Ведение кассовой книги (форма № КО-4)

3045

Вопрос

Университет имеет два обособленных подразделения (далее ОП), одно из них сдает выручку на расчетный счет, другое в головную кассу организации. 1. Каким образом копии листов кассовых книг обособленных подразделений должны быть отражены в кассовой книге головного учреждения? 2. Где должны храниться первичные кассовые документы обособленных подразделений (ПКО, РКО)? 3. Какой порядок заполнения листа кассовой книги обособленным подразделением (столовая), сдающим выручку в головную кассу организации? Должно ли это ОП вести кассовую книгу? ОП должно на сумму выручки оформлять ПКО, на сумму, сдаваемую в головную кассу РКО и отражать их в листе кассовой книги? В головную кассу этим подразделением передается именно оригинал листа кассовой книги? Денежные средства в головную кассу приходуются на основании ПКО, РКО, КМ-6, КМ-7, z-отчета, переданных ОП и подшивается к первичным документам головной кассы с приложенным вторым экземпляром листа кассовой книги и все это прошивается или все перечисленные документы должны находиться в кассе ОП, а на основании РКО, созданного ОП, головная касса приходует выручку (выписав ПКО)? На основании каких документов головная касса должно приходовать д /с? 4. В ответе на вопрос 404289 есть следующие слова: " Обратите внимание: аптеки вашей компании являются обособленными подразделениями. Однако кассовую книгу в организации можно вести исключительно в единственном экземпляре. Следовательно, аптеки должны заполнять листы кассовой книги, ежедневно выводя остаток на конец рабочего дня, и передавать их в головной офис. Делать это следует не позднее следующего рабочего дня в качестве вложений в кассовую книгу." Ниже в том же ответе: «Если организация проводит кассовые операции через обособленные подразделения (филиалы, представительства), то поступление или выдачу наличных денежных средств отражайте в отдельной кассовой книге обособленного подразделения. Копии листов этой книги должны быть переданы в организацию в установленном ей самостоятельно порядке. При установлении порядка должны быть учтены сроки составления организацией бухгалтерской (финансовой) отчетности.» Здесь, на мой взгляд, есть противоречие, по срокам передачи копий листов кассовой  книги. Также написано, что кассовую книгу организация должна вести в единственном экземпляре, что противоречит требованиям Банка России и ФНС, в которых написано, что ведение кассовой книги возложено на все структурные подразделения. 5. Кассовая книга состоит из листов кассовой книги (без ПКО, РКО), именно к ней подшиваются листы кассовых книг обособленных подразделений? Если да, то копии листов кассовой книги ОП, сдающих д/ с в головную кассу должны подшиваться к кассовой книге головной кассы день в день или в соответствии с установленным самостоятельно порядком передачи копий листов кассовой книги? 6. ОП, которое сдает д/с на р/с, передает копии листов кассовой книги в головную кассу организации раз в неделю. В этом случае их необходимо подшивать в кассовую книгу головной кассы к тому дню, в котором копии листов кассовой книги были переданы?

Ответ

В соответствии с пунктом 4.6 указания Банка России  № 3210-У, обособленные подразделения передают юридическому лицу копию листа кассовой книги 0310004. А в соответствии с пунктом 5.3 указаний, прием в кассу юридического лица наличных денег, сдаваемых обособленным подразделением, осуществляется в порядке, установленном юридическим лицом, по приходному кассовому ордеру 0310001. Следовательно, показатели копии листа кассовой книги обособленного подразделения в кассовой книги юридического лица (головного учреждения) отражаться не будут. В кассовой книге головного отделения отразятся только наличные деньги, сданные обособленным подразделением, на основании приходного кассового ордеру 0310001. Ежедневно в конце рабочего дня кассир должен передавать в бухгалтерию отчет кассира (второй отрывной лист, который является копией записей в кассовой книге за день), приходные и расходные ордера. Поэтому первичные кассовые документы обособленных подразделений (приходные кассовые ордера и расходные кассовые ордера) должны храниться в бухгалтерии (обособленного подразделения (если она имеется) или головного учреждения (если нет бухгалтерии обособленного подразделения). Порядок заполнения листа кассовой книги обособленным подразделением (столовой), сдающим выручку в головную кассу организации общий, установленный указаниями Банка России № 3210-У. Поэтому обособленное подразделение должно на сумму выручки оформлять приходные кассовые ордера, на сумму, сдаваемую в головную кассу расходный кассовый ордер и отражать их в листе отдельной кассовой книги. В головную кассу обособленное подразделение передается копию листа кассовой книги. Так же в соответствии с указаниями Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У, если организация проводит кассовые операции через обособленные подразделения, то поступление или выдачу наличных денежных средств нужно в отдельной кассовой книге обособленного подразделения. В предоставленной в прошлом ответе статье журнала указывалось: «Однако кассовую книгу в организации можно вести исключительно в единственном экземпляре», так как статья журнала от апреля 2012 года и составлялась на основании действующего в то время Положения, утвержденного Банком России 12 октября 2011 г. № 373-П. В настоящее время с вступлением указаний Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У учреждение должно руководствоваться именно ими. Копии листов кассовой книги обособленного подразделения могут подбираться, сброшюровываться и сшиваться организацией по каждому обособленному подразделению. Обособленное подразделение может передавать в головной учреждение копии листов кассовой книги раз в неделю или, например, ежемесячно.

 

1. Рекомендация: Как вести кассовую книгу (форма № КО-4)

Обязанность ведения кассовой книги

86.12760 (6,8,9)

Сведения о движении наличных денежных средств нужно отражать в кассовой книге по форме № КО-4 (п. 4.6 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У). Это требование распространяется на все организации независимо от применяемой ими системы налогообложения (п. 1 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У, п. 2 постановления Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88 и п. 4 ст. 346.11, п. 5 ст. 346.26НК РФ).* Предприниматели, ведущие учет доходов и расходов или физических показателей в соответствии с налоговым законодательством, вправе не вести кассовую книгу (абз. 9 п. 4.6 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У).

Внимание: если в кассовой книге несвоевременно (или не полностью) отражаются операции с наличными деньгами, налоговая инспекция может оштрафовать организацию.

Ведение книги в главной кассе

86.12761 (6,8,9)

Независимо от количества операционных касс в организации (предпринимателем) ведется кассовая книга, в которой отражаются все операции по главной кассе* (п. 4.6 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У).

При этом в течение дня движение денег в операционных кассах отражается не в кассовой книге, а в журнале кассира-операциониста по форме № КМ-4, который ведется по каждой ККТ. Затем наличная выручка из операционных касс передается в главную кассу организации. Записи в кассовой книге делаются сотрудниками главной кассы на основании приходных кассовых ордеров по форме № КО-1, составленных в свою очередь на основании контрольных лент ККТ операционных касс.

Это следует из абзаца 3 пункта 4.6, пункта 5.2 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У, указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132.

Отраженные в кассовой книге данные о поступлении и расходовании наличных денег должны соответствовать оборотам по счету 50 «Касса». Это следует из Инструкции к плану счетов (счет 50) и абзаца 5 пункта 4.6 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.

Отражение суммы Z-отчета в кассовой книге

12.65564 (6,8,9)

Ситуация: нужно ли отражать в кассовой книге всю итоговую сумму Z-отчета, если часть выручки поступила от покупателей по пластиковым картам

Нет, не нужно.

При расчетах с использованием платежных карт организация должна применять ККТ и выдавать покупателям кассовые чеки (п. 1 ст. 2 Закона от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ). Но поскольку выручка от таких операций поступает не в кассу, а на расчетный счет организации, в кассовой книге ее отражать не нужно.

В кассовых чеках, пробитых при поступлении выручки по платежным картам, должны быть отметки о получении безналичных платежей. Суммы, поступившие по таким кассовым чекам, отражаются в Z-отчетах отдельной строкой (см., например, письмо УФНС РФ по г. Москве от 28 марта 2005 г. № 22-12/19995). Если сумма наличной выручки, отраженная в главной кассе, отличается от итоговой суммы Z-отчета на сумму входящих в нее безналичных платежей, то это означает, что наличные деньги оприходованы правильно.

Аналогичная точка зрения, в частности, отражена в письме УФНС России по г. Москве от 11 мая 2006 г. № 09-24/038509.

86.12762 (6,8,9)

Кассовую книгу допускается вести на бумажном носителе или в электронном виде (п. 4.7 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У).

86.12763 (6,8,9)

Кассовая книга на бумажном носителе должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана на последней странице. Записи в кассовой книге на бумажном носителе делайте в двух экземплярах через копировальную бумагу. Такие правила установлены указаниями, утвержденными постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88.

Ежедневно в конце рабочего дня кассир:

  • подсчитывает итог операций за день;
  • определяет остаток денежных средств в кассе на начало следующего дня;
  • передает в бухгалтерию отчет кассира (второй отрывной лист, который является копией записей в кассовой книге за день), приходные и расходные ордера.*

Кассовую книгу можно вести с применением компьютера. Тогда в конце рабочего дня все листы книги нужно распечатать и завизировать.

Бухгалтер проверяет записи в кассовой книге и количество ордеров. После этого он расписывается в кассовой книге, чтобы подтвердить получение отчета кассира и первичных документов.

Об этом сказано в пунктах 4.6–4.7 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.

86.12764 (6,8,9)

В кассовую книгу, оформленную на бумажном носителе, можно вносить исправления. В случае необходимости зачеркните неверные данные, напишите достоверную информацию. Подчистки в кассовой книге не допускаются. Каждое исправление должно быть заверено кассиром и главным бухгалтером или лицом, его заменяющим. Такой порядок следует из пункта 4.7 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У, части 7статьи 9, части 8 статьи 10 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.

86.12765 (6,8,9)

Кассовую книгу можно вести в электронном виде. При этом необходимо обеспечить сохранность данных кассовой книги на электронном носителе и исключить возможность несанкционированного изменения этих данных. Кассовая книга, оформленная в электронном виде, должна быть заверена электронными подписями.

Такой порядок установлен пунктом 4.7 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.

В конце рабочего дня кассир отчитывается и закрывает кассовую книгу в электронном виде в том же порядке, что и в случае ее ведения на бумажном носителе (абз. 4 п. 4.6 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У). Если кассовая книга оформляется в электронном виде, исправления в ней после подписания ответственным лицом не допускаются* (абз. 3 п. 4.7 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У).

Ведение книги в обособленном подразделении

86.12766 (6,8,9)

Если организация проводит кассовые операции через обособленные подразделения (филиалы, представительства), то поступление или выдачу наличных денежных средств отражайте в отдельной кассовой книге обособленного подразделения. Копии листов этой книги должны быть переданы в организацию в установленном ей самостоятельно порядке. При установлении порядка должны быть учтены сроки составления организацией бухгалтерской (финансовой) отчетности.

Такой порядок следует из положений абзаца 7 пункта 4.6 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.*

12.65565 (6,8,9)

Ситуация: нужно ли вести отдельную кассовую книгу обособленному подразделению, которое не является филиалом (представительством) организации

Да, нужно.

Обязанность по ведению кассовой книги возложена на все обособленные подразделения организации, в которых совершаются кассовые операции. Такие разъяснения даны департаментом наличного денежного обращения Банка России в письме от 4 мая 2012 г. № 29-1-1-6/3255. Аналогичной позиции придерживается и ФНС России в письме от 17 мая 2013 г. № АС-4-2/8827.

Арбитражная практика по этому вопросу неоднородна. Некоторые суды считают, что независимо от того, является или нет обособленное подразделение филиалом (представительством), оно должно вести кассовую книгу (см., например, постановление Тринадцатого арбитражного апелляционного суда от 19 марта 2013 г. № А56-59643/2012).

Однако есть примеры судебных решений, в которых говорится, что кассовую книгу обязаны вести только сама организация, ее филиалы и представительства (см., например, постановления Второго арбитражного апелляционного суда от 25 декабря 2012 г. № А28-6462/2012, Тринадцатого арбитражного апелляционного суда от 10 декабря 2012 г. № А56-39499/2012). Следует учитывать, что на практике такой подход может привести к спору с проверяющими. Есть вероятность, что налоговая инспекция посчитает действия организации неправомерными и привлечет ее к ответственности (ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ).*

 

2. УКАЗАНИЕ ЦБ РФ ОТ 11.03.2014 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства»

«1. Настоящее Указание на основании Федерального закона от 10 июля 2002 года N 86-ФЗ "О Центральном банке Российской Федерации (Банке России)" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2002, N 28, ст.2790; 2003, N 2, ст.157; N 52, ст.5032; 2004, N 27, ст.2711; N 31, ст.3233; 2005, N 25, ст.2426; N 30, ст.3101; 2006, N 19, ст.2061; N 25, ст.2648; 2007, N 1, ст.9, ст.10; N 10, ст.1151; N 18, ст.2117; 2008, N 42, ст.4696, ст.4699; N 44, ст.4982; N 52, ст.6229, ст.6231; 2009, N 1, ст.25; N 29, ст.3629; N 48, ст.5731; 2010, N 45, ст.5756; 2011, N 7, ст.907; N 27, ст.3873; N 43, ст.5973; N 48, ст.6728; 2012, N 50, ст.6954; N 53, ст.7591, ст.7607; 2013, N 11, ст.1076; N 14, ст.1649; N 19, ст.2329; N 27, ст.3438, ст.3476, ст.3477; N 30, ст.4084; N 49, ст.6336; N 52, ст.6975) определяет порядок ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России (далее - наличные деньги) на территории Российской Федерации юридическими лицами (за исключением Центрального банка Российской Федерации, кредитных организаций (далее - банк), а также упрощенный порядок ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства.*

4.6. Поступающие в кассу наличные деньги, за исключением наличных денег, принятых при осуществлении деятельности платежного агента, банковского платежного агента (субагента), и выдаваемые из кассы наличные деньги юридическое лицо учитывает в кассовой книге 0310004.*

В конце рабочего дня кассир сверяет данные, содержащиеся в кассовой книге 0310004, с данными кассовых документов, выводит в кассовой книге 0310004 сумму остатка наличных денег и проставляет подпись.

Записи в кассовой книге 0310004 сверяются с данными кассовых документов главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии - руководителем) и подписываются лицом, проводившим указанную сверку.

Если в течение рабочего дня кассовые операции не проводились, записи в кассовую книгу 0310004 не осуществляются.

Обособленные подразделения передают юридическому лицу копию листа кассовой книги 0310004 в порядке, установленном юридическим лицом с учетом срока составления юридическим лицом бухгалтерской (финансовой) отчетности.*

5.3. Прием в кассу юридического лица наличных денег, сдаваемых обособленным подразделением, осуществляется в порядке, установленном юридическим лицом, по приходному кассовому ордеру 0310001.»*

3. Статья: 5.1. Как вести кассовую книгу

Если обособленное подразделение компании получает или расходует наличные деньги, то эти операции нужно отражать в отдельной кассовой книге обособленного подразделения (п. 4.6 Указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У). Данные правила действуют с 1 июня 2014 года. Аналогичные нормы установлены и в прежних кассовых правилах (п. 2.5, 5.6Положения Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П).

Причем кассовую книгу должны заполнять любые обособленные подразделения организации, которые ведут кассовые операции. Независимо от того, открыла ли компания банковский счет для операций обособленного подразделения.

Такие разъяснения содержатся в письме Банка России от 4 мая 2012 г. № 29-1-1-6/3255. Аналогичной позиции придерживаются чиновники ФНС России (письмо от 17 мая 2013 г. № АС-4-2/8827). Эти разъяснения чиновников относятся к старому кассовому порядку. Но они актуальны и для новых правил.

Если обособленное подразделение не ведет кассовую книгу, налоговики могут взыскать штраф за нарушение кассовых правил. Размер штрафа составит до 50 000 руб. (ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ). Кроме того, налоговики могут оштрафовать руководителя компании на сумму от 4000 до 5000 руб.

Заметим, что судьи тоже нередко высказывали позицию, что любым обособленным подразделениям независимо от того, относятся ли они к филиалам или представительствам, нужно вести кассовую книгу (например, постановление Тринадцатого арбитражного апелляционного суда от 19 марта 2013 г. № А56-59643/2012).

По новым правилам обособленное подразделение должно передавать в головной офис копию листа кассовой книги в порядке, который устанавливает компания (п. 4.6 Указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У).

Раньше обособленное подразделение должно было передавать в головной офис не позднее следующего рабочего дня отрывной лист кассовой книги на бумажном носителе или распечатанный второй экземпляр листа электронной кассовой книги. Либо обособленное подразделение могло передавать лист кассовой книги в электронном виде с последующей передачей на бумажном носителе (п. 5.6 Положения Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П).

Таким образом, по новым правилам обособленное подразделение может передавать в головной офис компании копии листов кассовой книги раз в неделю или, например, ежемесячно. Но при этом подразделение должно передавать эти документы в головной офис до составления компанией бухгалтерской отчетности.*

БИБЛИОТЕКА ЖУРНАЛА «ГЛАВБУХ». У ВАС НОВЫЙ ФИЛИАЛ. РЕГИСТРАЦИЯ - РАСЧЕТ НАЛОГОВ - ОТЧЕТНОСТЬ

4. Статья: Наличную выручку выходного дня нужно приходовать сразу, а сдавать в ближайший рабочий день

Спрашивает С. В. Андреева,

гл. бухгалтер ООО «ФармГранд» (г. Тверь)

Аптеки нашей организации работают не только по будням, но и в выходные, а также по праздникам. Выручку выходных и праздничных дней мы приходуем в ближайший рабочий день. После чего мы сдаем сверхлимитную наличность в банк. То есть на второй рабочий день после выходного или праздника. Правильно ли мы поступаем?*

Отвечает Виктория Овчинникова,

ведущий аудитор департамента аудита «КСК Групп»

Нет, приходовать наличную выручку нужно именно в тот день, когда совершается операция. Именно на эту дату следует оформить приходный кассовый ордер, а далее занести сведения в кассовую книгу. Данный вывод следует из содержания глав 3 и 5 Положения, утвержденного Банком России 12 октября 2011 г. № 373-П.*

Обратите внимание: аптеки вашей компании являются обособленными подразделениями. Однако кассовую книгу в организации можно вести исключительно в единственном экземпляре. Следовательно, аптеки должны заполнять листы кассовой книги, ежедневно выводя остаток на конец рабочего дня, и передавать их в головной офис. Делать это следует не позднее следующего рабочего дня в качестве вложений в кассовую книгу. Причем передавать листы кассовой книги можно на бумаге либо в электронном виде.*

Теперь что касается сдачи сверхлимитной выручки в банк. Сдавать на второй рабочий день после выходного или праздничного дня наличные в банк неправильно. Накапливать деньги в кассе сверх установленного лимита можно лишь в выходные или праздники (п. 1.4 Положения).

То, как именно должна сдавать наличную выручку каждая аптека, утвердите внутренним документом. В приказе или распоряжении напишите, кто является уполномоченным представителем обособленного подразделения, ответственным за ведение кассовых операций. Также разработайте график документооборота кассовых документов по учету прихода и расхода наличных в подразделении. Не забудьте про срок и порядок внесения наличных денег из кассы аптеки в кассу организации или банк.*

 

 

Популярные статьи на сайте

Инструкция 157н по учету в 2017 году с изменениями



Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






Рассылка

© 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль