Приобретение ТМЦ за счет средств подотчетного лица и последующее их возмещение

1356

Вопрос

Мы бюджетная организация. Материально-ответственное лицо представило в бухгалтерию авансовый отчет о произведенных расходах на приобретение ТМЦ за наличные собственные денежные средства (при этом аванс на покупку ТМЦ не выдавался бухгалтерией). Просим дать разъяснения: 1. Облагается ли налогом на доходы сумма, подлежащая возмещению по данному авансовому отчету; 2. Может ли материально-ответственное лицо приобретать за собственные средства ТМЦ или оплачивать услуги, без выдачи аванса бухгалтерией. При ответе просим сделать ссылку на соответствующие нормативные документы.

Ответ

сообщаем следующее: Законодательство не содержит прямого запрета на приобретение ценностей подотчетным лицом без предварительной выдачи авансовых денег. Однако приобретать товары таким образом целесообразно лишь в исключительных случаях. Объяснения тут следующие.

Подотчетное лицо приобретает товары для нужд учреждения. Поэтому в обычной ситуации оно предварительно пишет заявление на выдачу подотчетных сумм и указывает цели их расходования. Руководитель подтверждает свое согласие на выдачу денег на определенные цели, поставив на заявлении свою подпись и дату. Единственное ограничение при выдаче подотчетных сумм – отчет подотчетного лица по ранее выданному авансу.

Таковы ключевые требования по расчетам с подотчетными лицами, установленные пунктом 213 Инструкции № 157н и пунктом 6.3 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У. Как видно, эти нормативные акты не устанавливают запрета на приобретение товаров сотрудником без получения предварительного аванса. Главное условие – это согласие руководителя. Без него выдавать деньги нельзя.

Таким образом, сотрудник вправе приобретать товары за свой счет. Например, такая ситуация может возникнуть в экстренных случаях (авария, поломка оборудования и т.п.), когда нет времени ждать пока деньги будут сняты с лицевого счета. Однако есть вероятность, что руководитель не согласится с необходимостью приобретения этих товаров и не подпишет заявление о последующей выдаче подотчетных денег. Поэтому сотруднику целесообразно заранее заручиться согласием руководителя. Например, это может быть приказ руководителя о приобретении определенных товаров и о возмещении расходов подотчетного лица после предоставления отчета.

НДФЛ с подотчетных сумм удерживать не нужно. Даже в том случае, если товары приобретены раньше, чем выданы деньги. Ведь подотчетные суммы не образуют доход подотчетного лица, поскольку их цель – компенсация расходов сотрудника, произведенных для нужд учреждения. Таким образом, при наличии документов, подтверждающих расход подотчетного лица, при выдаче денежных средств НДФЛ с него удерживать не нужно (см., например, письмо УМНС России по г. Москве от 22 декабря 2003 г. № 27-08/70659, постановление Президиума ВАС РФ от 03.02.2009 № 11714/08 по делу № А65-6677/2007-СА1-56).

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух

1. Рекомендация:Кому и сколько можно выдать денег под отчет


Организация обязана организовать и осуществлять внутренний контроль совершаемых фактов хозяйственной жизни (ч. 1 ст. 19 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Порядок контроля за хозяйственными операциями, в том числе за выдачей денег подотчетным лицам, определяет руководитель организации.* Поэтому именно он обычно ограничивает список сотрудников, имеющих право получать деньги под отчет. Для этого руководитель может издать приказ.

Заявление на выдачу подотчетных сумм

Для получения наличных денежных средств под отчет сотрудник должен написать заявление. Типовая форма заявления не утверждена, поэтому его можно составить в произвольной форме. В заявлении на выдачу денежных средств сотрудник должен указать:

  • назначение аванса;
  • расчет (обоснование) размера аванса;
  • срок, на который выдается аванс.

Об этом сказано в пункте 213 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.

Каких-либо ограничений на размер подотчетных сумм и срок, на который они выдаются, в законодательстве нет. Руководитель организации должен подтвердить свое согласие на выдачу денег, поставив на заявлении свою подпись и дату. По новым правилам, с 1 июня 2014 года руководителю организации не нужно делать на заявлении собственноручную запись о том, какую сумму и на какой срок выдают наличные (п. 6.3 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У).*

Отчет за полученные деньги

При выдаче денег под отчет соблюдайте требование, которое установлено пунктом 6.3 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У: нельзя выдавать подотчетные суммы сотруднику, который не отчитался по ранее полученным деньгам.*

Но из этого правила есть исключение. Если срок отчета по предыдущему авансу еще не наступил, то вы можете дополнительно выдать сотруднику деньги под отчет. Например, если сотруднику выдали деньги на покупку товаров меньше, чем они стоят, или когда сотрудника направили в новую командировку до истечения срока отчета по первой и т. д. Такой вывод следует из пункта 214 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.

Сергей Разгулин,

действительный государственный советник РФ 3-го класса

2. Рекомендация:Как выдать деньги под отчет

На суммы, выданные под отчет, не нужно начислять взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование, а также взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний. Объясняется это тем, что полученные сотрудником деньги – это не вознаграждение за выполненные им работы или оказанные услуги, с которых нужно перечислять эти обязательные платежи (ч. 1 ст. 7 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ, п. 1 ст. 20.1 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ).

НДФЛ с подотчетных сумм тоже не удерживайте. Деньги, выданные под отчет, не увеличивают налогооблагаемый доход сотрудника (см., например, письмо УМНС России по г. Москве от 22 декабря 2003 г. № 27-08/70659). Это объясняется тем, что выданы они на время и с условием предоставления отчета об их использовании (п. 6.3 указаний Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У).*

Елена Попова,

государственный советник налоговой службы РФ I ранга

3. Правовая база:Постановление Президиума ВАС РФ от 03.02.2009 N 11714/08 по делу № А65-6677/2007-СА1-56

Согласно статье 236 Кодекса объектом налогообложения для налогоплательщиков-организаций признаются выплаты и иные вознаграждения, начисляемые налогоплательщиками в пользу физических лиц по трудовым и гражданско-правовым договорам, предметом которых является выполнение работ, оказание услуг (за исключением вознаграждений, выплачиваемых лицам, названным в подпункте 2 пункта 1 статьи 235 Кодекса), а также по авторским договорам.

Денежные средства, выданные физическим лицам под отчет на приобретение товарно-материальных ценностей, под данное понятие не подпадают.*

10.02.2015г.

С уважением,

Людмила Рябинина, эксперт Системы Главбух.

Ответ утвержден Ольгой Холиной,

ведущим экспертом Системы Главбух.

_____________________________

Ответ на Ваш вопрос дан в соответствии с правилами работы экспертной поддержки, которые Вы можете найти по адресу: http:// gosfinansy.ru/#/hotline/rules/

Популярные статьи на сайте

Инструкция 157н по учету в 2017 году с изменениями



Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






Рассылка

© 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль