Удержание из зарплаты не израсходованных подотчетных сумм

552

Вопрос

подскажите пожалуйста возможно ли подотчетному лицу, по возвращению из командировки не возвращать деньги в кассу, а написать заявление на удержании неиспользованных сумм из заработной платы, у него остались неиспользованные деньги по КОСГУ 212,222,226.Какими бухгалтерскими проводками отразить возврат неиспользованных сумм подотчетного лица. Спасибо.

Ответ

сообщаем следующее: Да, возможно. Но только если сотрудник не вернул в срок сумму неизрасходованного аванса.

Если деньги выданы под отчет на командировочные расходы, то отчитаться за них сотрудник должен в течение трех рабочих дней после возвращения из командировки (п. 26 положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749).

То есть, если сотрудник возвращает не израсходованную часть подотчетных сумм в этот период (не превысил срок), то учреждение должно их принять в кассу.

При удержании из зарплаты сотрудника не возвращенных в срок подотчетных сумм сделайте проводки:

Дебет КРБ.1.302.11.830 (КРБ.1.302.13.830, КРБ.1.302.26.830...) Кредит КРБ.1.304.03.730
– удержана из зарплаты сотрудника не возвращенная в срок подотчетная сумма;

Дебет КРБ.1.304.03.830 Кредит КРБ.1.208.12.660 (КРБ.1.208.22.660, КРБ.1.208.34.660...)
– погашена задолженность подотчетного лица.

Поскольку в приложении 1 к Инструкции № 162н корреспонденция счетов 304.03 и 208.00 не приведена, ее следует согласовать:

- с финансовым органом;

- с главным распорядителем бюджетных средств;

- с Казначейством России.

Следует учитывать, что при удержании подотчетных сумм из зарплаты сотрудника восстановление кассовых расходов на лицевом счете учреждения не отразится. Поэтому учреждению необходимо обратиться в Казначейство России для восстановления произведенных учреждением расходов с подстатьи КОСГУ 211 на соответствующие статьи (подстатьи) КОСГУ.

Возврат неизрасходованных подотчетных сумм отразите проводками, представленными ниже.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух

1. Рекомендация:Как удержать из зарплаты не возвращенные в срок подотчетные суммы

Внимание: в связи с изменениями в учете рекомендация находится на обновлении. О том, что изменилось, можно узнать из наших новостей и специальной статьи.

Срок возврата

Срок, на который можно выдавать под отчет наличные деньги, законодательно не ограничен. Этот срок должен установить руководитель учреждения, сделав соответствующую запись на заявлении сотрудника о выдаче ему подотчетных сумм (п. 6.3 Указаний Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-Уп. 213 Инструкции к Единому плану счетов № 157н). Подробнее см. Кому и сколько можно выдать денег под отчет.

Если срок возврата подотчетных сумм установлен, то не позже чем через три рабочих дня после его окончания сотрудник должен отчитаться за полученные деньги (п. 6.3 Указаний Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У). При командировках такой срок начисляется с того дня, когда сотрудник вернулся из командировки (п. 26 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749).*

Какими документами оформить удержание

Если сотрудник не вернул в срок сумму неизрасходованного аванса, то удержите эти деньги из его зарплаты. Для этого руководитель учреждения издает приказ о взыскании в произвольной форме. Оформляют приказ не позднее одного месяца с того дня, как закончился срок, установленный для отчета. Взыскать суммы с сотрудника можно, если он не оспаривает основание и размер удержаний. Поэтому получите письменное согласие сотрудника о том, что он не возражает против удержаний.* В противном случае взыскать задолженность можно будет только через суд. Такие правила установлены в статьях 137248 Трудового кодекса РФ и подтверждены в письме Роструда от 9 августа 2007 г. № 3044-6-0.

Максимальная сумма удержания

Удержать из месячной зарплаты сотрудника можно не более 20 процентов от начисленной суммы (ст. 138 ТК РФ).

Бухучет

Порядок отражения в бухучете операций, связанных с удержанием из зарплаты сотрудника не возвращенных в срок подотчетных сумм, зависит от типа учреждения.

В учете казенных учреждений:

При удержании из зарплаты сотрудника не возвращенных в срок подотчетных сумм сделайте проводки:*

Дебет КРБ.1.302.11.830 (КРБ.1.302.13.830, КРБ.1.302.26.830...) Кредит КРБ.1.304.03.730
– удержана из зарплаты сотрудника не возвращенная в срок подотчетная сумма;

Дебет КРБ.1.304.03.830 Кредит КРБ.1.208.12.660 (КРБ.1.208.22.660, КРБ.1.208.34.660...)
– погашена задолженность подотчетного лица.

Поскольку в приложении 1 к Инструкции № 162н корреспонденция счетов 304.03 и 208.00 не приведена, ее следует согласовать:*

Такой порядок установлен пунктами 284108 Инструкции № 162н, Инструкцией к Единому плану счетов № 157н (счета 208.00302.00304.03).

Следует учитывать, что при удержании подотчетных сумм из зарплаты сотрудника восстановление кассовых расходов на лицевом счете учреждения не отразится. Поэтому учреждению необходимо обратиться в Казначейство России для восстановления произведенных учреждением расходов с подстатьи КОСГУ 211 на соответствующие статьи (подстатьи) КОСГУ.*

Пример отражения в бухучете удержания подотчетных сумм, не возвращенных в установленный срок

Экономисту казенного учреждения «Альфа» А.С. Кондратьеву было выдано 3000 руб. на покупку канцтоваров. Он приобрел канцтовары на сумму 2000 руб. и сдал их на склад. К авансовому отчету Кондратьев приложил все необходимые подтверждающие документы (товарный чек, кассовый чек и т. д.).

Остаток неизрасходованной подотчетной суммы – 1000 руб. (3000 руб. – 2000 руб.) – Кондратьев в срок не вернул. Эта сумма удерживается из его зарплаты по приказу руководителя учреждения и с письменного согласия Кондратьева.

Зарплата Кондратьева – 15 000 руб. Детей у Кондратьева нет, поэтому соответствующие стандартные налоговые вычеты по НДФЛ ему не предоставляются.

Максимальная сумма, которую можно удержать из его месячной зарплаты, составляет:
(15 000 руб. – 15 000 руб. × 13%) × 20% = 2610 руб.

Поскольку сумма удержаний меньше этой величины (1000 руб. < 2610 руб.), весь невозвращенный остаток подотчетной суммы взыскивается сразу.

При удержании из зарплаты невозвращенного остатка подотчетных средств бухгалтер «Альфы» сделал в учете записи:

Дебет КРБ.1.401.20.211 Кредит КРБ.1.302.11.730
– 15 000 руб. – начислена зарплата Кондратьеву;

Дебет КРБ.1.302.11.830 Кредит КРБ.1.303.01.730
– 1950 руб. (15 000 руб. × 13%) – удержан НДФЛ с зарплаты Кондратьева;

Дебет КРБ.1.302.11.830 Кредит КРБ.1.304.03.730
– 1000 руб. – удержана из зарплаты Кондратьева не возвращенная в срок подотчетная сумма;

Дебет КРБ.1.304.03.830 Кредит КРБ.1.208.34.660
– 1000 руб. – погашена задолженность Кондратьева;

Дебет КРБ.1.302.11.830 Кредит КИФ.1.201.34.610
– 12 050 руб. (15 000 руб. – 1950 руб. – 1000 руб.) – выплачена зарплата Кондратьеву.

Нина Ковязина,

заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

2. Рекомендация: Как принять не израсходованную сотрудником часть суммы, выданной под отчет

Срок возврата

Сотрудник должен отчитаться по суммам, полученным под отчет, не позднее трех рабочих дней после истечения срока, на который эти суммы выданы. Для этого ему необходимо предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру, а при их отсутствии руководителю авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами (п. 6.3 указания ЦБ РФ от 11 марта 2014 г. № 3210-У). С какой даты отсчитывать этот срок, зависит от того, на какие цели сотруднику были выданы подотчетные деньги.

Если сотрудник получил деньги под отчет на хозяйственные нужды, то отчитаться за них он должен в течение трех дней со дня окончания срока, на который они ему были выданы (п. 6.3 указания ЦБ РФ от 11 марта 2014 г. № 3210-У).

Если деньги выданы под отчет на командировочные расходы, то отчитаться за них сотрудник должен в течение трех рабочих дней после возвращения из командировки (п. 26 положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749).*

Проверка авансового отчета, его утверждение руководителем и окончательный расчет по нему осуществляются в срок, установленный руководителем (п. 6.3 указания ЦБ РФ от 11 марта 2014 г. № 3210-У). То есть вернуть неизрасходованные суммы сотрудник должен в срок, который установлен руководителем.

Внесение в кассу

Неизрасходованные подотчетные деньги сотрудник должен внести в кассу организации. При этом нужно оформить приходный кассовый ордер. Такие требования содержат указания, утвержденные постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55Методические указания, утвержденные приказом Минфина России от 15 декабря 2010 г. № 173н.*

Бухучет

В бухучете возврат неизрасходованных подотчетных сумм отразите следующим образом.

В учете казенных учреждений:

Возврат неизрасходованных подотчетных сумм отразите проводкой:*

Содержание операции Дебет счета Кредит счета
1. Внесен в кассу остаток неизрасходованных подотчетных средств КИФ.1.201.34.510  КРБ.1.208.ХХ.660
Уменьшение забалансового счета 18 (по кодам КОСГУ)
XX – аналитический код группы и вида синтетического счета объекта учета.

В случае увольнения подотчетного лица задолженность, числящуюся за ним на момент увольнения, следует отразить на счете 1.205.31.000 «Расчеты с плательщиками доходов от оказания платных работ, услуг» (как доход от компенсации затрат государства):

Содержание операции Дебет счета Кредит счета
1. Отражено принятие к учету финансовых требований по компенсации затрат государства к получателям подотчетных сумм при их увольнении КДБ.1.205.31.560 КРБ.1.208.ХХ.660
XX – аналитический код группы и вида синтетического счета объекта учета.

Такой порядок установлен пунктом 84 Инструкции № 162н. При этом стоит отметить, что в проекте изменений Инструкции № 162н указано, что задолженность подотчетника должна отражаться на счете 1.209.30.000 (а не 1.205.31.000). Но пока это только проект, да и изменения в пункт 84 в этой части не внесены.

Сергей Разгулин,

действительный государственный советник РФ 3-го класса

19.02.2015г.

С уважением,

Булат Ахмутинов, эксперт Системы Главбух.

Ответ утвержден Натальей Зориной,

ведущим экспертом Системы Главбух.

_____________________________

Ответ на Ваш вопрос дан в соответствии с правилами работы экспертной поддержки, которые Вы можете найти по адресу: http:// gosfinansy.ru/#/hotline/rules/

Популярные статьи на сайте

Инструкция 157н по учету в 2017 году с изменениями



Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






© 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль