06.2015 № 02-07-07/33768). Однако не смотря на новизну утвержденных форм и свежие изменения учетной политики, 2016 может внести свои коррективы.

Новые изменения

Необходимость утверждения в учетной политике форм первичных учетных документов может возникнуть и после начала 2016 года, в частности, в связи с:

  • появлением новых видов деятельности учреждению приходится вводить в документооборот дополнительные формы первичных документов;
  • изменением технологии обработки документации, которая потребовала, например, внести в унифицированные формы первичных документов дополнительные реквизиты (данные).

Если документ изменен путем внесения дополнительных реквизитов (данных), он уже не является унифицированным документом с определенным кодом ОКУД. Учреждение вправе присвоить ему иной, свой собственный код. В остальных случаях, во избежание проблем при проверках указание на ОКУД очень важны, так как для организаций госсектора в целях организации ведения бухгалтерского учета установлены единые правила применения и заполнения форм первичных (сводных) учетных документов:

Все о первичных документах T1M17S Кто может оформлять и подписывать первичные документы в учреждении

Первичные документы в 2016 году

Первичные учетные документы класса 03 ОКУД для иных субъектов учета, например, коммерческих организаций не обязательны к применению, в связи с чем класс 03 утрачивает свою актуальность. Однако для организаций государственного сектора многие из этих форм нужны в работе. В связи с этим перечень форм класса 05 ОКУД, применяемых государственными (муниципальными) учреждениями существенно шире, чем был до 19 июня 2015 года.

Используем возможности контрактной системы

Поставщики и подрядчики учреждений, работающие в коммерческой сфере, вправе в своей учетной политике самостоятельно утверждать применяемые ими формы документов. Многие, впрочем, продолжают пользоваться унифицированными формами класса 03 ОКУД, утверждая их самостоятельно.

Для того чтобы обеспечить привычное документальное сопровождение сделок первичными учетными документами, учреждения могут воспользоваться правом, которое дает им законодательство о контрактной системе. В частности, можно указать в закупочной документации, что вместе с товаром (работой, услугой) исполнитель по государственному (муниципальному) контракту должен предоставить сопроводительную документацию по конкретным формам, приведенным в закупочной документации. Соответственно, в закупочной документации привести привычные унифицированные формы документов.

Корректируем право подписи

Многие изменения форм первичных документов, вступившие в силу 19 июня 2015 года обусловлены необходимостью их приведения в соответствие с законодательством о бухгалтерском учете. Так, например, к обязательным реквизитам первичного учетного документа относятся наименование должности лица (лиц), которые:

  • совершили сделку или операцию;
  • назначены ответственными за оформление свершившегося факта хозяйственной жизни.

Таким образом, в формах первичных документов появились строки, которым многие бухгалтеры не предали значения – «ответственный исполнитель» и «исполнитель». Учреждение вправе самостоятельно решить, кто является исполнителем, а кто – ответственным исполнителем по каждому конкретному документу. Например, при заполнении табеля учета рабочего времени можно предусмотреть, что исполнителем является табельщик подразделения, а ответственным исполнителем – руководитель подразделения.

Электронный документооборот

Первичные учетные документы составляются на бумажных носителях или при наличии технических возможностей субъекта учета – на машинных носителях в виде электронного документа с использованием электронной подписи. Причем после 19 июня 2015 года приоритет отдан именно электронной форме. На бумажном носителе первичные документы оформляются только в случаях:

  • отсутствия возможности их формирования и хранения в виде электронных документов;
  • наличия требование о необходимости составления (хранения) документа исключительно на бумажном носителе, установленного федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами.

Таким образом, в 2016 году планируется увеличение числа учреждений, которые воспользуются правом составлять все документы и регистры учета в виде электронного документа, без вывода их на бумагу. Исключением из этого правила являются:

  • письменный запрос других участников фактов хозяйственной жизни;
  • требование органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством РФ, суда и прокуратуры.

Если иное не установлено законодательством или решением о создании корпоративной информационной системы, порядок использования электронной подписи в корпоративной информационной системе может устанавливаться:

  • оператором этой системы;
  • соглашением между участниками электронного взаимодействия в ней.

В любом случае квалифицированные электронные подписи (далее – ЭП) есть в каждом учреждении, так как они используются для обмена документами:

  • с территориальным органом Федерального казначейства, инспекцией ФНС России, органом статистики;
  • в процессе закупок.

Указанными ЭП, которые выпущены для конкретных сотрудников учреждения, можно пользоваться и для внутренних целей – электронного документооборота.

Важно помнить, что документы, составленные в электронном виде и подписанные электронной цифровой подписью, являются оригиналами в том виде, в каком они созданы. Вывод таких документов на бумажный носитель является, по сути, изготовлением копии. Копии электронных документов на бумажном носителе заверяются в порядке, установленном субъектом учета в рамках формирования своей учетной политики. Например, в учетной политике можно предусмотреть, что бумажная копия электронного документа заверяется штампом «Копия верна» и подписью работника бухгалтерии.

Топ 10 вопросов по КВР и КОСГУ

Скачайте свежий номер журнала с ответами на вопросы, которые чаще всего задают коллеги. Это бесплатно.

Скачать бесплатно

Сроки хранения документов в организации в 2016 году

Вид документа Срок хранения
Документы о финансировании
Документы (положения, карточки) об открытии, закрытии, переоформлении расчетных, текущих, корреспондентских, соответствующих лицевых счетов 5 лет
Договоры банковского счета 5 лет после истечения срока действия договора
Кредитные договоры, договоры займа и иные долговые обязательства; документы, подтверждающие предоставление кредита (займа) и исполнение должником своих обязательств 5 лет после полного исполнения обязательств
Учет и отчетность
Бухгалтерская отчетность (балансы, отчеты о прибылях и убытках, отчеты о целевом использовании средств, приложения к ним и др.): а) сводная годовая (консолидированная); б) годовая; в) квартальная; г) месячная

Не менее 10 лет

Не менее 10 лет

5 лет (при отсутствии годовых — не менее 10 лет)

1 год (при отсутствии квартальных, годовых — не менее 10 лет)

Документы учетной политики (рабочий план счетов, формы первичных учетных документов и др.) 5 лет
Регистры бухгалтерского учета (главная книга, различные журналы-ордера, журналы операций по счетам, оборотные ведомости, инвентарные списки и др.) 5 лет при условии проведения проверки
Первичные учетные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей 5 лет при условии проведения проверки
Счета-фактуры 4 года
Документы (справки, акты, обязательства, переписка) о дебиторской и кредиторской задолженности 5 лет
Свидетельства о постановке на учет в налоговых органах Не менее 10 лет
Документы (расчеты, сводки, справки, таблицы, сведения, переписка) о начисленных и перечисленных суммах налогов в бюджеты всех уровней, внебюджетные фонды, задолженности по ним 5 лет
Документы (расчеты, сведения, заявления, решения, списки, ведомости, переписка) об освобождении от уплаты налогов, предоставлении льгот, отсрочек уплаты или отказе в ней по налогам, акцизным и другим сборам 5 лет

Расчетные ведомости по отчислению страховых взносов в фонд социального страхования: а) годовые;

б) квартальные

Не менее 10 лет

6 лет (при отсутствии годовых и нарастающим итогом за IV квартал — постоянно)

Налоговые декларации по всем видам налогов 5 лет
Таможенные декларации 5 лет при условии проведения проверки

Декларации и расчеты авансовых платежей по страховым взносам на обязательное пенсионное страхование

Не менее 10 лет

6 лет (при отсутствии лицевых счетов или ведомостей о начислении зарплаты, а также годовые — 50 лет; 75 лет, если оформлены до 2003 года)

Сведения о доходах физических лиц

5 лет (при отсутствии лицевых счетов или ведомостей о начислении зарплаты — 50 лет; 75 лет, если оформлены до 2003 года)

Реестры сведений о доходах физических лиц 50 лет (75 лет, если оформлены до 2003 года)
Книги учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих УСН Не менее 10 лет
Документы (справки, акты, обязательства, переписка) о недостачах, растратах, хищениях 5 лет

Документы (акты, справки, счета) о приеме выполненных работ:

а) по договорам, контрактам, соглашениям на работы, относящиеся к основной деятельности;

б) по трудовым договорам, договорам подряда

в) по хозяйственным, операционным договорам, соглашениям

5 лет после истечения срока действия договора

5 лет (при отсутствии лицевых счетов — 50 лет; 75 лет, если оформлены до 2003 года)

5 лет после истечения срока действия договора

Кадровый документооборот
Коллективные договоры Не менее 10 лет (присланные для сведения — до минования надобности)
Табели (графики), журналы учета рабочего времени 5 лет (при тяжелых и опасных условиях труда — 50 лет; 75 лет, если оформлены до 2003 года)
Документы о премировании 5 лет
Штатные расписания и изменения к ним: а) по месту разработки и/или утверждения; б) в других организациях

Не менее 10 лет

3 года

Личные дела: а) руководителей

б) работников

Не менее 10 лет

50 лет (75 лет, если оформлены до 2003 года)

Трудовые договоры (служебные контракты), трудовые соглашения, договоры подряда, не вошедшие в состав личных дел

50 лет (75 лет, если оформлены до 2003 года)

Личные карточки работников

50 лет (75 лет, если оформлены до 2003 года)

Подлинные личные документы (трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства)

До востребования (невостребованные — 50 лет; 75 лет, если оформлены до 2003 года)

Командировочные удостоверения 5 лет после возвращения из командировки (для командированных в районы Крайнего Севера и приравненные к ним местности — 50 лет; 75 лет, если оформлены до 2003 года)
Документы (служебные задания, отчеты, переписка) о командировании работников 5 лет (для долгосрочных зарубежных командировок — 10 лет)
Документы (отчеты, акты, сведения) об учете трудовых книжек и вкладышей к ним 3 года
Графики предоставления отпусков 1 год

Читайте в следующих номерах журнала "Учет в учреждении"
    Читать


    Ваша персональная подборка

      Секретные материалы!

      Есть статьи, которые мы не можем показывать на сайте в общем доступе. Подпишитесь на нашу специальную рассылку и получите информацию, которую мы открываем только избранным! Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Школа Главбуха госучреждения

      Школа Главбуха государственного учреждения

      Научитесь работать без ошибок и нареканий!

      Записаться в Школу

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...






      Рассылка

      © 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

      «Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

      Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ ПИ № ФС-77-62323 от 03.07.2015.

      Политика обработки персональных данных

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Сайт для главных бухгалтеров и экономистов госучреждений

      Чтобы продолжить чтение, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего минуту, а вы получите:

      • Более 6000 статей про учет, отчетность и платные услуги;
      • 500 образцов заполнения форм (в том числе не типовых);
      • 300 записей вебинаров от экспертов и чиновников;
      • 30 000 ответов на вопросы от читателей.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Это займет всего минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Это займет всего минуту
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      ×