Отсутствие подтверждающих документов по проезду сотрудника в командировку

428

Вопрос

У нас вопрос по оплате командировочных. Сотрудник направлен в командировку, выпущено распоряжение в котором указаны цель, сроки, место командировки и учреждение, в которое командируется работник. В связи с вступившими изменениями с 08.01.2015г теперь не нужно оформлять командировочное удостоверение и не нужно предоставлять отчет о выполненной в командировке работе.По возвращении из командировки сотрудник предоставил в бухгалтерию авансовый отчет без подтверждающих документов для оплаты суточных, так как ездил в командировку на попутном транспорте. Но согласно п.7 Положения фактический срок пребывания в командировке определяется по проездным документам. Получается командировка документально не подтверждена. Как нам быть:не оплачивать суточные или просить объяснительную с приложением косвенных документов(например путевой лист автомобиля того с кем ездил, квитанции по оплате жилья и т.д.),но ведь в положении не предусмотрен такой документ как объяснительная?

Ответ

сообщаем следующее: Расходы в виде суточных подтверждаются документами, которые оформляются при направлении командированного сотрудника в поездку (представлены ниже). При этом предоставление чеков и квитанций, подтверждающих уплату сотрудником денежных средств, не требуется.

Если по возвращении из командировки сотрудник не представил документы, подтверждающие его расходы на проезд, организация все равно должна возместить ему эти расходы. Ведь независимо от наличия и отсутствия документов командировка состоялась, и сотрудник выполнил задание. В этой ситуации расходы возмещаются в определенной сумме.

Основанием для оплаты является заявление командированного сотрудника, составленное в произвольной форме. В заявлении следует указать данные, представленные ниже.

На заявлении руководитель организации должен указать сумму компенсации. После этого сотрудник прилагает заявление к авансовому отчету и передает его в бухгалтерию.

В организациях госсектора размер возмещения при отсутствии подтверждающих документов определяется для сотрудников учреждений и госорганов субъектов РФ, органов местного самоуправления и муниципальных учреждений – нормативно-правовыми актами соответствующих органов власти.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух

1. Рекомендация:Как учесть при налогообложении суточные

Документальное оформление

Расходы в виде суточных подтвердите документами, которые оформляются при направлении командированного в поездку. При этом предоставление чеков и квитанций, подтверждающих уплату сотрудником денежных средств, не требуется. Такой вывод следует из разъяснений контролирующих ведомств* (письма Минфина России от 1 марта 2013 г. № 03-04-07/6189 (доведено до сведения налоговых инспекций письмом ФНС России от 26 марта 2013 г. № ЕД-4-3/5200), от 11 ноября 2011 г. № 03-03-06/1/741от 1 апреля 2010 г. № 03-03-06/1/206от 24 ноября 2009 г. № 03-03-06/1/770 и ФНС России от 3 декабря 2009 г. № 3-2-09/362).

Андрей Кизимов

заместитель директора департамента

налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России

Любовь Котова

заместитель директора департамента

развития социального страхования Минтруда России

2. Рекомендация: Как возместить расходы на проезд в командировку транспортом общего пользования

Отсутствие подтверждающих документов

Если по возвращении из командировки сотрудник не представил документы, подтверждающие его расходы на проезд (например, потерял их), организация все равно должна возместить ему эти расходы. Ведь независимо от наличия и отсутствия документов командировка состоялась и сотрудник выполнил задание. Правда, в этой ситуации расходы возмещаются в определенной сумме. Такой вывод следует из статьи 168 Трудового кодекса РФ.*

Основанием для оплаты является заявление командированного сотрудника, составленное в произвольной форме. В заявлении следует указать:*

  • дату и время выезда в командировку;
  • вид транспортного средства;
  • стоимость билета (на основании справки, подтверждающей факт покупки билетов и их стоимость);
  • причину утраты документов и т. п.

На заявлении руководитель организации должен указать сумму компенсации. После этого сотрудник прилагает заявление к авансовому отчету и передает его в бухгалтерию.*

В организациях госсектора размер возмещения при отсутствии подтверждающих документов определяется:

  • для сотрудников федеральных учреждений, государственных органов и внебюджетных фондов РФ – постановлениями Правительства РФ;
  • для сотрудников учреждений и госорганов субъектов РФ, органов местного самоуправления и муниципальных учреждений – нормативно-правовыми актами соответствующих органов власти.

Об этом сказано в частях 23 статьи 168 Трудового кодекса РФ.

В частности, федеральные учреждения при отсутствии подтверждающих документов возмещают сотруднику расходы в размере минимальной стоимости проезда:

  • железнодорожным транспортом – в плацкартном вагоне пассажирского поезда;
  • водным транспортом – в каюте X группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте III категории речного судна всех линий сообщения;
  • автомобильным транспортом – в автобусе общего типа.

Об этом сказано в подпункте «в» пункта 1 постановления Правительства РФ от 2 октября 2002 г. № 729.

Нина Ковязина,

заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

3. Рекомендация: Какие документы нужно оформить при направлении сотрудника в командировку

Документы для командировки

Перед тем как направить сотрудника в командировку, нужно подготовить соответствующий приказ. Документ должен подписать руководитель организации или уполномоченный им сотрудник (например, заместитель).

Такие правила установлены пунктом 3 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749.

Оформлять для сотрудника служебное задание и командировочное удостоверение не обязательно (постановление Правительства РФ от 29 декабря 2014 г. № 1595). Эти документы отменили с 8 января 2015 года. Тем не менее, цель командировки все равно должна быть документально зафиксирована. Иначе у налоговой инспекции могут возникнуть сомнения в необходимости поездки и выплаченных сотруднику суточных. Поэтому задание, которое сотрудник должен выполнить в командировке, зафиксируйте непосредственно в приказе о направлении сотрудника в командировку.*

Организации госсектора могут по собственному выбору:

Стоит отметить, что унифицированная форма не содержит места для указания служебного задания. Поэтому использовать ее нецелесообразно. Взамен этого лучше разработать и утвердить собственную форму.

Главбух советует: для целей внутреннего контроля имеет смысл оформить служебное задание и командировочное удостоверение*

Хотя составлять эти документы больше не требуется, их наличие поможет контролировать выполнение сотрудниками служебного задания, а также упростит расчет выплат по итогам командировки. Воспользоваться можно как унифицированными формами, утвержденными постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1, так и самостоятельно разработанными бланками. При этом можно руководствоваться ранее действовавшими правилами. Кроме того, такие документы будут не лишними и при возникновении споров с проверяющими.

Андрей Кизимов,

заместитель директора департамента

налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России

18.02.2015г.

С уважением,

Булат Ахмутинов, эксперт Системы Главбух.

Ответ утвержден Натальей Зориной,

ведущим экспертом Системы Главбух.

_____________________________

Ответ на Ваш вопрос дан в соответствии с правилами работы экспертной поддержки, которые Вы можете найти по адресу: http:// gosfinansy.ru/#/hotline/rules/

Популярные статьи на сайте

Инструкция 157н по учету в 2017 году с изменениями



Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






© 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль