Составляем график документооборота

1857
 Кошелева Ю.А.
Эксперт ЗАО "МЦФЭР"
График документооборота – неотъемлемый элемент учетной политики любого учреждения. Однако законодательно установленной формы графика нет. Каждый субъект учета должен разработать его самостоятельно. Расскажем, чем при этом нужно руководствоваться.

Согласно п. 6 Инструкции № 157н правила документооборота и технология обработки учетной информации, в т. ч. порядок и сроки передачи первичных (сводных) учетных документов в соответствии с графиком документооборота для отражения в бухгалтерском учете, утверждаются в составе учетной политики.

Своевременное и качественное оформление первичных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы (п. 9 Инструкции № 157н).

До сих пор не отменено Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденное Минфином СССР 29.07.1983 № 105 (далее – Положение № 105).

В Приложении к данному документу приведен пример графика документооборота в виде перечня работ. Учреждение может воспользоваться предлагаемым образцом для разработки своего варианта.

Работу по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер, он же контролирует его соблюдение исполнителями (пп. 5.2, 5.7 Положения № 105).

Чтобы качественно составить график документооборота, предварительно нужно провести большую работу, проанализировав деятельность учреждения:

1. Установить все факты хозяйственной жизни, которые имеют место в учреждении, и перечень документов, используемых для их оформления.

2. Установить и утвердить лиц, ответственных за оформление документов.

3. Определить лиц, ответственных за принятие и обработку первичных учетных документов.

4. Проанализировать, какие требования предъявляет законодательство к оформлению документов, совершению фактов хозяйственной жизни, отражению их в учете. Например, в соответствии с п. 3 ст. 168 НК РФ счета-фактуры выставляются не позднее пяти календарных дней, считая со дня отгрузки товара (выполнения работ, оказания услуг).

5. Выяснить требования к срокам хранения первичных документов и учетных регистров.

6. Разработать оптимальную схему движения документов между всеми участниками документооборота с установлением сроков.

Следует учесть!

Перед утверждением графика документооборота целесообразно согласовать его со всеми заинтересованными лицами. Каждому исполнителю под роспись вручается выписка из графика. В ней перечисляются документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их представления и подразделения учреждения (п. 5.5 Положения № 105). Составленный график дает право требовать представления документов в установленные сроки.

Образец графика документооборота приведен в конце статьи. Сроки хранения документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, утверждены приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558.

Налоговым законодательством установлено требование обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в течение четырех лет (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ).

Указывать сроки хранения документов в графике документооборота не нужно, т. к они определены законодательно. А вот что в нем действительно следует предусмотреть, так это сроки, в пределах которых документы передаются в архив учреждения, а также порядок их хранения. При этом можно руководствоваться Основными правилами работы архивов организаций, одобренными решением Коллегии Росархива от 06.02.2002.



Секретные материалы!

Есть статьи, которые мы не можем показывать на сайте в общем доступе. Подпишитесь на нашу специальную рассылку и получите информацию, которую мы открываем только избранным! Это бесплатно.

Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






Рассылка

© 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогут составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль