Нумерация объектов как искусство

2737
 Фирсанова Н.
Эксперт Международного центра финансово-экономического развития
В рамках системы внутреннего контроля учреждения в обязательном порядке должны осуществляться инвентаризация активов, в частности основных средств. Одна из самых простых, казалось бы, процедур на данном участке работы – присвоение объекту инвентарного номера. Однако, как показывает практика, и законодательных ошибок, и досадных недоразумений здесь случается немало.

Что такое инвентарный номер

Инвентарный номер – это уникальный порядковый номер, который присваивается каждому инвентарному объекту основных средств (далее – ОС), за некоторыми исключениями (п. 46 Инструкции № 157н). Современные правила ведения бухгалтерского учета предъявляют к инвентарному номеру только два требования: уникальность и упорядоченность.

Уникальность заключается в том, что одному объекту ОС может быть присвоен только один неповторимый инвентарный номер. Такое утверждение прямо следует из двух правил, указанных в п. 46 Инструкции № 157н. Во-первых, один и тот же номер не может быть присвоен двум или более объектам. Даже если объект ОС выбыл с балансового учета, его инвентарный номер вновь принятым к учету объектам присвоить нельзя. Во-вторых, одному объекту ОС нельзя присвоить два или более инвентарных номера.

Поскольку инвентарный номер сохраняется за объектом на весь период его нахождения в учреждении. Упорядоченность инвентарных номеров означает то, что они не образуются с помощью генератора случайных чисел, а присваиваются по заранее установленному правилу и по определенному порядку.

Никаких других ограничений, в т. ч. по количеству знаков и содержанию инвентарного номера, действующее законодательство не содержит. Поэтому каждое учреждение вправе самостоятельно разработать структуру номера и определить правила нумерации объектов ОС, соблюдая принцип уникальности и упорядоченности. Исключение составляют те учреждения, для которых распорядительным документом или в виде рекомендаций порядок присвоения инвентарных номеров устанавливает учредитель.

Как он должен выглядеть

Чтобы определить, сколько знаков будет содержать инвентарный номер и какие признаки объектов ОС будут в нем закодированы, следует рассмотреть те задачи, которые стоят перед учреждением в рамках:

  • оперативного учета;
  • внутреннего финансового контроля;
  • организации бухгалтерского учета основных средств.

Кроме того, необходимо учитывать возможности программного средства, с помощью которого автоматизирован бухгалтерский учет в учреждении.

Пример 1

Если в рамках внутреннего финансового контроля учреждению необходимо отслеживать целевое использование объектов ОС, то в составе инвентарного номера целесообразно зашифровать источник финансового обеспечения, в рамках которого имущество принято к учету. Членам комиссии по внутреннему финконтролю легко можно будет определить, используется ли по факту ОС в том виде деятельности, для которого оно было приобретено.

Если учреждение имеет разветвленную филиальную сеть или несколько территориально удаленных зданий (корпусов), то для сбора оперативных сведений о наличии тех или иных основных фондов в разрезе филиалов (подразделений, корпусов, зданий) целесообразно выделить в составе инвентарного номера необходимое количество разрядов для обозначения филиала (подразделения, здания, корпуса).

Таким образом, в состав инвентарного номера при необходимости можно включить: источник финансового обеспечения, в рамках которого объект ОС принят к учету; синтетический и (или) аналитический счет учета ОС, по которому объект принят к учету; номер амортизационной группы, к которой отнесен объект ОС при принятии к учету; код по ОКОФ; период принятия к учету (год, месяц); номер подразделения (филиала), в котором будет использоваться объект ОС; номер здания (корпуса), в котором будет располагаться объект ОС, и т. д.

Пример 2

В учреждении используется порядковая нумерация инвентарных объектов по счету и амортизационной группе. Инвентарный номер ОС состоит из 7 разрядов, где:

  • разряды с 1-го по 2-й – аналитический счет учета инвентарного объекта ОС;
  • 3-й разряд – амортизационная группа, к которой отнесен объект при принятии к учету (если инвентарный объект отнесен к 10-й амортизационной группе, в данном разряде проставляется «0»);
  • разряды с 4-го по 7-й – порядковый номер объекта ОС внутри счета и группы.

Схематично структура инвентарного номера 3430022 выглядит так:

Указанный инвентарный номер говорит о том, что он присвоен объекту, принятому к учету по счету 101.34 «Машины и оборудование – иное движимое имущество», отнесен к 3-й амортизационной группе. На момент принятия рассматриваемого объекта к учету по счетам Х.101.34 внутри 3-й амортизационной группы в учреждении уже был пронумерован 21 объект.

На практике указание амортизационной группы в составе инвентарного номера не всегда бывает информативным и полезным. Например, в тех случаях, когда амортизационная группа при вводе объекта в эксплуатацию была определена неверно. Исправить номер группы в инвентарной карточке и откорректировать амортизационные начисления в учете можно в любой момент (п. 18 Инструкции № 157н). А вот присвоенный объекту инвентарный номер должен остаться неизменным.

Таким образом, указанная в составе инвентарного номера группа не будет совпадать с той, куда будет отнесен объект после обнаружения ошибки.

Запомнить

Номер амортизационной группы включать в инвентарный номер не обязательно, хотя многие учреждения делают это «по инерции» (не имея на то каких-либо специальных решений). Дело в том, что амортизационная группа просто-напросто перекочевала в новый порядок ведения учета из утратившей силу Инструкции № 107н1. В соответствии с ней инвентарный номер должен был состоять из восьми знаков, два из которых обозначали амортизационную группу (п. 48 Инструкции № 107н).

Пример 3

В учреждении используется порядковая нумерация инвентарных объектов по каждому счету бухгалтерского учета в соответствии с источником финансового обеспечения.

Инвентарный номер объекта ОС состоит из 10 разрядов, где:

  • 1-й разряд – источник финансового обеспечения (вид деятельности), в рамках которого объект основных средств принят к учету;
  • 2–6-й разряды – номер счета учета ОС;
  • 7–10-й разряды – порядковый номер объекта ОС внутри счета с учетом источника финобеспечения (вида деятельности).

Схематично структура инвентарного номера 2101360015 выглядит так:

Указанный инвентарный номер свидетельствует о том, что он присвоен объекту, принятому к учету по счету 101.36 «Производственный и хозяйственный инвентарь – иное движимое имущество» в рамках вида деятельности «2» – собственные доходы учреждения (приносящая доход деятельность). По этому счету с учетом источника финансового обеспечения (вида деятельности) после отражения рассматриваемого ОС в учреждении пронумеровано 15 объектов включительно.

Пример 4

Учреждение имеет разветвленную филиальную сеть. Для удобной организации работы с инвентарной картотекой в разрезе филиалов инвентарный номер объекта состоит из 9 разрядов, где:

  • 1–2-й разряды – код подразделения, в котором находится инвентарный объект;
  • 3–4-й разряды – аналитический счет учета;
  • 5–9-й разряды – порядковый номер инвентарного объекта ОС.

Схематично структура инвентарного номера 152500156 выглядит так:

Указанный инвентарный номер свидетельствует о том, что он присвоен объекту, который будет использоваться в филиале (подразделении) учреждения под номером 15 «Санитарная авиация», принят к учету по счету 101.25 «Транспортные средства – особо ценное движимое имущество». В филиале по счету Х.101.25 на момент принятия к учету ОС уже было пронумеровано 155 объектов.

Отметим, что слишком сложная и (или) избыточная структура инвентарного номера не только бесполезна, но и неудобна для работы. Поэтому каждому учреждению необходимо выбрать оптимальный для условий своей деятельности порядок присвоения номеров и их структуру.

Каким объектам положено иметь

Инвентарный номер должен быть присвоен каждому инвентарному объекту недвижимого имущества. А также каждому инвентарному объекту движимого имущества, за исключением:

  • объектов ОС стоимостью до 3000 руб. включительно;
  • объектов библиотечного фонда независимо от их стоимости.

В свою очередь, инвентарный объект ОС – это:

  • объект со всеми приспособлениями и принадлежностями;
  • отдельный конструктивно обособленный предмет;
  • обособленный комплекс конструктивно сочлененных предметов.

Инвентарный объект является единицей учета ОС (п. 45 Инструкции № 157н). В отношении обособленного комплекса конструктивно сочлененных предметов особое внимание нужно обращать на сроки полезного использования каждой из его частей. Если части комплекса имеют разные сроки полезного использования, то каждая такая часть учитывается как самостоятельный инвентарный объект. Если же по комплексу конструктивно сочлененных объектов, состоящих из нескольких предметов, установлен общий для них срок полезного использования, указанный объект учитывается как самостоятельный инвентарный объект.

Инвентарные объекты принимаются к учету согласно требованиям ОКОФ и следующим особенностям:

1 если здания примыкают друг к другу и имеют общую стену, но каждое из них представляет собой самостоятельное конструктивное целое, они считаются отдельными инвентарными объектами;

2 надворные постройки, пристройки, ограждения и другие сооружения, обеспечивающие функционирование здания (сарай, забор, колодец и т. п.), составляют вместе с ним один инвентарный объект. Если эти постройки и сооружения обеспечивают функционирование двух и более зданий, они считаются самостоятельными инвентарными объектами;

3 наружные пристройки к зданию, имеющие самостоятельное хозяйственное значение, отдельно стоящие здания котельных, а также капитальные надворные постройки (склады, гаражи и т. д.) являются самостоятельными инвентарными объектами;

4 отдельные помещения зданий, имеющие разное функциональное назначение, а также являющиеся самостоятельными объектами имущественных прав, являются самостоятельными инвентарными объектами (п. 45 Инструкции № 157н);

5 обстановка дороги (технические средства организации дорожного движения, в т. ч. дорожные знаки, ограждение, разметка, направляющие устройства, светофоры, системы автоматизированного управления движением, сети освещения, озеленение и малые архитектурные формы) учитываются в составе дороги, если иное не установлено порядком ведения реестра имущества соответствующего публично-правового образования (п. 45 Инструкции № 157н);

6 двигатели самолетов учитываются как самостоятельные инвентарные объекты ОС в том случае, если это предусмотрено учетной политикой учреждения (п. 45 Инструкции № 157н).

Последние три пункта внесены в Инструкцию № 15н приказом Минфина России от 29.08.2014 № 89н. Присваивать инвентарные номера необходимо объектам, принятым к учету в качестве ОС, независимо от того, находятся ли они в эксплуатации, в запасе или на консервации (п. 46 Инструкции № 157н).

Где ему самое место

Очевидно, что инвентарный номер невозможно нанести на некоторые инвентарные объекты ОС по причине либо небольшого размера объекта, либо особых требований его эксплуатации.

В таких случаях инвентарный номер применяется только в целях бухгалтерского учета, отражается в соответствующих регистрах и на объект не наносится (п. 46 Инструкции № 157н).

Когда габариты и требования к эксплуатации объекта позволяют нанести на него инвентарный номер, перед многими учреждениями встает дилемма – в каком месте его проставлять. Ведь соответствующие правила отсутствуют.

Поэтому инвентарные номера наносятся где придется, а это делает инвентаризацию долгой и трудоемкой, т. к. объект нужно осмотреть со всех сторон, чтобы найти на нем заветные цифры. Вместе с тем объекты основных средств выглядят неопрятно, а через пару-тройку лет вообще пестрят инвентарными номерами на всех видимых частях, поскольку проще написать снова, чем искать уже проставленный номер.

Запомнить

Инвентарные номера присваиваются только тем объектам ОС, которые приняты к учету на баланс учреждения. Если учреждение не является балансодержателем объекта основных средств и он числится за балансом на счете 01 «Имущество, полученное в пользование», то присваивать инвентарный номер объекту не нужно. Аналитический учет следует вести под тем инвентарным номером, который присвоил ОС его владелец (п. 334 Инструкции № 157н).

Пример 5

Шкаф для одежды стоит в углу, слева от окна. Правая боковая стенка шкафа на виду, поэтому инвентарный номер нанесли на нее. Через некоторое время в кабинете переставили мебель. Шкаф передвинули, и он оказался в углу, справа от окна. Теперь инвентарный номер на нем не видно, т. к. правая панель вплотную приставлена к стене. Часто в таких случаях щепетильные материально ответственные лица повторно наносят инвентарный номер на видное место. Если этого не сделать, то увидеть номер можно будет, только отодвинув шкаф. Варианты выхода из ситуации: пронумеровать внутреннюю стенку шкафа или дверь.

Каждому учреждению целесообразно принять единые правила нанесения инвентарных номеров. К примеру:

  • на машины и оборудование инвентарный номер удобно наносить рядом с заводским. При инвентаризации, принятии решения о выбытии или ремонте объекта ОС обязательно нужно будет указать и заводской, и инвентарный номера;
  • на шкафы и тумбочки, имеющие дверцы, инвентарный номер удобно наносить внутри объекта (правой рукой удобнее писать на левой панели), где он реже подвергается влажной обработке. Поэтому номер дольше сохранится в первозданном виде, и при любой перестановке мебели доступ к нему будет обеспечен;
  • на письменные и рабочие столы – на внутреннюю часть ножки или боковой панели и т. д.

Способы нанесения

Инструкция № 157н не ограничивает учреждения в способах нанесения инвентарных номеров (п. 46). Номер может быть проставлен: 1 с помощью прикрепления жетона;
2 путем нанесения краски;
3 иным способом, обеспечивающим сохранность маркировки.

Как показывает практика, фантазия бухгалтеров в данном случае безгранична. Объекты пронумеровывают с помощью лака для ногтей, штрихкорректора, эмалевой краски, паяльника или выжигателя на пластмассовых бирках и т. д. Все это, безусловно, очень экономно с точки зрения затрат на расходные материалы для маркировки ОС. Однако в настоящее время существует много высокотехнологичных и доступных способов, при которых и инвентарные номера долго сохраняются, и основные средства выглядят эстетично. К ним относятся:

  • маркеры (перманентные, лакмаркеры, маркеры-краска);
  • маркировочные фломастеры в комплекте с самоламинирующимися этикетками;
  • принтеры маркировочные (ленточные) в комплекте с самоклеящейся лентой;
  • технология штрихового кодирования;
  • технология RFID (радиочастотная идентификация).

К примеру, технология штрихового кодирования (один из популярных способов автоматизации процесса инвентаризации) заключается в том, что на объект приклеивается карточка со штрих-кодом, который во время инвентаризации распознается специальным сканером. Сканер запоминает считанные штрих-коды, сравнивает их с инвентаризационной описью и автоматически формирует результат инвентаризации – излишки, недостачи или их отсутствие. Для реализации такого способа понадобится приобрести специальное программное обеспечение, мобильный сканер штрих-кодов, принтер и этикетки к нему.

Технология RFID также позволяет автоматизировать процесс инвентаризации, однако является более эффективной и потому дорогостоящей (применяется в крупных медучреждениях, университетах, библиотеках).

Для реализации этого способа маркировки ОС необходимы: RFID-принтер, мобильный RFID-считыватель и специальные программируемые RFID-наклейки. Инвентаризация происходит очень быстро – до 2000 объектов в минуту. При этом не нужно отвлекать сотрудников от работы. Наклейки распознаются на расстоянии 5–8 м, достаточно просто войти в помещение со считывателем. Также RFID-технология позволяет быстро находить местоположение объектов.

Запомнить

В случае если объект основного средства является сложным (комплексом конструктивно сочлененных предметов), т. е. включает в себя обособленные элементы (конструктивные предметы), составляющие вместе с ним единое целое, то на каждом таком элементе (конструктивном предмете) должен быть обозначен инвентарный номер, присвоенный основному средству (п. 46 Инструкция № 157н).

Ответственный нумеровщик

В корне неверно полагать, что наносить инвентарные номера на объекты должен бухгалтер. И также ошибочно думать, что такая обязанность есть только у материально ответственного лица (МОЛ). В Инструкции № 157н прямо указано, что присвоенный объекту инвентарный номер должен быть обозначен МОЛ в присутствии уполномоченного члена комиссии по поступлению и выбытию активов (п. 46).

Поэтому в Положении о работе комиссии по поступлению и выбытию активов необходимо предусмотреть обязанность одного из ее членов, уполномоченного председателем, присутствовать при нанесении инвентарных номеров МОЛ на вверенные им объекты.

Запомнить

Во избежание споров с проверяющими органами в инвентарной карточке целесообразно ставить отметку уполномоченного члена комиссии по поступлению и выбытию активов о том, что инвентарный номер нанесен на объект в его присутствии.

Где описать правила

Порядок нумерации инвентарных объектов, структуру номера и правила его нанесения можно утвердить одним из трех способов:

1 в рамках учетной политики в разделе «Методы оценки отдельных видов имущества и обязательств»;

2 в отдельном приложении к учетной политике, к примеру «Структуре инвентарного номера и порядке нумерации объектов основных средств»;

3 в отдельном локальном акте, например «Положении о присвоении инвентарных номеров объектам основных средств».

Если положения, касающиеся инвентарных номеров, будут включены в учетную политику, следует иметь в виду, что изменять их разрешается только в строго ограниченных законодательством случаях:

  • при изменении требований, установленных законодательством РФ о бухучете, федеральными и (или) отраслевыми стандартами;
  • при разработке или выборе нового способа ведения бухучета, применение которого повысит качество информации об объекте учета;
  • при условии существенного изменения условий деятельности учреждения.

Таковы положения ч. 6 ст. 8 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

мнение специалиста

Анна Суховерхова,
главный бухгалтер – заместитель начальника Финансово-экономического управления ФГБУ «ФКП Росреестра»

Инвентарный номер должен быть присвоен каждому инвентарному объекту нематериальных активов. На это указывает п. 59 Инструкции № 157н. Инвентарным объектом нематериальных активов признается совокупность прав, возникающих из одного патента, свидетельства, договора (государственного (муниципального) контракта), предусматривающего приобретение (отчуждение) в пользу учреждения исключительных прав на результаты интеллектуальной деятельности (на средство индивидуализации), либо в ином установленном законодательством РФ порядке, предназначенных для выполнения определенных самостоятельных функций (п. 58 Инструкции № 157н). В качестве инвентарного объекта нематериальных активов признаются сложный объект, включающий несколько охраняемых результатов интеллектуальной деятельности (кинофильм, иное аудиовизуальное произведение, театрально-зрелищное представление, мультимедийный продукт, единая технология и т. п.).

Читайте в следующих номерах журнала "Учет в учреждении"
    Читать


    Ваша персональная подборка

      Секретные материалы!

      Есть статьи, которые мы не можем показывать на сайте в общем доступе. Подпишитесь на нашу специальную рассылку и получите информацию, которую мы открываем только избранным! Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Школа Главбуха госучреждения

      Школа Главбуха государственного учреждения

      Научитесь работать без ошибок и нареканий!

      Записаться в Школу

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...






      Рассылка

      © 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

      «Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

      Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ ПИ № ФС-77-62323 от 03.07.2015.

      Политика обработки персональных данных

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Сайт для главных бухгалтеров и экономистов госучреждений

      Чтобы продолжить чтение, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего минуту, а вы получите:

      • Более 6000 статей про учет, отчетность и платные услуги;
      • 500 образцов заполнения форм (в том числе не типовых);
      • 300 записей вебинаров от экспертов и чиновников;
      • 30 000 ответов на вопросы от читателей.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Это займет всего минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Это займет всего минуту
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      ×