Учет расчетов по загранкомандировкам: общие принципы

1526
 Пименов В.В.
Руководитель аналитического отдела ООО "Лаборатория информационных исследований"
Направление работников в командировки за пределы нашей страны сопряжено для бухгалтера со многими трудностями, в первую очередь, с определением норм расхода и необходимостью пересчета иностранной валюты в рубли. Законодательство не содержит исчерпывающей информации по этим вопросам. Расскажем, какими правилами нужно руководствоваться при совершении подобных операций.

Установленные гарантии

Под служебной командировкой понимается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ).

Согласно ст. 167, 168 ТК РФ при направлении в служебную командировку работодатель обязан возместить работнику:

  • расходы по проезду;
  • расходы по найму жилого помещения;
  • дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
  • иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Из положений законодательства следует, что работник направляется в служебную командировку по инициативе работодателя и в его интересах. Следовательно, любые расходы, обоснованно осуществленные работником в ходе выполнения служебного задания, не могут оплачиваться за счет его собственных средств (решение ВАС РФ от 26.01.2005 № 16141/04).

Федеральным законом от 02.04.2014 № 55-ФЗ были внесены изменения в ст. 168 ТК РФ. Согласно новой редакции статьи порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, работникам федеральных государственных учреждений определяются нормативными правовыми актами Правительства РФ, работникам государственных учреждений субъектов РФ, муниципальных учреждений – нормативными правовыми актами органов государственной власти субъектов РФ, органов местного самоуправления соответственно.

Ранее данные вопросы в бюджетных и автономных учреждениях регулировались, как и в любых других организациях, коллективным договором или локальным нормативным актом.

В настоящее время для организаций, финансируемых из федерального бюджета, нормы расходов при направлении сотрудников в загранкомандировки установлены следующими документами:

  • размер и порядок выплаты суточных в иностранной валюте и надбавок к суточным в иностранной валюте – постановлением Правительства РФ от 26.12.2005 № 812;
  • предельные нормы возмещения расходов по найму жилого помещения в иностранной валюте – приказом Минфина России от 02.08.2004 № 64н.

Учреждения также руководствуются Положением об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденным постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 (далее – Положение № 749). Для загранкомандировок эти особенности установлены пп. 15–23 Положения № 749. Однако при этом нужно принимать во внимание специальные нормы ст. 168 ТК РФ, касающиеся учреждений.

Нормативными правовыми актами не определен порядок составления сметы (расчета) командировочных расходов в целях выдачи аванса, в т. ч. в иностранной валюте. Следовательно, этот порядок может быть утвержден в локальных нормативных актах (учетной политике) учреждения (ст. 8 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», п. 6 Инструкции № 157н).

Аванс выдан в иностранной валюте

При направлении работника в загранкомандировку законодательством предусмотрена выдача аванса на командировочные расходы под отчет (возмещение расходов) в иностранной валюте (п. 16 Постановления № 749, письмо Минфина России от 10.12.2013 № 02-06-007/54200, п. 9 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 10.12.2003 № 173-ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле», постановление Президиума ВАС РФ от 18.03.2008 № 10840/07).

Поступление и расходование наличных денежных средств в иностранной валюте учитываются на счете 201 34 «Касса» и отражаются на отдельных листах Кассовой книги (ф. 0504514) по видам иностранных валют (пп. 166, 167 Инструкции № 157н).

В соответствии с п. 212 Инструкции № 157н расчеты с командированным сотрудником, в т. ч. в иностранной валюте, отражаются на счете 208 00 «Расчеты с подотчетными лицами». Учет задолженности подотчетных лиц по выданным авансам в иностранных валютах одновременно ведется в соответствующей иностранной валюте и в рублевом эквиваленте на дату выдачи денежных средств под отчет (п. 215 Инструкции № 157н).

Переоценка задолженности подотчетных лиц в связи с изменением курса иностранной валюты Инструкцией № 157н не предусмотрена. В то же время п. 203 Инструкции № 157н определено, что учет задолженности дебиторов по выданным авансам в иностранных валютах (счет 206 00) одновременно ведется в соответствующей иностранной валюте и в рублевом эквиваленте на дату авансовых выплат.

При этом переоценка расчетов по выданным авансам в иностранных валютах осуществляется на дату совершения операций по возврату ранее произведенных выплат в соответствующей иностранной валюте.

Учитывая схожий экономический смысл операций выдачи иностранной валюты подотчетным лицам и иным дебиторам, положения п. 203 Инструкции № 157н обоснованно можно применять в целях переоценки расчетов по авансам, выданным работникам при направлении в загранкомандировку. Возможность применения этого учетного решения целесообразно предусмотреть в учетной политике.

Таким образом, задолженность работника в иностранной валюте может переоцениваться на дату ее погашения.

Инструкция № 157н не содержит указаний о порядке учета на счете 208 00 обязательства учреждения перед работником по итогам загранкомандировки, если оно выражено в иностранной валюте и не погашено на дату утверждения авансового отчета.

Учитывая положения п. 255 Инструкции № 157н в отношении обязательств в иностранных валютах, которые подлежат переоценке на дату совершения операции по их оплате, обязательства учреждения по возмещению расходов работника в иностранной валюте согласно учетной политике могут переоцениваться на дату погашения.

Положительные (отрицательные) курсовые разницы, возникшие при расчете рублевого эквивалента, увеличивают (уменьшают) расчеты в иностранной валюте и относятся на финансовый результат текущего финансового года от переоценки активов – в дебет или кредит счета 0 401 10 171 (пп. 203, 255 Инструкции № 157н).

Аванс выдан в рублях

Действующими правовыми актами не установлен порядок отражения в бухгалтерском учете командировочных расходов в случае, если средства на их осуществление выдаются работнику из кассы в рублях.

Дело в том, что по общему правилу денежные средства под отчет на загранкомандировку должны выдаваться в иностранной валюте. Но не всегда у учреждения есть такая возможность. В этом случае в учетной политике целесообразно определить свой вариант учета командировочных расходов при загранкомандировках, принимая во внимание общие требования Инструкции № 157н к учету обязательств, выраженных в иностранной валюте.

При выплате работнику аванса на загранкомандировку в рублях у учреждения нет оснований для пересчета этой суммы в иностранную валюту на дату выдачи денежных средств (пп. 213, 215 Инструкции № 157н). Следовательно, курсовые разницы в этом случае не образуются.

Получив аванс на командировочные расходы в рублях, работник самостоятельно приобретает иностранную валюту. Желательно, чтобы расходы на приобретение валюты подтверждались документом, содержащим информацию о сумме и курсе обмена.

Однако такой документ работник может представить далеко не всегда.

Следует учесть!

Подотчетное лицо не позднее трех рабочих дней после дня истечения срока, на который наличные деньги выдавались под отчет, или со дня выхода на работу (службу) обязано представить Авансовый отчет (ф. 0504049) с приложением к нему документов, подтверждающих произведенные расходы. Это установлено п. 216 Инструкции № 157н, п. 4.4 Положения о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации, утвержденного Банком России 12.10.2011 № 373-П. Порядок составления авансового отчета описан в приложении 5 к Приказу № 173н.
Во избежание возможных злоупотреблений при существенных колебаниях курсов иностранных валют необходимо установить контроль за своевременным представлением авансового отчета командированным работником.

Поэтому решение о порядке отражения в учете операций, связанных с зарубежной командировкой, принимается исходя из конкретных обстоятельств. Здесь важно понимать, что по смыслу ст. 168 ТК РФ работодатель обязан компенсировать работнику его фактические расходы – сумму в рублях, которую он потратил для приобретения израсходованного количества валюты в соответствии с авансовым отчетом.

В зависимости от наличия или отсутствия у работника документа, подтверждающего приобретение иностранной валюты, учреждение может использовать следующие варианты расчета суммы расходов:

  • исходя из истраченной суммы валюты согласно первичным документам, пересчитанной в рубли по курсу обмена, – при наличии справки о покупке командированным лицом иностранной валюты;
  • исходя из суммы в иностранной валюте по первичным документам об осуществлении расходов, пересчитанной в рубли по курсу ЦБ РФ на дату признания расходов, т. е. на дату утверждения авансового отчета, – в случае отсутствия первичного документа по обмену (п. 216 Инструкции № 157н, приложение 5 к приказу Минфина России от 15.12.2010 № 173н, далее – Приказ № 173н).

Такой же порядок рекомендован Минфином России при признании расходов на зарубежные командировки для целей исчисления налога на прибыль (письмо от 31.03.2011 № 03-03-06/1/193).



Секретные материалы!

Есть статьи, которые мы не можем показывать на сайте в общем доступе. Подпишитесь на нашу специальную рассылку и получите информацию, которую мы открываем только избранным! Это бесплатно.

Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






Рассылка

© 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогут составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль