Оформление служебных записок о направлении в командировку

438

Вопрос

В феврале 2015 года двое сотрудников ездили в командировку на 2 дня на курсы повышения квалификации. Курсы были организованы Департаментом образования и платы за них не производилось. По возвращению из командировки были предоставлены только билеты на обратный проезд и объяснения, что до места командировки их доставили знакомые на личном транспорте. Как произвести выплаты за командировочные расходы, если нет подтверждения на основании билетов когда они выехали к месту командировки? Какие документы должны быть оформлены и приложены к авансовому отчету в данном случае? Не будут ли расходы на проживание и суточные в данном случае считаться как не целевое расходование средств, так как нет документа подтверждающего дату начала командировки?

Ответ

сообщаем следующее: В Вашем случае целесообразно оформить Служебную записку.

Вообще, ни одним нормативным актом оформление служебных записок о направлении в командировку не предусмотрено.

Но если руководство организации сочтет составление таких записок целесообразным, это правило можно закрепить локальным документом.

Так как ситуация у Вас не стандартная, то для контроля пребывания сотрудников в командировке

Лучше оформлять Служебные записки.

Также для целей внутреннего контроля имеет смысл оформить служебное задание и командировочное удостоверение.

Хотя составлять эти документы больше не требуется, их наличие поможет контролировать выполнение сотрудниками служебного задания, а также упростит расчет выплат по итогам командировки.

Для оплаты суточных достаточно Приказа и факта свершения командировки.

О том, что командировка состоялась, будет свидетельствовать авансовый отчет с приложенными к нему:

– документами, которые подтверждают направление сотрудника в командировку (Приказ).

– документами, которые подтверждают пребывание сотрудника в командировке (например, счета гостиниц, счета-фактуры, квитанции к приходному кассовому ордеру, кассовые чеки, акты).

Отчитываться за суточные не нужно.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух

1. Рекомендация:Какие документы нужно оформить при направлении сотрудника в командировку

Документы для командировки*

Перед тем как направить сотрудника в командировку, нужно подготовить соответствующий приказ.* Документ должен подписать руководитель организации или уполномоченный им сотрудник (например, заместитель).

Такие правила установлены пунктом 3 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749.

Оформлять для сотрудника служебное задание и командировочное удостоверение не обязательно* (постановление Правительства РФ от 29 декабря 2014 г. № 1595). Эти документы отменили с 8 января 2015 года. Тем не менее, цель командировки все равно должна быть документально зафиксирована. Иначе у налоговой инспекции могут возникнуть сомнения в необходимости поездки и выплаченных сотруднику суточных. Поэтому задание, которое сотрудник должен выполнить в командировке, зафиксируйте непосредственно в приказе о направлении сотрудника в командировку.*

Организации госсектора могут по собственному выбору:

Стоит отметить, что унифицированная форма не содержит места для указания служебного задания. Поэтому использовать ее нецелесообразно. Взамен этого лучше разработать и утвердить собственную форму.

Главбух советует: для целей внутреннего контроля имеет смысл оформить служебное задание и командировочное удостоверение*

Хотя составлять эти документы больше не требуется, их наличие поможет контролировать выполнение сотрудниками служебного задания, а также упростит расчет выплат по итогам командировки. Воспользоваться можно как унифицированными формами, утвержденными постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1, так и самостоятельно разработанными бланками. При этом можно руководствоваться ранее действовавшими правилами. Кроме того, такие документы будут не лишними и при возникновении споров с проверяющими.*

Журнал учета командированных сотрудников*

Факт выбытия сотрудника в командировку нужно зафиксировать в специальном журнале (п. 1 Порядка, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 11 сентября 2009 г. № 739н). В нем указываются:

  • фамилия, имя и отчество командированного сотрудника;
  • дата и номер командировочного удостоверения (в связи с тем, что удостоверение заполнять не обязательно, укажите, например, номер приказа о направлении сотрудника в командировку);
  • наименование организации, в которую командируется сотрудник, и пункт назначения.

Об этом сказано в пункте 2 Порядка, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 11 сентября 2009 г. № 739н.

Сотрудника, ответственного за ведение журнала и проставление отметок в командировочных удостоверениях, назначьте приказом руководителя организации (п. 5 Порядка, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 11 сентября 2009 г. № 739н).

Журнал учета сотрудников, выбывающих в служебные командировки, храните в течение пяти лет со дня его оформления (п. 6 Порядка, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 11 сентября 2009 г. № 739н).

Служебная записка*

Ситуация: нужно ли оформлять служебную записку о направлении сотрудника в командировку*

Нет, не нужно.*

Ни одним нормативным актом оформление служебных записок о направлении в командировку не предусмотрено. Но если руководство организации сочтет составление таких записок целесообразным, это правило можно закрепить локальным документом* (п. 3 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). Например, приказом директора или Положением о командировках. Разработка таких документов не запрещена.*

Служебные записки могут понадобиться в других ситуациях. Например, если сотрудник задержался в командировке по уважительной причине (производственная необходимость, отсутствие проездных билетов и т. п.). В таком случае по служебной записке на имя руководителя продолжительность командировки ему может быть продлена.

Андрей Кизимов

заместитель директора департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России

2. Рекомендация:Какие документы нужно оформить при возвращении сотрудника из командировки

Чтобы правильно закрыть командировку и подтвердить расходы на нее, сотрудник должен сдать в бухгалтерию все необходимые документы. А именно:*

  • авансовый отчет и подтверждающие документы к нему – подтверждают расходы сотрудника в командировке. К отчету сотрудник должен приложить проездные билеты, счета за проживание, кассовые и товарные чеки, квитанции электронных терминалов (слипы) и т. п.;*
  • ксерокопии загранпаспорта – с отметками о пересечении границы, если сотрудник находился в загранкомандировке.

Все эти документы сотрудник должен принести в течение трех дней после возвращения из командировки.* Отсчитывать надо рабочие дни. Если сотрудник вернулся из поездки в выходной день или в праздник, то трехдневный срок считайте с того дня, когда он вышел на работу. Этот срок распространяется как на внутренние, так и на зарубежные командировки.

Такой порядок следует из пункта 26 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749, и пункта 6.3 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.

А что если сотрудник принесет авансовый отчет и другие документы по командировке с опозданием? В таком случае бухгалтерию, конечно, никто не накажет. Кодексом РФ об административных правонарушениях не предусмотрены штрафы за подобное нарушение.

Авансовый отчет*

Авансовый отчет оформляют в одном экземпляре. Часть авансового отчета заполняет сам командированный сотрудник, а часть – бухгалтер.

Форма авансового отчета (ф. 0504049) и Методические указания по его заполнению утверждены приказом Минфина России от 15 декабря 2010 г. № 173н.

При необходимости организация может доработать унифицированную форму авансового отчета, расширив или сузив графы и строки, введя дополнительные строки и вкладные листы. Вносимые изменения оформите соответствующим организационно-распорядительным документом (например, приказом руководителя). Аналогичные разъяснения содержатся в письме Минфина России от 8 июля 2011 г. № 03-03-06/1/414.

На лицевой стороне отчета подотчетное лицо должно указать свою фамилию и инициалы, профессию (должность), назначение аванса и т. д. На оборотной стороне ему необходимо перечислить расходы, понесенные за период поездки (включая суточные), и указать реквизиты оправдательных документов (графы 1–6 отчета). Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.

Форму можно заполнять как от руки, так и на компьютере, в том числе полностью в электронном виде. Правда, в последнем случае документ будет действителен, только если все ответственные сотрудники поставят на нем свои электронные подписи (письмо Минфина России от 12 апреля 2013 г. № 03-03-07/12250). Такой порядок следует из положений части 5 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, статьи 2 Закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ.

Важная деталь: сотрудник должен сдать авансовый отчет и подтверждающие документы независимо от применяемой у вас системы налогообложения. Так, даже в автономном учреждении на упрощенке нужно подтвердить расходы в командировке соответствующими документами. В противном случае будет нарушен порядок ведения кассовых операций (п. 4 ст. 346.11 НК РФ). Аналогичный вывод следует из письма Минфина России от 30 октября 2013 г. № 03-11-11/46198.

Когда сотрудник принесет авансовый отчет и прилагающиеся к нему документы, выдайте ему расписку в получении. После этого приступите к проверке отчета и его бухгалтерской обработке. Суммы расходов разнесите по соответствующим статьям и спишите с подотчетного лица.

Вот основные требования, которые предъявляют налоговые инспекторы к оформлению авансового отчета и приложений к нему:*

  • авансовый отчет должен быть утвержден руководителем. Датой, когда при налогообложении возникают внереализационные и прочие расходы, признается день утверждения авансового отчета. Таким образом, если авансовый отчет не утвержден руководителем или уполномоченным им сотрудником (по доверенности), то признание расходов по нему спорно (подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ);
  • в кассовых чеках, квитанциях и других подтверждающих оплату документах должны быть указаны наименования товаров. Если же чек пробит только на определенную сумму, то сотрудник должен попросить выдать ему товарный чек. В противном случае идентифицировать расход, а также его обоснованность нельзя. Кроме того, возместить такие суммы сотруднику вы не сможете. А ранее выданный аванс придется удержать или оформить как другую выплату и начислить с нее страховые взносы и НДФЛ;
  • принять можно только те подтверждающие документы, в которых указаны даты. Иначе подтвердить, что расход был именно в командировке, не получится.

Внимание: если авансовый отчет не соответствует установленным требованиям то выплаты по нему компенсацией командировочных расходов признаны не будут. А значит, с этих сумм придется начислить страховые взносы и удержать с сотрудника НДФЛ. То же относится к ситуации, когда необходимые приложения к авансовому отчету отсутствуют или оформлены неверно (письмо Минтруда России от 7 октября 2013 г. № 17-4/1647).

Андрей Кизимов

заместитель директора департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России

3. Журналы:Направление в командировку по новым правилам

С 8 января учреждениям не надо оформлять командировочные удостоверения при служебных поездках работников*. Период командировки теперь подтверждают билеты или служебная записка. Разберемся, в каких случаях необходим тот или иной документ.

* Изменения в Положение об особенностях направления работников в служебные командировки внесены постановлением Правительства РФ от 29 декабря 2014 г. № 1595.

Как оформить служебную поездку*

Оформление командировки производится на основании приказа. Этот документ остался обязательным.* В то же время перечень «первички» с 2013 года не унифицирован. Поэтому приказ о командировке можно составить по типовой форме № Т-9 либо в свободной форме, заранее утвердив ее в учетной политике. В приказе надо указать, кого учреждение отправляет в командировку (Ф. И. О. специалиста, его должность), даты начала и окончания служебной поездки, ее срок, место командирования (страна, город, организация) и т. п. Поскольку служебное задание теперь тоже отменено, цель поездки достаточно записать в приказе о командировке и ознакомить с ним работника под подпись.

Некоторые категории работников допускается направлять в служебные командировки только с их письменного согласия и при условии, что это не запрещено им медицинскими рекомендациями. Основание – статья 259 Трудового кодекса РФ. Такое согласие (в форме заявления) надо предварительно получить:

  • от женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет;
  • от одиноких родителей, воспитывающих детей в возрасте до пяти лет;
  • от работников, имеющих детей-инвалидов;
  • от работников, которые ухаживают за больными членами их семей в соответствии с медицинским заключением.

Сотрудников, которых планируется отправить в командировку, надо ознакомить с правом отказаться от нее. Это можно сделать одним из следующих способов:

  • направить работнику уведомление;
  • включить формулировку, подтверждающую факт ознакомления работника с его правом на отказ от направления в командировку, в заявление с выражением согласия;
  • ввести в форму приказа о командировке дополнительный реквизит «Отметка об ознакомлении с правом на отказ от направления в служебную командировку в соответствии с частью 2 статьи 259 ТК РФ».

Если работник не согласен с поездкой, руководитель учреждения принимает решение о направлении в командировку другого сотрудника.

Как подтвердить период командировки*

Если приказ фиксирует предполагаемый срок поездки, то раньше конкретный период поездки в такой ситуации подтверждало командировочное удостоверение.*

Теперь для этого необходимы другие документы (п. 7 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). › |

Если работник едет в командировку на поезде, автобусе или самолете, то дату начала и окончания поездки подтверждают билеты. Если добирается до места командировки на своей или служебной машине, то должен составить служебную записку с датами отъезда и приезда. Форма такого документа свободная, но ее можно утвердить приказом руководителя.*

В случае командирования сразу в несколько организаций в разных населенных пунктах каждая принимающая сторона раньше ставила отметки в командировочном удостоверении. Сейчас такого требования к служебной записке нет. Но для обоснования расходов на проезд стоит потребовать от работника, чтобы он указал в ней все места, которые посетил.*

Записка составляется на имя руководителя учреждения. А чтобы работник не ошибся со сроками, этот документ может визировать его непосредственный начальник (например, начальник отдела).*

К служебной записке должны прилагаться документы, подтверждающие использование автомобиля: путевой лист, кассовые чеки (на бензин), квитанции (на парковку, платные дороги), счета и т. п.* Учреждение вправе использовать как типовую межотраслевую форму путевого листа (утверждена постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78), так и самостоятельно разработанную форму. В последнем случае он должен содержать реквизиты, приведенные в пункте 3 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов (утверждены приказом Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152).

А именно:

  • наименование и номер документа;
  • сведения о сроке его действия;
  • сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;
  • сведения о транспортном средстве;
  • сведения о водителе.

Несмотря на то что командировочное удостоверение отменено, организация может применять его для внутреннего контроля за работниками в дополнение к билетам или служебной записке.* Например, если сотрудник едет в филиал учреждения, находящийся в другом регионе.

Н.В. Чуткова,

консультант по вопросам начисления зарплаты, социальных пособий и их налогообложения

Журнал «Зарплата в бюджетном учреждении» 2 Февраль2015

18.02.2015г.

С уважением,

Елена Изотова, эксперт Системы Главбух.

Ответ утвержден Натальей Зориной,

ведущим экспертом Системы Главбух.

_____________________________

Ответ на Ваш вопрос дан в соответствии с правилами работы экспертной поддержки, которые Вы можете найти по адресу: http:// gosfinansy.ru/#/hotline/rules/

Популярные статьи на сайте

Инструкция 157н по учету в 2017 году с изменениями



Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






© 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль