Документооборот бюджетного учреждения в 2016 году

7491
В 2016 учреждения продолжат, а некоторые только начнут, внедрение информационной системы внутреннего электронного документооборота с практически полным отказом от бумажных носителей. Такая технология требует изменений учетной политике, особенно в части графика документооборота.

Новый Бюджетный кодекс РФ

Многие бухгалтеры не придали значения тому, что Методические указания по применению форм первичных учетных документов отдают приоритет  электронным документам (далее – ЭД), которые согласно законодательству об информации, информационных технологиях и о защите информации предназначены для:

  • восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин;
  • передачи по информационно-телекоммуникационным сетям;
  • обработки в информационных системах.

Если в 2016 году будет принят новый Бюджетный кодекс РФ, с этой рекомендацией придется считаться. Проект нового Бюджетного кодекса (далее – Проект БК РФ) учитывает  инновационное развитие технологий в полной мере. Переход на электронный документооборот (далее – ЭДО) связан не только с ростом количества документов и соответственно, затрат на традиционный, то есть бумажный, документооборот. В Проекте БК РФ регламентирована передача, в частности, бюджетными учреждениями, Росказне и органам, которые будут выполнять по сути роль централизованных бухгалтерий,  следующих функций:

  • ведение бухгалтерского учета;
  • формирование бюджетной и бухгалтерской (финансовой) отчетности.

После принятия нового Бюджетного кодекса РФ  общие требования передачи  указанных полномочий будут определены Правительством РФ, а соответствующий порядок – Минфином России. Бумажный документооборот в части документов, не  содержащих сведений составляющих государственную тайну, будет запрещен и при реализации бюджетных правоотношений будет возможен обмен исключительно ЭД.

Миссия Росказны

Наилучшему выполнению будущей миссии  Росказны  будет способствовать создание федеральной государственной информационной системы в сфере бюджетных правоотношений (далее – ФГИС), основанная на принципах ЭДО. Указанная система  будет обеспечивать формирование (ведение, хранение и обмен) документов, в том числе  на этапах формирования, регистрации и обобщения информации:

  • о состоянии финансовых и нефинансовых активов;
  •  об операциях, изменяющих указанные активы.

Создание ФГИС устранит недостатки взаимодействия Росказны с клиентами через отчеты, без получения Росказной доступа к  собственным системам клиентов.

По сути  Росказне необходима единая централизованная система, с таким же уровнем прозрачности, который предполагает создание единой информационной системы (ЕИС), предшественником которой был портал госзакупок. Такие системы характеризуются тем, что позволяют видеть не только результат, но и весь процесс. В результате:

  • каждый документ будет фактически вводится в систему только один раз;
  • клиент Росказны в личном кабинете будет совершает все операции,  при этом ему не понадобится вести бухгалтерский учет в локальных системах и сдавать отчетность.

Единообразие показателей с  субъектами иных информационных систем будет достигаться ведением классификаторов, справочников и реестров, которые планируется сделать:

  • едиными для бюджетов всех уровней;
  • обязательными для применения в информационных системах в сфере бюджетных правоотношений реестров.

При этом обеспечивать формирование  и предоставление информации для размещения в информационных системах, объединенных в единый портал бюджетной системы РФ, будут не только участники бюджетного процесса, но и, в частности, бюджетные учреждения.

Вполне ожидаемо, что вслед за новым БК РФ появится множество:

  • новых подзаконных актов;
  •  инструкций и других нормативных документов.

 Соответственно прежние понятия, термины и определения могут быть наполнены иным смыслом, а то и вовсе утратить силу в связи с появлением новой терминологии.

Организация работы с ЭД

В настоящее время существуют отдельные рекомендации по ЭДО, адресованные тем или иным субъектам учета, которыми учреждение может воспользоваться для разработки собственных правил ЭДО. В частности, таким документом являются Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (далее – Правила № 477). В частности, все документы учреждения, на основе которых будут делаться бухгалтерские записи, необходимо отнесены к регистрируемым (п. 15 Правил № 477).  Регистрация, согласно пункту 16 Правил № 477 осуществляется в день поступления документов. Если документ требует подписания или утверждения, то регистрация допустима на следующий день.

Важно зафиксировать в графике документооборота тот факт, что основанием принятия документа к учету является изменение его статуса. Соответственно, статусы документов приобретают большое значение не только  организации документооборота, но и:

  • возможности или невозможности принятия документа к учету;
  •  перехода ответственности между сотрудниками.

 Сотрудник, имеющий право согласовывать или утверждать документ, осуществивший данное действие, становится ответственным за отраженную в нем информацию. Вследствие этого в самом графике документооборота целесообразно ввести графу «статус» или «изменение статуса документа». Таким образом, внедрение электронного документооборота влечет изменение структуры графика документооборота. Например, если в традиционном бумажном документообороте сроки обычно исчисляются в рабочих днях, то для электронных документов сроки могут быть установлены в часах.

Несмотря на все удобства, которые принесет ЭДО не только учредителям, но и самим учреждениям, можно предположить, что в 2016 году  ЭДО все же будет использован частично, параллельно с бумажным документооборотом. Таким образом, до принятия нового Бюджетного кодекса и всех необходимых нормативных правовых актов, ЭД будут служить фактически вспомогательным средством.


Первичные документы

Первичным документом оформляют каждый факт хозяйственной жизни (ч. 1 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, п. 3, 7 и 9 Инструкции к Единому плану счетов № 157н).

Для первичных учетных документов есть унифицированные формы. Если для хозяйственной операции унифицированную форму не нашли, разработайте ее самостоятельно. Собственные бланки утвердите в учетной политике. Это следует из пунктов 6 и 8 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.

Подробнее про первичные документы см. Как оформлять первичные документы.

Унифицированные формы

Унифицированные формы первичных документов для учреждений госсектора утверждены приказом Минфина России от 30 марта 2015 г. № 52н. Исключать из них графы, строки или колонки нельзя, но добавлять дополнительные реквизиты можно. Исключение – формы по учету кассовых операций. Их менять нельзя, даже запрещено дополнять реквизитами.

Дополненные унифицированные формы внесите в учетную политику, утвердив приказом (распоряжением) руководителя.

Такие правила установлены в пункте 7 Инструкции к Единому плану счетов № 157н, абзацах 13, 16, 23 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 30 марта 2015 г. № 52н.

Формы, которые разработали самостоятельно

Первичные учетные документы, формы которых не унифицированы, разработайте самостоятельно и утвердите в учетной политике. В таких формах должны быть реквизиты:

  • наименование документа;
  • дата составления;
  • наименование субъекта учета, от имени которого составлен документ;
  • содержание хозяйственной операции;
  • величина натурального и (или) денежного измерения хозяйственной операции с указанием единиц измерения;
  • наименование должностных лиц, которые совершили и оформили сделку, операцию или ответственны за ее оформление;
  • подписи ответственных лиц и их расшифровку или иные реквизиты, которые необходимы для их идентификации;
  • информация, которую субъекты учета (администраторы доходов бюджета) предоставляют в государственную информационную систему о государственных и муниципальных платежах (ГИС ГМП).

Такой порядок приведен в части 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, пункте 7 Инструкции к Единому плану счетов № 157н, разделах III, IV Порядка, утвержденного приказом Казначейства России от 30 ноября 2012 г. № 19н.

Например, в перечне унифицированных документов акта выполненных работ (оказанных услуг) нет. Поэтому форму акта учреждение вправе утвердить самостоятельно. При разработке этой формы используйте перечень обязательных реквизитов. Такие разъяснения приведены в письме Минфина России от 9 апреля 2014 г. № 02-06-10/16186.

Как нумеровать и подшивать первичку

Все первичные документы в бухгалтерии должны быть пронумерованы, подписаны и скреплены печатью учреждения. После этого их нужно подшить в папки. А в конце каждого месяца бухгалтерия распечатывает регистры учета и раскладывает их в эти же папки.

Это установлено в пункте 11 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.

А для кассовых документов есть свои особенности в нумерации и брошюровании.

Регистры

Данные из первичных документов отражают в бухгалтерских регистрах. Регистры – это перечни операций в хронологическом порядке, которые сгруппированы по счетам бухучета. Их ведут в виде книг, журналов, карточек. Такие правила установлены статьей 10 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, пунктом 11 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.

Регистры ведите по унифицированным формам. Если для хозяйственной операции унифицированную форму не нашли, можете разработать ее самостоятельно. Собственные регистры закрепите в учетной политике. Это следует из пунктов 6 и 8 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.

Унифицированные формы

Унифицированные формы регистров бухучета и указания, как их заполнять, утверждены приказом Минфина России от 30 марта 2015 г. № 52н. Исключать из них графы, строки или колонки нельзя, но добавлять дополнительные реквизиты можно.

Дополненные унифицированные формы внесите в учетную политику, утвердив приказом (распоряжением) руководителя.

Такие правила установлены в пункте 7 Инструкции к Единому плану счетов № 157н, абзацах 13, 16, 23 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 30 марта 2015 г. № 52н.

Что будет, если первички нет

Первичные документы в бухгалтерии должны быть в целости и сохранности. А если независимо от причин они утеряны или испорчены, их надо восстановить. Иначе при проверке учреждение и ответственных должностных лиц оштрафуют.

Это установлено в статье 106 Налогового кодекса РФ и статье 2.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Если у учреждения нет первичных документов, счетов-фактур, а также регистров бухгалтерского и налогового учета, это грубое нарушение правил ведения учета доходов и расходов. Ответственность за него предусмотрена статьей 120 Налогового кодекса РФ.

За такое нарушение в одном налоговом периоде инспекция вправе оштрафовать учреждение на сумму 10 000 руб. Если нарушение обнаружено в разных налоговых периодах, размер штрафа увеличится до 30 000 руб.

Нарушение, которое привело к занижению налоговой базы, повлечет за собой штраф в размере 20 процентов от суммы каждого неуплаченного налога, но не менее 40 000 руб.

Кроме того, по заявлению налоговой инспекции суд может применить к должностным лицам учреждения административную ответственность в виде штрафа на сумму от 300 до 500 руб. за непредставление первичных документов, необходимых для налогового контроля (ч. 1 ст. 23.1, ч. 1 ст. 15.6 КоАП РФ).

Есть еще одна мера наказания для должностных лиц учреждения. Речь идет о грубом нарушении требований к бухучету, в том числе к бухгалтерской отчетности. За это предусмотрен штраф в размере от 5000 до 10 000 руб. Повторное нарушение грозит штрафом от 10 000 до 20 000 руб. или дисквалификацией на срок от одного года до двух лет.

График документооборота (фрагмент). Документы по командировкам

Документооборот бюджетного учреждения в 2016 году

Читайте в следующих номерах журнала "Учет в учреждении"
    Читать


    Ваша персональная подборка

      Секретные материалы!

      Есть статьи, которые мы не можем показывать на сайте в общем доступе. Подпишитесь на нашу специальную рассылку и получите информацию, которую мы открываем только избранным! Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Школа Главбуха госучреждения

      Школа Главбуха государственного учреждения

      Научитесь работать без ошибок и нареканий!

      Записаться в Школу

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...






      Рассылка

      © 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

      «Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

      Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ ПИ № ФС-77-62323 от 03.07.2015.

      Политика обработки персональных данных

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт для главных бухгалтеров и экономистов госучреждений

      Чтобы продолжить чтение, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего минуту, а вы получите:

      • Более 6000 статей про учет, отчетность и платные услуги;
      • 500 образцов заполнения форм (в том числе не типовых);
      • 300 записей вебинаров от экспертов и чиновников;
      • 30 000 ответов на вопросы от читателей.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Это займет всего минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Это займет всего минуту
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль