За что нельзя "наказать" подотчетника

327
 Семенюк А.
Государственный советник Российской Федерации 3-го класса
Соблюдение порядка выдачи под отчёт денежных средств проверяется ревизорами с особым тщанием. Всё потому, что ошибок в данной сфере случается множество – от неправильно оформленных документов до неправомерно взысканных с сотрудника подотчётных денег. Расскажем о некоторых таких нарушениях.

Какое уведомление – такой и спрос

СИТУАЦИЯ. Завхозу МКУ «Медцентр» Бобрикову перечислили под отчёт денежные средства на банковскую карту. В уведомлении о назначении аванса бухгалтер отметил «на хознужды». При этом в устной форме он пояснил, что деньги выдаются на приобретение мыла, туалетной бумаги, бахил и «прочих мелочей». Бюджетные средства были «взяты» со статьи 340 «Увеличение стоимости материальных запасов» КОСГУ. Когда же завхоз явился в бухгалтерию с авансовым отчётом, выяснилось, что он также приобрёл аппарат для надевания бахил, пояснив, что об этом его попросил директор учреждения.

А на бумаге и мыле сэкономил, купив их меньшее количество, чем обычно. Бухгалтер потребовал, чтобы сотрудник возместил расходы, которые не были ему «официально» заявлены, подчеркнув, что в проводках «указана статья 340 как матзапасы, а аппарат для бахил – это 310 – основные средства».

ОШИБКА БУХГАЛТЕРА КАК ПРАВИЛЬНО
Уведомление о назначении аванса при перечислении денег под отчёт было написано формально, без указания конкретных статей расходов. В письменном уведомлении должен быть чётко установлен перечень затрат: что купить, в каком количестве и в какие сроки. Данное уведомление выдаётся сотруднику под расписку и только после этого его можно призвать к ответственности.

КОММЕНТАРИЙ. Согласно п. 213 Инструкции № 157н дебиторская задолженность подотчётных лиц отражается в сумме денежных средств, выданных ему по распоряжению руководителя учреждения на основании письменного заявления подотчётного лица, содержащего назначение аванса, расчёт (обоснование) размера аванса и срок, на который он выдаётся, либо в сумме денежных документов выданных подотчётному лицу на соответствующие цели.

В рассматриваемой же ситуации письменного распоряжения руководителя учреждения, конкретизирующего характер покупки, не было. Соответственно, призвать сотрудника к ответственности на законном основании очень сложно. Термин «хознужды» имеет весьма расплывчатую интерпретацию и может в т. ч. включать аппарат для надевания бахил.

Что касается бюджетной классификации, то соблюдение положений Указаний № 65н (равно как дифференциация имущества на основные средства и материальные запасы) в должностные обязанности завхоза не входит, это прерогатива работников бухгалтерии.

В случае отсутствия письменных заявлений работников, расчётов выдаваемых сумм органами финансового контроля может фиксироваться нарушение авансовой дисциплины – выдача подотчётных сумм без надлежащих оснований.

Если по статье 310 «Увеличение стоимости основных средств» КОСГУ не будет предусмотрено соответствующих лимитов бюджетных обязательств, то учреждение попадает на «нецелёвку». В данном случае речь идёт о нарушении принципа адресности и целевого характера бюджетных средств, который гласит, что бюджетные ассигнования и лимиты бюджетных обязательств доводятся до конкретных получателей бюджетных средств с указанием цели их использования (ст. 38 Бюджетного кодекса РФ).

А за нецелевое использование бюджетных средств ст. 15.14 КоАП РФ предусмотрены санкции:

  • для должностных лиц – административный штраф в размере от 20 тыс. до 50 тыс. руб.; дисквалификация на срок от одного года до трёх лет;
  • для юридических лиц – административный штраф в размере от 5 до 25% суммы бюджетных средств, использованных не по назначению.

Отметим также, что порядок перечисления денег на банковскую карту должен быть зафиксирован в учётной политике учреждения, например так: «В случае перечисления денежных средств под отчёт на банковскую карту сотрудник должен быть под расписку уведомлен о сумме аванса, назначении и сроках расходования перечисленных денежных средств (форма уведомления приведена в приложении № __). Если подотчётная сумма перечислена на банковскую карту без письменного уведомления сотрудника, ответственность за расходование указанных средств и своевременное предоставление отчёта несут сотрудники, санкционировавшие перечисление».

Подотчётные средства доходом не являются

СИТУАЦИЯ. Лаборантке Ивашовой поручили приобрести канцелярские принадлежности для нужд учреждения. В распоряжении руководителя учреждения о выдаче наличных денег под отчёт в числе прочего был указан срок, по истечении которого сотрудница должна отчитаться о произведённых расходах (до 5 февраля включительно). Однако с 5 по 10 февраля в лаборатории в рамках системы внутреннего контроля осуществлялась внеплановая проверка. Задействованная в ней лаборантка, сославшись на занятость, авансовый отчёт в бухгалтерию не сдала. Потом Ивашова заболела и смогла отчитаться по подотчётным суммам лишь пару недель спустя.

ОШИБКА БУХГАЛТЕРА КАК ПРАВИЛЬНО
Поскольку авансовый отчёт не был предоставлен своевременно, руководство учреждения приняло решение произвести удержания из заработной платы сотрудницы. При этом с суммы долга удержан НДФЛ. Числящаяся за лаборанткой дебиторская задолженность не подразумевает перехода прав собственности на выданные под отчёт суммы. Следовательно, оснований для удержания НДФЛ в описываемом случае нет.

КОММЕНТАРИЙ. В соответствии с п. 6.3 Указаний № 3210-У подотчётное лицо обязано в срок, не превышающий трёх рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчёт, или со дня выхода на работу, предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии – руководителю учреждения) авансовый отчёт с прилагаемыми подтверждающими документами.

Если срок, установленный для возвращения аванса, пропущен, то в соответствии со ст. 137 Трудового кодекса РФ работодатель вправе не позднее одного месяца со дня окончания такого срока принять решение об удержании из заработной платы работника соответствующей подотчётной суммы при условии, что работник не оспаривает оснований и размеров удержания.

При этом дебиторская задолженность, которая числится за сотрудником, не предполагает перехода прав собственности на выданные под отчёт суммы. Соответственно, рассматривать её в составе доходов работника нельзя. Это означало бы изменение юридической квалификации отношений между учреждением и работником, а такую переквалификацию может сделать только суд.

Поскольку задолженность физического лица перед организацией не является его доходом, она не признаётся в качестве объекта обложения НДФЛ. Об этом свидетельствует многочисленная судебная практика (см. определение ВАС РФ от 07.09.2010 № ВАС-12053/10, постановления Президиума ВАС РФ от 03.02.2009 № 11714/08, ФАС Московского округа от 22.03.2010 № КА-А40/2469-10, от 16.06.2010 № КА-А40/5879-10-3, ФАС Северо-Западного округа от 12.05.2009 № А56-16804/2008).

Отметим также, что срок окончательного расчёта с подотчётным лицом (равно как срок проверки и утверждения авансового отчёта) устанавливается в приказе (распоряжении) руководителя учреждения. Данный срок не должен быть меньше срока процедуры получения наличных денежных средств для выплаты перерасходов (например, для организаций, лицевые счета которым открыты в территориальных органах Федерального казначейства, финансовых органах субъектов РФ (муниципальных образований), такая процедура предусмотрена правилами, утв. приказом Федерального казначейства от 30.06.2014 № 10н).

Посадочный талон можно заменить

СИТУАЦИЯ. По приезде из командировки сотрудник отдела снабжения МКУ «Транспортное управление» Лебедев сдал в учреждение авансовый отчёт с приложением маршрут/квитанции электронного авиабилета. Однако бухгалтер отказался принимать такой отчёт, потребовав от Лебедева передачи также посадочного талона, который был сотрудником потерян.

ОШИБКА БУХГАЛТЕРА КАК ПРАВИЛЬНО
Бухгалтер заявил, что при отсутствии посадочного талона расходы сотрудника на проезд не могут быть признаны, а значит, он должен возместить учреждению выданные под отчёт деньги. В случае утери посадочного талона можно заменить его справкой, взятой в авиакомпании.

КОММЕНТАРИЙ. При регистрации на рейс пассажиру выдаётся посадочный талон, в котором указываются его инициалы и фамилия, номер рейса, дата отправления, время окончания посадки на рейс, номер выхода на посадку и номер посадочного места на борту воздушного судна (а также иная необходимая информация). На это указывает п. 84 приказа Минтранса России от 28.06.2007 № 82 «Об утверждении Федеральных авиационных правил "Общие правила воздушных перевозок пассажиров, багажа, грузов и требования к обслуживанию пассажиров, грузоотправителей, грузополучателей"».

Наличие посадочного талона как документа – основания для отражения расходов по проезду является обязательным, поскольку подтверждает посадку пассажира на рейс (письмо Минфина России от 01.10.2013 № 02-06-05/40725).

Вместе с тем, по мнению Минфина России, изложенному в письме от 07.06.2013 № 03-03-07/21187, в случае утери посадочного талона для подтверждения полёта можно запросить у авиаперевозчика (или его представителя) справку. Данная справка принимается в качестве документа, подтверждающего расходы по осуществлённому перелёту, в т. ч. для исчисления налога на прибыль.

Читайте в следующих номерах журнала "Учет в учреждении"
    Читать


    Ваша персональная подборка

      Секретные материалы!

      Есть статьи, которые мы не можем показывать на сайте в общем доступе. Подпишитесь на нашу специальную рассылку и получите информацию, которую мы открываем только избранным! Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Школа Главбуха госучреждения

      Школа Главбуха государственного учреждения

      Научитесь работать без ошибок и нареканий!

      Записаться в Школу

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...






      Рассылка

      © 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

      «Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

      Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ ПИ № ФС-77-62323 от 03.07.2015.

      Политика обработки персональных данных

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Сайт для главных бухгалтеров и экономистов госучреждений

      Чтобы продолжить чтение, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего минуту, а вы получите:

      • Более 6000 статей про учет, отчетность и платные услуги;
      • 500 образцов заполнения форм (в том числе не типовых);
      • 300 записей вебинаров от экспертов и чиновников;
      • 30 000 ответов на вопросы от читателей.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Это займет всего минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Это займет всего минуту
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      ×