Учет исполнительного листа в учреждении

260

Вопрос

Подскажите пож-та, как зарегистрировать постановление и исполнительный лист на взыскание алиментов в книге строгой отчетности?

Ответ

сообщаем следующее: Поступившие исполнительные документы регистрируйте в специальном журнале (п. I приложения № 1 к Методическим рекомендациям ФССП России от 19 июня 2012 г. № 01-16). Пример заполнения содержится в ответе.

Кроме того, исполнительные документы можно регистрировать и в журнале учета входящей корреспонденции. Такой вариант удобен, если в организацию приходит немного исполнительных документов. Порядок регистрации так же содержится в ответе.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух

1. Ситуация: как вести учет поступивших в организацию исполнительных документов

Поступившие исполнительные документы регистрируйте в специальном журнале (п. I приложения № 1 к Методическим рекомендациям ФССП России от 19 июня 2012 г. № 01-16).

Кроме того, исполнительные документы можно регистрировать и в журнале учета входящей корреспонденции. Такой вариант удобен, если в организацию приходит немного исполнительных документов.*

Нина Ковязина, заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

2.Формы:Журнал учета движения исполнительных документов

3.Рекомендации:Как организовать учет исходящей и входящей корреспонденции


Как организовать учет входящей корреспонденции

Учет входящей корреспонденции включает в себя последовательность действий с момента получения корреспонденции и до вручения ее конкретным работникам организации или возврата отправителю. Таким образом, сотрудник, отвечающий за работу с корреспонденцией, должен*:

  • получить поступившую корреспонденцию в почтовом отделении (если организация арендует почтовый ящик или при доставке заказных и ценных писем) или в офисе организации (если корреспонденцию доставили прямо в офис сотрудник почты или курьерской службы);
  • проверить правильность указания адресата. Может быть, письмо совершенно случайно оказалось не в той организации. В этом случае письмо нужно будет вернуть обратно на почту или по возможности самостоятельно передать адресату;
  • вскрыть конверт с поступившей корреспонденцией. Конверт, как правило, не выбрасывают, а прикрепляют скрепкой или степлером к поступившему документу. Есть несколько случаев, когда сделать это необходимо. В частности, если на документе отсутствует дата и нужно подтвердить дату поступления документа в организацию или если документ адресован организации в целом, а конкретное подразделение или лицо указано только на конверте. Также конверт в обязательном порядке прикрепляется к документу, если он поступил из суда, налогового органа, органа внутренних дел и других государственных органов. Если корреспонденция не регистрируется в журнале входящейкорреспонденции, то конверт можно не сохранять;
  • проверить полноту поступивших документов. После этого на нижнем поле документа ставится отметка (штамп) о поступлении документа в организацию;

Внимание! Что делать, если было получено пустое письмо.

Если было вскрыто пустое письмо, конверт с чистыми листами или не содержащий всего комплекта документов, то лицо, которое вскрыло конверт, обязано:

  • составить акт о вскрытии конверта, на котором указать дату, время вскрытия конверта, а также что было обнаружено при вскрытии. Указанный акт лучше составлять в присутствии иных работников организации или третьих лиц (особенно, если они присутствовали при вскрытии конверта), которые должны будут удостоверить своей подписью верность информации, изложенной в акте;
  • незамедлительно уведомить об этом как получателя письма, так и отправителя (по возможности). Возможно, отправитель просто ошибся при отправке письма. Но возможно также, что он просто пытается обойти правила о досудебном порядке урегулирования спора или иные требования закона.
  • присвоить документу входящий номер (указывается на оттиске штампа или под ним) и зарегистрировать его в журнале входящей корреспонденции. Входящие номера документов обычно присваиваются валом в течение календарного года; нумерация, как правило, сквозная в течение года. Кроме того, целесообразно снимать копии с поступающего документа и оставлять их в качестве приложений к журналу или в отдельной папке, а также сканировать поступивший документ и вести электронный архив. Это поможет восстановить содержание поступившего документа при необходимости (например, в случае его утери).

Однако далеко не всю корреспонденцию нужно регистрировать в журнале. Не регистрируются: журналы, газеты, приглашения, поздравления, реклама. Также не регистрируются и не вскрываются конверты с пометкой «лично»;

Совет*

В инструкции по делопроизводству нужно установить и довести до сотрудников организации следующее правило: если конечный адресат обнаружит в конверте с пометкой «лично» какой-то важный документ (или, наоборот, что-то странное и непонятное), то нужно не выбрасывать это, а передать юристам. Дело в том, что это может оказаться и претензией, ошибочно (или намеренно) направленной не тому сотруднику, и просто пустыми листами бумаги. Однако юриста об этом следует поставить в известность, поскольку именно на него будет возложена ответственность за получение той или иной корреспонденции.

  • распределить корреспонденцию по отделам или по конкретным сотрудникам организации. Если корреспонденция адресована конкретному сотруднику, то она передается именно ему. Также нужно установить правила распределения корреспонденции по отделам организации, если указан только адрес компании, но не конкретный сотрудник, которому адресована эта корреспонденция. Например, все претензии и исковые заявления направляются в юридический отдел, акты и счета фактуры – в бухгалтерию и т. д. В отношении отдельных документов (например, договоров) можно установить правило, что они передаются в бухгалтерию, но информация об их поступлении (или копия) передается в юридический отдел.

В журнале входящей корреспонденции обязательно нужно указать время поступления корреспонденции, отправителя письма, а также кому и когда было вручено это письмо. При этом должна стоять и подпись лица, получившего корреспонденцию.

Далее поступившие документы хранятся в отделе, куда они были переданы.

Роман Масаладжиу

кандидат юридических наук, ведущий эксперт ЮСС «Система Юрист»

Данила Актянов

внутренний аудитор дивизиона «Наука и инновации» госкорпорации «Росатом», член Международного института внутренних аудиторов

13.03.2015г.

С уважением,

Наталия Зорина, эксперт Системы Главбух.

Ответ утвержден Ольгой Холиной,

ведущим экспертом Системы Главбух.

_____________________________

Ответ на Ваш вопрос дан в соответствии с правилами работы экспертной поддержки, которые Вы можете найти по адресу: http:// gosfinansy.ru/#/hotline/rules/

Популярные статьи на сайте

Инструкция 157н по учету в 2017 году с изменениями



Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






Рассылка

© 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

Фото

Плюс к этому Вы получите подарок - свежий номер журнала в формате .pdf

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль