Учет и оформление документов при эксплуатации автомобиля

963

Вопрос

Бюджетная организация купила легковой автомобиль. Как правильно вести учет и оформление документов при эксплуатации автомобиля. Можно ли использовать автомобиль в личных целях и как правильно документально это оформить?

Ответ

сообщаем следующее: При эксплуатации автомобиля нужно вести учет ГСМ.

Подробнее см. в Рекомендации 1.

Также на служебном автомобиле можно ездить в командировку.

Использовать автомобиль в личных целях нельзя, так как это имущество организации и должно быть использовано в интересах организации.

Вообще, целесообразно оформить «Положение об использовании служебного автотранспорта».

Приводим примерное Положение «Об использовании служебного автотранспорта работниками» и Приказ.

Вы можете принять их за примерный образец, дополнив с учетом своей специфики.

УТВЕРЖДЕНО

приказом директора

ГУ «Альфа»

№ _____ от «___» _____ 2014 года

Положение «Об использовании служебного автотранспорта работниками ГУ «Альфа» в служебных целях

Статья 1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1. Настоящее Положение об использовании служебного и личного автотранспорта работниками ГУ «Альфа» (далее по тексту – Учреждение) в служебных целях разработано в целях эффективного использования автотранспортных средств (далее по тексту автомобиль). Положение определяет права, обязанности Учреждения и работников Учреждения, а также порядок предоставления, использования и эксплуатации работниками Учреждения автотранспортных средств, принадлежащих Учреждению.

2. Предоставляемый работнику Учреждения автомобиль (далее по тексту также – служебный автомобиль) является собственностью Учреждения.

3. Служебный автомобиль предоставляется работникам Учреждения, оформленным на работу в Учреждение по Трудовому договору.

Статья 2. ДОПУСК РАБОТНИКА К УПРАВЛЕНИЮ СЛУЖЕБНЫМ АВТОМОБИЛЕМ

1. Общим условием допуска работника Учреждения к управлению служебным автомобилем является наличие у работника:

- водительского удостоверения категории, соответствующей типу автомобиля;

- стажа вождения автомобиля не менее одного года;

- действующей медицинской справки установленного образца.

2. Допуск работников Учреждения к управлению служебным автомобилем оформляется Приказом Директора Учреждения.

3. Перед подготовкой Приказа, разрешающего конкретному работнику управление служебным автомобилем, работник должен предоставить в отдел кадров Учреждения пакет документов, указанный в п.1. настоящей статьи.

Копии предоставленных работником документов хранятся в отеле кадров Учреждения.

4. После издания Приказа, разрешающего работникам Учреждения управление служебным автомобилем, с каждым упомянутым в Приказе работником заключается договор о его индивидуальной материальной ответственности, и на каждого такого работника оформляется доверенность на право управления автомобилем Учреждения.

5. В период эксплуатации автомобиля Учреждения работнику должен выдаваться Путевой лист. Путевой лист оформляется в бухгалтерии Учреждения, с указанием конкретных маршрутов поездок.

6. Учреждение вправе в любое время изменять и дополнять условия допуска работника Учреждения к управлению служебным автомобилем.

Статья 3. ПРАВА И ОБЯЗАННОСТИ РАБОТНИКА ПРИ УПРАВЛЕНИИ, ИСПОЛЬЗОВАНИИ И ЭКСПЛУАТАЦИИ СЛУЖЕБНОГО АВТОМОБИЛЯ

1. Работники, допущенные Призом Директора к эксплуатации автомобиля Учреждения, обязаны:

- знать и исполнять требования настоящего Положения;

- строго соблюдать правила дорожного движения, включая скоростной режим;

- использовать предоставленный автомобиль только по прямому производственному назначению;

- соблюдать установленные заводом-изготовителем автомобиля Правила и нормы технической эксплуатации автомобиля;

- не оставлять автомобиль без присмотра;

- в обязательном порядке ставить автомобиль на сигнализацию при любых случаях выхода из салона;

- следить за техническим состоянием автомобиля, выполнять самостоятельно необходимые работы по обеспечению его безопасной эксплуатации;

- своевременно проходить техническое обслуживание в сервисном центре и технический осмотр;

- не эксплуатировать автомобиль в неисправном состоянии, выявлении каких-либо неисправностей в работе автомобиля прекращать его эксплуатацию с одновременным уведомлением об этом руководителя своего подразделения Учреждения;

- не приступать к управлению автомобилем в случаях, когда по состоянию здоровья работник не был бы допущен медицинским специалистом к управлению автомобилем;

- своевременно обращаться в бухгалтерию Учреждения в целях получения Путевого листа;

- своевременно обновлять и в кратчайшие сроки сообщать в отдел кадров Учреждения об изменении своих личных водительских документов: водительского удостоверения и медицинской справки;

- содержать автомобиль в надлежащем порядке и чистоте;

- сопровождая грузы к месту назначения, обеспечивать необходимый режим хранения и сохранность их при транспортировке;

- не употреблять перед работой и в ее процессе алкоголь, психотропные, снотворные, антидепрессивные и другие средства, снижающие внимание, реакцию и работоспособность организма человека;

- категорически не допускать случаев неслужебного использования автомобиля в личных целях без разрешения руководства;

2. В случае если предоставленный работнику автомобиль не заводится, потерял возможность передвигаться своим ходом или его передвижение может привести к дальнейшим поломкам и повреждениям работник Учреждения вправе воспользоваться услугами эвакуационной службы. По приезде эвакуатора работник Учреждения обязан сопровождать перевозимый автомобиль к месту ремонта.

3. Работник Учреждения обязан строго соблюдать установленный в Учреждении порядок оформления отчетных документов и предоставления документов по использованию, управлению и эксплуатации автомобиля, утвержденный в Учреждении.

4. Работник Учреждения, эксплуатирующий автомобиль, несет ответственность, предусмотренную действующим законодательством, настоящим Положением и иными внутренними документами, действующими в Учреждении.

5. В целях безопасности управления, использования и эксплуатации автомобиля категорически запрещается:

- осуществлять перевозку пассажиров, не являющихся сотрудниками или гостями Учреждения;

- осуществлять перевозку грузов, не принадлежащих Учреждению;

- осуществлять буксировку транспортных средств, не принадлежащих Учреждению, с помощью автомобиля Учреждения.

Статья 4. ЭКСПЛУАТАЦИЯ И ТЕХНИЧЕСКОЕ ОБСЛУЖИВАНИЕ АВТОМОБИЛЕЙ

1. При использовании служебных автомобилей Учреждение осуществляет следующие расходы:

- проведение технического обслуживания и ремонта автомобиля;

- безналичная оплата бензина;

- оплата мойки автомобиля;

- оплата химчистки салона автомобиля не более двух раз в год;

- безналичная оплата эвакуации автомобиля (в случае, если предоставленный работнику автомобиль не заводится, потерял возможность передвигаться своим ходом или его передвижение может привести к дальнейшим поломкам и повреждениям);

- приобретение Учреждением запасных частей к автомобилю.

2. Сотруднику, ответственному за эксплуатацию автомобиля, Учреждение производит возмещение расходов, указанных в п.1. настоящей статьи, на основании документов, подтверждающих произведенные расходы, в соответствии с порядком, установленным в Учреждении. Документы, подтверждающие расходы работника Учреждения на эксплуатацию автомобиля, принимаются от работника бухгалтерией вместе с заполненными Путевыми листами.

Нормы расходов ГСМ утверждаются приказом Директора.

3. Учреждение не компенсирует работнику любые виды штрафов, связанные с невыполнением или ненадлежащим выполнением работником своих обязательств в соответствии с действующим законодательством, настоящим Положением и другими внутренними документами Учреждения. Учреждение не возмещает работнику никакие расходы, связанные с эксплуатацией автомобиля, в случае, если они не оформлены товарным и кассовым чеком и/или другими документами строгой финансовой отчетности.

Статья 5. СТРАХОВАНИЕ АВТОМОБИЛЕЙ

1. Автомобили, принадлежащие Учреждению, должны быть застрахованы в соответствии с Законом РФ «Об обязательном страховании гражданской ответственности владельцев транспортных средств». Страховка должна содержать неограниченное количество лиц, допущенных к управлению автомобилем.

2. В случае угона (кражи) служебного автомобиля, предоставленного работнику Учреждением, работник лично обязан:

- незамедлительно сообщить в органы милиции по месту угона (кражи) автомобиля;

- незамедлительно сообщить об угоне (краже) автомобиля руководителю своего подразделения Учреждения;

- получить в органах милиции справку (установленного образца) о факте угона (кражи) автомобиля, а также копию постановления о возбуждении уголовного дела по факту угона (кражи) автомобиля.

3. При причинении ущерба автомобилю или наступлении гражданской ответственности в случае дорожно-транспортного происшествия работник, находившийся за рулем автомобиля, обязан:

- незамедлительно вызвать на место дорожно-транспортного происшествия представителя ГИБДД для составления акта дорожно-транспортного происшествия и выполнить другие обязанности в соответствии с Законом РФ «Об обязательном страховании гражданской ответственности владельцев транспортных средств»;

- незамедлительно поставить в известность руководство своего подразделения и обслуживающего Учреждение страхового агента;

- получить в органах ГИБДД справку установленного образца о дорожно-транспортном происшествии.

Статья 6. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ РАБОТНИКА ЗА НАРУШЕНИЕ НАСТОЯЩЕГО ПОЛОЖЕНИЯ, ПОРЯДКА И ПРАВИЛ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ, УПРАВЛЕНИЯ И ЭКСПЛУАТАЦИИ АВТОМОБИЛЯ

1. Работник, ответственный за эксплуатацию автомобиля, обязан компенсировать Учреждению за счет собственных средств ущерб, возникший в результате:

- умышленного причинения вреда автомобилю, иному транспортному средству или третьим лицам;

- угона (кражи) автомобиля вместе с документами на него (в этом случае страховое возмещение не выплачивается);

- управления автомобилем в состоянии алкогольного (наркотического, токсического) опьянения;

- управления автомобилем лицом, не имеющим Путевого листа и/или доверенности на право управления автомобилем;

- использования автомобиля, не прошедшего технический осмотр;

- перевозки взрывоопасных и легковоспламеняющихся предметов и материалов;

- использования автомобиля для неслужебных целей;

- непредставления поврежденного автомобиля эксперту страховой организации для оценки стоимости ущерба до сдачи автомобиля в ремонт;

- нарушения работником при наступлении страхового случая порядка действий, установленных нормативными документами общего назначения, настоящим Положением и иными внутренними документами, действующими в Учреждении.

2. Работник, управлявший автомобилем Учреждения и виновный в причинении ущерба Учреждению, обязан из личных средств выплатить разницу между реальной величиной ущерба и суммой страхового возмещения.

ПРИКАЗ № __

г. Москва 27 апреля 2014 года

В целях систематизации использования автотранспортных средств (далее по тексту - автомобиль), принадлежащих ГУ «Альфа», повышения эффективности исполнения возложенных на работников организации трудовых обязанностей, более оперативного решения производственных вопросов, и улучшения качества обслуживания клиентов

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Предоставить право управления автомобилем, принадлежащим организации, ниже поименованным работникам:

- ___________________________________ (должность, Ф. И.О.)

- ___________________________________ (должность, Ф. И.О.)

2. Заключить с каждым из работников, поименованном в п.1. настоящего приказа, договор об индивидуальной материальной ответственности.

3. Оформить на каждого из работников, поименованных в п.1. настоящего приказа, доверенность на управление автомобилем.

4. Контроль за исполнением приказа возлагаю на начальника отдела кадров.

Директор А.В.Львов

Обоснование

Читайте в следующих номерах журнала "Учет в учреждении"
    Читать


    Ваша персональная подборка

      Школа Главбуха госучреждения

      Школа Главбуха государственного учреждения

      Научитесь работать без ошибок и нареканий!

      Записаться в Школу

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...






      Рассылка

      © 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

      «Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

      Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ ПИ № ФС-77-62323 от 03.07.2015.

      Политика обработки персональных данных

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      30 000 ответов на вопросы специалистов госсектора

      Чтобы продолжить чтение, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего минуту, а вы получите:

      • Более 6000 статей про учет, отчетность и платные услуги;
      • 500 образцов заполнения форм (в том числе не типовых);
      • 300 записей вебинаров от экспертов и чиновников;
      • 30 000 ответов на вопросы от читателей.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Это займет всего минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Это займет всего минуту
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      ×