Должностные обязанности юриста

502

Вопрос

Юрист отказывается ставить свою подпись на договорах и вести их регистрацию,каким документом регламентируется регистрация заключенных договоров и согласование договоров юристом,состоящим в штате организации в 2015 годуМатериал из БСС "Система Главбух",Подробнее: http://budget.1gl.ru/#/document/11/14121/?of=copy-703f3fdd89

Ответ

сообщаем следующее: Обязанности юриста регламентируются исключительно внутренними документами учреждения: должностной инструкцией и Положением о договорной работе или Положением о юридическом отделе (при их наличии).

На практике регистрацию договоров могут возложить на секретаря, и на бухгалтера, и на юриста. Иное может быть прописано в локальных документах учреждения. По общему правилу юрист не обязан подписывать договор, если иное не закреплено в его должностной инструкции. В локальных документах может быть установлена обязанность юриста согласовывать (визировать) договор.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Юрист».

1. Рекомендация: Чем должен и чем не должен заниматься юридический отдел


Договорная работа

Строго говоря, в договорной работе участвуют несколько подразделений компании. Юридический отдел не занимается поиском контрагентов или определением коммерческих условий. Его работу в рамках договорной функции можно условно разделить на три следующие подзадачи, которые необходимо подробно описать в положении о договорной работе.*

Согласование внутри компании. Любой договор содержит большое количество коммерческой (цена, порядок, сроки уплаты и пр.) и иной фактической информации (идентификация товара, работы/ услуги, объемы и пр.). Проверка корректности указанной информации возможна только на основании информации, представленной юристам коллегами из других отделов.* Юрист не может проверить чертежи и не знает без уточнения у коллег из других подразделений, готова ли компания принимать определенные объема товара в определенные сроки.

Проблема здесь состоит в том, что иногда менеджеры, отвечающие за заключение и исполнение договора, устно договорились об одном, а в договоре прописано иное, причем исполнитель об этом даже не знает, так как в договор вчитывается только юрист, но не менеджер. Тут может быть несколько вариантов решения:

1) юрист проверяет наличие на договоре и (или) в листе согласования подписи того сотрудника, который должен проверить фактические условия договора (это может быть менеджер, отвечающий за исполнение договора, или сотрудник иного специализированного подразделения компании – экономист, инженер, технолог);

2) юрист запрашивает у менеджеров и проверяет (в качестве приложения к договору, представленному юристам на проверку) перечень фактических условий, о которых достигнута договоренность и которые должны быть отражены в договоре.

Таким образом, для юриста крайне важно установить взаимодействие внутри компании с учетом так называемого проектного принципа работы.

Подробнее об этом см.:

Согласование с контрагентом. Менеджер, отвечающий за исполнение договора, может передать юристу ответ потенциального контрагента, который в свою очередь будет не согласен с теми или иными условиями договора. В этом случае юристу может потребоваться составить протокол разногласий и принять активное участие в отстаивании условий, защищающих интересы компании.

2. Подписание договоров

Юрист отвечает за то, чтобы договор был заключен в надлежащей форме. Следовательно, именно юрист должен определить, что договор необходимо направить на государственную регистрацию или удостоверить у нотариуса. И затем, в зависимости от установленной в компании процедуры, самостоятельно передать договор в регистрирующий орган или нотариусу либо поручить это секретариату или договорному отделу.

Если непосредственным оформлением договора занимаются сотрудники других подразделений, перед юристом стоит более «интересная» задача: проконтролировать, чтобы контрагент подписал договор.* Ведь в противном случае окажется, что все труды по проверке и согласованию текста договора потрачены впустую (есть риск, что суд признает договор незаключенным). См. также фрагменты видеосеминара:

Елена Челембеева

директор юридического департамента Volvo Group Russia

Юлия Копеева

старший эксперт ЮСС «Система Юрист»

Анна Широкова

старший юрисконсульт крупной FMCG компании (до 2014 года – юрист ЗАО «Л'Ореаль»)

2. Рекомендация: Где и как хранить договоры


Где хранить договоры

Вопрос о том, где нужно хранить договоры, можно решить тремя способами, каждый из которых имеет свои плюсы и минусы.*

1. Договоры хранятся в бухгалтерии

Чаще всего оригиналы договоров передаются на хранение в бухгалтерию.* Это объясняется тем, что хранение договоров и иных первичных документов является неотъемлемым элементом бухучета. Поэтому именно бухгалтерия отвечает за хранение первичных документов и в случае необходимости представляет их в налоговый орган (по запросам в ходе встречных проверок и т. п.).

Недостаток хранения документов в бухгалтерии в том, что юристам и менеджерам договоры бывают нужны намного чаще, чем бухгалтерам. Это отнимает у сотрудников бухгалтерии время на поиск нужных документов, а юристам доставляет неудобства в случаях, когда необходимо получить договоры на руки.

2. Договоры хранятся в юридическом отделе

Этот вариант хранения договоров может быть удобен по следующим причинам:

  • юридический отдел занимается разработкой договоров, дополнительных соглашений к ним, а также проверяет итоговый текст договоров перед подписанием;
  • в юридическом отделе хранятся документы, связанные с заключением договоров (переписка сторон, протоколы разногласий, копии учредительных документов контрагентов и т. д.);
  • сотрудники юридического отдела, как правило, ведут реестр всех договоров компании.

Недостаток хранения документов в юридическом отделе в том, что юристам придется постоянно отвлекаться, чтобы выдать договор бухгалтерам, представлять договоры по запросам налоговой инспекции и т. п.*

3. Договоры хранятся в отделе делопроизводства или в канцелярии

Этот способ подходит тем компаниям, которые много работают со сторонними организациями, в связи с чем число заключаемых ими договоров крайне велико. В этом случае хранение и учет всех заключенных договоров поручают отделу делопроизводства или канцелярии. Это удобно тем, что именно в отделе делопроизводства (канцелярии) регистрируются все исходящие и присланные контрагентами документы. После регистрации оформленного договора работники канцелярии делают необходимое число копий и разносят их по отделам и исполнителям. Оригиналы же договоров хранятся в специально отведенном месте.*

166.299 (11,17)

Совет

Кроме того, эти три способа хранения договоров можно комбинировать между собой.* Например, если организация сравнительно небольшая и отдела делопроизводства нет, то имеет смысл важные и редко используемые договоры (например, договор купли-продажи недвижимости) хранить в юридическом отделе вместе с правоустанавливающими документами. В бухгалтерию же можно представить копии этих договоров, если в этом есть необходимость. В то же время договоры, по которым требуется контроль расчетов и сроков оплаты (например, договоры поставки, оказания коммунальных услуг и т. д.), можно хранить в бухгалтерии, поскольку с этими договорами бухгалтеры работают, как правило, чаще, чем юристы.

Окончательное решение о том, где будут храниться договоры, принимает руководитель организации. Юристу нужно взвесить все риски и для себя решить, как ему будет удобнее и, соответственно, какой вариант предложить руководителю на утверждение.

Елена Челембеева

директор юридического департамента Volvo Group Russia

Юлия Копеева

старший эксперт ЮСС «Система Юрист»

Анна Широкова

старший юрисконсульт крупной FMCG компании (до 2014 года – юрист ЗАО «Л'Ореаль»)

20.01.2015г.

С уважением,

Виктория Рыбалкина, эксперт Системы Главбух

Ответ утвержден Ольгой Холиной,

Ведущим экспертом Системы Главбух

_____________________________

Ответ на Ваш вопрос дан в соответствии с правилами работы экспертной поддержки, которые Вы можете найти по адресу: http://www.gosfinansy.ru/#/hotline/rules.

Популярные статьи на сайте

Инструкция 157н по учету в 2017 году с изменениями



Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






Рассылка

© 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

Фото

Плюс к этому Вы получите подарок - свежий номер журнала в формате .pdf

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль