Возмещение расходов, связанных с использованием имущества сотрудников

149

Вопрос

мы автономное учреждение Театр, наши работники оркестра играют на спектаклях на собственных инструментах, можем ли мы для них приобретать струны или компенсировать им затраты на приобретение как оформить проводками, может закрепить в приказе или учетной политике?

Ответ

сообщаем следующее: Да, можете (обязаны).

Использовать личное имущество сотрудника можно, выплачивая специальную компенсацию. Такая возможность предусмотрена статьей 188 Трудового кодекса РФ.

Помимо компенсации организация обязана возместить сотруднику расходы, связанные с его эксплуатацией (например, приобретение струн для инструментов).

Организация вправе предусмотреть выплату компенсации и возмещение расходов в  приказе руководителя. При этом подпись сотрудника об ознакомлении с приказом расценивается как письменное соглашение между сотрудником и организацией.

Также выплата может быть предусмотрена в специальном пункте трудового договора или в дополнительном соглашении к нему.

Расчет компенсации и ее начисление представлено ниже.

При начислении компенсации и возмещение эксплуатационных расходов сделайте проводку:

Дебет 0.401.20.212 Кредит 0.302.12.000
– начислена компенсация и возмещение расходов за эксплуатацию.

При выдаче компенсаций из кассы (с лицевого счета) сделайте проводку:

Дебет 0.302.12.000 Кредит 0.201.34.000
- выдана компенсация из кассы (с лицевого счета);

Увеличение забалансового счета 18 (по коду выбытий 212)
– отражено выбытие средств из кассы учреждения;

Дебет 0.302.12.000 Кредит 0.201.11.000
- перечислена компенсация с лицевого счета;

Увеличение забалансового счета 18 (по коду КОСГУ 212)
– отражено выбытие средств со счета учреждения.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух

1. Рекомендация: Как выплатить и отразить в бухучете и при налогообложении компенсацию за использование личного имущества сотрудника (телефона, факса, компьютера и т. д., кроме автомобиля)

Использовать личное имущество сотрудника (телефон, компьютер, факс и т. д.) можно не только на основании договора аренды, но и выплачивая специальную компенсацию. Такая возможность предусмотрена  статьей 188 Трудового кодекса РФ.*

Документальное оформление и расчет

Выплата сотруднику компенсации за использование его личного имущества может быть предусмотрена в специальном пункте трудового договора или в дополнительном соглашении к нему.*

Помимо компенсации за использование личного имущества  статья 188 Трудового кодекса РФ обязывает организацию возместить сотруднику расходы, связанные с его эксплуатацией (например, приобретение расходных материалов). Порядок и размер возмещения этих расходов тоже можно установить в трудовом договоре (дополнительном соглашении к нему).

Ситуация: можно ли не предусматривать выплату компенсации за использование личного имущества сотрудника в трудовом договоре, указав порядок и размер ее выплаты в приказе руководителя

Да, можно.

При использовании сотрудником личного имущества (телефона, факса, компьютера и т. д., кроме автомобиля) в служебных целях ему выплачивается компенсация, а также возмещаются расходы, связанные с использованием данного имущества.

Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

Об этом сказано в  статье 188 Трудового кодекса РФ.

Положения данной статьи не обязывают предусматривать выплату компенсации именно в трудовом договоре. Условие о выплате сотруднику компенсации за использование личного имущества не входит в перечень обязательных условий трудового договора ( ст. 57 ТК РФ).

Таким образом, организация вправе предусмотреть выплату компенсации в приказе руководителя. При этом подпись сотрудника об ознакомлении с приказом расценивается как письменное соглашение между сотрудником и организацией.* Есть примеры судебных решений, подтверждающих такую точку зрения (см., например, постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 24 декабря 2008 г. № Ф04-5698/2008(11737-А81-41), Северо-Западного округа от 21 октября 2008 г. № А56-40623/2007). Аналогичный вывод следует из  письма Минфина России от 16 мая 2005 г. № 03-03-01-02/140. В нем приведены разъяснения в отношении компенсации за использование личного транспорта, но их можно распространить на компенсацию иного имущества сотрудников ( ст. 188 ТК РФ).

Главбух советует: размер компенсации за использование личного имущества определите исходя из официально установленных сроков полезного использования и норм амортизации. Тогда у проверяющих не будет оснований полагать, что расходы на выплату компенсации экономически не обоснованны ( письмо Минфина России от 2 ноября 2004 г. № 03-05-01-04/72).

Чтобы обосновать размер компенсации за использование личного имущества, воспользуйтесь  Классификацией, утвержденной  постановлением Правительства РФ от 1 января 2002 г. № 1. Если используемое имущество в  Классификации, утвержденной постановлением Правительства РФ от 1 января 2002 г. № 1, не упомянуто, срок полезного использования определите самостоятельно.

Ежемесячную компенсацию за использование личного имущества можно рассчитать так:*

Ежемесячная компенсация за использование личного имущества = Рыночная цена личного имущества на дату начала его использования для служебных целей × Ежемесячная норма амортизации (в %)

Пример расчета компенсации за использование личного имущества сотрудника исходя из срока полезного использования и нормы амортизации*

Сотрудник ЗАО «Альфа» использует в работе личный мобильный телефон. Рыночная стоимость телефона составляет 46 000 руб.

По  Классификации, утвержденной  постановлением Правительства РФ от 1 января 2002 г. № 1 срок полезного использования телефона ( код 14 3222000) – от трех до пяти лет включительно (третья амортизационная группа).

Учетной политикой организации закреплено, что для третьей амортизационной группы этот срок составляет 37 месяцев.

Месячная норма амортизации по имуществу, относящемуся к третьей амортизационной группе, составляет:
1 : 37 мес. × 100% = 2,7027%.

Ежемесячная сумма компенсации за использование личного телефона сотрудника равна:
46 000 руб. × 2,7027% = 1243 руб.

Порядок начисления

Компенсацию начисляйте ежемесячно в твердой сумме независимо от количества календарных дней в месяце.* За время, когда сотрудник не использовал имущество в работе (находился в отпуске, командировке или болел), компенсацию не выплачивайте ( письмо Минфина России от 16 мая 2005 г. № 03-03-01-02/140). Несмотря на то, что это письмо посвящено компенсациям за использование личного автомобиля сотрудника, такие требования справедливы и в отношении компенсаций за использование другого имущества сотрудника.

Нина Ковязина,

заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

2. Форма: Приказ о назначении компенсации за использование имущества сотрудника (компьютера)

Закрытое акционерное общество « Альфа »

ПРИКАЗ №  9
о назначении компенсации за пользование личным имуществом сотрудников

г. Москва 14.03.2014

Приказываю с 19   марта 2014   года менеджеру Кондратьеву Александру Сергеевичу назначить
денежную компенсацию за использование личного компьютера в служебных целях.*

В соответствии с Классификацией основных средств, утвержденной постановлением
Правительства РФ от 1 января 2002 г. № 1 (расчет прилагается), установить размер компенсации в сумме 896 (Восемьсот девяносто шесть) руб. в месяц.

Основание: пункт   9   трудового договора от 14   марта 2014   г. №   20 .

Генеральный директор А.В. Львов

Обоснование

Читайте в следующих номерах журнала "Учет в учреждении"
    Читать


    Ваша персональная подборка

      Школа Главбуха госучреждения

      Школа Главбуха государственного учреждения

      Научитесь работать без ошибок и нареканий!

      Записаться в Школу

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...






      Рассылка

      © 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

      «Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

      Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ ПИ № ФС-77-62323 от 03.07.2015.

      Политика обработки персональных данных

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      30 000 ответов на вопросы специалистов госсектора

      Чтобы продолжить чтение, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего минуту, а вы получите:

      • Более 6000 статей про учет, отчетность и платные услуги;
      • 500 образцов заполнения форм (в том числе не типовых);
      • 300 записей вебинаров от экспертов и чиновников;
      • 30 000 ответов на вопросы от читателей.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Это займет всего минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Это займет всего минуту
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      ×