По труду и награда

336
 Бахтина Т.Ю.
Эксперт Международного центра финансово-экономического развития
С окончанием календарного года перед учреждениями встает дилемма – стоит ли поощрить сотрудников за эффективный труд? И если да, то каким образом оформить выплату годовых премий? Первый вопрос остается на совести руководителя, а на второй мы попытаемся ответить, в т. ч. как отразить премии в учете и подтвердить их документально, а также, в какой период правильнее их выплачивать.

Чтобы процесс пошел

Для начисления премии, как для любой другой операции, необходимо документальное обоснование. То есть прежде чем премия будет начислена и выплачена конкретным сотрудникам, должны быть соблюдены определенные процедуры.

В первую очередь порядок премирования нужно зафиксировать в локальных нормативных актах учреждения. Затем в соответствии с установленным порядком происходит распределение денежных средств между сотрудниками, которые представлены к премированию. Завершающий этап подготовительных процедур – издание распорядительного документа, например, приказа руководителя.

Составляем локальный акт

Учреждение может закрепить порядок выплаты премий, в т. ч. годовых, в трудовых договорах с сотрудниками (абз. 5 ч. 2 ст. 57 Трудового кодекса РФ (далее – ТК РФ)).

Кроме того, порядок премирования желательно зафиксировать в локальных актах учреждения, например, в коллективном договоре, положении об оплате труда или положении о премировании (ч. 2 ст. 135, ч. 1 ст. 8 ТК РФ). Последний документ предпочтителен тем учреждениям, в которых премирование носит систематический характер.

Однако даже без нормативного регулирования есть веские аргументы в пользу локального акта учреждения о стимулирующих выплатах.

Во-первых, положение о премировании необходимо для эффективного управления персоналом. Назначением премии за определенные показатели можно стимулировать трудовую активность сотрудников и достижение ими определенных результатов.

Нормативный документ

Приказом Минфина России от 15.12.2010 № 173н утверждены формы документов, которые нужно оформить, чтобы выплатить премию по итогам работы за год:

  • Расчетно-платежная или Платежная ведомость (ф. 0504401 или 0504403 (0301011)) – применяется для отражения начислений по оплате труда работникам учреждения, выплат, произведенных работникам в течение месяца, и суммы, причитающейся к выплате при окончательном расчете, а также для отражения налогов, удержанных с сумм начислений по оплате труда и иных сумм;
  • Расходный кассовый ордер (ф. КО-2) – выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии, подписывается руководителем организации и главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным, регистрируется в Журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (ф. КО-3).

Во-вторых, гораздо удобнее один раз разработать положение о премировании, нежели готовить приказы о выплате премии с подробным обоснованием начисления.

Также при наличии положения можно не расписывать отдельно порядок материального стимулирования в трудовых договорах – достаточно ссылки на принятый учреждением акт.

При разработке порядка выплаты годовых премий в локальном акте целесообразно учесть как можно больше нюансов. В частности, прописать критерии оценки эффективности труда сотрудников.

Можно дифференцировать величину вознаграждения по размеру заработной платы, по стажу работы, по видам деятельности, по значимости отдельных профессий или должностей. Кроме того, нужно указать, в каких величинах устанавливается размер премии:

  • в абсолютном значении (в рублях);
  • в процентном значении (от тарифной ставки, должностного оклада, среднедневного заработка и т. д.);
  • в коэффициентах (0,5, 1, 1,2 1,5 и т. д.), которые могут зависеть от квалификации сотрудников или от их стажа.

В локальном акте желательно оговорить порядок снижения (не назначения) премий по итогам года:

  • сотрудникам, которые были приняты на работу в текущем году;
  • сотрудникам, которые в течение года нарушали трудовую дисциплину (прогул, появление на рабочем месте в нетрезвом состоянии и т. п.) или не исполняли трудовые обязанности.

Эти положения позволят избежать возможных споров как с самими сотрудниками, так и с трудовой инспекцией.

Запомнить

Согласно нормам ТК РФ разработка положения о премировании (иного акта) является правом, а не обязанностью учреждения. Исключение – федеральные учреждения, для которых обязанность прописать условия премирования регламентирована п. 5 Положения об установлении систем оплаты труда работников федеральных бюджетных, автономных и казенных учреждений, утв. постановлением Правительства РФ от 05.08.2008 № 583.

Представления на премирование

Следующий этап назначения годовой премии – определение перечня премируемых сотрудников и суммы премии каждому из них. Для этого нужны списки сотрудников и данные оперативного учета. В первую очередь необходимы сведения о количестве средств, которыми учреждение располагает для выплаты премии. Как правило, эта цифра равна сумме неиспользованного премиального фонда, либо общей экономии по подстатье 211 «Заработная плата» КОСГУ.

На практике бухгалтерия информирует об этом руководителя служебной запиской. Пример ее оформления см. ниже.

Руководители структурных подразделений, в свою очередь, направляют служебные записки с перечнем сотрудников и обоснованием назначения премии. Например, указывается конкретный вклад сотрудника в общие результаты работы, дается оценка эффективности его труда. Также руководители подразделений могут предложить размер поощрения каждому из своих подчиненных.

Представленные служебные записки являются основанием для издания приказа руководителя учреждения о премировании. Составить приказ можно в произвольной форме или использовать унифицированные формы приказов о поощрении – одного сотрудника по форме № Т-11, нескольких сотрудников по форме № Т-11а. При этом, по мнению автора статьи, знакомить сотрудников под подпись с таким приказом необязательно. Объясняется это следующим.

Статьей 136 ТК РФ установлено, что при выплате заработной платы работодатель обязан извещать сотрудника об ее составных частях, в т. ч. о сумме премий. Однако эта обязанность исполняется путем раздачи расчетных листков.

Некоторые эксперты находят аргументы в пользу уведомления работников в ст. 22 ТК РФ. В ней указано, что работодатель обязан знакомить сотрудников под подпись с локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью.

Но рассматриваемый приказ является распорядительным, а не нормативным документом. Таким образом, основания для письменного уведомления о премировании не имеется.

Запомнить

При премировании, как правило, учитываются: успешное и добросовестное исполнение работником своих должностных обязанностей в соответствующем периоде; инициатива, творчество и применение в работе современных форм и методов организации труда; качественная подготовка и проведение мероприятий, связанных с деятельностью учреждения; выполнение порученной работы, связанной с обеспечением рабочего процесса или уставной деятельности учреждения; качественная подготовка и своевременная сдача отчетности; участие работника в выполнении важных работ, мероприятий. Данные выплаты носят персонифицированный характер и будут определяться в каждом конкретном случае в зависимости от имеющихся в учреждении средств фонда оплаты труда в части, предусмотренной на материальное поощрение.

Начисление и выплата

На основании приказа руководителя бухгалтерия начисляет годовую премию. Учитывая, что это вознаграждение является частью оплаты труда, его начисляют и выплачивают одновременно с заработной платой за месяц.

Как правило – это декабрь уходящего года либо январь следующего года. Если выплатить премию за год, не дож давшись его окончания, есть вероятность столкнуться с определенными трудностями. Например, в локальных актах может быть предусмотрено лишение премии сотрудника за дисциплинарный проступок. И если проступок будет совершен после выплаты премии, но до окончания года (например, в конце декабря), то получается, что учреждение нарушает собственные правила. Аналогичный случай – когда внутренним порядком предусмотрена выплата премии пропорционально фактически отработанному времени. Например, сотрудник, получивший премию за полностью отработанный год, может до окончания этого года уйти в отпуск, на больничный или по иным причинам не выполнить свои трудовые обязанности. Однако удержать впоследствии «лишние» премиальные выплаты нельзя (ст. 137 ТК РФ).

Итак, повторимся, что премия начисляется вместе с основной заработной платой по подстатье 211 «Заработная плата» КОСГУ. Операции по начислению и выплате отражаются в бухгалтерском учете следующими проводками (в скобках указаны счета для автономных учреждений):

Налоги

С суммы годовой премии необходимо удержать НДФЛ, а также начислить взносы на обязательное страхование (подп. 6 п. 1 ст. 208 Налогового кодекса РФ (далее – НК РФ), ч. 1 ст. 7, ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ, п. 1 ст. 5, п. 1 ст. 20.1 Федерального закона от 24.07.1998 125-ФЗ).

Зачастую у бухгалтера возникает вопрос о том, когда необходимо перечислить НДФЛ в бюджет: при выплате годовой премии или в последний день месяца, в котором она была начислена. В соответствии с подп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ при получении дохода в денежной форме дата фактического его получения определяется как день выплаты дохода, в т. ч. перечисления дохода на счета налогоплательщика в банках.

При получении дохода в виде оплаты труда датой фактического получения налогоплательщиком такого дохода признается последний день месяца, за который ему был начислен доход за выполненные трудовые обязанности согласно трудовому договору (п. 2 ст. 223 НК РФ). Из пункта 2 ст. 223 НК РФ следует, что под доходом в виде оплаты труда понимается непосредственно вознаграждение за выполненные трудовые обязанности.

В Трудовой книжке годовые премии не фиксируют

Записи о премиях по итогам работы за год в трудовых книжках отражать не нужно (п. 25 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225). Запись в книжку вносится лишь в случае выплаты премии, которая не предусмотрена системой оплаты труда и выплачивается единовременно в качестве поощрения за трудовые заслуги, в частности:

  • о награждении государственными наградами, в т. ч. о присвоении государственных почетных званий, на основании соответствующих указов и иных решений;
  • о награждении почетными грамотами, присвоении званий и награждении нагрудными знаками, значками, дипломами, почетными грамотами, производимом работодателями;
  • о других видах поощрения, предусмотренных законодательством РФ, а также коллективными договорами, правилами внутреннего трудового распорядка, уставами и положениями о дисциплине.

Годовая премия в соответствии со ст. 129 ТК РФ является стимулирующей выплатой, а не вознаграждением за выполненные трудовые обязанности. Значит, дата фактического получения дохода в виде премии должна определяться на основании подп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ как день выплаты этого дохода, в т. ч. перечисления дохода на счета налогоплательщика в банках.

Пунктом 4 ст. 226 НК РФ установлено, что налоговые агенты обязаны удержать начисленную сумму налога непосредственно из доходов при их фактической выплате.

Таким образом, удержание НДФЛ с премии производится при фактической выплате денежных средств налогоплательщику, включая перечисление дохода на его счет в банке.

Согласно ст. 255 НК РФ сумма годовой премии (начисленной сотруднику, занятому в деятельности, приносящей доход, и выплаченной за счет данных средств) может уменьшать налоговую базу по налогу на прибыль. Учитывать такую премию в составе расходов на оплату труда можно при одновременном соблюдении двух условий:

1 если премии предусмотрены трудовым и (или) коллективным договорами (ст. 255, п. 21 ст. 270 НК РФ);

2 если премии выплачены за трудовые показатели (п. 2 ст. 255 НК РФ).

Если учреждение применяет метод начисления, момент признания расходов в виде годовых премий зависит от того, к прямым или косвенным расходам они относятся. Косвенные расходы признаются в момент начисления (п. 2 ст. 318, п. 4 ст. 272 НК РФ).

Прямые расходы учитываются по мере реализации продукции, работ, услуг, в стоимости которых они учтены (абз. 2 п. 2 ст. 318 НК РФ). Учреждения, оказывающие услуги, могут учитывать прямые расходы в момент их начисления (абз. 3 п. 2 ст. 318 НК РФ).

Запомнить

Если годовая премия была начислена сотруднику во время его отпуска, отпускные нужно пересчитать с учетом премии (абз. 4 п. 15 Положения, утв. постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922).

Премия руководителю

Руководителя назначает на должность учредитель (вышестоящий орган власти), который выполняет функции работодателя – заключает трудовой договор, устанавливает размер заработной платы, назначает премии. Поэтому премию руководителю следует начислять по отдельному приказу учреждения, который составляется на основании соответствующего приказа вышестоящего органа власти. При этом премирование руководителя отражается в бухучете и при налогообложении аналогично выплате премии основного персонала.

Запомнить

Как правило, премии относятся к косвенным расходам (ст. 318, абз. 3 ст. 320 НК РФ). Исключение составляют премии, выплачиваемые сотрудникам, занятым в производстве продукции, выполнении работ или оказании услуг. Они относятся к прямым расходам. Страховые взносы с сумм таких премий также включаются в состав прямых расходов (абз. 7 п. 1 ст. 318 НК РФ).

Читайте в следующих номерах журнала "Учет в учреждении"
    Читать


    Ваша персональная подборка

      Секретные материалы!

      Есть статьи, которые мы не можем показывать на сайте в общем доступе. Подпишитесь на нашу специальную рассылку и получите информацию, которую мы открываем только избранным! Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Школа Главбуха госучреждения

      Школа Главбуха государственного учреждения

      Научитесь работать без ошибок и нареканий!

      Записаться в Школу

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...






      Рассылка

      © 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

      «Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

      Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ ПИ № ФС-77-62323 от 03.07.2015.

      Политика обработки персональных данных

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Сайт для главных бухгалтеров и экономистов госучреждений

      Чтобы продолжить чтение, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего минуту, а вы получите:

      • Более 6000 статей про учет, отчетность и платные услуги;
      • 500 образцов заполнения форм (в том числе не типовых);
      • 300 записей вебинаров от экспертов и чиновников;
      • 30 000 ответов на вопросы от читателей.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Это займет всего минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Это займет всего минуту
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль