Дебетовые карты.

132

Вопрос

Спасибо за ответ!Подскажи, допустима ли следующая ситуация:подотчетное лицо приобретает что-либо за собственные деньги, предоставляет в бухгалтерию кассовые и товарные чеки, просит возместить ему расходы (пишет заявление), бухгалтер отправляет в казначейство документ "Заявка на наличные (банковская карта)", снимает деньги с корпоративной карты, возмещает расходы подотчетному лицу?Если такое допустимо, то что делать, если требуемая сумма с копейками? (в банкомате их не снять)

Ответ

сообщаем следующее: По общему правилу авансы под отчет следует выдавать по распоряжению руководителя учреждения на основании письменного заявления подотчетного лица. При этом в заявлении на выдачу денежных средств сотрудник должен указать:

назначение аванса;

расчет (обоснование) размера аванса;

срок, на который выдается аванс

Об этом сказано в пункте 213 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.

При проверке авансового отчета может быть выявлено, что сотрудник израсходовал денег больше, чем ему было выдано авансом. В этом случае образуется перерасход, равный сумме превышения принятых к учету расходов подотчетника над ранее выданным авансом. После утверждения руководителем авансового отчета перерасход признается принятым перед подотчетником денежным обязательством. Учреждение должно его возместить (ст. 22 ТК РФ, п. 216 Инструкции к Единому плану счетов № 157н, Методические указания, утвержденные приказом Минфина России от 15.12.2010 г. № 173н. При принятии к учету расходов подотчетника (в т. ч. в сумме перерасхода) бухгалтер должен проверить, в частности, обоснованность расходования средств (деньги были потрачены в соответствии с распоряжением руководителя и по тому назначению, которое указано в письменном заявлении подотчетного лица на выдачу аванса). Если одно из указанных условий не выполняется, то принимать к бухучету расходы подотчетника не нужно. А в случае перерасхода деньги сотруднику можно не возмещать. Таковы требования пункта 216 Инструкции к Единому плану счетов № 157н и Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 15.12.2010 г. № 173н.

На основании утвержденного авансового отчета сумму, которую сотрудник израсходовал сверх полученной под отчет, нужно выдать ему из кассы. Для этого оформите расходный кассовый ордер. Номер и дату этого документа укажите в таблице авансового отчета "Сведения о внесении остатка, выдаче перерасхода".

Из этого следует, что ситуация, приведенная в вопросе, недопустима.

В то же время аналогичный вопрос может возникнуть при возмещении перерасхода. В этом случае можно принять решение о перечислении сумм перерасхода на банковские счета сотрудников.

Представители Минфина России и Казначейства России считают возможным компенсировать на зарплатные карты сотрудников понесенные ими расходы. Для этого в учетной политике нужно предусмотреть такой порядок расчета с подотчетными лицами. Подробнее об этом в рекомендации № 3.

Ниже приведена примерная форма Положения о расчетах с подотчетными лицами, где пунктом 3 определено, что если у работника есть потребность в дополнительном авансировании, он должен сообщить об этом руководителю. Для этого работник пишет новое заявление с указанием причин

увеличения аванса. Если сотрудник находится в командировке, сообщить об увеличении аванса он должен по электронной почте или по телефону. После чего руководитель принимает решение о

выделении (или невыделении) дополнительных средств для оплаты расходов и издает приказ

об этом. Дополнительные средства перечисляются на зарплатную карту сотрудника.

В пункте 10 данного Положения указано, что в течение 2 (двух) рабочих дней после утверждения авансового отчета (или после выхода на работу) сотрудник сдает в кассу остаток средств. Либо получает деньги в счет компенсации за перерасход (по расходному кассовому ордеру). В таком случае, если денежные средства снять в кассу с помощью дебетовой карты, сумму нужно округлить в сторону увеличения и возместить сотруднику перерасход согласно авансовому отчету, при этом копейки останутся в кассе (их можно сдать по объявлению на взнос наличными).

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Главбух»

1. Рекомендация: Как отразить в бухучете приобретение товаров (работ, услуг) через подотчетное лицо

Выдача аванса

Авансы под отчет выдавайте по распоряжению руководителя учреждения на основании письменного заявления подотчетного лица. При этом в заявлении на выдачу денежных средств сотрудник должен указать:

назначение аванса;

расчет (обоснование) размера аванса;

срок, на который выдается аванс.

Об этом сказано в пункте 213 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.*

Аванс выдавайте сотруднику только при отсутствии у него задолженности по ранее выданным подотчетным суммам. А именно по тем авансам, по которым наступил срок представления авансового отчета. Если же этот срок еще не наступил, то вы можете дополнительно выдать деньги. Такой вывод следует из пункта 214 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.

Документальное подтверждение

Если сотрудник приобрел для учреждения имущество (основные средства, материальные запасы), работы или услуги, то факт поступления (как и любой другой факт хозяйственной жизни) должен быть подтвержден первичным учетным документом (ч. 1 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗп. 7 Инструкции к Единому плану счетов № 157н). Этот документ сотрудник должен получить у поставщика (подрядчика).

Если такого документа нет, то сформируйте его сами. Например, при поступлении материальных запасов без документов составьте акт в произвольной форме или по форме № М-7 (постановление Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а). При этом следует иметь в виду, что документ, составленный в произвольной форме, должен содержать все обязательные реквизиты, предусмотренные пунктом 7 Инструкции к Единому плану счетов № 157н и частью 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.

Подробнее о порядке составления первичных документов см. Как организовать документооборот в бухгалтерии.

Авансовый отчет

Об использовании полученных средств (денежных документов) подотчетник представляет авансовый отчет (ф. 0504049) с приложением документов, которые подтверждают произведенные расходы. Документы, приложенные к авансовому отчету, подотчетник должен пронумеровать в порядке их записи в отчете. Такие правила предусмотрены Методическими указаниями, утвержденными приказом Минфина России от 15 декабря 2010 г. № 173нпунктом 216 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.*

Сергей Разгулин,

действительный государственный советник РФ 3-го класса

2. Рекомендация: Как возместить сотруднику перерасход денег, выданных под отчет

При проверке авансового отчета (ф. 0504049) может быть выявлено, что сотрудник израсходовал денег больше, чем ему было выдано авансом. В этом случае образуется перерасход, равный сумме превышения принятых к учету расходов подотчетника над ранее выданным авансом. После утверждения руководителем авансового отчета перерасход признается принятым перед подотчетником денежным обязательством. Учреждение должно его возместить (ст. 22 ТК РФп. 216 Инструкции к Единому плану счетов № 157нМетодические указания, утвержденные приказом Минфина России от 15 декабря 2010 г. № 173н).*

Условия возмещения перерасхода

При принятии к учету расходов подотчетника (в т. ч. в сумме перерасхода) бухгалтер должен проверить:

правильность оформления авансового отчета;

наличие документов, подтверждающих произведенные расходы (например, кассовые и товарные чеки, проездные документы, счета и т. п.);

обоснованность расходования средств (деньги были потрачены в соответствии с распоряжением руководителя и по тому назначению, которое указано в письменном заявлении подотчетного лица на выдачу аванса).

Если одно из указанных условий не выполняется, то принимать к бухучету расходы подотчетника не нужно. А в случае перерасхода деньги сотруднику можно не возмещать. Таковы требования пункта 216 Инструкции к Единому плану счетов № 157н и Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 15 декабря 2010 г. № 173н.*

Компенсация перерасхода из кассы

На основании утвержденного авансового отчета сумму, которую сотрудник израсходовал сверх полученной под отчет, выдайте ему из кассы. Для этого оформите расходный кассовый ордер формы № КО–2. Номер и дату этого документа укажите в таблице авансового отчета «Сведения о внесении остатка, выдаче перерасхода».*

Ситуация: можно ли возместить сотруднику перерасход подотчетных сумм на банковскую карту, на которую перечисляется его зарплата

Решение о перечислении сумм перерасхода на банковские счета сотрудников учреждение должно принять самостоятельно.

Представители Минфина России и Казначейства России считают возможным компенсировать на зарплатные карты сотрудников понесенные ими расходы. Для этого в учетной политике нужно предусмотреть такой порядок расчета с подотчетными лицами. Подробнее об этом см. Как выдать деньги под отчет.

Вместе с тем, есть аргументы против такой позиции. Так, в бланке авансового отчета (ф. 0504049) предусмотрена только одна форма возмещения перерасходованных подотчетных сумм – наличными деньгами. На титульном листе авансового отчета в таблице «Сведения о внесении остатка, выдаче перерасхода» предусмотрены реквизиты только кассового ордера.

Кроме того, указание Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У (п. 6.3) предусматривает возможность выдачи денег под отчет только наличными из кассы. Из чего можно сделать вывод, что и все остальные расчеты по подотчетным суммам (возврат неиспользованного аванса, возмещение перерасхода) нужно вести так же. Такое же мнение было высказано Банком России в письме от 18 декабря 2006 г. № 36-3/2408. Однако позднее при комментировании расчетов по командировкам Банк России указал на то, что вопрос о возможности использования банковских карт для расчетов по подотчетным суммам не относится к его компетенции (письмо от 24 декабря 2008 г. № 14-27/513). Ранее выпущенное письмо при этом отменено не было. Поэтому учреждение должно самостоятельно принять решение, руководствоваться ему этим письмом или нет.*

Сергей Разгулин,

действительный государственный советник РФ 3-го класса

Станислав Бычков,

заместитель директора департамента бюджетной методологии Минфина России

3. Рекомендация:Как выдать деньги под отчет

Выдача подотчетных сумм наличными

Подотчетную сумму сотруднику можно выдать наличными из кассы.

Выдача сотруднику наличных денег под отчет из кассы предусмотрена пунктом 6.3 указаний Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.

Суммы для выдачи под отчет получите в кассу:

со счета учреждения (подробнее об этом см. Как получить наличные деньги со счета учреждения в кассу);

через банкомат или пункт выдачи наличных с использованием карты учреждения (п. 36 Правил, утвержденных приказом Минфина России от 30 июня 2014 г. № 10н).*

Бюджетные и автономные учреждения также могут выдавать деньги под отчет из наличной выручки (минуя лицевой счет).

Кроме того, уполномоченные сотрудники учреждений также могут оплачивать товары, работы и услуги непосредственно самой банковской картой – через электронный терминал и другие устройства. Операции с использованием карт проводятся без взимания комиссии. Об этом сказано в пункте 36 Правил, утвержденных приказом Минфина России от 30 июня 2014 г. № 10н.

Способ выдачи денег под отчет сотрудникам пропишите в Положении о расчетах с подотчетными лицами.*

Елена Попова,

государственный советник налоговой службы РФ I ранга

4. Форма: Положение о расчетах с подотчетными лицами

Обязательное условие

Типовая форма заявления не утверждена

Подробнее о том, какими еще способами можно выдать подотчетные суммы, см. Как выдать деньги под отчет

Если деньги не возвращены, издайте приказ руководителя об удержании суммы из зарплаты сотрудника

28.01.2015г.

С уважением,

Галина Нефедова, эксперт БСС «Система Главбух».

Ответ утвержден:

Ольгой Холиной, ведущим экспертом направления БСС «Системы Главбух»

_____________________________

Ответ на Ваш вопрос дан в соответствии с правилами работы экспертной поддержки, которые Вы можете найти по адресу: http:// gosfinansy.ru/#/hotline/rules/

Популярные статьи на сайте

Инструкция 157н по учету в 2017 году с изменениями



Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






Рассылка

© 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

Фото

Плюс к этому Вы получите подарок - свежий номер журнала в формате .pdf

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль