Оформление первичных документов, подтверждающих расходы

912

Вопрос

Можно принять у подотчетного лица копию квитанции об оплате госпошлины за перерегистрацию а/машины (оплачено через терминал) со штампом и подпись инспектора ГИБДД?

Ответ

сообщаем следующее: Каждый факт хозяйственной жизни должен быть оформлен первичным документом. Если сотрудник расплатился наличными, подтверждением расходов могут быть кассовый чек, квитанция к приходному кассовому ордеру или бланк строгой отчетности. А при расчетах по банковской карте – оригиналы слипов, квитанции электронных банкоматов и терминалов. В нормативных материалах нет указаний о возможности подтверждения расходов об оплате госпошлины за перерегистрацию автомобиля копией квитанции со штампом и подписью инспектора ГИБДД. Поэтому во избежание замечаний со стороны контролирующих органов безопаснее заверить копию квитанции банком, так как это его первичный документ.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух

1. Рекомендация: Как организовать документооборот в бухгалтерии

Документы, с которыми работает бухгалтерия, можно разделить на две группы:

документы налогового учета и отчетности;

бухгалтерские документы.

К документам налогового учета и отчетности относятся формы налоговой отчетности и налоговые регистры.

Бухгалтерские документы делятся на три группы:

первичные документы;

регистры бухучета;

формы отчетности.

Первичные документы

Каждый факт хозяйственной жизни должен быть оформлен первичным документом. Первичные документы к бухучету принимайте только после проверки (внутреннего контроля). Бухгалтер проверяет, в частности:

правильно ли применена форма в той или иной ситуации (например, акт по ф. ОС-1 составлен при приемке основного средства, а не материальных запасов);

правильно ли заполнены бланки, в том числе наличие подписей ответственных лиц;

наличие обязательных реквизитов для неунифицированных форм;

действительно ли была совершена операция, которая отражена в документе. При необходимости ответственный сотрудник сличает документ с договором, к которому он относится;*

нет ли «красных» остатков в бухучете.*

Например, такое возможно, если кладовщик отдал акт о списании матзапасов, в котором количество выданных запасов больше, чем отражено в бухучете. В этом случае нужно вернуть акт кладовщику для проверки.

Внимание: нельзя принимать к учету документы, которыми оформлены несуществующие факты хозяйственной жизни (в т. ч. по мнимым и притворным сделкам).

Кстати, стоит отметить такой момент. Бухгалтер не несет ответственности за содержание документа, если этот документ оформлен другим сотрудником. Поэтому, если при проверке ревизоры найдут несоответствие первичных документов фактам хозяйственной жизни, это не может быть признано нарушением бухгалтера. Ответственность за ошибку будет нести тот сотрудник, который его составил.

Вышеприведенные правила следуют из части 1 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, пунктов 37 и 9Инструкции к Единому плану счетов № 157н.

Для организаций госсектора такие формы устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством (ч. 4 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

При создании первичных документов для целей бухучета используйте унифицированные формы. Если для какой-либо операции унифицированная форма не предусмотрена, учреждение может разработать ее самостоятельно. Формы документов, разработанные самостоятельно, утвердите в учетной политике. Такой вывод следует из положений пунктов 6 и 8 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.

Первичный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным – непосредственно после его окончания (ч. 3 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗп. 9 Инструкции к Единому плану счетов № 157н).

Первичные документы составляют на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью (ч. 5 ст.9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗп. 7 Инструкции к Единому плану счетов № 157н).

Обратите внимание! С 1 января 2014 года в первичных учетных документах вместо кода ОКАТО указывайте код ОКТМО. Такие разъяснения приведены в совместном письме от 23 января 2014 г. Минфина России № 02-07-07/2369 и Казначейства России № 42-7.4-05/2.1-45.

Об особенностях формирования первичных документов по учету кадров см. Вправе ли организации госсектора применять самостоятельно разработанные формы кадровых документов.

Унифицированные формы

В унифицированные формы (за исключением форм по учету кассовых операций) можно добавлять реквизиты: вносить дополнительные строки, колонки. А вот убирать реквизиты установленных форм нельзя.

Для того чтобы начать использование дополненной унифицированной формы, утвердите ее приказом(распоряжением) руководителя. А также внесите в учетную политику информацию о том, что учреждение использует дополненную форму.

Такой вывод следует из пункта 7 Инструкции к Единому плану счетов № 157н, Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 15 декабря 2010 г. № 173н, и Порядка, утвержденного постановлением Госкомстата России от 24 марта 1999 г. № 20.

Формы документов не унифицированы

Первичные учетные документы, формы которых не унифицированы, разработайте самостоятельно и утвердите в учетной политике. При этом такие формы должны содержать все обязательные реквизиты, а именно:

наименование документа;

дату составления;

наименование субъекта учета, от имени которого составлен документ;

содержание хозяйственной операции;

величину натурального и (или) денежного измерения хозяйственной операции с указанием единиц измерения;

наименование должностных лиц, совершивших сделку, операцию и ответственных за ее оформление, либо наименование должностных лиц, ответственных за оформление свершившегося события;

подписи указанных лиц и их расшифровку или иные реквизиты, необходимые для идентификации этих лиц;

информацию, необходимую для представления субъектом учета (администратором доходов бюджета) в государственную информационную систему о государственных и муниципальных платежах (ГИС ГМП). Такой информацией, в частности, являются:
– ИНН и КПП администратора доходов;
– сокращенное наименование органа Казначейства России;
– реквизиты счета Банка России, где открыт счет органу Казначейства России.

Такой порядок приведен в части 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, пункте 7 Инструкции к Единому плану счетов № 157н, разделах IIIIV Порядка, утвержденного приказом Казначейства России от 30 ноября 2012 г. № 19н.

Это правило относится в том числе и к оформлению актов выполненных работ (оказанных услуг). То есть форму актов учреждение вправе утвердить самостоятельно с указанием всех необходимых реквизитов. Такие разъяснения приведены в письме Минфина России от 9 апреля 2014 г. № 02-06-10/16186.

Сергей Разгулин,

действительный государственный советник РФ 3-го класса

2. Рекомендация:Как оформить приобретение товаров (работ, услуг) через подотчетное лицо

Доверенность

Чтобы при приобретении товаров или услуг сотрудник мог действовать от имени организации, выдайте ему доверенность. Ее можно выписать по форме № М-2 или № М-2а (утверждены постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а).

Ситуация: обязательно ли выдавать доверенность подотчетному лицу, для того чтобы он выступал от имени организации

Нет, не обязательно. Законодательство не содержит такого требования.

Однако если не выдать доверенность сотруднику, у организации могут возникнуть проблемы с получением счета-фактуры. Именно этот документ служит основанием для вычета НДС по приобретенным через сотрудника товарам (работам, услугам) (п. 1 ст. 172 НК РФ).

Сложность с получением счета-фактуры может возникнуть потому, что при продажах за наличный расчет розничные продавцы вправе не выставлять счета-фактуры, а ограничиться кассовыми чеками (п. 7 ст. 168 НК РФ). Действуя без доверенности, сотрудник организации выступает как обычный человек, приобретающий вещи для личного использования. Поэтому продавец не обязан выписывать ему счет-фактуру.

Но если сотрудник предъявит доверенность от организации, поставщик должен будет выставить счет-фактуру. В этом случае сотрудник станет действовать от имени организации, и у продавца появится обязанность выписать требуемый документ (п. 3 ст. 168 НК РФ).

Такая позиция изложена в письме МНС России от 10 октября 2003 г. № 03-1-08/2963/11-АЛ268.

Получение наличных

Чтобы получить наличные под отчет, сотрудник должен написать заявление в произвольной форме. Указать в нем необходимую сумму, а также на какие цели она будет потрачена. Руководитель организации должен сделать на заявлении надпись о том, какую сумму и на какой срок нужно выдать по этому заявлению.

Такие выводы следуют из пункта 6.3 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.

Отчет по подотчетным суммам

В течение трех дней со дня окончания срока, на который выданы подотчетные суммы, сотрудник обязан отчитаться по ним (п. 6.3 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У). Для этого он должен представить в бухгалтерию авансовый отчет (ф. 0504049) (Методические указания, утвержденные приказом Минфина России от 15 декабря 2010 г. № 173н).

Проверка авансового отчета

При поступлении авансового отчета заполните в нем расписку (отрывную часть отчета) и передайте ее сотруднику. Она нужна для подтверждения, что отчет принят к проверке. А проверка заключается в следующем.

Во-первых, проконтролируйте целевое расходование денег. Для этого посмотрите, на какие цели сотрудник получил деньги от организации. Эти данные указаны в документе, который послужил основанием для выдачи подотчетных сумм. Например, в расходном кассовом ордере, приказе, заявлении и т. д. Затем сравните цель с результатом согласно документам, которые сотрудник приложил к своему отчету. Если они совпадают, значит, деньги использованы по целевому назначению.

Во-вторых, убедитесь в наличии оправдательных документов, которые подтверждают расходы, а также проверьте правильность их оформления и подсчет сумм.

Если сотрудник расплатился наличными, подтверждением расходов могут быть кассовый чек, квитанция к приходному кассовому ордеру или бланк строгой отчетности. А при расчетах по банковской карте – оригиналы слипов, квитанции электронных банкоматов и терминалов. Суммы, израсходованные сотрудником согласно отчету, должны соответствовать суммам, указанным в платежных документах.*

Ситуация: можно ли принять в качестве подтверждения расходов подотчетного лица только квитанцию к приходному кассовому ордеру (без чека ККТ)

Да, можно.

Сотрудник может приложить к авансовому отчету квитанцию к приходному кассовому ордеру, которую выдал контрагент (без чека ККТ). Такой документ тоже является подтверждением того, что сотрудник понес наличные расходы.

Налоговые инспекторы часто требуют, чтобы к авансовому отчету был приложен именно кассовый чек как основной оправдательный документ (см., например, письмо УМНС России по г. Москве от 12 августа 2003 г. № 29-12/44158). Но это требование нормами законодательства не подтверждено. Кассовый ордер формы № КО-1 является одной из форм первичной учетной документации. Поэтому квитанция, оформленная к нему, – такой же оправдательный документ, как и кассовый чек. Этот вывод подтверждает и арбитражная практика (см., например, постановление ФАС Московского округа от 9 декабря 2005 г. № КА-А40/12227–05).

Документальное подтверждение покупок

Помимо платежных документов, к авансовому отчету сотрудник должен приложить документы, подтверждающие покупку. Например, это могут быть товарные чеки, накладные, акты выполненных работ (оказанных услуг) и т. д.

Ситуация: можно ли принять авансовый отчет сотрудника по приобретению материалов, если к нему приложен только кассовый чек (без товарного чека)

Да, можно.

Но для этого нужно самостоятельно оформить дополнительный документ, подтверждающий поступление ценностей (см., например, постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 25 февраля 2004 г. № Ф04/953-206/А45-2004).

Например, при поступлении материалов (без документов от поставщика) можно составить акт о приемке материалов по форме № М-7 (ф. 0315004) (ч. 4 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗпостановление Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а

Популярные статьи на сайте

Инструкция 157н по учету в 2017 году с изменениями



Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






Рассылка

© 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль