text
Учет в учреждении

Составляем график документооборота

  • 3 июня 2014
  • 1965
Эксперт ЗАО "МЦФЭР"

График документооборота – неотъемлемый элемент учетной политики любого учреждения. Однако законодательно установленной формы графика нет. Каждый субъект учета должен разработать его самостоятельно. Расскажем, чем при этом нужно руководствоваться.

Согласно п. 6 Инструкции № 157н правила документооборота и технология обработки учетной информации, в т. ч. порядок и сроки передачи первичных (сводных) учетных документов в соответствии с графиком документооборота для отражения в бухгалтерском учете, утверждаются в составе учетной политики.

Своевременное и качественное оформление первичных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы (п. 9 Инструкции № 157н).

До сих пор не отменено Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденное Минфином СССР 29.07.1983 № 105 (далее – Положение № 105).

В Приложении к данному документу приведен пример графика документооборота в виде перечня работ. Учреждение может воспользоваться предлагаемым образцом для разработки своего варианта.

Работу по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер, он же контролирует его соблюдение исполнителями (пп. 5.2, 5.7 Положения № 105).

Чтобы качественно составить график документооборота, предварительно нужно провести большую работу, проанализировав деятельность учреждения:

1. Установить все факты хозяйственной жизни, которые имеют место в учреждении, и перечень документов, используемых для их оформления.

2. Установить и утвердить лиц, ответственных за оформление документов.

3. Определить лиц, ответственных за принятие и обработку первичных учетных документов.

4. Проанализировать, какие требования предъявляет законодательство к оформлению документов, совершению фактов хозяйственной жизни, отражению их в учете. Например, в соответствии с п. 3 ст. 168 НК РФ счета-фактуры выставляются не позднее пяти календарных дней, считая со дня отгрузки товара (выполнения работ, оказания услуг).

5. Выяснить требования к срокам хранения первичных документов и учетных регистров.

6. Разработать оптимальную схему движения документов между всеми участниками документооборота с установлением сроков.

Следует учесть!

Перед утверждением графика документооборота целесообразно согласовать его со всеми заинтересованными лицами. Каждому исполнителю под роспись вручается выписка из графика. В ней перечисляются документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их представления и подразделения учреждения (п. 5.5 Положения № 105). Составленный график дает право требовать представления документов в установленные сроки.

Образец графика документооборота приведен в конце статьи. Сроки хранения документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, утверждены приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558.

Налоговым законодательством установлено требование обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в течение четырех лет (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ).

Указывать сроки хранения документов в графике документооборота не нужно, т. к они определены законодательно. А вот что в нем действительно следует предусмотреть, так это сроки, в пределах которых документы передаются в архив учреждения, а также порядок их хранения. При этом можно руководствоваться Основными правилами работы архивов организаций, одобренными решением Коллегии Росархива от 06.02.2002.

Секретные материалы!

Есть статьи, которые мы не можем показывать на сайте в общем доступе. Подпишитесь на нашу специальную рассылку и получите информацию, которую мы открываем только избранным! Это бесплатно.

Рекомендации по теме

Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
Простите, что прерываем ваше чтение

Это профессиональный сайт для бухгалтеров госучреждений

Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, лучшие статьи доступны только зарегистрированным пользователям.

Чтобы продолжить чтение статьи, зарегистрируйтесь. Это бесплатно.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Это займет всего минуту!
×
Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь

Портал содержит эксклюзивные авторские статьи и образцы отчетных форм с примерами заполнения. Мы следим за качеством наших материалов. Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Это займет всего минуту
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.