Перерасход по авансовому отчету

114

Вопрос

Бюджетное учреждение здравоохранения выдало подотчет сотруднику аванс на командировочные расходы. Сотрудник вернулся из командировки 31.12.2014 года. По представленному авансовому отчету и приложенным к нему первичным документам, сумма аванса, выданного сотруднику, превысила сумму фактических расходов в командировке, подлежащих возмещению. Перерасход сотрудник вернул в кассу учреждения только 29.01.2015 года.Вопрос: Какими проводками и документами должна быть оформлена данная ситуация?

Ответ

сообщаем следующее: По возвращению из командировки сотрудник должен предоставить авансовый отчет (АО) и подтверждающие документы к нему.

К отчету сотрудник должен приложить проездные билеты, счета за проживание, кассовые и товарные чеки, квитанции электронных терминалов (слипы) и т. п.

Бухучет возврата в кассу неизрасходованных сумм, выданных под отчет, см. в Рекомендации 2.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух

1. Рекомендация:Какие документы нужно оформить при возвращении сотрудника из командировки

Чтобы правильно закрыть командировку и подтвердить расходы на нее, сотрудник должен сдать в бухгалтерию все необходимые документы. А именно:*

  • авансовый отчет и подтверждающие документы к нему – подтверждают расходы сотрудника в командировке. К отчету сотрудник должен приложить проездные билеты, счета за проживание, кассовые и товарные чеки, квитанции электронных терминалов (слипы) и т. п.;*
  • ксерокопии загранпаспорта – с отметками о пересечении границы, если сотрудник находился в загранкомандировке.

Все эти документы сотрудник должен принести в течение трех дней после возвращения из командировки. Отсчитывать надо рабочие дни.* Если сотрудник вернулся из поездки в выходной день или в праздник, то трехдневный срок считайте с того дня, когда он вышел на работу.* Этот срок распространяется как на внутренние, так и на зарубежные командировки.

Такой порядок следует из пункта 26 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749, и пункта 6.3 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.

А что если сотрудник принесет авансовый отчет и другие документы по командировке с опозданием? В таком случае бухгалтерию, конечно, никто не накажет. Кодексом РФ об административных правонарушениях не предусмотрены штрафы за подобное нарушение.*

В ряде случае придется оформить дополнительные документы:*

  • когда сотрудник будет возвращать неизрасходованные суммы (либо работодатель будет удерживать их из зарплаты);
  • если будете возмещать сотруднику обоснованный перерасход. В последнем случае оформите расходный кассовый ордер по форме № КО-2.*

Андрей Кизимов

заместитель директора департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России

2. Рекомендация:Как принять не израсходованную сотрудником часть суммы, выданной под отчет

Срок возврата*

Сотрудник должен отчитаться по суммам, полученным под отчет, не позднее трех рабочих дней после истечения срока, на который эти суммы выданы. Для этого ему необходимо предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру, а при их отсутствии руководителю авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами* (п. 6.3 указания ЦБ РФ от 11 марта 2014 г. № 3210-У). С какой даты отсчитывать этот срок, зависит от того, на какие цели сотруднику были выданы подотчетные деньги.

Если сотрудник получил деньги под отчет на хозяйственные нужды, то отчитаться за них он должен в течение трех дней со дня окончания срока, на который они ему были выданы (п. 6.3 указания ЦБ РФ от 11 марта 2014 г. № 3210-У).

Если деньги выданы под отчет на командировочные расходы, то отчитаться за них сотрудник должен в течение трех рабочих дней после возвращения из командировки* (п. 26 положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749).

Проверка авансового отчета, его утверждение руководителем и окончательный расчет по нему осуществляются в срок, установленный руководителем (п. 6.3 указания ЦБ РФ от 11 марта 2014 г. № 3210-У). То есть вернуть неизрасходованные суммы сотрудник должен в срок, который установлен руководителем.*

Ситуация: с какой даты рассчитать срок отчета по суммам, выданным на командировочные расходы, – с даты окончания командировки, указанной в приказе, или со дня, когда сотрудник фактически вернулся на место постоянной работы*

Со дня, когда сотрудник фактически вернулся на место постоянной работы.*

Срок для отчета сотрудника о командировочных расходах – три рабочих дня со дня его возвращения из командировки* (п. 26 положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). Поэтому независимо от того, какая дата указана в приказе руководителя о направлении сотрудника в командировку, отсчет нужно вести с момента, когда сотрудник фактически вернулся на место работы* (абз. 2 п. 4 положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). При поездках внутри страны этот день определяется на основании проездных документов* (п. 7 положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). При командировке за рубеж – по отметке в загранпаспорте (абз. 2 п. 18 положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749).

Внесение в кассу*

Неизрасходованные подотчетные деньги сотрудник должен внести в кассу организации. При этом нужно оформить приходный кассовый ордер.* Такие требования содержат указания, утвержденные постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55, Методические указания, утвержденные приказом Минфина России от 15 декабря 2010 г. № 173н.

Бухучет

В учете бюджетных учреждений:*

Возврат неизрасходованных подотчетных сумм отразите проводкой:*

Содержание операции Дебет счета Кредит счета
1. Внесен в кассу остаток неизрасходованных подотчетных средств 0.201.34.510 0.208.ХХ.660
Уменьшение забалансового счета 18 (по кодам КОСГУ)
XX – аналитический код группы и вида синтетического счета объекта учета.

Такой порядок установлен пунктом 106 Инструкции № 174н.

Сергей Разгулин,

действительный государственный советник РФ 3-го класса

02.02.2015г.

С уважением,

Елена Изотова, эксперт Системы Главбух.

Ответ утвержден Натальей Зориной,

ведущим экспертом Системы Главбух.

_____________________________

Ответ на Ваш вопрос дан в соответствии с правилами работы экспертной поддержки, которые Вы можете найти по адресу: http:// gosfinansy.ru/#/hotline/rules/

Популярные статьи на сайте

Инструкция 157н по учету в 2017 году с изменениями



Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






© 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль