Приоритет за электронными регистрами

620
Как известно, в порядок организации и ведения бухгалтерского учёта учреждений госсектора внесены существенные изменения, в т. ч. касающиеся системы документооборота. Новые правила позволяют учреждениям самостоятельно разрабатывать регистры бухгалтерского учёта, формы которых не унифицированы. В результате бухгалтеры могут вести аналитический учёт так, как им удобно. Однако при этом нужно соблюдать обязательные условия. О них и других важных новшествах, читайте далее.

Обязательные реквизиты

Не секрет, что на практике бухгалтеры и до внесения изменений в Инструкцию № 157н пользовались неунифицированными формами регистров бухгалтерского учёта. Например, теми, которые представляет бухгалтерская программа (анализ счёта, карточка счёта, отчёт по проводкам, оборотная, оборотно-сальдовая ведомости и т. п.). Однако теперь данным формам можно «официально» присвоить статус учётных регистров и использовать их наравне с унифицированными. Для этого необходимо соблюдение двух условий:

1) перечень неунифицированных регистров, которые учреждение использует в работе, должен быть закреплён в учётной политике;

2) формы неунифицированных регистров должны содержать обязательные реквизиты.

Эти реквизиты перечислены в п. 11 Инструкции № 157н:

  • наименование регистра;
  • наименование учреждения, составившего регистр;
  • дата начала и окончания ведения регистра (или период, за который он составлен);
  • хронологическая или систематическая группировка объектов учёта;
  • величина денежного, натурального измерения объектов учёта с указанием единицы измерения;
  • наименование должностей лиц, ответственных за ведение регистра;
  • подписи этих лиц с указанием фамилий, инициалов (либо иных реквизитов, необходимых для идентификации лиц).

Электронные носители

Приоритет сегодня имеют электронные регистры бухгалтерского учёта. Это значит, что составить регистр в бумажной форме можно только при отсутствии технической возможности формирования электронного документа (п. 19 Инструкции № 157н). Сроки хранения электронных регистров устанавливаются в том же порядке, что и в отношении документации, формируемой на бумажных носителях – согласно Перечню, утверждённому приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, но не менее пяти лет после отчётного года (ч. 1 ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте» (далее – Закон № 402-ФЗ), п. 14 Инструкции № 157н).

При этом о способе хранения электронных регистров многие бухгалтеры даже не задумываются, полагая, что все документы автоматически «складируются» в базе данных компьютерной программы. Но это не совсем так.

Во-первых, п. 14 Инструкции № 157н установлено, что электронный регистр (наравне с первичными документами и отчётностью) должен быть подписан электронной подписью с учётом требований законодательства. Закон, в свою очередь разделяет электронную подпись на простую и усиленную (квалифицированную и неквалифицированную) (ст. 5 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»). В рамках бухгалтерского документооборота учреждение может использовать любую из этих подписей. Решение о выборе той или иной подписи нужно зафиксировать в учётной политике. Такие разъяснения приводит Минфин России в письме от 30.09.2013 № 02-06-10/40454.

Во-вторых, учреждение должно обеспечить безопасные условия хранения электронных документов и их защиту от изменений (ч. 3 ст. 29 Закона № 402-ФЗ, п. 14 Инструкции № 157н). Для этого нужно определить способы и место хранения электронных регистров, периодичность их выгрузки в файлы.

Для справки

Электронные технологии не дают стопроцентной гарантии сохранности документов. Ведь съёмные носители имеют свойство изнашиваться, устаревать, а локальные хранилища информаций могут быть повреждены вирусами, да и просто сбоями в работе. В этой связи целесообразно формировать бумажные копии электронных регистров и хранить их в специальных папках.

Во многом эти условия зависят от возможностей электронной программы, которой пользуется бухгалтерия. Если в программе нет функции хранения архива регистров учёта, то бухгалтеру нужно архивировать документы самостоятельно. При этом следует учитывать, что просто хранить электронный документ – недостаточно. Нужно иметь возможность полноценно воспроизвести информацию, получить данные об электронной подписи.

Трудность заключается в том, что форматы электронных документов имеют свойство меняться. Вспомните недавнее прошлое – квадратные дискеты, которые большинство технических средств теперь попросту не может воспринимать. Любые съёмные носители информации со временем изнашиваются и морально устаревают. Поэтому альтернативой им может служить, например, специальная программа – электронный архив. Ну и самый простой способ сохранения документов – в отдельной папке своего компьютера или на сервере.

К слову о папках. Первичные документы, которые относятся к соответствующему регистру учёта, тоже хранятся в этих папках. Напомним, их нужно подписывать, указывая:

  • наименование учреждения;
  • название и порядковый номер папки (дела);
  • наименование с указанием при наличии его номера; количества листов в папке (деле);
  • период (дата), за который сформирован регистр.

Получатели бюджетных средств дополнительно должны отмечать наименование главного распорядителя бюджетных средств. Теперь для них это новая обязанность.

Возвращаясь к бумажным копиям электронных регистров, отметим, что сплошная их распечатка – это лишняя трата времени и бумаги. Поэтому целесообразно определить, в каких именно бумажных регистрах нуждается бухгалтерия, и установить для ответственного сотрудника обязанность распечатывать их с определённой периодичностью, заверять подписью и хранить в установленном месте.

Пример

Приведем фрагмент учётной политики:
<…>
3.3.3. Регистры бухгалтерского учёта формируются в электронном виде в программе «1С: бухгалтерия» и хранятся в архиве данной программы, установленном на сервере учреждения.
На бумагу выводятся копии следующих электронных регистров:
- оборотные ведомости по соответствующим аналитическим счетам счетов 0 100 00 000, 0 200 00 000, 0 300 00 000 – ежемесячно в течение пяти рабочих дней после окончания отчётного месяца;
- инвентарные карточки основных средств – по мере принятия объекта к учёту, при изменении его первоначальной стоимости и при выбытии объекта с учёта.
Указанные регистры распечатываются сотрудниками, ответственными за их ведение, заверяются их подписями, а также подписью главного бухгалтера, помечаются штампом «копия электронного документа», подшиваются в соответствующие папки в соответствии с номенклатурой дел бухгалтерии (приложение № 3 к настоящей учётной политике) и хранятся в бухгалтерии в течение установленного срока.
Бумажные копии остальных электронных регистров учёта производятся по мере необходимости.
<…>

Отметим также, что бухгалтерская (финансовая) отчётность считается составленной после подписания её экземпляра на бумажном носителе руководителем учреждения (ч. 8 ст. 13 Закона № 402-ФЗ). Соответственно не допускается формирование, представление и хранение промежуточной и годовой бухгалтерской (бюджетной) отчётности исключительно в электронной форме, даже если для её утверждения использовалась электронная подпись – один экземпляр отчёта обязательно должен быть оформлен на бумаге.

Ответственные за ведение

Напомним, что формировать и подписывать регистр бухгалтерского учёта должен сотрудник, ответственный за его формирование. Этот же сотрудник несёт ответственность за правильность отражения в регистре фактов хозяйственной жизни. Однако в п. 11 Инструкции № 157н внесено дополнение – ответственность сотрудника ограничивается информацией, которая находится в представленных на регистрацию первичных документах.

То есть законодатель прояснил, что сотрудник несёт ответственность за обработку информации, а не за факт хозяйственной жизни. Кроме того, внесено дополнение в части исправлений электронных регистров. Их осуществляет тот сотрудник, который ведёт регистр. Причём все изменения вносятся в обычном порядке – на основании Справки (ф. 0504833) дополнительной бухгалтерской записью или записью, оформленной способом «красное сторно» (п. 18 Инструкции № 157н).

Изъятие регистров

В случае если в соответствии с законодательством РФ изымаются регистры бухгалтерского учёта, их копии (в т. ч. электронных регистров), так же, как и копии изъятой первички, включаются в состав документов бухгалтерского учёта (абз. 3 п. 17 Инструкции № 157н). Есть лишь одно условие – копии нужно изготовить и заверить в установленном законом порядке с разрешения или в присутствии представителей этих органов. После указания на копиях основания и даты изъятия они включаются в состав бухгалтерских документах и используются в деятельности учреждения наравне с оригиналами. Напоследок отметим, что в связи с изменениями в законодательстве бухгалтерам необходимо внести изменения и в учётную политику своих учреждений.

Читайте в следующих номерах журнала "Учет в учреждении"
    Читать


    Ваша персональная подборка

      Секретные материалы!

      Есть статьи, которые мы не можем показывать на сайте в общем доступе. Подпишитесь на нашу специальную рассылку и получите информацию, которую мы открываем только избранным! Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Школа Главбуха госучреждения

      Школа Главбуха государственного учреждения

      Научитесь работать без ошибок и нареканий!

      Записаться в Школу

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...






      Рассылка

      © 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

      «Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

      Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ ПИ № ФС-77-62323 от 03.07.2015.

      Политика обработки персональных данных

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Сайт для главных бухгалтеров и экономистов госучреждений

      Чтобы продолжить чтение, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего минуту, а вы получите:

      • Более 6000 статей про учет, отчетность и платные услуги;
      • 500 образцов заполнения форм (в том числе не типовых);
      • 300 записей вебинаров от экспертов и чиновников;
      • 30 000 ответов на вопросы от читателей.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Это займет всего минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Это займет всего минуту
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль