Такая незаменимая зарплатная карта

379
 Фирсанова Н.
Эксперт Международного центра финансово-экономического развития
Использование зарплатных карт становится привычным делом в организациях госсектора. О том, для каких операций и в каком порядке учреждение может применять такие карты, пойдёт речь в данной статье.

Почему это выгодно

Не секрет, что применять банковские карты для расчётов по оплате труда выгодно как учреждениям, так и их сотрудникам. Учреждение получает возможности:

  • уменьшить оборот денежной наличности и связанных с ним затрат;
  • сократить объём кассовых операций;
  • оперативно и точно в срок выплачивать заработную плату;
  • полностью автоматизировать расчёты с персоналом по оплате труда.

Работники, пользуясь зарплатной картой, могут получать наличные в любое удобное для них время, совершать платежи и иные операции со своими средствами через Интернет или мобильный телефон и, как правило, имеют возможность подключить овердрафт1 и (или) получить льготный кредит.

Кроме того, безналичное получение денег гарантирует людям конфиденциальность сведений о размере их заработной платы.

Отправляем на карточку зарплату

По сути зарплатная карта – это расчётная (дебетовая) карта, которая используется как электронное средство платежа для совершения операций её держателем в пределах суммы денежных средств, находящихся на банковском счёте (п. 1.5 Положения об эмиссии платёжных карт и об операциях, совершаемых с их использованием, утв. Банком России 24.12.2004 № 266-П (далее – Положение № 266-П)).

Чтобы обеспечить своих сотрудников зарплатными картами, учреждению необходимо заключить договор с одним из банков, которые реализуют зарплатные проекты2 (п. 1.6 Положения № 266-П). В случае масштабных размеров или разветвлённой структуры учреждения таких договоров и (или) банков может быть несколько.

От условий заключённой сделки зависит, какими будут карты, будет ли банк взимать комиссию за перечисления, кто будет оплачивать обслуживание и выпуск карт, какие дополнительные услуги банка и по каким тарифам будут доступны для учреждения и его сотрудников (п. 1.8 Положения № 266-П).

Оплата учреждением комиссии банку, а также его услуг по выпуску и обслуживанию зарплатных карт отражается в учёте по подстатье 226 КОСГУ «Прочие работы, услуги» (раздел V Указаний № 65н).

Особое внимание следует обратить на те пункты договора с банком, в которых прописано, в течение какого времени:

  • зачисляются полученные от учреждения деньги на счета сотрудников;
  • открывается счёт вновь принятому сотруднику.

На практике встречаются договоры, по условиям которых банк производит зачисления на зарплатные карты в течение нескольких календарных дней, после того как получит деньги от учреждения. Этот период обязательно должен быть учтён бухгалтером. Иначе учреждение не сможет своевременно выплачивать зарплату сотрудникам и тем самым соблюдать требования трудового законодательства (ст. 136 Трудового кодекса РФ).

При обращении в банк вновь принятого сотрудника (или представителя учреждения, ответственного за обеспечение сотрудников зарплатными картами), для него в рамках зарплатного проекта открывают счёт и выпускают карту. Обычно счёт для перечислений открывается человеку в день обращения, а карта выпускается в течение нескольких дней. Это значит, что учреждение может перечислять заработную плату вновь принятому сотруднику по его номеру счёта в том же порядке и в те же сроки, как и всем остальным сотрудникам. Если же для открытия счёта банку требуется время, а срок выплаты зарплаты уже наступил, то учреждение должно предусмотреть один из вариантов для оплаты труда вновь принятого сотрудника:

  • выдать заработную плату наличными через кассу;
  • перечислить заработок индивидуальным платёжным документом на банковский счёт, указанный сотрудником.

При наличии зарплатных карт процесс расчётов с сотрудниками по оплате труда можно представить в виде следующих этапов:
1) начисление заработной платы и иных периодических платежей;
2) удержание НДФЛ и иных сумм (по исполнительным листам, личным заявлениям сотрудников, договорам добровольного страхования и пр.);
3) удержание оставшейся суммы, предназначенной к получению;
4) перечисление в банк для дальнейшего зачисления на зарплатные карты удержанной суммы, которая предназначена к получению.

Все удержания отражаются в бухгалтерском учёте на одном и том же счёте – 304 03 «Расчёты по удержаниям из выплат по оплате труда», – но имеют разную природу и основания (п. 273 Инструкции № 157н). Поэтому в рамках учётной политики учреждению требуется установить для этого счёта детализацию по видам удержаний (п. 274 Инструкции № 157н). Например, можно воспользоваться правом учреждений включать в рабочий план счетов дополнительные аналитические коды синтетических счетов (п. 1 Инструкции № 157н, п. 2 Инструкции № 162н). Кроме того, для удобной работы со счётом 304 03 учреждение по своему усмотрению может установить порядок аналитического учёта в разрезе статей (подстатей) КОСГУ.

Пример 1

Учётной политикой учреждения предусмотрен аналитический учёт операций по счёту 1 304 03 000 «Расчёты по удержаниям из выплат по оплате труда» в разрезе:

1. Видов удержаний – путём включения в рабочий план счетов дополнительных аналитических кодов рассматриваемого счёта:

  • 1 304 13 000 «Расчёты по удержаниям членских профсоюзных взносов в первичную профсоюзную организацию»;
  • 1 304 23 000 «Расчёты по удержаниям членских профсоюзных взносов в отраслевую территориальную профсоюзную организацию»;
  • 1 304 33 000 «Расчёты по удержаниям алиментов»;
  • 1 304 43 000 «Расчёты по удержаниям взносов по всем видам добровольного страхования»;
  • 1 304 53 000 «Расчёты по удержаниям заработной платы для безналичного перечисления»;
  • 1 304 63 000 «Расчёты по прочим удержаниям».

2. Статей (подстатей) КОСГУ – путём указания кода КОСГУ в качестве дополнительного аналитического признака во всех бухгалтерских записях с участием рассматриваемого счёта.

Подавляющая часть удержаний уменьшает сумму, которую в итоге получит человек (НДФЛ, исполнительный лист, добровольные страховые взносы, членские взносы в профсоюз и пр.). А вот удержание заработка для его дальнейшего перечисления на банковский счёт (во вклад) причитающуюся сотруднику сумму не изменяет. В бюджетном учёте эта операция «переносит» кредиторскую задолженность перед работниками по оплате труда со счетов 1 302 10 000 «Расчёты по оплате труда и начислениям на выплаты по оплате труда» на счёт 1 304 03 000 «Расчёты по удержаниям из выплат по оплате труда», и показывает, что эта задолженность будет погашена безналичным путём.

Пример 2

Аналитический учёт на счёте 1 304 03 000 «Расчёты по удержаниям из выплат по оплате труда» ведётся учреждением в разрезе статей (подстатей) КОСГУ и видов удержаний путём указания дополнительных аналитических признаков к счёту. Операции по счёту 1 303 01 000 «Расчёты по налогу на доходы физических лиц» детализированы по статьям (подстатьям) КОСГУ в зависимости от того, с какой выплаты удержан налог.

По итогам месяца в учреждении начислена заработная плата:

В результате расчётов на счетах бюджетного учёта сформировались такие остатки:

По итогам месяца в учреждении были предприняты следующие действия:
1) в кассу получены наличные денежные средства для выплаты заработка сотрудникам, не имеющим зарплатных карт;
2) перечислены НДФЛ в бюджет и членские взносы в профсоюзную организацию;
3) сформировано две заявки на кассовый расход и соответственно два списка (реестра) для зачисления заработной платы и компенсации по уходу за ребёнком до трёх лет на зарплатные карты сотрудников.

Когда перечислять НДФЛ

НДФЛ – это часть дохода, которую человек обязательно и безвозмездно отдаёт государству, чтобы оно могло выполнять свои функции (п. 1 ст. 8 Налогового кодекса РФ (далее – НК РФ)). Государство должно получить причитающееся не позднее той даты, когда свой доход получит человек. При этом налоговое законодательство определяет дату получения дохода, в зависимости от выплаты человеку заработной платы (п. 6 ст. 226 НК РФ).

Если сотрудники получают зарплату безналом, то перечислить НДФЛ, удержанный с их заработка, следует не позднее того дня, когда деньги будут списаны со счёта учреждения и зачислены на их банковские счета.

Если зарплата выдается наличными через кассу учреждения, отправить в бюджет НДФЛ следует не позднее дня получения учреждением наличных денег для их дальнейшей выдачи работникам.

Таким образом, при наличии в учреждении как расчётов через кассу, так и безналичных расчётов по оплате труда, целесообразно совершать перечисление налога по наиболее ранней из двух дат. Либо не позднее даты зачисления денег на зарплатные карты. Либо не позднее даты получения налички для выдачи зарплаты через кассу.

Исчисление сумм НДФЛ производится по итогам каждого месяца (п. 3 ст. 226 НК РФ). Это значит, что в момент выплаты зарплаты за первую половину месяца (аванса) удерживать и перечислять налог не нужно.

Безналом под отчёт

Перед некоторыми учреждениями до сих пор стоит вопрос: а можно ли безналичным путём выдавать деньги под отчёт? Ответ на него неоднократно давал Минфин России в письмах от 10.09.2013 № 02-03-10/337209, от 05.10.2012 № 14-03-03/728, от 29.12.2011 № 14-01-07/1396-1966. Вести расчёты с подотчётными лицами с применением расчётных (дебетовых) банковских карт не просто можно, но и нужно для минимизации наличного денежного обращения. Казначейство России придерживается аналогичной точки зрения и заявляет, что не вправе отказать учреждению в перечислении подотчётных сумм, в т. ч. на зарплатные карты работников. Такие разъяснения оно доводило до финансовых органов (письма от 10.09.2013 № 42-7.4-05/5.2-554, от 26.07.2011 № 42-7.4-05/5.2-500).

Безналичный порядок расчётов с подотчётными лицами учреждению целесообразно прописать в своей учётной политике. Кроме того, в отношении таких расчётов в учётной политике или ином локальном акте экономического субъекта должны быть установлены: максимальная сумма, которую можно выдать под отчёт; срок, на который выдаются деньги; срок, в течение которого осуществляется проверка, утверждение и окончательный расчёт по авансовому отчёту. Этого требуют положения п. 213 Инструкции № 157н, п. 6.3 Указаний № 3210-У.

В целом, правила осуществления безналичных расчётов с подотчётными лицами идентичны тем, которые применяются при выдаче денег через кассу учреждения:

1. Деньги перечисляются на основании письменного заявления подотчётного лица, в котором указаны:

  • назначение аванса;
  • расчёт (обоснование) размера аванса;
  • срок, на который выдаются деньги;
  • собственноручная распорядительная надпись руководителя;
  • дата.

2. Перечисление очередной подотчётной суммы возможно только при отсутствии за подотчётным лицом задолженности по денежным средствам, по которым наступил срок предоставления авансового отчёта.

3. Подотчётное лицо обязано отчитаться не позднее трёх рабочих дней со дня:

  • истечения срока, на который были выданы деньги под отчёт;
  • выхода на работу;
  • возвращения из командировки.

4. Подотчётное лицо обязано предоставить Авансовый отчёт (ф. 0504049) с приложением документов, подтверждающих произведённые им расходы. Такие требования установлены в пп. 213–216 Инструкции № 157н, п. 26 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, п. 6.3 Указаний № 3210-У.

Если деньги были выданы подотчётному лицу безналом, это не значит, что их возврат нужно осуществить таким же путём. Вернуть учреждению неиспользованные денежные средства можно:

  • наличными деньгами в кассу учреждения;
  • путём удержания части заработной платы по письменному заявлению подотчётного лица.

Бухгалтерские записи для отражения этих фактов хозяйственной жизни в бюджетном учёте приведены в п. 84 Инструкции № 162н.

Если возврат неиспользованной подотчётной суммы произведён путём удержания части зарплаты должника, то кассовые расходы следует откорректировать. А именно: в сумме удержания отразить расходы по подстатье 211 КОСГУ и одновременно восстановить на эту же сумму ранее произведённые расходы по соответствующей статье (подстатье) КОСГУ. Основанием для корректировки должно стать уведомление об уточнении вида и принадлежности платежа, направленное учреждением в финансовый орган. Для отражения такой корректировки в учёте корреспонденцию счетов следует согласовать с органом, осуществляющим кассовое обслуживание, финансовым органом, ГРБС (п. 2 Инструкции № 162н).

Пример 3

На хозяйственном складе учреждения возникла срочная необходимость поменять замок. Требуемая сумма была оперативно перечислена под отчёт на зарплатную карту завхоза. Авансовый отчёт завхоза был утверждён руководителем и принят к учёту. Остаток неиспользованных денежных средств удержан из заработной платы завхоза на основании его письменного заявления. Оформлены следующие проводки:



Секретные материалы!

Есть статьи, которые мы не можем показывать на сайте в общем доступе. Подпишитесь на нашу специальную рассылку и получите информацию, которую мы открываем только избранным! Это бесплатно.

Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






Рассылка

© 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогут составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль