Недостачи, излишки, пересортица: факты налицо

1479
Если в ходе инвентаризации фактическое наличие ценностей соответствует учетным данным, проблем у бухгалтеров обычно не возникает. Чего нельзя сказать о случаях, когда выявляются какие-либо расхождения. Практика настолько разнообразна, что законодательство не может урегулировать все возможные ситуации. Расскажем об основных подходах к учету инвентаризационных разниц.

Оргвопросы

Порядок регулирования инвентаризационных разниц и оформления результатов инвентаризации описан в разд. 5 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных приказом Минфина России от 13.06.1995 № 49 (далее – Методические указания № 49). Указания применяются учреждениями в части, не противоречащей положениям Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – Закон № 402-ФЗ), Инструкции № 157н и Приказа № 173н.

Согласно ч. 4 ст. 11 Закона № 402-ФЗ выявленные при инвентаризации расхождения подлежат регистрации в бухгалтерском учете в том отчетном периоде, к которому относится дата, по состоянию на которую проводилась инвентаризация. Очевидно, здесь имеется в виду дата начала инвентаризации.

Если, например, инвентаризация проводится по состоянию на 27 октября 2014 г., т. е. этот день является датой начала инвентаризации, ее результаты должны быть отражены в учете в октябре независимо от времени окончания.

Поскольку обязательную инвентаризацию перед составлением годовой бухгалтерской отчетности по состоянию на 1 января провести физически невозможно, она осуществляется значительно раньше. Поэтому ее результаты в любом случае попадут в отчет за 2014 г. Отметим, что до вступления в силу Закона № 402-ФЗ применялся противоположный подход. На основании п. 5.5 Методических указаний № 49 результаты инвентаризации отражались в учете и отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация, а по годовой инвентаризации – в годовом бухгалтерском отчете.

Все материальные ценности, а также иные активы и обязательства, учитываемые на забалансовых счетах, инвентаризируются в порядке и в сроки, установленные для объектов, числящихся на балансе (п. 332 Инструкции № 157н). Факт учета недостающих материальных ценностей на балансовых или забалансовых счетах не влияет на порядок отражения в учете ущерба, причиненного недостачей.

Прежде чем отразить результаты инвентаризации в бухгалтерском учете, необходимо провести работу по выяснению всех обстоятельств в отношении обнаруженных отклонений. Вполне возможно, что они обусловлены учетными ошибками.

Пример 1

1. Выявленные излишки материальных запасов на самом деле могут оказаться неотфактурованными поставками, по которым не были своевременно получены документы поставщика и которые не были учтены на балансовом или забалансовом счете.

В этом случае, очевидно, подлежит исправлению ошибка в бухгалтерском учете. Кроме того, необходимо провести мероприятия внутреннего контроля в отношении функционирования принятой в учреждении системы документооборота.

2. На складе при инвентаризации приобретенных, но еще не выданных ноутбуков, вместо ноутбука Acer выявлен ноутбук Asus. Инвентаризационной комиссии до принятия решения предстоит выяснить, является ли это нарушением при поставке (ошибка поставщика), ошибкой бухгалтерии при вводе информации или же злоупотреблением материально ответственного лица. От этого и будет зависеть отражение факта хозяйственной жизни в учете.

Учет излишков

Неучтенные объекты нефинансовых активов, выявленные в процессе инвентаризации, принимаются к бухгалтерскому учету по их текущей рыночной стоимости (п. 31 Инструкции № 157н, п. 3.3 Методических указаний № 49). Порядок определения рыночной стоимости установлен п. 25 Инструкции № 157н.

В зависимости от вида излишнего имущества его стоимость отражают по дебету соответствующих счетов 0 101 00 000 «Основные средства», 0 102 00 000 «Нематериальные активы», 0 103 00 000 «Непроизведенные активы», 0 105 00 000 «Материальные запасы», 0 201 34 000 «Касса», 0 201 35 000 «Денежные документы» и кредиту счета 0 401 10 180 «Прочие доходы».

По общему правилу оприходованное по результатам инвентаризации имущество не может рассматриваться как закрепленное за учреждением собственником или приобретенное за счет выделенных собственником средств.

Соответственно, этим имуществом учреждение отвечает по своим обязательствам и может распоряжаться без согласия собственника (пп. 5, 6 ст. 123.22, пп. 2, 3 ст. 298 ГК РФ). Исключение составляет недвижимое имущество бюджетных учреждений.

При таких обстоятельствах будет обоснованным решение субъекта учета, закрепленное в учетной политике, оприходовать излишки по виду финансового обеспечения 2 «Приносящая доход деятельность (собственные доходы учреждения)».

Другое дело, если выяснится, что отклонения фактических данных о наличии имущества от учетных показателей обусловлены ошибками или злоупотреблениями. В этом случае не числившееся в регистрах имущество может быть учтено по результатам разбирательства по виду финансового обеспечения 4 «Субсидии на выполнение государственного (муниципального) задания».

Например, такое решение может быть принято, если будет достоверно установлено, что излишнее имущество было получено от органа, осуществляющего функции и полномочия учредителя, но документы по каким-либо причинам не были представлены в бухгалтерию.

Пример 2

В помещении, полученном бюджетным учреждением культуры по договору пожертвования, в процессе инвентаризации выявлено исправное оборудование, которое может быть использовано в деятельности учреждения.

Прежде всего инвентаризационной комиссии (иным уполномоченным лицам) необходимо выяснить, есть ли у оборудования собственник. С этой целью может быть направлен запрос прежнему собственнику помещения.

Если владелец оборудования не найден, профильной комиссией учреждения с учетом информации об уровне цен, полученной из СМИ и сайта производителя, определяется стоимость имущества. Условно стоимость излишка составила 14 000 руб.

Согласно Приказу № 173н в рассматриваемой ситуации оформляется Акт о результатах инвентаризации (ф. 0504835). Он составляется на основании Ведомости расхождений по результатам инвентаризации (ф. 0504092) и вместе с Актом о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений) (ф. 0306001) служит основанием для принятия оборудования к учету. В соответствии с п. 46 Инструкции № 157н объектам присваиваются инвентарные номера.

Выявленные излишки основных средств (оборудования) отражаются в бухгалтерском учете учреждения следующей записью (пп. 9, 12, 109 Инструкции № 174н):Дебет 2 101 34 310 Кредит 2 401 10 180.

Каких-либо особенностей начисления амортизации по оприходованным в результате инвентаризации основным средствам ни Инструкция № 157н, ни Инструкция № 174н не содержат. Она начисляется в общеустановленном порядке.

Учет недостач

Отражение в учете недостач, выявленных при проведении инвентаризации, зависит от причин их возникновения (п. 5.1 Методических указаний № 49). Такими причинами могут быть:

  • естественная убыль (для материальных запасов);
  • вина сотрудника учреждения;
  • форс-мажорные обстоятельства (стихийное бедствие, пожар, авария и т. д.).

Общий алгоритм действий при выявлении недостач материальных ценностей может быть следующим:

1. Определяется возможность проведения зачета по пересортице.

2. Проверяется, утверждены ли для недостающих материальных запасов нормы естественной убыли.

3. Убыль материальных запасов в пределах норм, утвержденных в установленном законодательством порядке, по распоряжению руководителя учреждения списывается на расходы по учетным ценам. Нормы убыли применяются лишь в случаях выявления фактических недостач. При отсутствии норм убыли недостача рассматривается как сверхнормативная.

4. Потери (недостачи) сверх норм учитываются в составе недостач, подлежащих удержанию с виновных лиц, по рыночным ценам. Если виновные лица отсутствуют, суммы недостач относятся на финансовый результат.

При выявлении пересортицы – одновременной недостачи одного и излишка другого сорта материальных запасов одного и того же наименования – материально ответственные лица представляют подробные объяснения инвентаризационной комиссии, которая готовит предложения о проведении зачета излишков и недостач в результате пересортицы. Эти предложения представляются на рассмотрение руководителю учреждения.

В соответствии с п. 5.3 Методических указаний № 49 взаимный зачет излишков и недостач в результате пересортицы может быть допущен только в виде исключения за один и тот же проверяемый период, у одного и того же проверяемого лица, в отношении ТМЦ одного и того же наименования и в тождественных количествах.

Кроме того, учитывая, что бухгалтерский учет в учреждении ведется раздельно по видам финансового обеспечения (деятельности) зачет излишков и недостач, образовавшихся в результате пересортицы, можно провести только по ценностям, приобретенным за счет одного и того же источника.

Если при зачете недостач материальных запасов излишками по пересортице стоимость недостающих ценностей выше стоимости излишних, эта разница относится на виновных лиц. При отсутствии виновных в пересортице суммовая разница рассматривается как недостача сверх норм убыли и списывается на финансовый результат.

Пример 3

При проведении инвентаризации в бюджетном учреждении образования обнаружена недостача яблок сорта Гала по цене 60 руб. за 1 кг в количестве 10 кг и излишек яблок сорта Богатырь по цене 50 руб. в количестве 12 кг. Материальные запасы приобретались в рамках деятельности по выполнению госзадания.

Руководителем учреждения по предложению инвентаризационной комиссии принято решение о взаимном зачете излишков и недостач в результате пересортицы. Результаты инвентаризации отражаются в Ведомости (ф. 0504092) с учетом зачета по пересортице. Виновное в пересортице лицо комиссией не установлено.

В данной ситуации к зачету следует принять 10 кг яблок сорта Богатырь по цене 50 руб. за 1 кг. Разница в ценах, составляющая 100 руб. (10 кг × (60 руб. - 50 руб.)), списывается на расходы. Излишек яблок сорта Богатырь в количестве 2 кг по цене 50 руб. подлежит оприходованию.

В бухгалтерском учете учреждения операция отражается следующими корреспонденциями:

  • отражен зачет пересортицы равного количества одноименных запасов по средней фактической стоимости актива, по которому образовалась недостача, 500 руб. (50 руб. × 10 кг) Дебет 4 105 32 340 (аналитический счет учета яблок сорта Богатырь) Кредит 4 105 32 440 (аналитический счет учета яблок сорта Гала);
  • отнесена на финансовый результат разница в ценах (п. 37 Инструкции № 174н), 100 руб.Дебет 4 401 10 172 Кредит 4 105 32 440 (аналитический счет учета яблок сорта Гала);
  • оприходован излишек яблок сорта Богатырь по рыночной стоимости, 100 руб. (50 руб. × 2 кг)Дебет 2 105 32 340 Кредит 2 401 10 180.

После зачета недостач материальных запасов излишками по пересортице определяется убыль в пределах норм. Нормы естественной убыли применяются только по тому наименованию активов, по которому обнаружена недостача.

Согласно Методическим рекомендациям по разработке норм естественной убыли, утвержденным приказом Минэкономразвития России от 31.03.2003 № 95, под естественной убылью товарно-материальных ценностей понимается потеря (уменьшение массы товара при сохранении его качества в пределах требований (норм), устанавливаемых нормативными правовыми актами), являющаяся следствием естественного изменения биологических и (или) физико-химических свойств товаров.

Естественная убыль определяется только в следующих случаях:

  • при хранении (за все время хранения) – сопоставляется масса материальных запасов с массой, фактически принятой на хранение;
  • при транспортировке – сопоставляется масса материальных ценностей, указанная отправителем (изготовителем) в сопроводительном документе, с массой, фактически принятой учреждением.

Нормы естественной убыли материальных запасов определяются профильными ведомствами. Так, нормы естественной убыли при хранении лекарственных средств в аптечных учреждениях (организациях), организациях оптовой торговли лекарственными средствами и учреждениях здравоохранения утверждены приказом Минздравсоцразвития России от 09.01.2007 № 2.

Нормы естественной убыли продовольственных товаров в сфере торговли и общественного питания утверждены приказом Минпромторга России от 01.03.2013 № 252.

Согласно п. 37 Инструкции № 174н (п. 37 Инструкции № 183н) недостачи (потери) материальных запасов, выявленные при инвентаризации и оформленные в установленном порядке, списываются в бухгалтерском учете бюджетного (автономного) учреждения следующим образом:

Пример 4

В ходе проведения инвентаризации в автономном учреждении была выявлена недостача крупы в количестве 3 кг по цене 50 руб., приобретенной за счет средств от приносящей доход деятельности. Согласно расчету естественная убыль крупы составила 2 кг.

В бухгалтерском учете данные операции будут отражены следующими записями:

  • списаны потери крупы в пределах норм естественной убыли, 100 руб. (50 руб. × 2 кг)Дебет 2 109 60 272 Кредит 2 105 32 000;
  • списана недостача крупы сверх норм, 50 руб.Дебет 2 401 10 172 Кредит 2 105 32 000;
  • отнесена на материально ответственное лицо сумма ущерба (исходя из рыночных цен) от сверхнормативной убыли, 50 руб.Дебет 2 209 74 000 Кредит 2 401 10 172.


Секретные материалы!

Есть статьи, которые мы не можем показывать на сайте в общем доступе. Подпишитесь на нашу специальную рассылку и получите информацию, которую мы открываем только избранным! Это бесплатно.

Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






Рассылка

© 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогут составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль