text
Учет в учреждении

Автоматизация учета: с бумагой покончено?

  • 8 мая 2014
  • 528
Аудитор ООО “Аудит Бизнес Трейд”

В настоящее время бухгалтерский учет повсеместно ведется с применением программных средств. В связи с этим возникает закономерный вопрос – нужно ли созданные первичные документы и регистры учета распечатывать и хранить на бумажном носителе и если да, то с какой периодичностью это делать. Разберемся, что говорит по этому поводу законодательство.

Сразу скажем, что только первичные учетные документы и регистры бухгалтерского учета, составленные в виде электронного документа, могут храниться в электронной форме и не распечатываться на бумажном носителе. Однако далеко не всякий документ, созданный на компьютере, является таковым.

Одним из обязательных реквизитов электронного документа является электронная подпись. Отношения в области использования электронных подписей при совершении гражданско-правовых сделок, оказании государственных и муниципальных услуг, исполнении государственных и муниципальных функций, при совершении иных юридически значимых действий регулирует Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ (далее – Закон № 63-ФЗ).

На основании ч. 1 ст. 6 Закона № 63-ФЗ информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью.

Исключение составляют случаи, когда федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.

Кассовые документы обязательно нужно распечатывать на бумажном носителе. Это требование установлено п. 2.5 Положения о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации, утвержденного Банком России 12.10.2011 № 373-П. Допускается не распечатывать только листы Книги учета принятых и выданных кассиром денежных средств (ф. 0310005).

На основании п. 14 Инструкции № 157н учреждение вправе осуществлять хранение первичных электронных документов (электронных регистров) на машинных носителях с учетом требований законодательства, регулирующего использование электронной цифровой подписи в электронных документах.

При комплексной автоматизации бухгалтерского учета информация об объектах учета формируется в базах данных используемого программного комплекса (п. 19 Инструкции № 157н). Если имеется техническая возможность, регистры бухгалтерского учета создаются в форме электронного регистра.

Ведение налоговых регистров в электронной форме и (или) любых машинных носителях предусмотрено ст. 314 НК РФ, а п. 9 ст. 169 НК РФ регулирует порядок выставления счетов-фактур, ведения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж в электронной форме.

Положения нормативных правовых актов по бухгалтерскому учету и налоговое законодательство не обязывают субъект учета (налогоплательщика) параллельно вести регистры учета в электронном виде и на бумаге. Однако при хранении электронных первичных документов и регистров учета должна быть обеспечена их защита от несанкционированных исправлений (п. 14 Инструкции № 157н, ст. 314 НК РФ).

Таким образом, первичные документы и регистры учета, заверенные в установленном порядке электронной подписью, могут храниться в электронной форме и не распечатываться на бумажном носителе. Если же созданные при автоматизированном ведении учета документы не содержат электронную подпись, они обязательно должны распечатываться на бумаге.

Периодичность вывода регистров учета на бумажный носитель определяется учетной политикой учреждения. Она не должна быть реже периодичности, установленной для составления и представления бухгалтерской отчетности, формируемой на основании данных соответствующих регистров бухгалтерского учета (пп. 11, 19 Инструкции № 157н).

Секретные материалы!

Есть статьи, которые мы не можем показывать на сайте в общем доступе. Подпишитесь на нашу специальную рассылку и получите информацию, которую мы открываем только избранным! Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
Простите, что прерываем ваше чтение

Это профессиональный сайт для бухгалтеров госучреждений

Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, лучшие статьи доступны только зарегистрированным пользователям.

Чтобы продолжить чтение статьи, зарегистрируйтесь. Это бесплатно.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Это займет всего минуту!
Зарегистрироваться
×
Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь

Портал содержит эксклюзивные авторские статьи и образцы отчетных форм с примерами заполнения. Мы следим за качеством наших материалов. Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Это займет всего минуту
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.