Услуги – в декабре, документы – в январе

2241
Приближается конец финансового года. Конечно, было бы хорошо закончить все расчеты до 31 декабря и, как того требует примета, войти в новый год без долгов. Однако в хозяйственной практике эта задача невыполнима. Счета за услуги связи, коммунальные услуги поступают только в следующем месяце. Погасить задолженность в декабре нет никакой возможности. Что в такой ситуации делать бухгалтеру?

Когда проводить документы за декабрь?

Довольно распространено заблуждение, что документы за декабрь всегда должны отражаться в учете в декабре. Ведь по состоянию на 1 января услуги связи или коммунальные услуги за декабрь уже потреблены.

Однако на практике отражение в учете указанных услуг может быть произведено значительно позднее даты, зафиксированной в документах поставщиков. Например, когда поставщик выставил счета на оплату коммунальных платежей последним числом месяца и выслал их по почте.

Из дословного прочтения п. 11 Инструкции № 157н следует, что записи в регистрах бухгалтерского учета (журналах операций) осуществляются не позднее следующего дня после получения первичного учетного документа. Поэтому именно дата получения первичного документа является значимой для целей отражения операций.

Актуальным является вопрос: как подтвердить дату получения первичного документа. Если документы поступили по почте, самый простой путь – сохранить конверт. Штемпель на конверте будет служить доказательством дня получения документа.

При получении бухгалтерского документа с опозданием можно составить акт о дне его получения, подписанный сотрудниками организации. Правда, в законодательстве данный порядок не зафиксирован, и некоторые специалисты ограничиваются проставлением рукописной отметки на обороте первичного документа.

Итак, сформулируем основную проблему, с которой бухгалтеры сталкиваются в конце года, – в какой момент отражать принятие обязательств по услугам связи, коммунальным платежам декабря?

Учетная политика решает все?

Возникает вопрос – можно ли обезопасить себя от проблемы конца года путем грамотного составления учетной политики?

В упомянутом п. 11 Инструкции № 157н сказано, что хозяйственная операция фиксируется не позднее следующего дня после получения первичного документа. То есть позднее нельзя, а ранее («задним числом» по отношению к дате получения) – можно.

Разумеется, поскольку записи в регистры бухгалтерского учета (журналы операций) осуществляются по мере совершения операций, нельзя провести документ раньше, чем произошел факт хозяйственной жизни. Но в нашем случае речь идет об отражении факта в учете на дату выписки первичного документа (например, на последнее число декабря).

Рассмотрим пример формулировок учетной политики. Такой порядок зафиксирован, например, в п. 13.3 Положения об учетной политике Министерства промышленности и торговли Российской Федерации, утвержденного приказом Минпромторга России от 31.12.2010 № 1353.

Может ли бюджетное (автономное) учреждение, зафиксировавшее такое положение в своей учетной политике, облегчить себе жизнь? – Проще разобраться на цифрах.

Пример

Бюджетным учреждением в 2014 г. заключен договор с поставщиком электроэнергии на сумму 200 000,00 руб. Счет за электроэнергию поставщик выставляет не позднее последнего числа месяца.

Счет за декабрь на сумму 20 000,00 руб., датированный 31.12.2014, поступил 5 января 2015 г. по почте. Согласно учетной политике учреждения первичные документы, поступившие до 10-го числа месяца, следующего за отчетным периодом, отражаются датой составления документа.

Согласно расчетным документам поставщика за период с 1 января по 31 декабря 2014 г. стоимость потребленной электроэнергии составила 200 000,00 руб. Оплата коммунальных платежей предусмотрена за счет субсидии на выполнение муниципального задания.

В соответствии с учетной политикой обязательство принимается на основании договора с поставщиком, денежное обязательство – на основании счета поставщика. В бухгалтерском учете учреждения нужно сделать следующие записи:

Отражение данных операций в Отчете о принятых учреждением обязательствах (ф. 0503738) за 2014 г. приведено на с. 13. В итоге на конец 2014 г. мы имеем принятое, но не исполненное обязательство и принятое, но не исполненное денежное обязательство.

Как решить проблему конца года

Чем раньше бухгалтер задумается, как будут проводиться те документы декабря, которые с высокой степенью вероятности поступят только в январе следующего года, тем лучше.

Первый вариант решения проблемы – заключать договоры на период декабрь – ноябрь, а не январь – декабрь, тогда все расчеты будут осуществляться в пределах одного финансового года.

Второй вариант – утверждать в договоре с поставщиком расчетный период, отличный от месяца. Например, с 21-го числа одного месяца по 20-е число следующего месяца. Тогда велика вероятность, что счет за декабрь поступит в декабре, и в этом же месяце учреждение успеет провести оплату.

Если ни один из предлагаемых вариантов не применялся, можно заранее попросить у поставщика счета и акты, оплатить их, а задолженность последних дней оставить на январь.

Также можно организовать документооборот по схеме, при которой поставщик высылает копии первичных документов по факсу или электронной почте. Однако применять данный подход следует осторожно – в этом случае возникает вопрос о правомерности использования в бухгалтерском учете первичных документов, полученных таким образом. Понятно, что в итоге бумажный документ у организации будет, но законны ли ее действия в период между получением факсовой копии (e-mail) и оригинала документа. Анализ имеющейся нормативной базы не позволяет ответить на этот вопрос положительно.

В настоящее время вместо собственноручной подписи допускается использование электронной подписи (ч. 1 ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ). В случае же применения факсовой копии (электронной копии) электронная подпись не ставится.

Заключение

Подводя итог, отметим, что, на наш взгляд, планирование декабрьских расходов стоит осуществлять с тем прицелом, чтобы признание обязательств производилось в рамках одного и того же года.

Это связано, во-первых, с недостаточной урегулированностью вопросов учета по переходящим договорам. А, во-вторых, с тем, что в учете суммы плановых назначений отражаются в расчете именно на финансовый год.

Принятие обязательств бюджетным (автономным) учреждением состоит из двух этапов:

  • принятие обязательств в объеме доведенных до учреждения прав. Этот этап соответствует формированию записи по кредиту счета 502 01 «Принятые обязательства» в корреспонденции с дебетом счета 506 00 «Право на принятие обязательств»;
  • принятие денежных обязательств. На этом этапе делается запись по кредиту счета 502 02 «Принятые денежные обязательства» в корреспонденции с дебетом счета 502 01 «Принятые обязательства».

От того, будут документы проведены в декабре или январе, зависит момент формирования бухгалтерских записей по 500-м счетам. И хотя операции, отраженные на этих счетах, не влияют на финансовый результат деятельности учреждения, на основании данных по ним осуществляется внутренний контроль за исполнением плана финансово-хозяйственной деятельности, заполняются отдельные формы отчетов, в частности, Отчет о принятых учреждением обязательствах (ф. 0503738).

Учреждения, как правило, заинтересованы в том, чтобы показатели плана и факта совпадали.

Читайте в следующих номерах журнала "Учет в учреждении"
    Читать


    Ваша персональная подборка

      Секретные материалы!

      Есть статьи, которые мы не можем показывать на сайте в общем доступе. Подпишитесь на нашу специальную рассылку и получите информацию, которую мы открываем только избранным! Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Школа Главбуха госучреждения

      Школа Главбуха государственного учреждения

      Научитесь работать без ошибок и нареканий!

      Записаться в Школу

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...






      Рассылка

      © 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

      «Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

      Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ ПИ № ФС-77-62323 от 03.07.2015.

      Политика обработки персональных данных

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Сайт для главных бухгалтеров и экономистов госучреждений

      Чтобы продолжить чтение, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего минуту, а вы получите:

      • Более 6000 статей про учет, отчетность и платные услуги;
      • 500 образцов заполнения форм (в том числе не типовых);
      • 300 записей вебинаров от экспертов и чиновников;
      • 30 000 ответов на вопросы от читателей.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Это займет всего минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Это займет всего минуту
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      ×