Локальные акты – обязательные и факультативные

911
 Авдеева И.
начальник юридического отдела ОАО «Медавтотранс»
В строгом юридическом понимании, локальными актами учреждения можно назвать только нормативные документы, которые приняты в соответствии с трудовым законодательством, и регулируют в установленных им пределах вопросы трудовых отношений. Однако исходя из смысла определения «локальный» – т. е. внутренний, местный, подобным образом зачастую называют любые принимаемые организацией акты, которые являются результатом волеизъявления ее органов управления, и при этом носят не адресный характер (в отношении отдельного работника, клиента, контрагента), а касаются взаимоотношений с неперсонифицированным кругом лиц. Принятие таких актов может быть как обязательным для учреждения, так и добровольным, когда инициатива разработки и введения документа в действие определяется внутренними нуждами. Рассмотрим основные из таких актов.

Сфера закупок

Блок документов, регулирующих закупочную деятельность учреждения, является одним из наиболее крупных и системно взаимоувязанных. При этом основные из локальных актов в сфере закупок обязательны к принятию. Законодательное регулирование в данной сфере осуществляется на основании законов № 223-ФЗ и № 44-ФЗ.

Положение о закупке. Данное Положение является документом, который регламентирует закупочную деятельность заказчика и должен содержать требования к закупке, в т. ч. порядок подготовки и проведения процедур закупки (включая способы закупки) и условия их применения, порядок заключения и исполнения договоров, а также иные связанные с обеспечением закупки положения.

Следует подчеркнуть, что осуществление закупок в соответствии с собственным Положением о закупке возможно только для автономных и бюджетных учреждений. Причем для последних – лишь в случаях, прямо предусмотренных в ч. 2 ст. 15 Закона № 44-ФЗ. К таковым относятся – осуществление закупок:

  • за счет грантов, субсидий, средств, полученных от приносящей доход деятельности;
  • либо для привлечения третьих лиц к исполнению контракта, по которому бюджетное учреждение является исполнителем.

При принятии Положения необходимо учесть, что ст. 3 Закона № 223-ФЗ установлено лишь два способа закупки – конкурс и аукцион. При этом дается общее их определение, но не раскрывается перечень и последовательность процедур внутри конкретного способа, а также не затрагиваются иные обязательные к отражению моменты. Однако в п. 3 ст. 3 Закона № 223-ФЗ закреплено, что заказчик вправе в Положении о закупке помимо указанных процедур предусмотреть иные. Для учреждения как заказчика выводы из этих норм следующие:

1 Во-первых, выбирая в качестве применяемых процедур конкурс и (или) аукцион, недостаточно просто указать в Положении на их использование. Необходимо четко прописать, из каких этапов данные процедуры будут состоять, каким образом эти этапы будут проводиться. Можно выделить следующие общие этапы для всех закупочных процедур, по итогам которых заключение договора для заказчика является обязательным:

  • определение вида, основных условий и требований и процедуры закупки, издание соответствующего распорядительного документа;
  • разработка извещения о проведении закупки, их утверждение;
  • публикация извещения о проведении закупки;
  • предоставление закупочной документации участникам по их запросам; разъяснение документации или ее дополнение (при необходимости);
  • получение заявок участников;
  • сопоставление и оценка заявок;
  • выбор победителя;
  • подписание протокола о результатах закупки с победителем;
  • подписание договора с победителем.

2 Во-вторых, предусматривая в Положении о закупке процедуры, отличные от конкурса и аукциона, учреждению помимо описания этапов необходимо дать четкое определение самой выбранной процедуры. Например, закупки могут проводиться в форме запроса цен (котировок), запроса предложений, закупки у единственного поставщика.

Решение о непосредственном проведении закупки должно быть оформлено приказом или иным распорядительным документом руководителя или иного лица, имеющего на это право согласно действующего Положения.

Такой документ в любом случае должен содержать:

  • предмет закупки;
  • наименование способа закупки (как оно указано в Положении);
  • сведения о составе закупочной комиссии, а также указание на лицо, уполномоченное от имени организатора закупки утверждать (подписывать) документы (например, в случае конкурса – извещение, конкурсную документацию и Протокол о результатах конкурса).

Запомнить

Положение о закупке является локальным правовым актом заказчика, однако в силу специальных требований, закрепленных в п. 6 ч. 3 ст. 2 Закона № 223-ФЗ, оно должно быть утверждено органом, осуществляющим функции и полномочия учредителя бюджетного учреждения (именно утверждено, а не просто согласовано). Положение автономного учреждения утверждает наблюдательный совет.

В состав документации о проведении закупки в обязательном порядке будут входить:

  • извещение о закупке – требования к нему установлены п. 8 ст. 4 Закона № 223-ФЗ;
  • документации о закупке, которая должна соответствовать условиям, указанным в п. 9 ст. 4 Закона № 223-ФЗ.

Утверждение данных документов будет осуществляться в порядке, предусмотренном Положением о закупке. В зависимости от нужд учреждения и возможности обеспечения оперативной работы всех его служб, могут быть предусмотрены следующие варианты утверждения документации о закупке:

1 руководителем учреждения – в этом случае подтверждением служит соответствующий приказ;

2 специально созданным органом – комиссией по закупке, решение которой оформляется протоколом. При выборе такого варианта в Положении о закупке необходимо прописать кворум комиссии, при котором решение по соответствующему вопросу будет правомочно, и необходимое для утверждения документации число голосов. Учитывая, что документация о закупке является достаточно объемным документом, а предметы закупки могут быть весьма специфическими, для согласования условий приобретения которых могут требоваться специальные знания, вариант с утверждением закупочной комиссией представляется самым целесообразным. Комплексные знания всех членов комиссии смогут максимально полно защитить интересы учреждения;

3 председателем закупочной комиссии единолично – его решение оформляется в виде распоряжения. Указанные варианты утверждения документации могут быть и комбинированными.

Пример 1

В Положении о закупке возможно прописать следующие нормативы:

1. При приобретении простой продукции, не требующей сертификации, с объемом закупки не более определенной суммы за конкретный период (например, не более чем на 300 тыс. руб. в квартал по однородной продукции), документация утверждается руководителем учреждения.

2. Приобретение технически сложной продукции, стоимость которой не превышает определенную сумму, осуществляется по документации, утвержденной распоряжением председателя закупочной комиссии.

3. Порядок приобретения технически сложной продукции выше определенной стоимости, либо продукции, изготавливаемой по индивидуальному заказу независимо от ее стоимости, должен быть утвержден закупочной комиссией, большинством не менее чем 2/3 ее членов.

Однако излишне громоздкое сочетание вариантов может затруднить разграничение компетенции между уполномоченными органами, поэтому оптимальным представляется сочетание не более двух из них.

Независимо от утверждающего документацию о закупке органа, на самой документации следует отразить гриф «УТВРЕЖДЕНО» и указать реквизиты соответствующего распорядительного документа (дату и номер).

План закупок. Это еще один обязательный к принятию документ, который разрабатывается ежегодно (до начала отчетного года). Соответствующие нормы содержат:

  • статья 17 Закона № 44-ФЗ – для бюджетных учреждений. План закупок формируется бюджетным учреждением в соответствии с требованиями указанной статьи и утверждается в течение 10 рабочих дней после утверждения плана финансово-хозяйственной деятельности;
  • статья 4 Закона № 223-ФЗ – для автономных учреждений. В данном случае требования к плану закупок установлены постановлением Правительства РФ от 17.09.2012 № 932 «Об утверждении правил формирования плана закупки товаров (работ, услуг) и требований к форме такого плана». Эти требования являются достаточно обобщенными и касаются в первую очередь структуры плана, но не его подробного содержания.

План закупок подлежит размещению в Единой информационной системе (ЕИС) в течение трех рабочих дней со дня утверждения или изменения, за исключением сведений, составляющих государственную тайну. А до ввода ЕИС в эксплуатацию план публикуют на официальном сайте http://www.zakupki.gov.ru.

Учетная политика

Учетная политика бюджетного и автономного учреждения не является формальным документом, создаваемым только потому, что его наличие предусмотрено действующим законодательством. Напротив, во многих случаях на основании утвержденной учетной политики должностными лицами осуществляются те или иные действия, принимаются конкретные решения. Но это обязательный документ для учреждения.

Учетная политика может быть представлена одним приказом руководителя организации (с соответствующими приложениями) или представлять собой систему приказов (распоряжений, инструкций). Главное - урегулировать все существенные вопросы, связанные с ведением бухгалтерского и налогового учета.

В соответствии с п. 5 ст. 8 Закона № 402-ФЗ принятая учетная политика применяется последовательно из года в год. Изменения в нее не могут вноситься без достаточных оснований, которые установлены п. 6 ст. 8 Закона № 402-ФЗ. Причем в целях обеспечения сопоставимости бухгалтерской (финансовой) отчетности поправки в учетную политику должны вводиться с начала отчетного года, если иное не обусловливается причиной такого изменения. К примеру, новациями в законодательстве РФ о бухгалтерском учете, федеральных или отраслевых стандартах, которые вступают в силу не с 1 января, а в другие сроки в течение отчетного года.

Информация об изменениях учетной политики подлежит раскрытию в пояснительной записке, входящей в состав бухгалтерской отчетности. Пунктом 6 Инструкции № 157н регламентировано, что в учетной политике должны быть утверждены: рабочий план счетов; формы первичных учетных документов, регистров бухучета, а также документов для внутренней бухгалтерской отчетности; методы оценки отдельных видов имущества и обязательств; порядок проведения инвентаризации; правила документооборота и технология обработки учетной информации; порядок внутреннего финансового контроля; другие решения, необходимые для организации и ведения бухгалтерского учета.

Запомнить

Учетная политика – основной документ, согласно которому учреждение определяет способы ведения бухгалтерского учета. Ее положения должны соответствовать действующему законодательству и помогать (а не мешать) бухгалтеру оперативно и грамотно решать рабочие вопросы.

Также согласно изменениям п. 4 Инструкции № 157н следует дополнить учетную политику порядком отражения событий после отчетной даты. В учетной политике необходимо отразить вопросы, не решенные на уровне федерального стандарта (инструкции № 157н, № 162н, № 174н, № 183н), и выработанные вышестоящим учреждением (ГРБС, финансовым органом), а также – утвердить однозначные решения способов ведения учета, если в инструкции предусмотрено несколько возможных вариантов.

Под учетной политикой для целей налогообложения понимается выбранная налогоплательщиком совокупность допускаемых Налоговым кодексом РФ (далее – НК РФ) способов (методов) определения доходов и (или) расходов, их признания, оценки и распределения, а также учета иных необходимых для целей налогообложения показателей финансово-хозяйственной деятельности (п. 2 ст. 11 НК РФ).

Разработка учетной политики для целей налогообложения обязательна (главы 21, 25, 26, 26.4, 30 НК РФ). Применяется налоговая учетная политика с 1 января года, следующего за годом утверждения ее соответствующим приказом (распоряжением) (п. 12 ст. 167 НК РФ).

Структурное взаимодействие

Принятие актов, о которых пойдет речь, не является для учреждения обязательным, однако их наличие сможет значительно упростить задачу разграничения ответственности между службами, в т. ч. при проведении различных видов проверок либо запросе документации уполномоченными органами.

Во-первых, может быть принят единый приказ, разграничивающий полномочия служб и ответственных сотрудников по таким ключевым направлениям, как:

  • соблюдение трудового законодательства – в частности, предоставление информации по запросам уполномоченных органов, контроль своевременности прохождения сотрудниками медосмотров, приобретения спецодежды и т. д.;
  • взаимодействие с налоговыми органами – ответы на запросы о предоставлении документов и пояснений, своевременное перечисление налоговых платежей;
  • предоставление информации органам статистики. Несмотря на достаточную простоту статотчетов, они весьма разнообразны и могут иметь отношение к работе нескольких отделов учреждения.

Пример 2

Отчет по проведенным закупкам в равной мере может формироваться и экономическим отделом, и сотрудником, ответственным за организацию закупок, и бухгалтерской службой.

Во-вторых, если численность учреждения велика, и основные направления деятельности обслуживаются не отдельными специалистами, а отделами (службами), могут приниматься положения о работе таких служб, с разграничением конкретных полномочий между отдельными сотрудниками.

Конечно, основное распределение должностных обязанностей между сотрудниками производится на уровне должностных инструкций, однако сведение ключевых обобщенных моментов в отдельный приказ будет более наглядным для самих сотрудников, а также значительно упростит обоснование ответственности конкретного лица при возможных проверках.

Это, в свою очередь, поможет избежать возложения административной ответственности на учреждение как юридическое лицо и привлекать к ответственности только должностное лицо. Ведь суммы штрафных санкций для юридических и для должностных лиц по многим административным составам отличаются в несколько раз.

Общие правила

В заключение отметим: стандартизировать все возможные к принятию локальные акты учреждения (обязательность принятия которых законодательством не предусмотрена) весьма затруднительно, поскольку во многом принятие таких документов определяется внутренними нуждами, а они, в свою очередь, выясняются в процессе работы конкретной организации и даже конкретных сотрудников.

Однако выявив необходимость локального регулирования и намереваясь ввести в действие соответствующий локальный акт, учреждением должны быть соблюдены следующие требования:

  • такой документ должен содержать дату его принятия, и дату введения в действие (даже если они совпадают, на это следует сделать отдельное указание);
  • если устанавливается определенная последовательность процедур, необходимо также раскрыть их содержание в случаях, когда нормативно оно не определено;
  • в локальном акте в качестве ответственных лиц целесообразно указывать наименование должностей (в строгом соответствии со штатным расписанием и трудовыми договорами), а не фамилии сотрудников, занимающих такие должности;
  • все сотрудники, ответственные за исполнение требований локального акта, в обязательном порядке должны быть с ним ознакомлены под подпись. Если в дальнейшем в документ будут вноситься изменения – ознакомление с ними также является обязательным;
  • обязательное ознакомление необходимо и тогда, когда конкретный работник не занимает должность, в отношении которой локальным актом установлены определенные требования, но он исполняет обязанности временно отсутствующего работника, действия которого регламентируются данным актом.


Секретные материалы!

Есть статьи, которые мы не можем показывать на сайте в общем доступе. Подпишитесь на нашу специальную рассылку и получите информацию, которую мы открываем только избранным! Это бесплатно.

Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






Рассылка

© 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогут составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль