Как оформить прием сотрудника на работу

91

Вопрос

какие отчеты и куда необходимо сдавать, когда предприятие приняло нового сотрудника? Сроки сдачи данных отчетов. муниципальное казенное учреждение культуры "театр духовой музыки" в штатном расписании должен быть монтировщик сцены, какой у него должен быть оклад?

Ответ

сообщаем следующее: При приеме нового сотрудника никаких документов и отчетов сдавать не нужно.

О трудоустройстве сотрудника-гражданина РФ сообщать никуда не нужно и отчеты сдаватьтоже не нужно.

Нужно лишь соблюсти все правила при приеме сотрудника на работу:

– собрать необходимые документы от сотрудника

– оформить внутренние документы организации о приеме сотрудника.

Подробнее об этом см. в Рекомендации ниже.

Другое дело, если на работу устраивается иностранец.

При приеме на работу иностранца миграционная служба сама извещает налоговую инспекцию о факте учета (регистрации) такого иностранца.

И инспекторы автоматически поставят мигранта на учет.

Уведомить ФМС и службу занятости придется только о трудоустройстве безвизовых иностранцев.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух

Рекомендация:Как оформить прием сотрудника на работу

В каком порядке оформить нового сотрудника*

Чтобы оформить на работу нового сотрудника, в первую очередь от него нужно получить все необходимые документы. В том числе пенсионное свидетельство.*

Ситуация: обязательно ли требовать с сотрудника заявление о приеме на работу*

Нет, не обязательно.*

В любом случае основанием для приема на работу будет трудовой договор. Именно он документально закрепляет соглашение между конкретным сотрудником и организацией. Он же служит основанием для приказа руководителя о включении в штат нового сотрудника.* Это следует из статьи 56 и части 1 статьи 68 Трудового кодекса РФ.

Но с заявлением удобнее.* На нем часто делают служебные пометки: проставляют резолюцию руководителя организации, визу непосредственного начальника, отметку об исполнении. Поэтому если для данных целей вы попросите сотрудника написать заявление, в этом нет ничего противозаконного. Такое заявление потом подшейте в личное дело сотрудника.

Следующим шагом ознакомьте будущего сотрудника с основными локальными нормативными актами организации – коллективными договорами, различными положениями, внутренними правилами и инструкциями. Сделайте это обязательно под подпись. Для этого можно использовать специальный журнал.* Специальная форма для этого не предусмотрена. Поэтому ее можно составить самостоятельно или же воспользоваться, например, таким вариантом.

Такой порядок предусмотрен частями 2 и 3 статьи 68 Трудового кодекса РФ.

А вот со штатным расписанием знакомить новеньких не обязательно – оно не регулирует трудовую деятельность.* Сделать это придется, только если такое требование прямо прописано в каком-то внутреннем документе организации. Такие разъяснения содержатся в письме Роструда от 15 мая 2014 г. № ПГ/4653-6-1.

После того как условия работы согласованы, запишите их в трудовом договоре. Его подпишите в двух экземплярах – один для сотрудника, другой для организации.* Сделать это нужно не позднее трех дней с момента, когда человек приступит к работе.

Подписав договор, нужно оформить приказ руководителя о включении в штат нового сотрудника.*

И наконец, сделайте записи в трудовой книжке и заполните личную карточку сотрудника.*

При оформлении трудовых отношений с сотрудниками используйте Рекомендации, утвержденные приказом Минтруда России от 26 апреля 2013 г. № 167н.

Главбух советует: сотруднику, который будет осуществлять организационно-распорядительные или административно-хозяйственные функции, при приеме на работу выдайте информационную памятку о недопущении коррупционных действий, о наличии уголовной и административной ответственности за получение взятки и незаконное вознаграждение от организаций (граждан).

Памятку напишите на основе типовых жизненных ситуаций. Она должна быть написана кратко, доступным языком, без использования сложных юридических терминов. В памятку включите:

  • сведения для правильной оценки соответствующих жизненных ситуаций (дать определения, разъяснения, например, что понимается под взяткой);
  • порядок действий в таких ситуациях;
  • ссылки на соответствующие положения нормативно-правовых актов.

При разработке памятки можно использовать постановление Правительства РФ от 5 июля 2013 г. № 568. Это постановление устанавливает запреты, ограничения и обязанности для сотрудников некоторых организаций госсектора. В частности, данное постановление распространяется на сотрудников, которые замещают должности (назначение на которые осуществляет Президент РФ или Правительство РФ):

  • в государственных внебюджетных фондах;
  • в организациях, которые созданы для выполнения задач, поставленных перед федеральными госорганами.

Выдача памятки является одним из мероприятий, включенных в комплекс мер по недопущению коррупции. Так, в памятке содержится информация о поведении должностных лиц, которое может быть воспринято окружающими как обещание или предложение дачи взятки (согласие принять взятку, просьба о даче взятки). То есть о том, как нежелательно поступать должностям лицам или какие фразы лучше не произносить. Прочие меры (мероприятия), которые рекомендуется принимать в целях противодействия коррупции, Минтруд России привел в информации от 4 марта 2013 года. К таким мерам также относятся:

  • проведение семинаров (тренингов) с рассмотрением вопросов о противодействии коррупции;
  • закрепление в локальных правовых актах этических норм поведения сотрудников, процедур и форм соблюдения ограничений, запретов и обязанностей, установленных законодательством по противодействию коррупции;
  • обеспечение открытости деятельности организаций, включая внедрение мер общественного контроля.

Какие документы требовать у будущих сотрудников*

При приеме на работу будущий сотрудник должен предъявить:*

  • паспорт или другой документ удостоверяющий личность. Например, малолетний сотрудник, который не достиг 14 лет, может показать свидетельство о рождении, а гражданин, постоянно проживающий за рубежом, вправе предъявить заграничный паспорт;
  • трудовая книжка. Предоставлять ее не обязаны только совместители или те, кто впервые устраивается на работу, последним вы должны сами выдать трудовую книжку и сделать в ней первые записи;
  • страховое свидетельство государственного пенсионного страхования (СНИЛС), конечно, если он уже был получен на другой работе. А если нет, то получите его для сотрудника;
  • документы воинского учета. Для военнообязанных – военный билет или временное удостоверение вместо него, а для призывников – приписное свидетельство (п. 18 положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 27 ноября 2006 г. № 719);
  • документ об образовании, квалификации или наличии специальных знаний. Он обязателен, если к специалисту, занимающему должность, предъявляются такие требования. Например, фармацевту для работы необходим действующий сертификат специалиста;
  • справка о наличии или отсутствии судимости или уголовного преследования. Этот документ обязателен, только когда допускать осужденных и подозреваемых в преступлениях к работе нельзя. И это прямо установлено законами. Например, такое условие установлено для педагогов (ст. 331 ТК РФ).

Такой обязательный минимум документов, которые соискатель должен представить при приеме на работу, прописан в статье 65 Трудового кодекса РФ.*

Другие документы можно требовать, только если это прямо предусмотрено законодательством.* Например, если организация принимает сотрудника на работу с вредными или опасными условиями труда, он должен представить соответствующее заключение по результатам предварительного медосмотра, подписанное врачом и заверенное печатью лечебно-профилактического учреждения (ст. 213 ТК РФ).

С представленных документов снимите копии и храните их, например, в личном деле сотрудника.* Там же можете держать и трудовой договор, приказ о приеме на работу и все последующие распоряжения, касающиеся сотрудника. Трудовая книжка как бланк строгой отчетности хранится с особыми предосторожностями.

Внимание: некоторые граждане при приеме на работу должны предоставлять сведения: о своих доходах, доходах супруга (супруги) и несовершеннолетних детей; об имуществе и обязательствах имущественного характера своих супруга (супруги) и несовершеннолетних детей. В частности, требовать такие сведения нужно от граждан, которые претендуют на должности во внебюджетных фондах, госкорпорациях, других организациях, созданных Россией на основании законов. Конкретные перечни таких должностей должны быть утверждены правовыми актами России (см., например, перечень, утвержденный постановлением Правления Пенсионного фонда РФ от 4 июня 2013 г. № 125п); в организациях, которые созданы, чтобы выполнять задачи, поставленные перед федеральными госорганами. Конкретные перечни этих должностей утверждают сами госведомства (см., например, перечни организаций и должностей, утвержденные постановлением Правительства РФ от 22 июля 2013 г. № 613 в отношении организаций, созданных для выполнения задач, поставленных перед Правительством РФ);руководителей госучреждений. Об этом сказано в части 1 статьи 8 Закона от 25 декабря 2008 г. № 273-ФЗ.

Трудовой договор*

Трудовой договор составьте в двух экземплярах – по одному для каждой из сторон. Каждый экземпляр подписывают и сотрудник, и работодатель. Такие правила установлены частью 1 статьи 67 Трудового кодекса РФ.

При заключении трудового договора используйте примерную форму, которая приведена в распоряжении Правительства РФ от 26 ноября 2012 г. № 2190-р (п. 4 Рекомендаций, утвержденных приказом Минтруда России от 26 апреля 2013 г. № 167н). Данная форма разработана в связи с введением эффективного контракта и может применяться при оформлении трудовых отношений со всеми сотрудниками. Отдельные условия типовой формы можно изменять в соответствии с отраслевой спецификой учреждения.

Внимание: переход на эффективный контракт должен сопровождаться внедрением системы нормирования труда, соответствующей требованиям главы 22 Трудового кодекса РФ (п. 4 информации Минтруда России от 28 ноября 2013 г.).

Должность в трудовом договоре укажите так же, как и в штатном расписании. Принимать сотрудника на должность, которая не предусмотрена в штатном расписании, нельзя. Это следует из статьи 57 Трудового кодекса РФ и подтверждено в письме Роструда от 21 января 2014 г. № ПГ/13229-6-1.

Внимание: если требование о соответствии должностей в штатном расписании и в трудовых договорах будет нарушено, то трудовые инспекторы оштрафуют работодателя и его должностных лиц.

Так, за нарушение трудового законодательства предусмотрены такие наказания:

– для должностных лиц организации (например, руководителя) – предупреждение или штраф от 1000 до 5000 руб. (повторное нарушение влечет штраф на сумму от 10 000 до 20 000 руб. или дисквалификацию на срок от одного года до трех лет);
– для предпринимателей – штраф от 1000 до 5000 руб. (повторное нарушение влечет штраф на сумму от 10 000 до 20 000 руб.);
– для организации – штраф от 30 000 до 50 000 руб. (повторное нарушение влечет штраф на сумму от 50 000 до 70 000 руб.).

Такие меры ответственности предусмотрены частями 1 и 4 статьи 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Обязательные сведения, которые должен содержать трудовой договор, перечислены в статье 57 Трудового кодекса РФ. При этом в тексте трудового договора укажите:

  • должностные обязанности сотрудника;
  • конкретные выплаты стимулирующего и компенсирующего характера и условия их осуществления;
  • случаи, связанные с возложением дополнительных обязанностей, а также размеры доплат за совмещение профессий и должностей.

Должностные обязанности можно прописать и в должностной инструкции. Но в этом случае она должна быть оформлена в виде приложения к трудовому договору (п. 4 информации Минтруда России от 28 ноября 2013 г.).

В трудовой договор также рекомендуется включать:

  • продолжительность ежегодного основного (ежегодного основного удлиненного) оплачиваемого отпуска;
  • меры социальной поддержки;
  • другие специфические условия в случаях, предусмотренных трудовым законодательством (например, особенности установления учебной нагрузки преподавателей, расчета зарплаты учителей с учетом установленного объема учебной нагрузки).

Кроме того, в трудовом договоре можно предусмотреть дополнительные условия, которые конкретизируют права и обязанности сотрудника и работодателя. Например:

  • об испытании;
  • об обязанности отработать после обучения определенный срок (если обучение проводилось за счет средств работодателя);
  • о видах и условиях дополнительного страхования сотрудника;
  • об улучшении социально-бытовых условий сотрудника и членов его семьи.

Такие условия не должны ухудшать положение сотрудника по сравнению с условиями, установленными законодательством и локальными нормативными актами.

Полный перечень условий, рекомендованных для отражения в трудовых договорах, приведен в пунктах 8–16 Рекомендаций, утвержденных приказом Минтруда России от 26 апреля 2013 г. № 167н.

При составлении трудового договора с сотрудником бюджетного учреждения также можно руководствоваться

Популярные статьи на сайте

Инструкция 157н по учету в 2017 году с изменениями



Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






© 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

Фото

Плюс к этому Вы получите подарок - свежий номер журнала в формате .pdf

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль