Приобретение ТМЦ за счет средств подотчетного лица и последующее их возмещение

1632

Вопрос

Мы бюджетная организация. Материально-ответственное лицо представило в бухгалтерию авансовый отчет о произведенных расходах на приобретение ТМЦ за наличные собственные денежные средства (при этом аванс на покупку ТМЦ не выдавался бухгалтерией). Просим дать разъяснения: 1. Облагается ли налогом на доходы сумма, подлежащая возмещению по данному авансовому отчету; 2. Может ли материально-ответственное лицо приобретать за собственные средства ТМЦ или оплачивать услуги, без выдачи аванса бухгалтерией. При ответе просим сделать ссылку на соответствующие нормативные документы.

Ответ

сообщаем следующее: Законодательство не содержит прямого запрета на приобретение ценностей подотчетным лицом без предварительной выдачи авансовых денег. Однако приобретать товары таким образом целесообразно лишь в исключительных случаях. Объяснения тут следующие.

Подотчетное лицо приобретает товары для нужд учреждения. Поэтому в обычной ситуации оно предварительно пишет заявление на выдачу подотчетных сумм и указывает цели их расходования. Руководитель подтверждает свое согласие на выдачу денег на определенные цели, поставив на заявлении свою подпись и дату. Единственное ограничение при выдаче подотчетных сумм – отчет подотчетного лица по ранее выданному авансу.

Таковы ключевые требования по расчетам с подотчетными лицами, установленные пунктом 213 Инструкции № 157н и пунктом 6.3 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У. Как видно, эти нормативные акты не устанавливают запрета на приобретение товаров сотрудником без получения предварительного аванса. Главное условие – это согласие руководителя. Без него выдавать деньги нельзя.

Таким образом, сотрудник вправе приобретать товары за свой счет. Например, такая ситуация может возникнуть в экстренных случаях (авария, поломка оборудования и т.п.), когда нет времени ждать пока деньги будут сняты с лицевого счета. Однако есть вероятность, что руководитель не согласится с необходимостью приобретения этих товаров и не подпишет заявление о последующей выдаче подотчетных денег. Поэтому сотруднику целесообразно заранее заручиться согласием руководителя. Например, это может быть приказ руководителя о приобретении определенных товаров и о возмещении расходов подотчетного лица после предоставления отчета.

НДФЛ с подотчетных сумм удерживать не нужно. Даже в том случае, если товары приобретены раньше, чем выданы деньги. Ведь подотчетные суммы не образуют доход подотчетного лица, поскольку их цель – компенсация расходов сотрудника, произведенных для нужд учреждения. Таким образом, при наличии документов, подтверждающих расход подотчетного лица, при выдаче денежных средств НДФЛ с него удерживать не нужно (см., например, письмо УМНС России по г. Москве от 22 декабря 2003 г. № 27-08/70659, постановление Президиума ВАС РФ от 03.02.2009 № 11714/08 по делу № А65-6677/2007-СА1-56).

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух

1. Рекомендация: Кому и сколько можно выдать денег под отчет


Организация обязана организовать и осуществлять внутренний контроль совершаемых фактов хозяйственной жизни ( ч. 1 ст. 19 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Порядок контроля за хозяйственными операциями, в том числе за выдачей денег подотчетным лицам, определяет руководитель организации.* Поэтому именно он обычно ограничивает список сотрудников, имеющих право получать деньги под отчет. Для этого руководитель может издать приказ.

Заявление на выдачу подотчетных сумм

Для получения наличных денежных средств под отчет сотрудник должен написать заявление. Типовая форма заявления не утверждена, поэтому его можно составить в произвольной форме. В заявлении на выдачу денежных средств сотрудник должен указать:

Читайте в следующих номерах журнала "Учет в учреждении"
    Читать


    Ваша персональная подборка

      Школа Главбуха госучреждения

      Школа Главбуха государственного учреждения

      Научитесь работать без ошибок и нареканий!

      Записаться в Школу

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...






      Рассылка

      © 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

      «Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

      Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ ПИ № ФС-77-62323 от 03.07.2015.

      Политика обработки персональных данных

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      30 000 ответов на вопросы специалистов госсектора

      Чтобы продолжить чтение, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего минуту, а вы получите:

      • Более 6000 статей про учет, отчетность и платные услуги;
      • 500 образцов заполнения форм (в том числе не типовых);
      • 300 записей вебинаров от экспертов и чиновников;
      • 30 000 ответов на вопросы от читателей.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Это займет всего минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Это займет всего минуту
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      ×