Законные манипуляции с банковскими картами

449
 Фирсанова Н.
Эксперт Международного центра финансово-экономического развития
Использование зарплатных карт становится привычным делом в организациях госсектора. Рассмотрим, для каких операций и в каком порядке бюджетные и автономные учреждения могут применять такие карты.

Для чего они нужны

Не секрет, что применять банковские карты для расчетов по оплате труда выгодно как учреждениям, так и их сотрудникам. Учреждение получает возможность:

  • уменьшить оборот денежной наличности и связанных с ним затрат;
  • сократить объем кассовых операций;
  • оперативно и точно в срок выплачивать заработную плату;
  • полностью автоматизировать расчеты с персоналом по оплате труда.

Работники, пользуясь зарплатной картой, могут получать наличные в любое удобное для них время, совершать платежи и иные операции со своими средствами через Интернет или мобильный телефон, имеют возможность подключить овердрафт и (или) оформить льготный кредит. Также безналичное получение денег гарантирует людям конфиденциальность сведений о размере их заработной платы.

Принцип расчетов

По сути зарплатная карта – это расчетная (дебетовая) карта, которая используется как электронное средство платежа для совершения операций ее держателем в пределах суммы денежных средств, находящихся на банковском счете (п. 1.5 Положения об эмиссии платежных карт и об операциях, совершаемых с их использованием, утв. Банком России от 24.12.2004 № 266-П (далее – Положение № 266-П)).

Чтобы обеспечить своих сотрудников зарплатными картами учреждению необходимо заключить договор с одним из банков, которые реализуют зарплатные проекты (п. 1.6 Положения № 266-П). В случае масштабных размеров или разветвленной структуры учреждения таких договоров и (или) банков может быть несколько. От условий заключенной сделки зависит, какими будут карты, будет ли банк взимать комиссию за перечисление, кто будет оплачивать обслуживание и выпуск карт, какие дополнительные услуги банка и по каким тарифам будут доступны для учреждения и его сотрудников (п. 1.8 Положения № 266-П).

Следует обратить внимание на пункты договора с банком, где прописано:

  • в течение какого времени банк зачисляет полученные от учреждения денежные средства на счета сотрудников;
  • в течение какого времени банк открывает счет вновь принятому сотруднику.

Запомнить

Оплата учреждением комиссии банку, а также его услуг по выпуску и обслуживанию зарплатных карт отражается в учете по подстатье 226 «Прочие работы, услуги» КОСГУ (раздел V Указаний № 65н).

На практике встречаются договоры, по условиям которых банк производит зачисления на зарплатные карты в течение нескольких календарных дней, после того как получит деньги от учреждения. Этот период обязательно должен быть учтен бухгалтером. Иначе учреждение не сможет своевременно выплачивать зарплату сотрудникам и тем самым соблюдать требования трудового законодательства (ст. 136 Трудового кодекса РФ).

При обращении в банк вновь принятого сотрудника (или представителя учреждения, ответственного за обеспечение сотрудников зарплатными картами) для него в рамках зарплатного проекта открывают счет и выпускают карту. Обычно счет для перечислений открывается человеку в день обращения, а карта выпускается в течение нескольких дней. Это значит, что учреждение может перечислять заработную плату вновь принятому сотруднику по его номеру счета в том же порядке и в те же сроки, как и всем остальным сотрудникам. Если же для открытия счета банку требуется время, а срок выплаты зарплаты уже наступил, то учреждение должно предусмотреть один из вариантов для оплаты труда вновь принятого сотрудника:

  • выдать заработную плату наличными через кассу;
  • перечислить заработок индивидуальным платежным документом на счет, указанный работником.

При наличии зарплатных карт процесс расчетов с сотрудниками по оплате труда можно представить в виде следующих этапов:

1 начисление заработной платы и иных периодических платежей;

2 удержание НДФЛ и иных сумм (по исполнительным листам, личным заявлениям сотрудников, договорам добровольного страхования и пр.);

3 удержание оставшейся суммы, предназначенной к получению через зарплатные карты;

4 перечисление в банк для дальнейшего зачисления на зарплатные карты удержанной суммы, которая предназначена к получению.

Все удержания отражаются в бухучете на одном и том же счете – 304 03 «Расчеты по удержаниям из выплат по оплате труда», – но имеют разную природу и разные основания (п. 273 Инструкции № 157н в ред. приказа Минфина России от 29.08.2014 № 89н). Поэтому для указанного счета в учетной политике учреждению требуется установить детализацию по видам удержаний (п. 274 Инструкции № 157н).

Например, можно воспользоваться правом учреждений включать в рабочий план счетов дополнительные аналитические коды синтетических счетов (п. 1 Инструкции № 157н). Кроме того, для удобной работы со счетом 304 03 учреждение по своему усмотрению может установить для него порядок аналитического учета в разрезе статей (подстатей) КОСГУ.

Каждой выплате – свой КОСГУ

Не смотря на то, что карта работника называется зарплатной, на нее перечисляется не только непосредственно оплата труда, но и иные периодические платежи: пособия по временной нетрудоспособности, пособия и компенсации по уходу за детьми, компенсация расходов на приобретение книгоиздательской продукции и методической литературы, компенсация за неиспользованный отпуск и пр. Если начисленные по итогам месяца выплаты относятся к разным статьям (подстатьям) КОСГУ, учреждение формирует несколько списков (реестров) к зачислению денег на счета сотрудников и, соответственно, несколько платежных документов, чтобы каждая из выплат была отражена в учете по своему коду бюджетной классификации расходов.

Пример 1

Учетной политикой автономного учреждения предусмотрен аналитический учет операций по счету 304 03 в разрезе:

1. Видов удержаний – путем включения в рабочий план счетов дополнительных аналитических кодов рассматриваемого счета:

  • 304 13 «Расчеты по удержаниям членских профсоюзных взносов в первичную проф союзную организацию»;
  • 304 23 «Расчеты по удержаниям членских профсоюзных взносов в отраслевую территориальную профсоюзную организацию»;
  • 304 33 «Расчеты по удержаниям алиментов»;
  • 304 43 «Расчеты по удержаниям взносов по всем видам добровольного страхования»;
  • 304 53 «Расчеты по удержаниям зарплаты для безналичного перечисления»;
  • 304 63 «Расчеты по прочим удержаниям».

2. Статей (подстатей) КОСГУ – путем указания кода КОСГУ в качестве дополнительного аналитического признака во всех бухгалтерских записях с участием рассматриваемого счета.

Подавляющая часть удержаний уменьшает сумму, которую в итоге получит человек (НДФЛ, исполнительный лист, страховые и членские взносы в профсоюз и пр.). А вот удержание заработка для его дальнейшего перечисления на банковский счет (во вклад) причитающуюся сотруднику сумму не изменяет. В бухгалтерском учете эта операция «переносит» кредиторскую задолженность перед работниками по оплате труда со счетов 302 10 «Расчеты по оплате труда и начислениям на выплаты по оплате труда» на счет 304 03 «Расчеты по удержаниям из выплат по оплате труда» и показывает, что эта задолженность будет погашена безналичным путем.

Пример 2

Аналитический учет на счете 304 03 «Расчеты по удержаниям из выплат по оплате труда» ведется бюджетным учреждением в разрезе статей (подстатей) КОСГУ и видов удержаний путем указания дополнительных аналитических признаков к счету. Операции по счету 303 01 «Расчеты по налогу на доходы физических лиц» детализированы по статьям (подстатьям) КОСГУ в зависимости от того, с какой выплаты удержан налог. По итогам месяца в учреждении начислена заработная плата:

В результате расчетов на счетах бухгалтерского учета сформировались следующие остатки:

По итогам месяца в учреждении были предприняты следующие действия:

  • в кассу получены наличные денежные средства для выплаты заработка сотрудникам, не имеющим зарплатных карт;
  • перечислены НДФЛ в бюджет и членские взносы в профсоюзную организацию;
  • сформировано два платежных документа и соответственно два списка (реестра) для зачисления заработной платы и компенсации по уходу за ребенком до трех лет на зарплатные карты сотрудников.

Перечисление НДФЛ

НДФЛ – это часть дохода, которую человек обязательно и безвозмездно отдает государству, чтобы оно могло выполнять свои функции (п. 1 ст. 8 Налогового кодекса РФ (далее – НК РФ)). Государство должно получить причитающееся не позднее той даты, когда свой доход получит человек. При этом налоговое законодательство по разному определяет дату получения дохода, в зависимости от того как человеку выплачивается заработная плата (п. 6 ст. 226 НК РФ).

Если сотрудники получают зарплату безналом, то перечислить НДФЛ, удержанный с их заработка, необходимо не позднее того дня, когда деньги будут списаны со счета учреждения и зачислены на их банковские счета. Если зарплата выдается наличными через кассу учреждения, отправить в бюджет НДФЛ следует не позднее дня получения учреждением наличных денег для их дальнейшей выдачи работникам.

При наличии в учреждении как расчетов через кассу, так и безналичных расчетов по оплате труда, целесообразно совершать перечисление налога по наиболее ранней из двух дат. Либо не позднее даты зачисления денег на зарплатные карты, либо не позднее даты получения налички для выдачи зарплаты через кассу. При этом следует учитывать, что исчисление сумм НДФЛ производится по итогам каждого месяца (п. 3 ст. 226 НК РФ). Это значит, что в момент выплаты заработной платы за первую половину месяца (аванса) удерживать и перечислять государству налог не нужно.

Безналом под отчет

Перед некоторыми учреждениями до сих пор стоит вопрос: а можно ли безналичным путем выдавать деньги под отчет? Ответ на него неоднократно давал Минфин России в письмах от 10.09.2013 № 02-03-10/337209, от 05.10.2012 № 14-03-03/728, от 29.12.2011 № 14-01-07/1396-1966. Вести расчеты с подотчетными лицами с применением расчетных (дебетовых) банковских карт не просто можно, но и нужно для минимизации наличного денежного обращения. Федеральное казначейство придерживается аналогичной точки зрения и заявляет, что не вправе отказать учреждению в перечислении подотчетных сумм, в т. ч. на зарплатные карты работников (письма от 10.09.2013 № 42-7.4-05/5.2-554, от 26.07.2011 № 42-7.4-05/5.2-500).

Запомнить

Безналичный порядок расчетов с подотчетными лицами учреждению целесообразно прописать в своей учетной политике. Кроме того, в отношении расчетов с подотчетными лицами в учетной политике или ином локальном акте экономического субъекта должны быть установлены: максимальная сумма, которую можно выдать под отчет; срок, на который выдаются деньги; срок, в течение которого осуществляется проверка, утверждение и окончательный расчет по авансовому отчету. Этого требуют положения п. 213 Инструкции № 157н, п. 105 Инструкции № 174н, п. 108 Инструкции № 183н, п. 6.3 Указаний № 3210-У.

В целом, правила осуществления безналичных расчетов с подотчетными лицами идентичны тем, которые применяются при выдаче денег через кассу учреждения:

1 Деньги перечисляются на основании письменного заявления подотчетного лица, в котором указаны:

  • назначение аванса;
  • расчет (обоснование) размера аванса;
  • срок, на который выдаются деньги;
  • собственноручная распорядительная надпись руководителя;
  • дата.

2 Перечисление очередной подотчетной суммы возможно только при отсутствии за подотчетным лицом задолженности по денежным средствам, по которым наступил срок предоставления авансового отчета.

3 Подотчетное лицо обязано отчитаться не позднее трех рабочих дней со дня:

  • истечения срока, на который были выданы деньги под отчет;
  • выхода на работу;
  • возвращения из командировки.

4 Подотчетное лицо обязано предоставить Авансовый отчет (ф. 0504049) с приложением документов, подтверждающих произведенные им расходы. Такие требования установлены в пп. 213-216 Инструкции № 157н, пп. 105–106 Инструкции № 174н, пп. 108–109 Инструкции № 183н, п. 26 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, п. 6.3 Указаний № 3210-У.

Если деньги были выданы подотчетному лицу безналом, это совсем не значит, что их возврат нужно осуществить таким же путем. Вернуть учреждению неиспользованные денежные средства можно одним из трех способов:

1 безналичным перечислением на счет учреждения (с указанием в назначении платежа кода КОСГУ, по которому производится возврат);

2 наличными деньгами в кассу учреждения;

3 путем удержания части заработной платы по письменному заявлению подотчетного лица.

В бухгалтерских инструкциях приведены проводки для отражения в учете каждого из перечисленных способов (п. 106 Инструкции № 174н, п. 109 Инструкции № 183н).

Запомнить

Если возврат неиспользованной подотчетной суммы произведен путем удержания части заработной платы должника, то кассовые расходы по лицевому счету следует откорректировать. А именно: в сумме удержания отразить расходы по подстатье 211 КОСГУ и одновременно восстановить на эту же сумму ранее произведенные расходы по соответствующей статье (подстатье) КОСГУ. Основанием для корректировки должно стать уведомление об уточнении вида и принадлежности платежа, направленное учреждением в финансовый орган.

Пример 3

На хозяйственном складе учреждения возникла срочная необходимость поменять замок. Требуемая сумма была оперативно перечислена под отчет на зарплатную карту завхоза. Авансовый отчет завхоза был утвержден руководителем и принят к учету. Остаток неиспользованных денежных средств удержан из заработной платы завхоза на основании его письменного заявления. При этом оформлены проводки:



Секретные материалы!

Есть статьи, которые мы не можем показывать на сайте в общем доступе. Подпишитесь на нашу специальную рассылку и получите информацию, которую мы открываем только избранным! Это бесплатно.

Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






Рассылка

© 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогут составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль