Проведение инвентаризации при смене материально ответственного сотрудника

4078

Вопрос

Вопрос: В учреждении создана постоянно действующая инвентаризационная комиссия и рабочие комиссии, которые непосредственно проводят инвентаризацию. Должны ли кроме членов рабочей комиссии подписывать инвентаризационную опись (сличительную ведомость) ф. 0504087 еще и работники состава постоянно действующей комиссии? Что означает понятие " смена материально ответственного лица (на день приемки-передачи дел), т.е. не совсем понят ны случаи проведения обязательной инвентаризации, или только при увольнении сотрудника или смены должности и передачи дел и всего подотчетного имущества вновь назначенному МОЛ, или это касается и тех случаев, когда просто передается часть имущества (например компьютер) от одного МОЛ другому?В учреждении часто болеет кассир, её заменят другой бухгалтер, с которым заключён договор о материальной ответственности. Достаточно ли для передачи денежных средств и т д. издать приказ о назначении временно исполняющего, произвести передачу денег в присутствии директора и главного бухгалтера с оформлением акта передачи в произвольной форме, или нужно обязательно провести процедуру инвентаризации?С уважением, главный бухгалтер Гагарина О.Д. т

Ответ

сообщаем следующее:

1. Инвентаризационную опись должны подписать все те, кто участвовал в инвентаризации.

Заполненную опись должны подписать все члены инвентаризационной (ревизионной или рабочей) комиссии.

То есть, члены комиссии, которые проводили инвентаризацию и должны подписать опись (ведомость). Поэтому если рабочая комиссия проводила проверка, то ее состав и расписывается.

Инвентаризационная комиссия не должна подписывать сличительную ведомость, если она в ней не участвовала.

2. Организация обязана проводить инвентаризацию при смене (в том числе, при увольнении) материально ответственного лица. Это означает, что при передачи имущества, числящегося на одном МОЛ, другому необходимо провести инвентаризацию. Будь то увольнение, замещение (исполнение обязанностей) на время отпуска, на период временной нетрудоспособности и тд. Случаи проведения инвентаризации представлены ниже.

При временной замене кассира бухгалтером учреждению так же необходимо провести инвентаризацию вверенных денежных средств и имущества.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух

1. Рекомендация: Как провести инвентаризацию

Инвентаризацию проводите в порядке, установленном в учетной политике. Такой порядок разработайте с учетом законодательства России. Об этом сказано в  пункте 20 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.

В обязательном порядке  инвентаризацию надо проводить лишь в определенных случаях. А по решению руководителя учреждения ее можно провести в любое время.

Обязательная инвентаризация

Полный перечень случаев, когда учреждение обязано проводить инвентаризацию, есть в пункте 1.5 Методических указаний, утвержденных  приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49. Среди них:*

  • передача имущества в аренду, его выкуп и продажа;
  • составление годовой бухгалтерской отчетности. При этом инвентаризацию основных средств можно проводить не ежегодно, а раз в три года,  библиотечных фондов – раз в пять лет;
  • смена материально ответственных сотрудников (например, кассира или кладовщика);
  • выявленные хищения, злоупотребления или порча имущества;
  • стихийные бедствия, пожар или другие чрезвычайные ситуации, вызванные экстремальными условиями;
  • реорганизация или ликвидация учреждения;
  • другие случаи, предусмотренные законодательством и иными нормативно-правовыми документами.

Ситуация: нужно ли учреждению проводить инвентаризацию всего имущества и обязательств при смене главного бухгалтера

Да, нужно, но только если с главным бухгалтером был  заключен договор о полной материальной ответственности на основании  статьи 243 Трудового кодекса РФ.

Когда такой договор есть, речь идет о смене материально ответственного сотрудника. А в этом случае учреждение обязано проводить инвентаризацию ( п. 1.5 Методических указаний, утвержденных  приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49).*

Если же договор о полной материальной ответственности главный бухгалтер не подписывал, то инвентаризацию проводить не обязательно ( п. 1.5 Методических указаний, утвержденных  приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49). Но при желании это можно сделать,  предусмотрев такую возможность в учетной политике. Это следует из пункта 2.1 Методических указаний, утвержденных  приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49.

Добровольная инвентаризация

Помимо случаев, когда инвентаризация  обязательна, в учетной политике можно предусмотреть еще и другие. То есть те, когда учреждение проведет подобную ревизию в добровольном порядке ( ч. 3 ст. 11 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗп. 2.1 Методических указаний, утвержденных  приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49).

Отражение в учетной политике

Порядок инвентаризации (как обязательной, так и добровольной)  отразите в учетной политике ( п. 6 Инструкции к Единому плану счетов № 157н). Для этого оформите приложение к приказу об учетной политике, в котором укажите:

  • график инвентаризаций (в т. ч. обязательных) в отчетном году;
  • их сроки;
  • перечень имущества и обязательств, которые необходимо проверить.

Инвентаризационная комиссия

По действующим правилам проводить инвентаризацию должна специальная комиссия. Ее состав (это как минимум два человека) утверждает руководитель учреждения  приказом. В комиссию могут входить представители административно-управленческого персонала, а также специалисты других служб и отделов учреждения. Но материально ответственные сотрудники членами такой комиссии быть не могут. Такие правила прописаны в пунктах  2.2и  2.3 Методических указаний, утвержденных  приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49.

Когда объем работ большой, для инвентаризации можно создать еще и рабочую комиссию. Проверить требуется немного? Тогда сделать это может ревизионная комиссия, если такая уже есть в учреждении. То есть создавать еще и отдельную инвентаризационную комиссию в этом случае не надо. Это следует из  пункта 2.2 Методических указаний, утвержденных  приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49.*

При проведении инвентаризации в связи с реорганизацией в форме присоединения в состав комиссии целесообразно включить представителей учреждения-правопреемника ( письмо Минфина России от 22 августа 2013 г. № 03-01-11/34511).

Участие материально ответственных сотрудников

Материально ответственные сотрудники обязаны присутствовать при проведении инвентаризации и других подобных ревизий, во время которых проверяют сохранность и состояние вверенного им имущества. В этом давно убеждены представители Минфина России ( письмо Минфина России от 15 июля 2008 г. № 07-05-12/16). Обязанность материально ответственного лица присутствовать при проведении инвентаризации предусмотрена также условиями договора о полной индивидуальной материальной ответственности ( приложение 2 к  постановлению Минтруда России от 31 декабря 2002 г. № 85).

Инвентаризационная опись

Опись заполните вручную или на компьютере. Подробные правила описаны в  пункте 2.9Методических указаний, утвержденных  приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49, и  Методических указаниях, утвержденных  приказом Минфина России от 15 декабря 2010 г. № 173н. Так, наименование и количество проверяемых объектов указывайте по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете.

Если приходится  исправлять ошибки, то неверные записи зачеркивайте и над ними пишите правильные. Потом все такие правки должны заверить все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные сотрудники.

Пустых строк быть не должно. То есть на всех не заполненных в конце строках поставьте прочерки.

На титульной странице напишите заключение комиссии о выявленных недостачах или излишках либо, если все в порядке, сделайте запись, что остатки на счетах бухучета соответствуют фактическим данным. Под этим должны подписаться все те, кто участвовал в инвентаризации.

Заполненную опись должны подписать все члены инвентаризационной комиссии. А материально ответственный сотрудник на первой странице описи дает расписку.* В ней он подтверждает, что комиссия проверила имущество в его присутствии, каких-либо претензий к членам комиссии у него нет, перечисленное в описи имущество принято на ответственное хранение.

Такой порядок предусмотрен в  пункте 2.10 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49, и  приказе Минфина России от 15 декабря 2010 г. № 173н.

Сергей Разгулин

действительный государственный советник РФ 3-го класса

Наталия Гусева

директор Центра образования и внутреннего контроля института дополнительного профессионального образования «Международный финансовый центр»,

государственный советник РФ 2-го класса, к. э. н.

Обоснование

Читайте в следующих номерах журнала "Учет в учреждении"
    Читать


    Ваша персональная подборка

      Школа Главбуха госучреждения

      Школа Главбуха государственного учреждения

      Научитесь работать без ошибок и нареканий!

      Записаться в Школу

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...






      Рассылка

      © 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

      «Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

      Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ ПИ № ФС-77-62323 от 03.07.2015.

      Политика обработки персональных данных

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      30 000 ответов на вопросы специалистов госсектора

      Чтобы продолжить чтение, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего минуту, а вы получите:

      • Более 6000 статей про учет, отчетность и платные услуги;
      • 500 образцов заполнения форм (в том числе не типовых);
      • 300 записей вебинаров от экспертов и чиновников;
      • 30 000 ответов на вопросы от читателей.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Это займет всего минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Это займет всего минуту
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      ×