Учет электронной подписи

526

Вопрос

Вопрос: Нужно ли учитывать электронные подписи в организации, как правильно их уничтожать при смене сотрудников, нужно ли это закреплять в распорядительном документе учреждения?

Ответ

сообщаем следующее: Законодательство разъясняет, как хранить документы в электронном виде.

См. Ситуацию 1.

Что касается электронной подписи.

Если Вашим ведомством не установлено, как хранить электронные подписи (как, например, Приказом Росалкогольрегулирования), то организация может установить эти правила внутренними документами.

Приказ Росалкогольрегулирования ссылается на утративший силу Закон № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи».

А вот в действующем Законе № 63-ФЗ эти моменты не оговорены.

Но для контроля целесообразно создать в организации внутренний документ (Приказ, Положение об электронной подписи), в котором закрепить учет, хранение и уничтожение электронных подписей.

Например, прописать, что ЭЦП хранится в сейфах или других защищенных местах. При нахождении носителей вне сейфов владельцы ЭЦП должны принять необходимые меры, направленные на исключение компрометации ЭЦП.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух

1. Ситуация:Можно ли хранить документы в электронном виде

Да, можно.

По законодательству о бухучете первичные и сводные учетные документы можно составлять на бумажных носителях или в виде электронных документов (ч. 5 ст. 9, ч. 6 ст. 10 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, п. 7, 11, 14 Инструкции к Единому плану счетов № 157н). Регистры налогового учета также можно вести на бумажных носителях, в электронном виде и (или) на любых машинных носителях (ст. 314 НК РФ). Наконец, налоговые декларации (расчеты) можно, а в некоторых случаях нужно сдавать в электронном виде (ст. 80 НК РФ).

А раз первичку, документы бухгалтерского и налогового учета, а также налоговые декларации (расчеты) можно составлять в электронном виде, то и хранить их можно в таком же формате. Распечатывать не обязательно. Единственное условие – такие документы должны быть заверены в надлежащем порядке, то есть посредством электронной подписи.

Аналогичные выводы следуют из писем Минфина России от 22 августа 2012 г. № 03-02-07/1-202 и от 24 июля 2008 г. № 03-02-07/1-314.

По требованию контролирующих ведомств, в том числе налоговой инспекции, копии электронных документов придется распечатать и заверить собственноручно, прежде чем передать на проверку (п. 1 ст. 252 и п. 1 ст. 93 НК РФ). Данный вывод основан на положениях частей 1, 6 статьи 9, части 7 статьи 10 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, пунктов 7, 14 Инструкции к Единому плану счетов № 157н, статей 313 и 314 Налогового кодекса РФ.

Из рекомендации «Как хранить бухгалтерские документы»

Сергей Разгулин,

действительный государственный советник РФ 3-го класса

2. Рекомендация:Электронная подпись

Электронная подпись – информация в электронной форме, которая используется для определения лица, подписавшего электронный документ* (ст. 2 Закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ).

Электронная подпись бывает двух видов: простая и усиленная. Усиленная, в свою очередь, подразделяется на неквалифицированную и квалифицированную. Простая электронная подпись подтверждает принадлежность подписи определенному лицу при помощи кодов и паролей. Неквалифицированная и квалифицированная электронные подписи получаются в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа электронной подписи. Они не только идентифицируют лицо, заверившее электронный документ, но и позволяют определить, вносились ли изменения после подписания. Квалифицированная электронная подпись имеет дополнительную защиту – ключ проверки, который выдается аккредитованными удостоверяющими центрами. Это следует из положений статей 5, 9–11 Закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ.

Квалифицированная электронная подпись равнозначна собственноручной подписи в документе (за исключением случаев, когда законодательство требует оформлять документ только на бумажном носителе). Простая или неквалифицированная электронная подпись приравнивается к собственноручной лишь в том случае, если это предусмотрено федеральными законами (принимаемыми в соответствии с ними нормативно-правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия). Такой порядок установлен пунктами 1 и 2 статьи 6 Закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ.

3. Приказ Росалкогольрегулирования от 30.07.2010 № 49н «Об утверждении порядка использования электронных цифровых подписей, ведения реестра сертификатов ключей электронных цифровых подписей и хранения аннулированных сертификатов ключей электронных цифровых подписей (включая содержание информации в...»

«V. Случаи утраты сертификатами ключей подписей юридической силы и порядок хранения аннулированных сертификатов ключей подписей*

17. Сертификаты ключей пользователей утрачивают юридическую силу в случаях:
- принятия соответствующего решения комиссией по разрешению конфликтных ситуаций, связанных с использованием ЭЦП;
- утраты владельцем сертификата ключа пользователя носителя информации, содержащего сертификат ключа пользователя;
- увольнения лиц, ранее уполномоченных участниками ЕГАИС на использование ключа ЭЦП, либо прекращение трудовых отношений по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон.
18. В соответствии с пунктом 2 статьи 7 Федерального закона от 10.01.2002 N 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи" срок хранения сертификата ключа подписи в форме электронного документа в удостоверяющем центре после аннулирования сертификата ключа подписи должен быть не менее установленного федеральным законом срока исковой давности для отношений, указанных в сертификате ключа подписи.

По истечении указанного срока хранения сертификат ключа подписи исключается из реестра сертификатов ключей подписей и переводится в режим архивного хранения. Срок архивного хранения составляет не менее чем пять лет.

Порядок выдачи копий сертификатов ключей подписей в этот период устанавливается в соответствии с законодательством Российской Федерации».*

06.04.2015г.

С уважением,

Елена Изотова, эксперт Системы Главбух.

Ответ утвержден Натальей Зориной,

ведущим экспертом Системы Главбух.

Популярные статьи на сайте

Инструкция 157н по учету в 2017 году с изменениями



Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






Рассылка

© 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль