Проживание в командировке

273

Вопрос

Казенным учреждением утеряны оригиналы документов, подтверждающих проживание работника в гостинице(счёт и кассовый чек, остались только ксерокопии). Просим Вас разъяснить, что нам делать в сложившейся ситуации. Какие дубликаты документов не вызовут претензий со стороны контролирующих органов (повторно кассовый чек гостиница выдать не может)/

Ответ

сообщаем следующее: В гостинице нужно запросить дубликат документов на проживание.

Именно дубликат, ксерокопии не подойдут.

После того как вы получите подтверждающий документ (его дубликат), выплатите сотруднику сумму возмещения.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух

1. Ситуация:Нужно ли начислить страховые взносы на компенсацию расходов на наем жилья в командировке, если расходы не подтверждены документально

По правилам компенсация документально не подтвержденных расходов на наем жилья во время командировок освобождается от обложения страховыми взносами в пределах норм, установленных законодательством (ч. 2 ст. 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ, п. 2 ст. 20.2 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ). Эти нормы утверждаются:

  • для учреждений и госорганов субъектов РФ, органов местного самоуправления и муниципальных учреждений – нормативно-правовыми актами соответствующих органов власти.

Об этом сказано в частях 2, 3 статьи 168 Трудового кодекса РФ.

Однако при ответе на этот вопрос нужно исходить из того, почему сотрудник не предоставил подтверждающие документы. Ниже рассмотрим два возможных случая и как при этом действовать бухгалтеру.

1. Командированный сотрудник может потерять первичные документы (квитанции, акты оказанных услуг), полученные в месте проживания*

Бухгалтеру следует использовать все возможные способы для восстановления документов. Для этого можно обратиться в гостиницу, где проживал сотрудник, по телефону или по электронной почте, и попросить выслать* дубликат* первичного документа.* Это связано с тем, что в статье 168 Трудового кодекса РФ под понятием «возмещение расходов» подразумевается, что нужно компенсировать сотруднику понесенные им расходы. А без подтверждающих (первичных) документов сумму возмещения установить затруднительно.

И даже если руководитель распорядится выплатить сотруднику названную им сумму без документов, то при проверках это может вызвать вопросы и будет отмечено как нарушение.

После того как вы получите подтверждающий документ (его дубликат), выплатите сотруднику сумму возмещения. Страховыми взносами ее не облагайте.*

Если же вы выплатили компенсацию без подтверждения, страховыми взносами не облагайте только сумму расходов в пределах норм, установленных законодательством.

2. Сотрудник проживал во время командировки у частника, и первичный документ не был составлен

Сотруднику нужно возместить расходы в сумме, установленной законодательством. Однако руководитель может принять решение (закрепив его в правовых актах учреждения: приказе, учетной политике и др.) о том, что в случаях, когда сотрудник живет у частников, ему возмещают расходы в большей сумме. Тогда страховыми взносами не облагайте только сумму расходов в пределах норм, установленных законодательством, а на всю остальную сумму взносы начисляйте (ч. 2 ст. 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ, п. 2 ст. 20.2 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ).

Главбух советует: перед отправкой сотрудника в командировку разъясните ему, как важно наличие подтверждающих документов. И даже если он будет жить у частных граждан (родственников), они могут составить акт в произвольной форме (но помните, что в акте должны быть все обязательные реквизиты, предусмотренные пунктом 7 Инструкции к Единому плану счетов № 157н). Форму такого акта во избежание ошибок вы также можете выдать сотруднику.

Пример для казенного учреждения. Отражение в бухучете и при налогообложении расходов на наем жилья во время командировки. Расходы документально не подтверждены

Экономист федерального казенного учреждения «Альфа» А.С. Кондратьев вернулся из командировки, в которой находился 3 дня (с 17 по 19 января).

Документов, подтверждающих расходы по найму жилья, Кондратьев не представил.

Постановлением Правительства РФ от 2 октября 2002 г. № 729 установлены нормы расходов по найму жилья во время командировок при отсутствии первичных документов. При командировках по России норма составляет 12 руб. в день.

Тариф взносов на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний – 0,2 процента.

22 января руководитель учреждения утвердил представленный Кондратьевым авансовый отчет.

В учете учреждения сделана запись:

Дебет КРБ.1.401.20.226 Кредит КРБ.1.208.26.660
– 36 руб. (12 руб./дн. × 3 дн.) – списаны расходы на проживание, не подтвержденные документами.

Поскольку расходы по найму жилья компенсированы в пределах норм, установленных законодательством, данные суммы не учитываются при расчете:

  • НДФЛ;
  • взносов на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование;
  • взносов на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний.

Из рекомендации «Как учесть при налогообложении расходы на наем жилья во время командировки»

Андрей Кизимов

заместитель директора департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России

2. Рекомендация:Как возместить расходы на наем жилья во время командировки

Документальное подтверждение расходов*

Расходы по найму жилого помещения в командировке сотрудник может подтвердить:*

Ситуация: можно ли расходы по найму жилого помещения в командировке подтвердить только счетами из гостиниц, не представляя кассовых чеков*

Да, можно.*

При условии, что счет составлен в соответствии с требованиями Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359. То есть является бланком строгой отчетности.

Организации могут при оказании услуг населению проводить денежные расчеты без применения ККТ, но при условии выдачи бланков строгой отчетности (п. 2 ст. 2 Закона от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ). При этом организациям и предпринимателям, которые оказывают услуги населению, разрешается использовать самостоятельно разработанные бланки строгой отчетности (информационное письмо Минфина России от 22 августа 2008 г).

При этом допускается использовать только такие бланки, которые соответствуют требованиям Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359.

В частности, бланки строгой отчетности должны быть изготовлены типографским способом (с использованием автоматизированных систем) и содержать ряд обязательных реквизитов (п. 3, 4 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359). Если бланк составлен с нарушением требований Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359, он не может служить основанием для документального подтверждения расходов.

Таким образом, расходы по найму жилого помещения в командировке можно подтвердить счетами из гостиниц (бланками строгой отчетности), не представляя кассовых чеков. Такую позицию поддерживает финансовое ведомство (письмо Минфина России от 15 июня 2006 г. № 03-05-01-04/164) и суды (см., например, постановления ФАС Московского округа от 29 февраля 2008 г. № КА-А40/14043-07, Северо-Кавказского округа от 29 июля 2008 г. № Ф08-4212/2008, Северо-Западного округа от 19 июня 2006 г. № А05-15886/2005-13).

Внимание: счет формы 3-Г не подтверждает расходы на наем жилого помещения в командировке. Связано это с тем, что форма 3-Г не является бланком строгой отчетности. Ее запрещено применять с 1 декабря 2008 года (письма Минфина России от 7 августа 2009 г. № 03-01-15/8-400, от 9 июня 2009 г. № 03-01-15/6-291).

Нина Ковязина,

заместитель директора департамента образования

и кадровых ресурсов Минздрава России

04.03.2015г.

С уважением,

Елена Изотова, эксперт Системы Главбух.

Ответ утвержден Натальей Зориной,

ведущим экспертом Системы Главбух.

_____________________________

Ответ на Ваш вопрос дан в соответствии с правилами работы экспертной поддержки, которые Вы можете найти по адресу: http:// gosfinansy.ru/#/hotline/rules/

Популярные статьи на сайте

Инструкция 157н по учету в 2017 году с изменениями



Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






© 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль