Оплата пребывания в командировке штатного сотрудника

165

Вопрос

Сотрудник в командировке оплатил налично услуги по проведению творческой лаборатории. Можем ли мы возместить его расходы, имея договор, счет, акт, кассовый чек? И в какие сроки?

Ответ

сообщаем следующее: Да, можете.

Штатному сотруднику, направленному в командировку, организация обязана возместить, в том числе, расходы, произведенные с разрешения или ведома администрации организации.

Сотруднику целесообразно составить Заявление с просьбой возместить ему дополнительные расходы (оплату услуги по проведению творческой лаборатории).

Договора, счета, акта, кассового чека, как подтверждающих документов, будет достаточно.

Сотрудник должен составить АО.

Возместить сотруднику дополнительные расходы нужно после утверждения руководителем АО.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух

1. Рекомендация:Как оплатить пребывание в командировке штатного сотрудника

Какие расходы нужно возместить*

Штатному сотруднику, направленному в командировку, организация обязана возместить:

  • оплату проезда;
  • расходы на наем жилья;
  • суточные;
  • другие расходы, произведенные с разрешения или ведома администрации организации.*

Об этом сказано в статье 168 Трудового кодекса РФ.

Эти гарантии в полном объеме распространяются и на сотрудников, которые работают дистанционно (ч. 3 ст. 312.1 и ст. 167 ТК РФ). В том числе когда такой сотрудник добирается к местонахождению работодателя из города, где он проживает (письмо Минфина России от 8 августа 2013 г. № 03-03-06/1/31945). Дело в том, что местом работы дистанционного сотрудника является место его нахождения (ч. 1 ст. 312.1 ТК РФ). А значит, служебная поездка до места, где расположен работодатель, является командировкой (ст. 166 ТК РФ).

Порядок и размеры возмещения командировочных расходов сотрудникам определяются:

Федеральные бюджетные и автономные учреждения могут установить повышенный размер возмещения за счет средств от деятельности, приносящей доход, а федеральные казенные учреждения и другие ПБС – за счет экономии бюджетных средств (п. 3 постановления Правительства РФ от 2 октября 2002 г. № 729). Прописать порядок и повышенный размер возмещения в этом случае нужно в локальном акте. Можно установить различный порядок возмещения расходов в зависимости от разных факторов – должности сотрудника, стажа, квалификации, отдела, где он работает, и т. п. (п. 3 письма Минтруда России от 14 февраля 2013 г. № 14-2-291).

Андрей Кизимов

заместитель директора департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России

2. Рекомендация:Какие документы нужно оформить при возвращении сотрудника из командировки

Чтобы правильно закрыть командировку и подтвердить расходы на нее, сотрудник должен сдать в бухгалтерию все необходимые документы. А именно:*

  • авансовый отчет и подтверждающие документы к нему – подтверждают расходы сотрудника в командировке. К отчету сотрудник должен приложить проездные билеты, счета за проживание, кассовые и товарные чеки, квитанции электронных терминалов (слипы) и т. п.;*
  • ксерокопии загранпаспорта – с отметками о пересечении границы, если сотрудник находился в загранкомандировке.

Все эти документы сотрудник должен принести в течение трех дней после возвращения из командировки. Отсчитывать надо рабочие дни. Если сотрудник вернулся из поездки в выходной день или в праздник, то трехдневный срок считайте с того дня, когда он вышел на работу.* Этот срок распространяется как на внутренние, так и на зарубежные командировки.

Такой порядок следует из пункта 26 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749, и пункта 6.3 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.

А что если сотрудник принесет авансовый отчет и другие документы по командировке с опозданием? В таком случае бухгалтерию, конечно, никто не накажет. Кодексом РФ об административных правонарушениях не предусмотрены штрафы за подобное нарушение.

Авансовый отчет*

Вот основные требования, которые предъявляют налоговые инспекторы к оформлению авансового отчета и приложений к нему:*

  • авансовый отчет должен быть утвержден руководителем. Датой, когда при налогообложении возникают внереализационные и прочие расходы, признается день утверждения авансового отчета. Таким образом, если авансовый отчет не утвержден руководителем или уполномоченным им сотрудником (по доверенности), то признание расходов по нему спорно (подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ);
  • в кассовых чеках, квитанциях и других подтверждающих оплату документах должны быть указаны наименования товаров. Если же чек пробит только на определенную сумму, то сотрудник должен попросить выдать ему товарный чек. В противном случае идентифицировать расход, а также его обоснованность нельзя. Кроме того, возместить такие суммы сотруднику вы не сможете. А ранее выданный аванс придется удержать или оформить как другую выплату и начислить с нее страховые взносы и НДФЛ;
  • принять можно только те подтверждающие документы, в которых указаны даты. Иначе подтвердить, что расход был именно в командировке, не получится.*

Внимание: если авансовый отчет не соответствует установленным требованиям то выплаты по нему компенсацией командировочных расходов признаны не будут. А значит, с этих сумм придется начислить страховые взносы и удержать с сотрудника НДФЛ. То же относится к ситуации, когда необходимые приложения к авансовому отчету отсутствуют или оформлены неверно (письмо Минтруда России от 7 октября 2013 г. № 17-4/1647).

Андрей Кизимов

заместитель директора департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России

3. Формы:Приложение к учетной политике казенного учреждения для целей бухучета. Порядок оформления служебных командировок

Приложение 8

к приказу от 31.12.2014 № 156

Положение о служебных командировках*

1. Общие положения*

1.1. Настоящее Положение определяет порядок организации служебных командировок

сотрудников «Альфа» на территории России и за ее пределами.

Положение распространяется на представителей руководства, иных административных

сотрудников, сотрудников вспомогательных и функциональных структурных подразделений, а

также на всех иных сотрудников, состоящих с учреждением в трудовых отношениях.

1.2. Настоящее Положение не распространяется на поездки за границу по персональным

приглашениям с оплатой за счет принимающей стороны в зарубежные научные организации, с

которыми у учреждения нет действующих соглашений о сотрудничестве.

Для указанных поездок в отдельных случаях по письменному заявлению сотрудника может

быть предоставлен отпуск без сохранения заработной платы, продолжительность

которого определяется директором учреждения.

1.3. Служебной командировкой сотрудника является поездка сотрудника по распоряжению

директора или руководителя структурного подразделения (иного уполномоченного

должностного лица) на определенный срок вне места постоянной работы для выполнения

служебного поручения либо участия в мероприятиях, соответствующих уставным целям и

задачам учреждения.

1.4. Основными задачами служебных командировок «Альфы» являются:

решение конкретных задач производственно-хозяйственной, финансовой и иной

деятельности учреждения;

оказание организационно-методической и практической помощи в организации

образовательного процесса;

проведение конференций, совещаний, семинаров и иных мероприятий,

непосредственное участие в них;

изучение, обобщение и распространение опыта, новых форм и методов работы.

1.5. Не являются служебными командировками:

служебные поездки сотрудников, должностные обязанности которых предполагают

разъездной характер работы, если иное не предусмотрено локальными или

нормативными правовыми актами;

поездки в местность, откуда сотрудник по условиям транспортного сообщения и

характеру работы имеет возможность ежедневно возвращаться к местожительству.

Вопрос о целесообразности и необходимости ежедневного возвращения сотрудника из

места служебной командировки к местожительству, в каждом конкретном случае

определяет руководитель структурного подразделения, осуществивший

командирование сотрудника;

выезды по личным вопросам (без производственной необходимости, соответствующего

договора или вызова приглашающей стороны).

1.6. Служебные командировки подразделяются на:

плановые, которые осуществляются в соответствии с утвержденными в установленном

порядке планами и соответствующими сметами;

внеплановые – для решения внезапно возникших проблем, требующих немедленного

рассмотрения, либо в иных случаях, предусмотреть которые заблаговременно не

представляется возможным.

1.7. Командирование руководителей отделов (направлений, подразделений) допускается только

в случаях, если это не вызовет нарушений в нормальном режиме ведения производственного

процесса.

В случае командирования руководящего состава директор назначает лицо, временно

исполняющее обязанности убывшего сотрудника, с возложением на него на период

командировки всех должностных обязанностей и прав командированного сотрудника,

включая права, предоставленные командированному сотруднику на основании доверенности.

1.8. Запрещается направление в служебные командировки беременных женщин.

1.9. Направление в служебные командировки женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет,

допускается только с их письменного согласия при условии, что это не запрещено им в

соответствии с медицинским заключением. При этом женщины, имеющие детей в возрасте до

трех лет, должны быть ознакомлены в письменной форме со своим правом отказаться от

направления в служебную командировку.

1.10. В служебные командировки только с письменного согласия допускается направлять:

матерей и отцов, воспитывающих без супруга (супруги) детей в возрасте до пяти лет;

сотрудников, имеющих детей-инвалидов;

сотрудников, осуществляющих уход за больными членами их семей в соответствии с

медицинским заключением.

При этом такие сотрудники должны быть ознакомлены в письменной форме со своим правом

отказаться от направления в служебную командировку

1.11. Не допускается направление в командировку и выдача аванса сотрудникам, не

отчитавшимся об израсходованных средствах в предыдущей командировке.

4. Гарантии и компенсации при направлении сотрудников в служебные командировки*

4.1. За командированным сотрудником сохраняется место работы (должность) и средний

заработок за время командировки, в том числе и за время пребывания в пути.

Средний заработок за время пребывания сотрудника в командировке сохраняется на все рабочие

дни недели по графику, установленному по месту постоянной работы.

4.2. Командированному сотруднику учреждение обязано возместить:*

расходы на проезд;

расходы по найму жилого помещения;

дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного местожительства

(суточные);

другие расходы, произведенные с разрешения или ведома администрации.*

4.3. Расходы на проезд учреждение возмещает сотруднику:

до места командировки и обратно;

из одного населенного пункта в другой (если сотрудник командирован в несколько

организаций, расположенных в разных населенных пунктах).

В состав этих расходов входят:

стоимость проездного билета на транспорт общего пользования (самолет, поезд и т. д.);

стоимость услуг по оформлению проездных билетов;

расходы на оплату постельных принадлежностей в поездах;

стоимость проезда до места (вокзал, пристань, аэропорт) отправления в командировку

(от места возвращения из командировки), если оно расположено вне населенного

пункта, где сотрудник работает.

Расходы на приобретение проездного документа на все виды транспорта при следовании

к месту командирования и обратно к месту постоянной работы возмещаются в

соответствии с представленными документами.

4.4. Расходы на проезд по России компенсируются в соответствии с подпунктом «в» пункта 1

постановления Правительства РФ от 2 октября 2002 г. № 729.

Возмещение расходов на проезд, превышающих размер, установленный данным пунктом,

производится (с разрешения руководителя учреждения) по фактическим расходам за счет

экономии средств, выделенных из федерального бюджета на содержание учреждения.

4.5. При направлении сотрудника в загранкомандировку ему дополнительно возмещаются

расходы:

на оформление загранпаспорта (визы, др. выездных документов);

на оформление обязательной медицинской страховки;

по уплате обязательных консульских и аэродромных сборов;

по уплате сборов на право въезда или транзита автомобиля;

по уплате иных обязательных платежей и сборов.

4.6. Если до места командировки можно добраться разными видами транспорта, руководство

учреждения вправе по своему выбору оплатить сотруднику один из них.

4.7. Расходы на приобретение проездного документа на все виды транспорта при следовании к

месту командирования и обратно к месту постоянной работы возмещаются в соответствии с

представленными документами.

4.8. При командировках по России размер суточных составляет 100 руб. за каждый день

нахождения в командировке.

При направлении сотрудника в командировку за границу из России суточные выплачиваются в

размере и порядке, установленном постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2005 г. №

812.

В случае болезни сотрудника во время нахождения в командировке ему на общих основаниях

выплачиваются суточные в течение всего времени, пока он не имеет возможности по состоянию

здоровья приступить к выполнению возложенного на него служебного поручения или вернуться

к постоянному месту работы, но не свыше двух месяцев.

Выплата суточных производится также, если заболевший находился на лечении в стационарном

лечебном учреждении, на основании приказа о продлении срока командировки в установленном

порядке.

4.9. При командировках по России расходы на наем жилья во время командировки (при наличии

подтверждающих документов) не могут превышать 550 руб. в сутки. При отсутствии

документов, подтверждающих эти расходы, – 12 руб. в сутки.

При направлении сотрудника в командировку за границу размер возмещения расходов на наем

жилья зависит от страны поездки. При его определении руководствуются приказом

Минфина России от 2 августа 2004 г. № 64н.

4.10. Расходы, связанные с командировкой, но не подтвержденные соответствующими

документами, сотруднику не возмещаются или возмещаются в минимальном размере.

Расходы в связи с возвращением командированным сотрудником билета на поезд, самолет или

другое транспортное средство могут быть возмещены с разрешения директора только по

уважительным причинам (решение об отмене командировки, отозвание из командировки,

болезнь) при наличии документа, подтверждающего такие расходы.

В случае отсутствия у сотрудника подтверждающих документов об обмене валюты, в которой

выдан аванс, на национальную валюту страны пребывания, перерасчет расходов,

осуществленных в командировке и подтвержденных документально, осуществляется исходя из

официального обменного валютного курса, установленного Банком России на день утверждения

авансового отчета.

Возмещение расходов на перевозку багажа весом свыше установленных транспортными

предприятиями предельных норм не производится.

Возмещение расходов на служебные телефонные переговоры проводится в размерах,

согласованных с лицом, принявшим решение о командировании сотрудника.

4.11. Сотруднику, направленному в однодневную командировку, согласно статьям 167, 168

Трудового кодекса РФ, оплачиваются:

– средний заработок за день командировки;

– расходы на проезд;

– иные расходы, произведенные сотрудником с разрешения руководителя учреждения.

Суточные (надбавки взамен суточных) при однодневной командировке не выплачиваются.

5. Порядок отчета сотрудника о служебной командировке*

5.1. В течение трех рабочих дней со дня возвращения из служебной командировки сотрудник

обязательно дооформляет документы, которые были составлены перед отъездом, и заполняет

авансовый отчет (по форме № 0504049) об израсходованных им суммах.* В служебном задании

(форма № Т-10а) сотрудник заполняет графу 12 «Краткий отчет о выполнении задания». Этот

отчет согласовывается с руководителем структурного подразделения.

Авансовый отчет сотрудник предоставляет в бухгалтерию. Одновременно с авансовым отчетом

сотрудник передает в бухгалтерию все документы, которые подтверждают его расходы и

производственный характер командировки.* К ним относятся:*

командировочное удостоверение с отметками о прибытии и выбытии;

служебное задание с кратким отчетом о выполнении;

проездные билеты;

счета за проживание;

чеки ККТ;

товарные чеки;

квитанции электронных терминалов (слипы);

ксерокопии загранпаспорта с отметками о пересечении границы (при

загранкомандировках);

документы, подтверждающие стоимость служебных телефонных переговоров, и т. д.

5.2. Остаток денежных средств, превышающий сумму, использованную согласно авансового

отчета, подлежит возвращению сотрудником в кассу не позднее трех рабочих дней после

возвращения из командировки.

В случае невозвращения сотрудником остатка средств в определенный срок соответствующая

сумма возмещается в порядке, установленном трудовым и гражданско-процессуальным

законодательством.

5.3. Не позднее трех рабочих дней со дня возвращения из служебной командировки сотрудник

готовит и представляет руководителю структурного подразделения полный отчет о

проделанной им работе либо участии в мероприятии, на которое он был командирован.

Сотрудником, командированным для выполнения определенных задач, к отчету о командировке

прилагаются оригиналы либо ксерокопии документов, полученных им или подписанных и

врученных им от имени учреждения.

Сотрудником, командированным для участия в каком-либо мероприятии, к отчету о

командировке прилагаются полученные им, как участником мероприятия, материалы.

09.04.2015г.

С уважением,

Елена Изотова, эксперт Системы Главбух.

Ответ утвержден Натальей Зориной,

ведущим экспертом Системы Главбух.

Популярные статьи на сайте

Инструкция 157н по учету в 2017 году с изменениями



Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






Рассылка

© 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль