Срок хранения договоров ГПХ

3772

Вопрос

К уже сформированному за № 514821. Дело в том, что к нам обратился гражданин, направленный к нам пенсионным фондом. Гражданин этот никогда не состоял в штате нашего учреждения и примерно раз в год выполнял небольшую работу по договору ГПХ. Договора ГПХ с физическими лицами у нас хранятся вместе с документами, для которых установлен срок хранения 5 лет, за этот период мы и нашли данные об этом гражданине. Но сведения за этот период уже есть у ПФ. Мы никогда не предоставляли в ПФ сведения за период с 2000 г. Отсюда и родились вопросы: может мы неправильно ведем учет по договорам ГПХ и нужно вести лицевые счета по каждому физ.лицу, с которым заключен договор? Или договора ГПХ нужно сшивать в отдельную папку и хранить вместе с лицевыми счетами сотрудников 75 лет? И должны ли мы предоставлять в отдел по назначению пенсий сведения по договорам ГПХ, если они уже были предоставлены во время отчета в ПФ?

Ответ

сообщаем следующее: ГПД должны храниться в организации не менее 5 лет.

В течение 75 лет хранятся Личные карточки.

Личные карточки оформляются только на сотрудников, принятых по трудовым договорам.

Следовательно, ГПД не должны храниться 75 лет.

Вы должны подавать сведения по ГПД в форме РСВ-1 ПФР.

Что касается сведений, предоставляемых в отдел по назначению пенсий.

При достижении сотрудником пенсионного возраста организация должна сдать о нем индивидуальные сведения персонифицированного учета в территориальное отделение ПФ РФ.

Такую отчетность в ПФ РФ нужно подавать, в том числе, и на сотрудников, которые работают в организации по ГПД.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух и Системы Кадры

1. Рекомендация:Как хранить бухгалтерские документы

Какие документы хранить обязательно*

Законодательство обязывает учреждение принимать меры к хранению документов, которые образуются в его деятельности* (п. 1 ст. 17 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ). К ним, в частности, относятся первичные учетные документы, регистры бухучета и бухгалтерская отчетность.*

Кроме того, обязанность учреждения хранить бухгалтерские документы предусмотрена в статье 29 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ и пункте 14 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.

Правила хранения можно прописать во внутренних документах учреждения, например в Положении о формах и порядке формирования регистров бухгалтерского учета, первичных документов и порядке их архивации*.

Ситуация: в течении какого срока учреждение обязано хранить бухгалтерские документы*

Храните документы в течение срока, установленного законодательством, но не менее пяти лет.*

Сроки хранения первичных документов установлены в Налоговом кодексе РФ, Законе от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, Инструкции к Единому плану счетов № 157н, а также в Перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558.

В статье 23 Налогового кодекса РФ говорится, что документы, необходимые для расчета налогов (в т. ч. бухгалтерские документы), учреждение должно хранить в течение четырех лет* (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ). Это требование относится ко всем документам бухгалтерского и налогового учета, необходимым для исчисления и уплаты налогов, в том числе и к документам электронных систем документооборота между банком и клиентами (в частности – систем «Клиент–Банк»). Соблюдать указанный срок учреждение обязано, если другие сроки не установлены законодательством.* Аналогичные выводы подтверждаются письмом Минфина России от 30 марта 2012 г. № 03-11-11/104.

Вместе с тем, в части 1 статьи 29 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ и пункте 14 Инструкции к Единому плану счетов № 157н сказано, первичные учетные документы, регистры бухучета, бухгалтерскую (финансовую) отчетность, а также аудиторское заключение нужно хранить в течение того периода, который установлен правилами архивного дела. Но не менее пяти лет. Сроки же хранения типовых архивных документов определены в перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558.

Аналогичные разъяснения содержатся в письме Минфина России от 22 июля 2013 г. № 03-02-07/2/28610 (доведено до сведения налоговых инспекций письмом ФНС России от 15 августа 2013 г. № АС-4-3/14759).

Таким образом, чтобы избежать ответственности за несоблюдение правил, установленных Законом от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ и Инструкцией к Единому плану счетов № 157н, храните документы как минимум пять лет. Дольше – лишь те, для которых законодательством установлен больший срок.*

Так, особый порядок хранения установлен для документов учетной политики, стандартов учреждения, других документов, связанных с организацией и ведением бухучета (в т. ч. средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, проверка подлинности электронной подписи). Их нужно хранить не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз (ч. 2 ст. 29 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

В особом порядке храните документы, подтверждающие суммы убытков для целей налогового учета (например, первичные документы, регистры налогового учета). А именно все то время, пока убыток будет уменьшать базу по налогу на прибыль. Это следует из пункта 4 статьи 283 Налогового кодекса РФ. После того как вся сумма убытка будет погашена, документы, подтверждающие его формирование, берегите еще четыре года (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ, письмо Минфина России от 26 апреля 2011 г. № 03-03-06/1/270).

Упакованные в опечатанные мешки копии использованных бланков строгой отчетности (корешков), подтверждающих суммы принятых наличных денежных средств, храните не менее пяти лет. По окончании этого срока, но обязательно после истечения месяца со дня последней инвентаризации, копии использованных бланков уничтожаются на основании акта об их списании. Такие правила установлены в пункте 19 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359. Подробнее об этом см. Как оформить и отразить в бухучете и при налогообложении бланки строгой отчетности.

Началом срока хранения документов считайте 1 января года, следующего за годом, в котором они были составлены (приняты к учету) (абз. 4 п. 1.4 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558). Например, если документ составлен в 2013 году, то срок хранения начинает исчисляться с 1 января 2014 года. Из этого правила есть два исключения.

Первое – это регистры, необходимые для вычета НДС. В частности, книга покупок и книга продаж, а также журналы учета выставленных и полученных счетов-фактур. Начало срока их хранения определяйте с даты последней записи в них. Это следует из пункта 24 раздела II приложения 4, пункта 22 раздела II приложения 5 и пункта 13 раздела II приложения 3 к постановлению Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137.

И второе исключение – документы, которые подтверждают первоначальную стоимость амортизируемого имущества. Срок хранения для них считайте с момента, когда перестали начислять амортизацию (письмо Минфина России от 26 апреля 2011 г. № 03-03-06/1/270).

Сергей Разгулин,

действительный государственный советник РФ 3-го класса

2. Рекомендация:Как составить и сдать расчет взносов на обязательное пенсионное и медицинское страхование (форма РСВ-1 ПФР)

По итогам каждого отчетного периода все страхователи должны отчитываться перед Пенсионным фондом РФ о взносах на обязательное пенсионное и медицинское страхование, которые рассчитываются с выплат сотрудникам.*

Отчет нужно сдать по форме РСВ-1 ПФР. Форма расчета и Порядок ее заполнения утверждены постановлением Правления Пенсионного фонда РФ от 16 января 2014 г. № 2п. Данная форма применяется начиная с отчетности за I квартал 2014 года (п. 2 постановления Правления Пенсионного фонда РФ от 16 января 2014 г. № 2п).

Эта рекомендация поможет без ошибок подготовить отчетность по форме РСВ-1 ПФР на бумаге или в файле для заполнения. Если же отчетность формируется автоматически в бухгалтерской программе, то убедитесь, что все данные внесены верно.

Кто должен сдавать

Сдавать форму РСВ-1 ПФР должны все работодатели, а именно:*

  • организации (в т. ч. иностранные, работающие в России) и их обособленные подразделения;
  • индивидуальные предприниматели;
  • адвокаты, частные детективы, частные нотариусы.

Представлять такой отчет в Пенсионный фонд надо на всех сотрудников, в отношении которых работодатель является страхователем. А это те сотрудники, которые выполняют работу на основании трудового или гражданско-правового договора.* И при этом на их вознаграждения начисляются страховые взносы, которые работодатель обязан перечислить в Пенсионный фонд РФ.* Отчет сдавайте независимо от того, вела организация фактическую деятельность или нет.

Если предприниматель (адвокат, детектив, нотариус) не производит выплат, с которых начисляются страховые взносы, сдавать РСВ-1 ПФР он не должен.

Это следует из пункта 1 части 9 статьи 15 и пункта 1 статьи 5 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ, статьи 1, пункта 1 статьи 8 и статьи 15 Закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ.

Раздел 6*

Раздел 6 нужно заполнить на каждого сотрудника, которому в отчетном периоде начислялись выплаты по трудовым, гражданско-правовым или авторским договорам.* Этот раздел содержит сведения персонифицированного учета и заменяет собой форму СЗВ-6-4, которую работодатели сдавали раньше. Если за последние три месяца отчетного периода сотруднику не начислялись выплаты, то в отношении него раздел 6 не представляется. Например, если сотрудник уволился в I квартале, то в следующих отчетных периодах сведения на него в раздел 6 не включайте.

Раздел 6 формируйте с разбивкой по пачкам. Количество сведений в каждой пачке не должно превышать 200 штук. Опись составлять не нужно – ее заменяет раздел 2.5.

Сведения с разными типами корректировок группируйте в отдельные пачки.

Корректирующие сведения за предыдущие отчетные периоды (тип корректировки сведений «корректирующая» и «отменяющая») сдавайте вместе со сведениями с типом корректировки «исходная» за тот период, в котором исправляли данные.

Подраздел 6.4*

В подразделе 6.4 укажите сумму выплат и вознаграждений, начисленных сотруднику, в рублях и копейках. Показатели отражайте в строках 400–403 в целом за отчетный период и с разбивкой за последние три месяца отчетного периода. Если сотрудник одновременно относится к нескольким категориям застрахованных лиц, то количество строк в подразделе 6.4 нужно увеличить. Код категории укажите в графе 3 подраздела 6.4 по классификатору кодов. Данные, которые относятся ко второму коду, укажите в строках 410–413, и так далее для каждого кода.

В графе 4 поставьте сумму выплат и вознаграждений, начисленных в рамках трудовых отношений, по гражданско-правовым и (или) авторским договорам.*

Любовь Котова

заместитель директора департамента развития социального страхования Минтруда России

Ольга Прыгова

заместитель управляющего отделением ПФР по г. Москве и Московской области

3. Ответы:Как оформить выход сотрудника на пенсию

Сведения для назначения пенсии

Какие документы нужно оформить организации, если сотрудник достиг пенсионного возраста*

При достижении сотрудником пенсионного возраста организация должна сдать о нем индивидуальные сведения персонифицированного учета в территориальное отделение Пенсионного фонда РФ. К документам, которые необходимо представить, относят:*

  • сведения о страховом стаже сотрудника (форма СПВ-2);
  • опись документов, передаваемых в Пенсионный фонд РФ (форма АДВ-6-1).

Такую отчетность в Пенсионный фонд РФ нужно подавать в том числе и на сотрудников, которые работают в организации по гражданско-правовым договорам, если на выплачиваемые им вознаграждения были начислены взносы на обязательное пенсионное страхование.* Это следует из пункта 82 Инструкции, утвержденной постановлением Правления Пенсионного фонда РФ от 31 июля 2006 г. № 192п.

Представить указанные сведения в отделение Пенсионного фонда РФ организация должна в течение 10 дней со дня получения от сотрудника заявления о достижении пенсионного возраста и о представлении на него индивидуальных сведений* (

Популярные статьи на сайте

Инструкция 157н по учету в 2017 году с изменениями



Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






Рассылка

© 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль